7 причин автоматизации кадрового учета

3544
С каждым годом руководители организаций, в том числе бюджетных учреждений, все больше внимания уделяют автоматизации процессов кадрового учета. Это вполне объяснимо, ведь соответствующие программы позволяют значительно экономить время работников кадровой службы и бухгалтеров, получать достоверную информацию, своевременно и безошибочно готовить отчетность.

Анастасия Ложникова, руководитель проекта Контур-Персонал компании СКБ Контур

Автоматизация кадрового учета – помощь в работе

Рано или поздно любая организация приходит к пониманию ценности своих кадров. Просто принять сотрудника на работу и ожидать, что он будет сворачивать горы, уже не получится. Если учреждение хочет идти в ногу со временем и привлекать эффективных сотрудников, ему нужна система ведения кадрового учета и делопроизводства, позволяющая планировать потребности в персонале, развивать сотрудников, своевременно и правильно начислять им положенные выплаты. Тогда, даже не имея возможности предложить высокие оклады, учреждение сможет выступать привлекательным работодателем. Автоматизация кадрового учета способствует поиску и принятию наилучших решений в части использования человеческих ресурсов.

В свою очередь, для специалистов, ведущих кадровый учет и расчеты с работниками, автоматизация означает сведение к минимуму возможных ошибок в расчетах и начислениях, а также в оформлении документов, в том числе отчетности. Чем более детально и полно автоматизированы ежедневные рутинные операции (подготовка приказов, отчетов, учет личных дел), тем проще кадровикам и бухгалтерам справляться со своими обязанностями, тем меньше претензий и нареканий к их работе – как со стороны руководства учреждения, так и от проверяющих.

Какие функции кадрового учета можно и нужно автоматизировать

Специальной программе стоит доверить многое из того, что бухгалтеры и кадровики привыкли делать вручную:

  • ведение штатного расписания, структуры организации;
  • учет личных дел сотрудников;
  • подготовку приказов;
  • учет отпусков;
  • формирование табелей на основе приказов;
  • формирование отчетности.

От количества функций, встроенных в программу автоматизации кадрового делопроизводства, прямо зависят возможности руководителя организации, отдела кадров, бухгалтерии в части качественного управления персоналом. Вполне реально обеспечить контроль над широким спектром процессов, если внимательно подойти к выбору подходящего программного обеспечения. Остановимся подробнее на самых ценных для учреждения возможностях современных программ, о наличии которых обязательно нужно поинтересоваться у потенциального поставщика программных средств.

Ваших коллег сейчас больше всего интересует:
• Как облегчить себе работу над 6-НДФЛ
• Справка для центра занятости: считаем средний заработок
• Исправляем ошибки в расчете пособий по больничным

Советуем оформить подписку на журнал "Зарплата в учреждении" до конца месяца на выгодных условиях.

Систематизация и анализ информации

Идеально, если настройки программы позволяют получать полный срез данных по работникам организации за различные периоды: возраст, специальность, образование, стаж, карьерный рост, повышение квалификации, аттестация. Это дает возможность анализировать качество трудовых ресурсов и оптимизировать стратегию управления персоналом в том, что касается найма, ротации кадров, обучения. Оперативный анализ информации, касающейся перемещения, приема и увольнения сотрудников, а также уровня квалификации персонала, позволит уменьшить текучесть кадров. Автоматизированное ведение личных данных сотрудников с учетом всех изменений поможет избежать ошибок, обеспечить полноту и достоверность информации.

Использование рабочего времени

Функционал качественной программы кадрового учета дает возможность анализировать данные об отработанном времени и (или) переработках, получать информацию о причинах отсутствия сотрудников на работе. Получая данные о количестве сотрудников и об отработанном ими времени, руководители могут делать выводы о продуктивности деятельности персонала на определенных участках работы. Здесь можно выделить целую цепочку решаемых задач: меньше ошибок при расчете заработной платы (учтены переработки, оплата в выходные дни и пр.), выше контроль уровня загрузки работников и трудовой дисциплины. Сопоставление реальных данных с ключевыми показателями, отраженными в эффективном контракте сотрудника, позволит объективно и безошибочно оценить качество его работы и подготовить соответствующие административные решения.

Учет начислений и выплат

В автоматизированной системе легко назначать положенные работникам оклады и надбавки. Специальные программы, ориентированные на учреждения, включают, в том числе, все виды выплат, соответствующие Федеральному закону от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Автоматизация кадрового учета помогает фиксировать и подсчитывать стаж сотрудников, в том числе стаж государственной службы, юридический стаж, стаж по специальности. Качественная программа кадрового учета, например, вовремя предупредит об изменении у сотрудника надбавки за выслугу лет.

Учет отпусков

В большинстве программ можно сформировать график отпусков и приказ Т-6 о направлении сотрудника в отпуск (основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный и т п.). Кроме этого, автоматизированная система может обеспечить:

  • автоматический расчет рабочих периодов основного и дополнительного отпусков с учетом неявок – например, отпуска по уходу за ребенком или отпуска без сохранения зарплаты;
  • автоматический расчет стажа для начисления дополнительного отпуска согласно фактически отработанному времени;
  • формирование приказов об отзыве из отпуска, выходе из отпуска по уходу за ребенком на неполный рабочий день;
  • оформление продления (переноса) отпуска в связи с временной нетрудоспособностью;
  • уведомление об изменении количества дней дополнительного отпуска за выслугу лет;
  • предупреждение о наступлении отпусков по графику, печать уведомлений для сотрудников;
  • оповещение кадровиков или бухгалтеров о предстоящем завершении у работников отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком;
  • различные способы расчета дней неиспользованных отпусков при увольнении.

Обучение и аттестация

Программа поможет спланировать и проконтролировать профессиональное развитие сотрудников учреждения – повышение квалификации, переподготовку, стажировки, аттестацию на соответствие должности, квалификационные экзамены, присвоение классных чинов и специальных званий. В нужный момент система сама напомнит о необходимости отправить того или иного сотрудника на обучение или аттестацию на соответствие занимаемой должности. Используя данные о пройденном сотрудниками обучении, руководитель может делать выводы о компетенции персонала. Важная для кадровика или бухгалтера возможность – оформление и вывод на печать в готовом виде данных по сотрудникам (карточки Т-2 и Т-2ГС, аттестационный лист, экзаменационный лист и так далее).

Унификация и автоматизация документооборота

Программа кадрового учета позволит автоматически составить штатное расписание на основе Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также реестра должностей государственных служащих, утвержденного Указом Президента РФ от 31 декабря 2005 г. № 1574. Кроме того, специалист по кадрам или бухгалтер сможет автоматически формировать:

  • приказы об изменении оргструктуры учреждения (создании, расформировании, реорганизации подразделений и штатных единиц);
  • унифицированные документы (такие как форма Т-3);
  • списки занятых ставок и вакансий;
  • приказы по кадрам (например, формы Т-1, Т-5).

Формирование отчетности

Помимо унификации и автоматического формирования организационно-распорядительной документации, программа автоматизации кадрового учета позволяет стандартизировать подготовку форм отчетности, что значительно упрощает отчетный период. Так, можно заполнить и вывести на печать либо передать по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде нужные формы отчетности, например:

  • отчетность по формам 1-ГС, 2-ГС;
  • сведения о доходах государственных служащих;
  • сведения по воинскому учету;
  • документы в ПФР (формы СЗВ-6, СПВ-2, СЗВ-К, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3);
  • отчетность по списочной и среднесписочной численности, включая формы П-4 и П-4(НЗ);
  • отчетность по движению персонала (сотрудники принятые, переведенные, уволенные, находящиеся в отпусках, на больничных, в командировках и так далее).

Также смотрите:
– Автоматизация кадрового учета на госслужбе
– Учет удержаний из заработной платы
– Депонирование заработной платы
– Подсчет страхового стажа 2015
– Отпускные: начисление и учет
– Спорные вопросы оплаты детских путевок

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш сайт для тех, кто рассчитывает зарплату в учреждениях госсектора

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль