Инвентаризация кассы в государственных и муниципальных учреждениях

48502
Как провести инвентаризацию денежных средств в учреждении, кто входит в состав инвентаризационной комиссии и на что нужно обратить особое внимание, читайте в статье.
Из статьи вы узнаете
  1. В каком порядке сверяется остаток денег в кассе
  2. Какие документы оформить в рамках процедуры

Внимание! Внизу таблица с особенностями инвентаризации финансовых активов и обязательств

Методика проведения инвентаризации кассы

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Инвентаризация денежных средств проводится, например, при смене материально ответственного лица. Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе указан, в том числе, в письме ФНС России от 6 мая 2013 г. № АС-4-2/8265. В частности, ревизия наличных денежных средств оформляется соответствующим актом. 

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее – Методические указания), при инвентаризации кассы учреждения подсчитывается фактическое наличие:

  • денежных знаков (наличных денег);
  • других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и др.).

Сравнивается остаток денежных средств, отраженный в бухгалтерском учете учреждения по состоянию на определенный момент времени в день инвентаризации, с фактическим остатком денежных средств и других ценностей на указанную дату.

Инвентаризационная комиссия

Пунктами 2.2 и 2.3 Методических указаний определено, что для проведения инвентаризации кассы создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в учреждении ревизионной комиссии проведение инвентаризации денежных средств допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии входят:

  • представители администрации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств

До начала мероприятия инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации кассы приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств в кассе, кассовую книгу, бухгалтерскую справку об остатках в кассе наличных денег, ценностей, бланков строгой отчетности.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на “дата”», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и оприходованы все денежные средства, поступившие под их ответственность. Аналогичные расписки дают и лица, получившие подотчетные суммы.

На какой момент проводить инвентаризацию

Инвентаризация денежных средств в кассе проводится по состоянию на определенный момент времени (например, начало или конец рабочего дня). 

В рамках инвентаризации могут проверять подтверждение первичными документами операций по поступлению денежных средств и их расходованию, полноту оформления документов, отраженных в бухучете за определенный период (например, с начала года до проведения инвентаризации). Проверяется:

  • прошнурована и опечатана ли кассовая книга, соответствует ли фактическое количество листов указанным, есть ли исправления;
  • все ли операции с наличными подтверждены «первичкой»;
  • есть ли на представленных документах подписи ответственных лиц;
  • ведется ли журнал кассира-операциониста;
  • соответствуют ли данные кассовой книги журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
  • сходятся ли показатели контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники (z-отчеты), с приходными кассовыми ордерами и данными бухучета;
  • соблюдается ли кассовая дисциплина (лимит остатка денежной наличности, своевременная сдача денег в банк, лимит расчетов наличными).

Проверка фактического наличия

Фактическое наличие средств определяют путем полного полистного пересчета денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличности сверяется с данными по кассовой книге.

Проверка фактического наличия БСО производится по видам бланков строгой отчетности (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

При проверке обязательно участие кассира как материально ответственного лица. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией денег в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленных в описи средств на ответственное хранение. Если выявлена недостача или излишек ценностей в кассе, то в акте инвентаризации указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Как оформить результаты

Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в инвентаризационных описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в инвентаризации.

После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). А если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Такой порядок установлен в пункте 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49.

Если во время инвентаризации в учреждение поступят товары, оформите их отдельной описью. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи. Оприходуйте товары после инвентаризации. Такие правила установлены в пункте 3.18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Скачать

Таблица. Особенности инвентаризации финансовых активов и обязательств

Инвентаризация финансовых активов и обязательств на счетах учреждения имеет свои особенности. Из таблицы узнаете, как правильно проверить денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, а также резервы и расходы будущих периодов.

Финансовые активы и обязательства инвентаризируйте раз в год – перед годовой отчетностью. О других случаях обязательной инвентаризации читайте в рекомендации.

Как проводить инвентаризацию, а также ее особенности закрепите в учетной политике (п. 6, 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Объект

Особенности инвентаризации

Основание

Денежные средства на лицевых и банковских счетах

Сверьте остатки на счетах 201.11, 201.21, 201.22, 201.26, 201.27 с выписками из лицевых и банковских счетов.

Если в бухучете числятся остатки по средствам в пути (счета), сверьте остатки с данными подтверждающих документов. То есть остатки по счетам 201.13, 201.23 сверяйте с банковскими квитанциями, квитанциями почтового отделения, копиями сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам, слипами (чеки платежных терминалов) и т. п.

Итоги инвентаризации денежных средств на счетах занесите в инвентаризационную опись (ф. 0504082). В ней укажите, наименование банка, номера счетов, остатки средств. Также запишите, что к началу инвентаризации данные о наличии денежных средств сверены с выписками из лицевых (банковских) счетов

п. 3.42–3.43 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

Наличные деньги в кассе

Остатки денег в кассе сверяйте с данными кассовой книги (ф. 0504514).

Если ведете расчеты через ККТ, проверку начните с операционных касс. Суммы наличных денег должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата.

Детальный порядок инвентаризации утвердите самостоятельно. Включите порядок в общее положение об инвентаризации или утвердите отдельный документ.

Итоги инвентаризации наличных денег в кассе занесите в инвентаризационную опись (ф. 0504088).

Как заполнить инвентаризационную опись, смотрите пример

п. 3.39–3.41 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

п. 7 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У

Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

БСО и денежные документы

Бланки строгой отчетности и денежные документы проверяйте раздельно:
– по видам с учетом начальных и конечных номеров;
– по каждому месту хранения и материально ответственному лицу.

Итоги инвентаризации БСО и денежных документов занесите в инвентаризационную опись (ф. 0504086). В ней укажите место инвентаризации, а также возьмите расписку материально ответственного лица.

В рекомендациях читайте:

как оформить и учесть БСО;

как учесть поступление и выбытие денежных документов

п. 3.39–3.41 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

Расчеты с дебиторами и кредиторами

Расчеты с персоналом

При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляйте суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. В аналогичном порядке проводите ревизию расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяйте целевое использование выданных сотрудникам денежных средств.

Расчеты с покупателями и поставщиками

Перед инвентаризацией расчетов с покупателями и поставщиками подпишите с ними акты сверки. Отраженные в них суммы сверьте с данными бухучета. Проверьте обоснованность задолженности по недостачам, хищениям и ущербам. Определите сроки возникновения задолженности. Если есть неучтенная задолженность или, наоборот, числится задолженность, которой нет, отразите данные в инвентаризационной описи.

Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами

Перед инвентаризацией расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами также подпишите акты сверки. Данные сопоставьте с остатками на счетах 303.00.

Итоги

Итоги инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами занесите в инвентаризационную опись (ф. 0504089). Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности

п. 3.44–3.48 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

Расходы будущих периодов

Установите достоверность суммы на счете 401.50 «Расходы будущих периодов». Для этого проверьте:

суммы расходов из подтверждающих документов;

соответствует ли период учета расходов периоду, который установлен в учетной политике учреждения.

Унифицированной инвентаризационной описи для расходов будущих периодов нет. Учреждение может разработать форму самостоятельно или воспользоваться Актом инвентаризации № ИНВ-11 (ф. 0317012). Форму, которую используете, закрепите в учетной политике. Подробнее

п. 3.35 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

Резервы

При инвентаризации резервов проверяйте правильность их расчета и обоснованность создания. Данные проверяются на конец отчетного года.

Резерв на оплату отпусков сотрудникам, отражаемый в годовом балансе, уточните исходя:

из количества дней неиспользованного отпуска;

среднедневной суммы расходов на оплату труда;

отчислений во внебюджетные фонды (взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний).

Резерв по сомнительным долгам. При инвентаризации проверьте обоснованность сумм, которые не погашены в установленные договорами сроки и не обеспечены соответствующими гарантиями.

Какие резервы обязаны создавать учреждения, читайте в рекомендации

п. 3.49–3.55 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

Акции, принадлежащие Российской Федерации

Порядок инвентаризации акций, как и других активов, установите в учетной политике. Воспользуйтесь разъяснениями Минфина России по акциям Росимущества.

Подразделения Росимущества сверяют данные бюджетного учета по акциям с информацией из реестра акционеров общества и реестра федерального имущества. Для этого запрашивают у держателей реестров соответствующие выписки (п. 46 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Если есть расхождения между учетом и реестрами, подразделения запрашивают акт сверки у подразделений федеральных госорганов, которые наделены полномочиями по учету акций. Например, у Минобороны России, Росатома.

Если акции, по которым выявили расхождения, учтены федеральным госорганом, отражают их выбытие. Информацию об этом включают в Пояснительную записку (ф. 0503160).

Итоги инвентаризации акций заносите в инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. 0504081)

письмо Минфина России от 3 ноября 2016 г. № 02-06-10/64662

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"

    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль