Как правильно оформлять расходы на командировку в 2015 году: советы бухгалтерам

5729
Еще с 8 января 2015 года отменены такие документы, как командировочное удостоверение и служебное задание. Это было сделано, чтобы упростить оформление командировок. Но взамен появилось еще больше вопросов по поводу подтверждения расходов на проезд, командировочных затрат и т. д., особенно в организациях государственного сектора. В статье дадим рекомендации, как оформлять документы в случаях, часто встречающихся в хозяйственной практике.

Чем подтвердить факт и срок служебной поездки

Основной документ, которым стоит руководствоваться бухгалтерам и кадровикам при оформлении служебных поездок и учете расходов на них, это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Его утвердило Правительство РФ постановлением от 13 октября 2008 г. № 749.

Для того чтобы направить специалиста в командировку, обязательно нужен соответствующий приказ. В нем надо указать того конкретного работника, которого направляют в поездку (Ф. И. О., а также его должность). Кроме того, прописываются даты начала и окончания этой поездки, точное место командирования – страна, город или другой населенный пункт, принимающая организация или госучреждение. Данный приказ обычно составляют по типовой форме № Т-9. Она утверждена приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

А вот срок командировки подтверждают билеты или служебная записка.
Отметим очень важный момент. Перечни первичных документов и регистров бухучета для учреждений и других организаций госсектора были установлен приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Но с 19 июня действует иной приказ Минфина России - от 30 марта 2015 г. № 52н. Им утверждены новые формы обязательной «первички» и регистров бухучета. 
И хотя всем учреждениям придется внести изменения в учетную политику и с этого момента начать применять новые формы, специалисты Минфина России успокоили: переход на них можно сделать с учетом организационно-технической готовности учреждения (письмо от 10 июня 2015 г. № 02-07-07/33768). 
Для вопроса оформления командировок новый приказ имеет важное значение. Ведь по новой форме 0504505 командированный работник должен будет составить Авансовый отчет для подтверждения своих расходов.

Где указать цель командировки

Тот факт, что поездка совершается для нужд работодателя, нужно обязательно фиксировать, например, в целях подтверждения налоговых расходов по налогу на прибыль. Основание для этого - пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Ведь командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованы.

Служебный характер поездки для обоснования расходов на командировку раньше был виден из двух документов – служебного задания, а также отчета о его выполнении. Но с 8 января они стали не обязательны к применению. Конечно, многие государственные и муниципальные учреждения консервативны и могут продолжить использовать данные задание и отчет для внутреннего пользования. Но в глазах проверяющих и налоговиков эти документы не будут достаточным обоснованием понесенных расходов. Как же действовать?

Рекомендуем всегда иметь на руках документы, которые доказывают, что специалист ездил в командировку по делам работодателя, а не катался за счет него по своим личным целям – скажем, на отдых.
Причем даже если работодатель – госорганизация, он может сам решить, какими именно документами подтверждать деловой характер поездки. Самое целесообразное в данном случае – прописывать цель командировки и задание, которое работник должен в ней выполнить, прямо в приказе о командировке. Например, в форме Т-9, которую мы уже упоминали, есть особая строка, называющаяся «с целью». Кстати, учреждение имеет право разработать и собственную форму такого приказа. Но данный полезный реквизит лучше сохранить.

Ваших коллег сейчас больше всего интересует:
• Как облегчить себе работу над 6-НДФЛ
• Справка для центра занятости: считаем средний заработок
• Исправляем ошибки в расчете пособий по больничным

Советуем оформить подписку на журнал "Зарплата в учреждении" до конца месяца на выгодных условиях.

Когда расходы на командировку признают оправданными

Любой работник, побывавший в командировке, должен отчитаться по понесенным расходам в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки. Также он приносит в обязательном порядке в бухгалтерию те документы, которые подтверждают потраченные суммы. То есть связанные с оплатой проезда, наймом жилья, потраченными суточными и другими расходами. Однако все расходы должны быть совершены с ведома или разрешения работодателя. Только тогда их отражение в бухгалтерском и налоговом учете будет обоснованным.
Напомним: авансовый отчет по старым правилам составлялся по форме 0504049 (утверждена приказом № 173н), а по новым – по форме 0504505 (утверждена приказом № 52н).

Однако специалисту теперь не надо письменно отчитываться о проделанной в командировке работе. Таким образом, руководство само должно решить, чем подтверждать итоги поездки. Например, если сотрудник должен был заключить какой-то договор, то он может предъявить этот договор в качестве доказательства. Если работник повышал квалификацию в командировке, то можно предоставить сертификат или иной документ об образовании.
Но даже если поездка не удалась и сотрудник вернулся ни с чем, работодатель все равно должен возместить ему проезд, проживание и суточные в месте командирования. На это указал, в частности, Роструд в письме от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.

Как обосновать расходы на поездку в выходные

За все дни командировки сотруднику по общему правилу выплачивают не зарплату, а средний заработок. Данная норма закреплена в пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Однако может так случиться, что какие-то дни служебной поездки придутся на выходные. И как действовать тогда?

В подобной ситуации придется оплатить совпавшие с выходными дни исходя из оклада специалиста. Причем в двойном размере! Или сотрудник может взять оплату в одинарном размере за такой день, но при этом отгулять дополнительный выходной. Основанием будут статья 153 Трудового кодекса РФ и письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.

Что касается учета налоговых расходов в данном случае, то затраты на командировки в выходные дни списывать можно. Например, на это указала ФНС России в письме от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564@. В данном случае бухгалтер применяет пункт 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. 
Однако прежде обязательно проверьте, прописан ли в правилах внутреннего трудового распорядка режим работы в выходные и праздничные дни. И если нет – списать расходы в налоговом учете не получится.

Что делать, если работник хочет совместить командировку с отпуском

Может так случиться, что работник решит задержаться в месте командировки. Или даже пожелать отгулять там свой отпуск. Каков порядок оформления документов и учета расходов, в том числе на проезд, в этой ситуации?
Проблема в том, что использовать для доказательства продолжительности командировки билеты на проезд не получится. Ведь в одном из них дата будет неверной. И точные дни командировки будут указаны только в приказе о ней. Тогда обоснованность понесенных расходов будет под вопросом. И это касается как проезда, так и иных затрат.

Но есть выход. Просто надо оформить ряд дополнительных документов. Во-первых, нужно издать приказ на отпуск. В нем будут проставлены точные даты отдыха сотрудника. Во-вторых, руководство должно письменно разрешить работнику отдохнуть таким образом. Это также оформляется отдельным приказом.

Конечно, можно ограничиться и разрешительной визой на заявлении сотрудника о желании последнего отдохнуть в месте командирования. Но такой подход легитимен только в том случае, если человек договаривается об отпуске после командировки заранее, а такое бывает не всегда.
И если оформлены дополнительные документы, то расходы на служебную поездку (в том числе на проезд) разрешено в налоговом учете списать, даже несмотря на последующий отпуск работника. Минфин России подтвердил правомерность такого подхода в письме от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283.
Но все-таки рекомендуем бухгалтерам теперь особенно внимательно относиться к документам, которые подтверждают понесенные сотрудниками в служебных поездках расходы.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и зарплату учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×