Идеальный путевой лист бюджетного учреждения

32233
Путевой лист необходим для учета использования транспортного средства и контроля работы водителя. Важно правильно заполнять путевой лист, поскольку это первичный учетный документ, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Во избежание ошибок рассмотрим оформление путевых листов, а также разберем порядок организации медосмотров водителей, правила учета и списания ГСМ по путевым листам.

Сергей Горских, эксперт сервиса «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур

Бланк путевого листа: обязательные элементы произвольной формы

Чтобы на законном основании подтвердить операцию хозяйственной деятельности, путевой лист рекомендуется составлять по образцу из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. Его можно найти в постановлении Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Как отражать ГСМ, потраченные в командировке T1M30S Идеальный путевой лист бюджетного учреждения

Идеальный путевой лист бюджетного учреждения

О правилах оформления документов в учреждениях – подробно в статьях журнала «Учет в учреждении». Не забудьте оформить подписку!

Применять утвержденный бланк обязаны автотранспортные организации, а все остальные (в том числе государственные, и муниципальные учреждения) могут пользоваться своей формой. Можно также разработать другой документ для подтверждения расходов на ГСМ. В него непременно нужно включить такие графы, обязательные к заполнению:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, составившей документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • показатели хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • должности, ФИО и подписи ответственных за совершение хозяйственной операции лиц.

Обычно государственные и муниципальные учреждения предпочитают пользоваться той формой, которая утверждена постановлением №78, поскольку в ней есть информация, необходимая для списания горючки. Кроме того, форма установленного образца вызывает меньше настороженности у представителей ГИБДД, когда они останавливают водителя для проверки документов.

Как избежать ошибок в оформлении путевых листов

Неверное заполнение листов неизбежно приведет к искажению показателей работы автотранспорта в бухгалтерском и налоговом учете учреждения. На какие моменты необходимо обращать особое внимание при заполнении путевого листа?

  1. Путевой лист выдается на один день или на одну рабочую смену. Оформлять документ на более долгий срок следует в том случае, когда водителя отправляют в командировку.
  2. Ответственность за достоверность данных в первичных учетных документах лежит на тех, кто их заполнял, а также на водителе. Поэтому обязательно нужны подписи и расшифровки подписей ответственных лиц.
  3. В листе обязательно нужно отметить время возвращения служебного транспорта. Если такой информации нет, то считается, что водитель после окончания смены (служебной поездки) не вернул автомобиль.
  4. В разделе для учета движения бензин следует указывать, сколько бензина было в баке автомобиля до и после поездки. Если водитель останавливался для заправки, то он отчитывается, сколько топлива и на какой АЗС было приобретено.
  5. Нужно внести все сведения в графу «Расход по норме», включая данные о нормативе расхода ГСМ, фактическом расходе, перерасходе и экономии.
  6. Графу «Место отправления и назначения» необходимо заполнять максимально полно, вплоть до номера здания, к которому направляется автомобиль. Это позволит с большей точностью проверять целевой расход топлива.
  7. На оборотной стороне документа требуется указывать точное время выезда и возвращения единицы техники.
  8. Вне зависимости от количества мест назначения, для каждого пункта нужно отдельно проставлять пройденное автомобилем расстояние, основываясь на данных одометра.
  9. Если в путевой лист были внесены поправки или изменения, то заверить их, в соответствии с ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», может только лицо, составившее документ.

Медосмотр для водителей

Много ошибок возникает при проведении предрейсового медицинского осмотра водителей, поэтому особое внимание следует обратить и на организацию медосмотра.

В пронумерованный, прошнурованный, скрепленный печатью учреждения журнал вносятся следующие данные: ФИО водителя и его место работы, время проведения медосмотра, заключение, ФИО лица, проводившего осмотр. После осмотра медработник ставит на путевой лист штамп и свою подпись. Если у водителя выявлены признаки заболевания, алкогольного или токсического опьянения, штамп ставить категорически запрещено.

В соответствии с требованиями приказа Минздрава России от 11 марта 2013 г. № 121н, предрейсовые медосмотры приравниваются к деятельности, которую необходимо лицензировать, а поэтому проводить медосмотры может только специалист, имеющий соответствующий сертификат.

Порядок списания горючки

Списание бензина и других ГСМ бухгалтер производит ежемесячно, получив листы и проверив правильность их заполнения. Для списания топлива требуются следующие документы:

  • непосредственно путевые листы;
  • авансовые отчеты, если бензин был оплачен наличными;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если покупка бензина была произведена по талонам;
  • приказы руководителя учреждения, утверждающие лимит пробега автомобиля в месяц, норму расхода ГСМ, величину надбавок к норме расхода топлива, зимний и летний периоды эксплуатации транспорта, а также направление сотрудника в поездку на автомобиле организации;
  • акт о списании материальных запасов по форме 0504230.

В бухучете списание бензина и других ГСМ в соответствии с основной деятельностью учреждения отражается следующим образом:
Дебет счета 4 401 20 272 «Расходование материальных запасов»;
Кредит счета 4 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Относительно деятельности, приносящей доход, бухгалтер сделает такую запись:
Дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»;
Кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Налоговый учет горючки

Эксплуатация автомобиля в государственных и муниципальных учреждениях возможна не только в уставной, но и в приносящей доход деятельности. Если учреждение относит затраты на ГСМ к расходам, исчисляя налог на прибыль, бухгалтеру важно правильно нормировать расход топлива в рамках приносящей доход деятельности.

Налоговый кодекс РФ не дает однозначного ответа на вопрос о нормировании топлива. Поэтому учреждение может учитывать расходы на беннзин по путевым листам в полном объеме, если они были произведены в рамках деятельности, приносящей доход. В этом случае норма расхода бензина может быть выше общепринятой. При этом использование общепринятых норм расхода ГСМ позволяет минимизировать разногласия с контролирующими органами и устранить несоответствия между уставной и приносящей доход деятельностью.

Подробнее об учете затрат на топлива в рамках приносящей доход деятельности читайте в статье «Признание затрат на бензин».

Автоматизация ведения путевых листов и учета ГСМ

Если в учреждении один-два автомобиля, бухгалтеру несложно контролировать правильность оформления документов и ведение учета бензина вручную. Но чем больше единиц техники в автопарке, тем больше сил и времени требуется бухгалтеру для такого рода деятельности. Кроме того, значительно повышается вероятность допустить ошибку при формировании отчетов. Чтобы облегчить работу бухгалтерам, разработаны различные программы, автоматизирующие учет путевых листов автотранспорта государственных и муниципальных организаций, а также расчеты расхода ГСМ.

Ольга Еремчук, главный бухгалтер Первоуральского металлургического колледжа:

Раньше мы вели бухгалтерский учет топлива и выписывали листы вручную, как для служебных автомобилей, так и для учебного транспорта в рамках водительских курсов. С увеличением количества автомобилей в парке возникла потребность автоматизировать процесс. Ведь если единиц техники много, а система норм расходования горючеки развитая, довольно затруднительно при ручном режиме учесть все условия, в частности, сезонность. Мы уже более пяти лет используем программу «Путевые листы и ГСМ», в ней можно учитывать:

  • поступление и расход бензина по автотранспортным средствам, по водителям и по видам ГСМ;
  • расход топлива по базовой норме с учетом дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов при помощи поправочных коэффициентов (надбавок) согласно законодательству;
  • фактический расход горючик в соответствии с учетной политикой учреждения;
  • расход ГСМ по нормам для водителя и для обучающегося на основании путевого листа.

Кроме того, благодаря автоматизации учета путевых листов итоплива мы теперь можем вести учет его движения при использовании на одном автотранспортном средстве нескольких видов топлива (газ, бензин и т.п.), а также учитывать движение различных видов смазочных материалов (моторные, трансмиссионные масла, пластичные смазки и т.п.). Без затруднений удается контролировать отклонение фактических затрат от нормативных, а также формировать отчетность в различных разрезах (по водителям, по видам и маркам ГСМ, по автотранспортным средствам в разрезе подразделений (отделов) и различных источников финансирования).

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль