Опыт автоматизации бухгалтерских процессов при слиянии бюджетных учреждений

3290
Маркова Ирина
главный бухгалтер ГБУ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Малахит»
О том, с какими сложностями столкнулась бухгалтерия при слиянии нескольких учреждений и как был решен вопрос общей автоматизации бухгалтерского учета и смежных операций, рассказывает главный бухгалтер государственного бюджетного учреждения.

Автоматизация бухгалтерии при слиянии учреждений

Правительство РФ держит курс на оптимизацию и повышение эффективности бюджетных расходов. В рамках такой оптимизации внедряется межведомственный электронный документооборот. Учреждения с 2014 года переходят на электронную отчетность. В таких условиях актуализируется потребность учреждений в комплексной автоматизации, в том числе автоматизации бухгалтерии. Особенно важной и сложной задача внедрения и отладки программных продуктов для бухгалтерии становится при слиянии учреждений. Рассмотрим практический пример.

Комплексный центр социального обслуживания населения «Малахит» создан летом 2013 года путем слияния четырех учреждений социального обслуживания населения Свердловской области. Государственное бюджетное учреждение помогает семьям и гражданам, попавшим в трудную жизненную ситуацию, в реализации законных прав и интересов, в улучшении их социального и материального положения, психологического статуса. Центр занимается помощью детям-сиротам, а также профилактикой семейного неблагополучия и социального сиротства детей. О том, с какими сложностями столкнулась бухгалтерия при слиянии нескольких учреждений, как был решен вопрос общей автоматизации бухгалтерского учета и смежных операций, рассказывает Ирина Маркова, главный бухгалтер ГБУ «Комплексный центр социального обслуживания населения «Малахит».

Реорганизация и выбор программных продуктов

С какими сложностями вы как главный бухгалтер столкнулись при реорганизации?

– Наш центр обслуживания населения образован путем слияния четырех организаций: детского центра, взрослого центра, пансионата «Ветеран» и дома-интерната для престарелых и инвалидов. Три учреждения были в муниципальном подчинении и были обязаны вести бухгалтерию в программе «Парус». Объединенное предприятие получило статус областного, следовательно, мы могли самостоятельно выбирать, в какой программе работать. В итоге было решено переводить всю бухгалтерию в программу «Контур-Бухгалтерия Бюджет».

Основная сложность состояла в том, что данные из предыдущей программы автоматически не конвертировались. Можно было бы что-то «принять» из старой программы, однако пришлось бы все данные перепроверять. Поэтому решено было занести «чистую» информацию. По сути, всю информацию по операциям и сотрудникам пришлось переносить вручную, чтобы цифры в программе отображались корректно. Замечу, что штатная численность вновь образованного учреждения – 660 человек.

Как вы выбирали программные продукты для автоматизации?

– У нашего учреждения уже был опыт работы в программах этой компании. И у меня была возможность сравнить их программы с другими продуктами для бюджетных учреждений. Другие программы были «сыроваты», для организации нашего уровня функционал оказался недостаточным. В установленной нами программе журнал операций формируется строго по бюджетной инструкции. Есть возможность вести множество источников финансирования; создавать отчеты различной сложности, в частности, произвольные отчеты на основе любых табличных данных с формированием итогов, подытогов, сверок и сводных таблиц. Программа проверяет правильность заполнения документов, проводок, контрольных соотношений в регламентированных отчетах. Важно, что продукт очень быстро обновляется – любые изменения в законодательстве сразу отражаются в сервисе.

Порядок автоматизации функций

В каком порядке автоматизировались функции в вашем учреждении?

– Автоматизация бухгалтерии проходила поэтапно. Изначально был автоматизирован расчет зарплаты (с помощью программы «Контур-Зарплата»). Отмечу, что расчет зарплаты в нашей организации непростой, кроме того, есть операции, связанные с пособиями и пенсиями наших подопечных. Далее внедрили программу «Контур-Бухгалтерия Бюджет», где ведется материальный учет и учет основных средств, журнал операций, данные по кассе и банку. Поскольку у центра есть своя столовая и автотранспорт, мы начали вести складской учет и учет ГСМ в модулях «Продукты питания» и «Путевые листы и ГСМ» соответственно. Отчетность в надзорные и контролирующие органы автоматически формируется в бухгалтерской программе и выгружается в  систему передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи «Контур. Экстерн». Получается, что несколько программ закрывает все ключевые бухгалтерские операции, причем данные из одного модуля в другой попадают автоматически. Кое-что разносится вручную, например, информация по продуктам питания или исходящий журнал. Однако формирование и передача самых важных файлов и отчетов автоматизированы. Не возникает проблем с формированием годового отчета – если каждый из наших специалистов правильно вносит данные на своем участке, то все цифры в программе корректны. У меня как руководителя есть возможность увидеть ошибки своих сотрудников и исправить их, поскольку все расчеты прозрачны.

Контроль и исправление ошибок

У вас в подчинении девять человек – как контролируется корректность введенных ими данных?

– В программе есть несколько вариантов проверки. Во-первых, в процессе ввода документа появляются подсказки и напоминания о том, как и какие данные следует заносить. Во-вторых, когда данные уже введены и ставятся на обработку для целей учета, программа проводит проверку и сообщает, что ей «нравится» или «не нравится». Бывают случаи, когда отдельные операции требуется отразить в особом порядке, в обход обычных правил. Программа достаточно гибкая – не блокирует жестко такие подходы, но множество раз напомнит, как сделать правильно, потом выдаст сообщение о том, что сделано не по инструкции, однако провести операцию позволит.

В-третьих, специально для главного бухгалтера разработан отдельный механизм контроля. Есть множество параметров проверки всей проделанной работы. По итогам проверки формируется многостраничный файл Excel, похожий на реестр, с информацией о том, в каком из разделов есть подозрительные расчеты. Этот документ можно распечатать и лишний раз разобраться, есть ли ошибка и по какой причине она возникла. Если установить причину не в моих силах, то на помощь – лично или онлайн – приходит сотрудник техподдержки, который с помощью специальных алгоритмов выявляет некорректные расчеты.

Повышение эффективности

Какими дополнительными функциями программ вы пользуетесь?

– Мы используем возможности аналитики. Разносим средства на 9 источников финансирования, каждый источник определяет и код финансового обеспечения, и функциональную классификацию, связанную с движением средств и активов. Также мы делаем различные выборки – по платежам, по поставщикам. Пользуемся функцией автосверки за любой период – хоть за месяц, хоть за два года.

Насколько быстро сотрудники освоили новые программы? Что представляло для них главную сложность?

- Основная сложность состояла в многообразии источников финансирования. Сотрудники присоединенных учреждений привыкли к стандартным трем источникам – бюджет, внебюджетные средства и средства во временном распоряжении. Пришлось провести разъяснительную работу, в итоге удалось избежать путаницы. Второй момент – это скорость работы программы. После того как в ней стало одновременно работать 9 человек, скорость обработки данных снизилась. Представители разработчика предложили решение – так называемый терминал. Суть в том, что сама программа и база данных установлены на сервере, а сотрудники подключаются к нему удаленно. В результате скорость работы программы существенно выросла, повысилась стабильность обработки данных и снизилось число системных ошибок.

Какой эффект дала автоматизация бухгалтерии через единую систему?

- Основной эффект заключается в повышении прозрачности процессов формирования итоговых данных. Можно открыть в программе участок любого сотрудника, посмотреть и проверить всю его работу –  материалы, основные средства, кассу, банк. Все под контролем.

Также смотрите:
– Изменения в Инструкции № 157н
– Первичные документы бюджетных учреждений 2014
– Хранение бухгалтерских документов
– Списание документов
– Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль