Учет расходов на оформление виз

1225
Минфин России разъяснил нюансы принятия расходов на оформление командировочных виз, в том числе если поездку отменили (письмо от 3 июня 2014 г. № 03-03-06/1/26511). Проанализируем отражение таких затрат в бухгалтерском учете.

Карина Стенечкина, эксперт по бюджетному учету

Минфин России разъяснил нюансы принятия расходов на оформление командировочных виз, в том числе если поездку отменили (письмо от 3 июня 2014 г. № 03-03-06/1/26511). Проанализируем отражение таких затрат в бухгалтерском учете.

Документальное оформление затрат

Чиновники министерства в письме № 03-03-06/26511 уточнили, как учитывать расходы на оформление визы в целях налога на прибыль.
Однако аргументы, которые приведены в письме, распространяются и на ведение бухгалтерского учета. Поскольку они основаны на Положенииоб особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749), а также обычаях делового оборота.
Рассмотрим документальное подтверждение расходов.
Финансовое ведомство отмечает, что, согласно пункту 23 Положения № 749, при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему возмещаются дополнительные расходы, в частности на оформление визы.
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные:

Убытки могут возникнуть, например, если в визе было отказано.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Они должны быть оформлены документами, которые соответствуют:

  • законодательству Российской Федерации;
  • обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были совершены.

Дело в том, что госпошлину за рассмотрение визового ходатайства требуется оплатить, как правило, на территории иностранного посольства, которое находится под юрисдикцией иностранного государства.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для ведения деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и аналогичных документов учитываются в составе прочих расходов.
Датой признания расходов на командировки является день утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Если виза оформляется через специализированную фирму

В случае когда сотрудник бюджетного учреждения оформляет визу самостоятельно, он не касается вопросов совершения закупок. Однако некоторые посольства открывают визовые центры.
В этом случае к сумме визовой госпошлины прибавится оплата услуг такого центра. Поскольку с визовым центром сотрудник будет расплачиваться, скорее всего, за счет подотчетных сумм, валюта здесь не понадобится, все расчеты будут вестись в рублях.
Однако существуют определенные сложности с закупкой услуг у одной из фирм, специализирующихся на оформлении виз. Отметим, что приобретение учреждениями услуг на небольшие суммы происходит, как правило, у исполнителей, выбранных ими по своему усмотрению.
Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ) определяет это как закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).
Проблема в том, что в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ закупка товара (работы, услуги) у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) происходит на сумму, не превышающую 100 тыс. руб. При этом совокупный годовой объем закупок, который заказчик вправе совершить на основании указанного пункта, не должен превышать одну из величин:

  • 5 процентов от совокупного годового объема закупок;
  • 2 млн руб.

Запись вебинара на тему «Закупки у единственного поставщика по-новому» – в разделе «Видеосеминары».

Таким образом, чтобы соблюсти нормы Закона № 44-ФЗ, учреждению необходимо организовать специальный контроль за закупками в течение года, чтобы не превысить плавающий пятипроцентный или двухмиллионный лимит.
В отношении запроса котировок объем закупок не должен превышать 10 процентов совокупного годового объема закупок или 100 млн руб. (ч. 2 ст. 72 Закона № 44-ФЗ).

Бухучет валюты

Не все посольства принимают оплату визовой пошлины в рублях, поэтому, если работник получает визу непосредственно в посольстве, ему необходимо выдать под отчет валюту.
Купля-продажа валюты, которая называется конвертацией, – услуга, оказываемая уже выбранным контрагентом (уполномоченным банком) на установленных договором банковского обслуживания условиях. Следовательно, проводить торги для закупки валюты у банка не нужно.
Для покупки валюты учреждение составляет заявку (поручение) по форме, установленной банком. Необходимую для покупки валюты сумму в рублях оно перечисляет банку со своего лицевого или расчетного счета.
Выдача учреждению наличной иностранной валюты происходит с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение в произвольной форме. Это определено пунктом 2.1 Указания Центрального банка РФ от 14 августа 2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» (далее – Указание № 2054-У).
При отсутствии на валютном счете учреждения остатка валюты ее необходимо купить.
Бухгалтерские записи при приобретении валюты в учете учреждения будут такими:

Учет расходов на оформление виз

Покупка валюты, как правило, производится по курсу, установленному коммерческим банком, который отличается от официального курса валюты, устанавливаемого Центральным банком РФ. Это условие должно быть указано в договоре банковского счета.

Выдача валюты под отчет

При выдаче учреждению наличной иностранной валюты составляется бухгалтерская запись по дебету счета 0 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» и кредиту счета 0 201 27 610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации».
Бухучет в государственных (муниципальных) учреждениях ведется в валюте РФ, то есть в рублях.
Это определено пунктом 13 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).
Поэтому выдача иностранной валюты под отчет работнику отражается на счете 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте» согласно пунктам 13 и 154 Инструкции № 157н.
То есть суммы одновременно учитываются:

  • в рублях по курсу Центрального банка РФ;
  • в иностранной валюте.

Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется как на дату совершения операций в иностранной валюте, так и на каждую отчетную дату.
Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах ведется на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).


ПРИМЕР

Подотчетному лицу было выдано 35 евро на оплату пошлины за ходатайство о предоставлении шенгенской визы.
Курс на дату выдачи суммы – 48,65 руб. за 1 евро.
Курс на дату утверждения авансового отчета – 49,02 руб. за 1 евро.
В учете будут оформлены следующие проводки:

Учет расходов на оформление виз


Особенности распределения расходов по статьям КОСГУ

Отнесение расходов на тот или иной код бюджетной классификации должно осуществляться исходя из экономического содержания хозяйственной операции.
Это определено Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н (далее – Указания № 65н).
В соответствии с Указаниями № 65н различные услуги, приобретаемые для государственных (муниципальных) нужд, оплачиваются бюджетными учреждениями по статье 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ.
Перечни расходов по этой статье:

  • не являются закрытыми;
  • не исключают отнесение к данной статье иных аналогичных затрат.

Расходы на оплату услуг, не отраженных по подстатьям 221–225 КОСГУ, учитываются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».
Следовательно, расходы, связанные с оплатой услуг визового центра (другой фирмы), могут быть отнесены учреждением на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данный вывод косвенно подтверждался разъяснениями специалистов Минфина России в прошлые годы (письмо от 26 апреля 2010 г. № 02-05-11/1490).
А могут ли в такой ситуации проверяющие указать на нецелевой расход?
Важно знать, что ответственность за нецелевое использование бюджетных средств не может быть применена в том случае, когда нет возможности наверняка установить, на какой код требуется отнести осуществленные расходы.
Об этом сказано в пункте 14.1 постановления Пленума ВАС РФ от 22 июня 2006 г. № 23.

Если работник оформляет визу самостоятельно, то он уплачивает только госпошлину. Поэтому расходы на ее оплату относятся на подстатью 290 «Прочие расходы» КОСГУ.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×