Инвентаризация активов

26452
Иванова Ирина Ивановна
аудитор, эксперт по налоговому учету
В бюджетных учреждениях в конце календарного года перед формированием годовой отчетности проводится инвентаризация активов. Какие особенности нужно учесть при инвентаризации активов в зависимости от вида имущества, напоминает наша статья.

Сроки проведения инвентаризации

По общему правилу инвентаризация активов и обязательств проводится ежегодно перед составлением годовой отчетности. Но из этого правила есть исключения.

Так, согласно Методическим указаниям (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49) сроки проведения инвентаризации основных средств – один раз в три года, а сроки проверки библиотечных фондов – один раз в пять лет.

В учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация материальных запасов может проводиться в период их наименьших остатков (п. 1.5 Методических указаний).

В письме Минфина России от 4 ноября 1998 г. № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов» отмечено, что государственные и муниципальные библиотеки определяют по согласованию с учредителем виды и сроки проверки библиотечных фондов, ценность фондов и прописывают это в учетной политике.

Финансисты считают целесообразным проведение проверки библиотечных фондов в государственных (муниципальных) библиотеках с такой периодичностью:

  • наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
  • редчайшие фонды – один раз в три года;
  • ценные фонды – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в семь лет;
  • фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
  • фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением пр всего фонда в течение 15 лет.

При этом отмечено, что инвентаризация фондов библиотек или их части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

Когда проводить обязательную инвентаризацию

Обязательную инвентаризацию проводите перед отчетностью и когда наступает определенное событие.

Перед годовой бухгалтерской отчетностью инвентаризируйте имущество и обязательства ежегодно. Делайте это с 1 октября по 31 декабря. Причем инвентаризацию основных средств проводите не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Конкретные сроки и периодичность закрепите в учетной политике.

Важно: если в учреждении инвентаризацию провели в текущем году после 1 октября, повторно проводить ее перед годовой отчетностью не надо (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Еще обязательную инвентаризацию проводите:

  • когда учреждение передает имущество в аренду и если арендатор его выкупает;
  • учреждение продает имущество;
  • при смене материально ответственных сотрудников. Например, кассира или кладовщика. А при коллективной (бригадной) ответственности инвентаризацию проводите, когда меняется руководитель коллектива (бригадир) или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;
  • когда выявлена кража, злоупотребление или порча имущества;
  • после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
  • если реорганизуют или ликвидируют учреждение, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.

Такие случаи установлены в пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Обязательно проводить инвентаризацию нужно и в других случаях, которые предусмотрены законодательством. Рассмотрим два случая.

1. Ежеквартальная инвентаризация дебиторской задолженности. Главные распорядители средств федерального бюджета и подведомственные им ПБС (в т. ч. казенные учреждения) ежеквартально инвентаризируют дебиторку по расходам. Как проводить такую инвентаризацию, разъяснили в Методических рекомендациях (доведены письмом от 10 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848).

О результатах инвентаризации дебиторской задолженности нужно отчитаться по формам, которые утверждены приказом Минфина России от 1 марта 2016 г. № 15н:

  • Расшифровка дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам (ф. 0503191);
  • Расшифровка дебиторской задолженности по контрактным обязательствам (ф. 0503192). 

Отчеты сдайте вместе с ежеквартальной и годовой бюджетной отчетностью. ПБС отчитываются своему ГРБС (РБС), а ГРБС (РБС) – передают сводную отчетность по подведомственным учреждениям в Федеральное казначейство или вышестоящей организации.

2. Инвентаризация незавершенного строительства и капвложений. Федеральные органы власти и учреждения (всех типов) инвентаризируют объекты незавершенного строительства и капвложений в недвижимость. Информацию о результатах отразите в Сведениях об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимого имущества (ф. 0503190). Заполните форму в порядке, который утвержден приказом Минфина России от 1 марта 2016 г. № 15н.

Сведения (ф. 0503190) представьте вместе с годовой отчетностью вышестоящему ГРБС. ГРБС в свою очередь отразит данные в сводной бюджетной отчетности за этот год. Методические рекомендации по инвентаризации даны в письме от 22 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/75364 и Казначейства России № 07-04-05/02-874.

Когда проводить добровольную инвентаризацию

В каких случаях проводить инвентаризации, помимо обязательной, закрепите в учетной политике (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Как утвердить Порядок

Порядок обязательной и добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике (п. 6, 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, письмо Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 02-07-10/25594). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике.

В Порядке пропишите:

  • график инвентаризаций в отчетном году. В частности, установите даты для ежегодной инвентаризации перед годовой отчетностью;
  • сроки инвентаризаций;
  • перечень имущества и обязательств для проверки.

В Порядке учтите специфику деятельности учреждения. Федеральные ГРБС и подведомственные им ПБС дополнительно прописывают особенности инвентаризации дебиторской задолженности, которую проводят ежеквартально. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 02-07-10/25594, письме от 10 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848.

Если в учреждении есть имущество казны, то в учетной политике пропишите, как его инвентаризировать. Инвентаризацию имущества казны проводят путем выверки данных бюджетного учета с данными из реестра имущества публично-правового образования, а по недвижимому имуществу – с данными государственных реестров. Об этом сказано в письме Минфина России от 24 марта 2016 г. № 02-07-10/17037.

Пример заполнения ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) по сценическо-постановочным средствам

Инвентаризация активов

Кто участвует в инвентаризации

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия. Если объем работ большой, дополнительно создайте и рабочую комиссию. А когда работы не много, инвентаризационную комиссию можно не создавать. Проверить имущество может ревизионная комиссия, если она есть в учреждении. Это установлено пунктом 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В состав инвентаризационной комиссии включите минимум двух человек. Состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию можно включить:

  • представителей администрации;
  • сотрудников бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
  • независимого консультанта. Например, заключите договор с аудитором;
  • специалистов других служб и отделов учреждения: инженера, экономиста, техника.

Когда инвентаризируете финансовые активы и обязательства, обязательно включите бухгалтера в состав комиссии. А участвовать в инвентаризации нефинансовых активов бухгалтеру не обязательно. В этом случае он должен предоставить информацию для инвентаризации и составить инвентаризационные описи.

Одни и те же сотрудники могут одновременно входить в несколько комиссий учреждения. К примеру, быть членом инвентаризационной комиссии и комиссии по поступлению и выбытию активов.

Материально ответственных сотрудников в инвентаризационную комиссию не включайте.

Такие правила установлены в пунктах 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и разъяснены письмом Минфина России от 27 ноября 2014 г. № 02-06-10/60461.

Если инвентаризацию проводят в связи с реорганизацией в форме присоединения, в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).

Материально ответственные сотрудники участвуют в инвентаризации вверенного им имущества (п. 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Обязанность присутствовать при инвентаризации включите в условия договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Что подготовить к инвентаризации

До начала инвентаризации руководитель издает приказ. После этого комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег, а бухгалтер формирует инвентаризационные описи.

Непосредственно перед проверкой у сотрудника, он дает расписку, что сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, все ценности оприходованы или списаны. Расписку делают на бланке инвентаризационной описи в части «РАСПИСКА».

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации издайте в произвольной форме или используйте типовую форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, какое имущество и обязательства проверяете, даты начала и конца инвентаризации. Утверждает приказ руководитель.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок установлен в абзаце 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Инвентаризационные описи составляйте по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните свою форму:

  • инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
  • инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
  • инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
  • инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
  • инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Опись заполните вручную или на компьютере. Пустых строк в описи быть не должно, поэтому на всех строках, которые не заполнены, поставьте прочерки.

Наименование и количество объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.

Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Материально ответственный сотрудник на первой странице описи дает расписку. В ней он подтверждает, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и приказе Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Как оформить результаты

Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в инвентаризационных описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в инвентаризации.

После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). А если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Такой порядок установлен в пункте 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если во время инвентаризации в учреждение поступят товары, оформите их отдельной описью. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи. Оприходуйте товары после инвентаризации. Такие правила установлены в пункте 3.18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Нет, не нужно. Такое имущество в свою опись включит арендатор или ссудополучатель.

Так как арендатор или ссудополучатель обязан проводить инвентаризацию имущества, которое арендовано или получено в безвозмездное пользование (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись по арендованному имуществу в трех экземплярах (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр направляют арендодателю или ссудодателю (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль