Как оформить дубликат трудовой книжки

90
Если бывший работник учреждения через суд оспорил свое увольнение, то ему придется выдать дубликат трудовой книжки. Но это не единственный случай, когда оформляется такой документ...

А.И. Куприн, консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения

Кто обязан выдавать дубликат

Нормативными актами, регулирующими порядок выдачи дубликата трудовой книжки, являются: Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и Инструкция по их заполнению, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем по последнему месту работы сотрудника на основании его письменного заявления, написанного в произвольной форме. Причем работодатель должен выдать дубликат не позднее 15 дней со дня получения соответствующего заявления от сотрудника.

Правила заполнения

Титульный лист дубликата заполняется так же, как и при оформлении новой трудовой книжки. А вносимые в него записи должны быть оформлены по правилам, установленным в разделах 1–6 Инструкции № 69, и соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.
На первой странице новой трудовой книжки в правом верхнем углу делается надпись: «Дубликат». Титульный лист должен содержать следующие сведения о работнике:

  • Ф. И. О. – указывается полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
  • дата рождения – вносится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование – указывается на основании надлежаще заверенных документов (например, аттестата, диплома);
  • профессия и (или) специальность – вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличии спецзнаний или других надлежаще оформленных документов.

Нужно проставить дату заполнения дубликата. Правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также на титульном листе расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать учреждения (кадровой службы).

В разделе «Сведения о работе» дубликата в графу 3 вносится запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами. Например: «Общий стаж работы 3 года 4 месяца 22 дня». При этом в графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не нужно. Важно помнить, что такая запись делается только в том случае, если сотрудник имел предыдущие места работы.
После этой записи в хронологическом порядке вносятся сведения о работе от всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных сотрудником документах. Порядок внесения следующий.
В графе 2 ставится дата приема на работу к предыдущему работодателю, а в графу 3 вписывают наименование учреждения, структурного подразделения, куда был принят сотрудник, а также его должность, специальность, профессия с указанием квалификации.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в этом же учреждении (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. В графу 2 вносится дата перевода, а в графу 3 – его причина (основание) с указанием ссылки на статью, пункт закона.
Данные об увольнении работника вносятся аналогичным образом. То есть в графу 2 – дата увольнения, в графу 3 – основание увольнения. А вот графа 4 предназначена для указания наименования, даты и номера документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении.
Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Напомним, что информация о награждениях вносится в раздел «Сведения о награждении».

Причины выдачи дубликата

Проанализируем, в каких еще случаях кроме утраты трудовой книжки работником бюджетное учреждение должно выдать ее дубликат.

Книжка пришла в негодность

При оформлении дубликата трудовой книжки по причине ее негодности (порвалась, испачкалась, обгорела и т. п.) на титульном листе прежней книжки делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
В дубликат переносят записи в точном соответствии с теми сведениями, которые были указаны в оригинале. Если некоторые сведения, указанные в трудовой книжке, были утрачены и (или) их невозможно прочитать, то от сотрудника нужно потребовать документы, подтверждающие его стаж работы в конкретном месте.

Запись в трудовой книжке признана недействительной

При наличии в трудовой записи, которая впоследствии признана недействительной (например, по решению суда), ее дубликат также оформляется по письменному заявлению работника. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, тоже делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Однако в данном случае в него не вносятся записи, признанные недействительными. При этом сведения должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Трудовая книжка утеряна работодателем

Если книжки были утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (например, стихийного бедствия или других чрезвычайных обстоятельств), то трудовой стаж работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.
В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Для установления трудового стажа у данного работодателя факт работы может быть подтвержден справкой, профсоюзным билетом, учетной карточкой члена профсоюза, расчетной книжкой и другими документами, а также показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности (при отсутствии вышеперечисленных документов).
Если человек до поступления к данному работодателю уже работал у него, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. Если необходимые бумаги не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
По результатам работы комиссии составляется акт. В нем указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании такого акта работнику, чей документ был утерян, выдают дубликат трудовой книжки.

Важно запомнить
Если трудовая книжка работника была утеряна по каким-либо причинам, то ее следует восстановить. Причем порядок оформления дубликата трудовой книжки будет зависеть от конкретных обстоятельств ее утраты.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×