Правила хранения лицевых счетов сотрудников

649
Фисенко Татьяна Ивановна
главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»
В Госдуму РФ внесен проект закона, усиливающего защиту конфиденциальности сведений бухгалтерской и финансовой документации российских организаций. В связи с этим напомним порядок хранения лицевых счетов и других «зарплатных» документов сотрудников.

Как комплектуется архив

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.
Комплектование архива включает:

Основные источники комплектования архива – структурные подразделения, подведомственные организации и физические лица.
Документы хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению ( п. 2.4.5 Правил).
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Законодательством РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб. ( ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Выдача справок

Работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия этого работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других ситуациях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами ( ст. 88 Трудового кодекса РФ).
Бухгалтерия выдает различного рода справки по заявлению работника для представления в социальные службы, а также на получение кредита: 2-НДФЛ, о заработной плате за три последних месяца, за шесть последних месяцев и т. п.
В связи с необходимостью при расчете пособия по временной нетрудоспособности учитывать начисленную заработную плату за предыдущий период у другого работодателя при увольнении работника из организации работодатель обязан выдать справку о сумме начисленной заработной платы, иных выплат и вознаграждений.
Форма такой справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.
Справка выдается в день прекращения работы у работодателя.

При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет бывшему работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте.

После прекращения работы справка выдается по письменному заявлению работника (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) работодателем заявления.

Документы для ПФР

Что касается справок для установления размера пенсий, нужно отметить следующее.
Работодатель по требованию работника должен выдать ему справку о среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 года в течение трудовой деятельности ( п. 2 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па).
С 1 января 2002 года работодатель самостоятельно представляет индивидуальные сведения в Пенсионный фонд РФ.
Формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования утверждены постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п.
Основные документы, представляемые работодателем в ПФР:

  • Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии ( ф. СПВ-1);
  • Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР ( ф. АДВ-6-3);
  • Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов – страхователями в пользу физического лица ( ф. АДВ-6-4);
  • Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица ( ф. СЗВ-6-4);
  • Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР ( ф. АДВ-6-5).

В учреждении индивидуальные сведения должны храниться в течение 5 лет как в бумажном, так и в электронном виде, если отчетность в ПФР представлялась в электронном виде ( письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314).
Также копии сведений, представленных в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета, учреждение обязано передавать каждому работнику ( ст. 15 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Сроки хранения

Бюджетные учреждения, как и все другие организации, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ ( п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Срок хранения документов в архиве и их перечень установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Перечень сроков хранения в архиве документов по оплате труда приведен в таблице:

Правила хранения лицевых счетов сотрудников

Важно запомнить

Учреждения обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения. За ненадлежащее исполнение этой обязанности предусмотрена административная ответственность.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×