Обеспечение наличными с использованием банковских карт

1728
Трофимова Виктория Николаевна
эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях»
Чиновники Минфина России готовят ряд законопроектов, согласно которым учреждения будут обязаны использовать в повседневной деятельности банковские карты. О нюансах их применения пойдет речь в статье.

Перспективы безналичных платежей

Доля безналичных платежей в общем объеме расчетов в России невелика. Поэтому чиновниками создана специальная рабочая группа, которая обсуждает вместе с представителями банков способы решения этой проблемы.

В частности, рассматривается возможность запрета приема платежей за наличный расчет при стоимости покупки свыше определенной суммы. Кроме того, предполагается обязать использовать банковские карты при выплате заработной платы и командировочных расходов, перечислении пенсий и социальных пособий.

К тому же внедрение новой технологии по обеспечению наличными средствами должно создать резервы для экономии бюджетных средств.

Специалисты Минфина России высказали свою позицию по поводу перехода сектора госуправления на безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт в письме от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728.

Предполагается, что при использовании банковских карт в бюджетном секторе органы Федерального казначейства будут лишь организовывать и контролировать кассовые операции государственных учреждений. А именно отслеживать списание денежных средств с их лицевых счетов.

Правовые аспекты

Принят и действует нормативный документ, регламентирующий использование госучреждениями современных банковских технологий, – приказ Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства» (далее – Правила № 199н).

Разделом V Правил № 199н определен порядок обеспечения учреждений наличными деньгами как с использованием традиционных чековых книжек, так и с применением банковских карт.

Предоставление территориальным ОФК карт в необходимом количестве (на каждое учреждение) персонифицировано на каждого уполномоченного на получение карты работника.

Проведение и учет операций на счете 401 16 с использованием карт ведется банками в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учреждение ведет операции по получению (внесению) наличных денег через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты, с использованием карт в соответствии с договором банковского счета. При этом учитываются требования Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (утверждено Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Нюансы получения карт

Для получения карт учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявление (ф. 0531842) согласно приложению № 6 к Правилам № 199н. На каждое созданное им уполномоченное подразделение подается отдельное заявление. В нем нужно указать должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные лица, уполномоченного учреждением на проведение операций с банковской картой.

Следовательно, руководитель учреждения своим приказом должен назначить такого работника (целесообразно уполномочить на проведение операций с наличными кассира). На заявлении ОФК делает отметку о согласии на получение карт, после чего оно направляется в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета 40116. На основании данного заявления банк обеспечивает изготовление карт согласно условиям договора.

В день доставки в соответствующее подразделение кредитной организации изготовленных карт и конвертов, содержащих пин-коды к ним, кредитная организация уведомляет орган Федерального казначейства о готовности выдать карты. Уполномоченный работник ОФК получает в банке изготовленные карты и выдает их работнику учреждения (уполномоченного подразделения). Также выдается конверт с пин-кодом под расписку в Журнале регистрации карт (п. 39 Правил № 199н).

Банковская карта оформляется отдельно к каждому лицевому счету, открытому учреждению в органе Федерального казначейства. Карту и конверт с пин-кодом хранят в учреждении в сейфе или ином защищенном месте. В силу пункта 40 Правил № 199н смена уполномоченного работника учреждения – это одно из оснований для возврата органу Федерального казначейства полученной ранее карты.

Порядок снятия средств

Операции по получению наличных денег с использованием карт ведутся в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора (п. 36 Правил № 199н). Уполномоченный работник может совершать операции как по снятию денежных средств с карты, так и по внесению на нее наличности. Чтобы получить денежные средства, используя банковскую карту, учреждению надо подготовить заявку (ф. 0531844) и представить ее в орган Федерального казначейства. В ней, в частности, следует указать:

  • наименование вида средств;
  • код операций сектора государственного управления;
  • сумму;
  • назначение платежа.

Эти сведения необходимы для обеспечения целевого использования денежных средств, перечисляемых на карту.

На основании представленной заявки орган Федерального казначейства направляет в банк запрос на пополнение карточного счета. Через некоторое время учреждение получает подтверждение пополнения карты и может снимать необходимую сумму наличности (как правило, это делает уполномоченный работник по поручению главного бухгалтера). Однако необходимо сохранять чек банкомата, подтверждающий совершение данной операции.

Снятые наличные средства на основании чека банкомата приходуются в кассу учреждения, после чего могут расходоваться по целевому назначению.

Использование остатков

Неиспользованные суммы наличных, оставшиеся в кассе учреждения (возвраты подотчетных сумм, выручку и т. д.), можно зачислить на соответствующий лицевой счет также с помощью карты. Основанием для выбытия средств в этом случае тоже будет чек банкомата, подтверждающий внесение наличных денег на карту.

Затем учреждение должно представить в ОФК расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных) средств (ф. 0531846), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными лицами учреждения). Это необходимо сделать не позднее следующего рабочего дня после внесения средств. На основании данной расшифровки работники казначейства отразят поступление соответствующих сумм на лицевом счете учреждения.

Работник учреждения, уполномоченный на получение карт, может самостоятельно внести наличные денежные средства с использованием карты через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств банка, выдавшего карты, в соответствии с условиями договора без взимания комиссии. В этом случае не позднее следующего рабочего дня после внесения средств учреждение представляет в ОФК расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денег) средств по форме согласно приложению № 9 к Правилам № 199н, подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными лицами).

Как следует из пункта 43 Правил № 199н, это необходимо сделать не позднее следующего рабочего дня после внесения средств. На основании данной расшифровки работники казначейства отразят поступление соответствующих сумм на лицевом счете учреждения.

Надо учесть, что наличие остатка перечисленных на карту средств допускается в течение 20 календарных дней (при этом день перечисления не учитывается). Однако на конец года средств на карточном счете быть не должно.

Отражение операций в учете

В правила организации и ведения бухучета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке – с использованием банковских карт (письмо Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728). Согласно пункту 84 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н, пункту 105 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. №174н, и пункту 108 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 23 декабря 2010 г. №183н, перечисление подотчетных сумм на банковскую карту отражается в бухучете так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислены суммы подотчетному лицу на корпоративную банковскую карту

208 00 000*
«Расчеты с подотчетными лицами»

304 05 000**
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом»

201 11 000***
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

201 21 000***
«Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации»

201 27 000***
«Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации»

* Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.
** По соответствующим кодам КОСГУ.
*** Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

Возврат карт в банк

Учреждение обязано возвращать казначейству карты для последующего их возврата в кредитную организацию по заявлению в произвольной форме, в котором указываются причина возврата, номера карт, подлежащих возврату. Карты возвращаются в случае:

  • закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;
  • изменения наименования учреждения (кроме изменения наименования, не связанного с его реорганизацией);
  • повреждения карты;
  • истечения срока действия карты;
  • утраты пин-кода;
  • смены уполномоченного работника учреждения;
  • закрытия или изменения номера счета, открытого ОФК в банке;
  • требования казначейства;
  • когда это предусмотрено договором.

В случае утери пин-кода и (или) карты учреждение обязано незамедлительно сообщить в банк об этом для блокировки операций по данной карте, а также не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выявления утраты карты, сообщить об этом в ОФК.

Зачисление денег на карту

Не позднее дня, следующего за датой подтверждения банком проведения операции по списанию средств со счетов ОФК на счет 401 16 для обеспечения наличными деньгами учреждений с использованием карт, ОФК формирует и направляет в электронном виде в банк расшифровку суммы средств, перечисленных на счет ОФК 401 16 по картам в соответствии с условиями договора.

Завершение операций по картам

При завершении ОФК операций в текущем финансовом году расшифровка представляется учреждением не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года.

При внесении наличных средств в последний рабочий день финансового года расшифровка представляется в первой половине дня.

В случае полного или частичного неиспользования учреждением, уполномоченным подразделением перечисленных на карты средств в течение 20 календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, оно обязано представить в ОФК расшифровку для возврата невостребованной суммы со счета 401 16 на соответствующие счета ОФК (в соответствии с ранее представленной заявкой (ф. 0531844)). На основании полученной расшифровки ОФК оформляет платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денежных средств) со счета 401 16 на соответствующий счет ОФК и передает платежное поручение в банк. Это поручение – основание для отражения операций по списанию средств со счета 401 16, а также операции по зачислению средств на соответствующий счет ОФК. По информации, указанной в расшифровках, ОФК формирует по каждой карте справку и отражает на соответствующем лицевом счете учреждения операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств). Справка составляется в трех экземплярах, которые помещаются в документы операционного дня ОФК, к выписке из соответствующего лицевого счета, а также к выписке из лицевого счета, представляемой ОФК учреждению.

Статья опубликована в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», 2013, № 1



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль