Порядок оформления командировочных документов

227
Егоров Вадим Викторович
консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения
Арбитры настаивают, что суммы, выплаченные работникам при направлении их в командировки сроком на один день, – это возмещение их расходов для выполнения трудовых функций вне места постоянной работы, поэтому они не облагаются взносами*. Поговорим о нюансах документального оформления командировок.

* Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 января 2014 г. № А56-14899/2013.

В.В. Егоров, консультант по вопросам начисления заработной платы, социальных пособий и их налогообложения

Служебное задание

Цель командировки работника устанавливается руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Это определено пунктом 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Для составления служебного задания постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – постановление № 1) предусмотрена унифицированная форма № Т-10а.
В графе «Наименование организации» необходимо указать название учреждения в соответствии с его учредительными документами, код ОКПО. Если в таком документе также указано сокращенное наименование учреждения, то его пишут сразу после полного или указывают ниже в скобках ( п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Далее указываются фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника и его табельный номер.
Ниже служебное задание содержит таблицу, в которой указываются следующие данные. Графа 1 – структурное подразделение, в котором числится работник, графа 2 – должность (специальность, профессия) командируемого работника, графа 3 – страна и город назначения (например, Россия, г. Саратов), графа 4 – организация, куда он направляется.
Графы 5 и 6 должны содержать даты начала и окончания командировки соответственно. Согласно пункту 4 Положения № 749, днем выезда сотрудника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие.
А вот днем приезда из командировки считается дата прибытия указанных выше транспортных средств в место постоянной работы такого сотрудника. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то необходимо также учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Далее в таблице указывается продолжительность дней командировки в календарных днях. Причем в графе 7 – общая продолжительность, а в графе 8 – продолжительность без учета времени нахождения командируемого в пути.
В графу 9 вносится наименование организации-плательщика, за счет которой будет финансироваться данная командировка. Ей может быть как само учреждение, в котором трудится работник, так и та, в которую сотрудник командирован (принимающая сторона).
В графе 10 указывается основание принятого решения о направлении сотрудника в командировку. Как правило, им является служебная записка руководителя структурного подразделения, договор с организацией, куда направляется работник, и другие документы.
В графе 11 сотрудником кратко пишется цель его поездки, а в графе 12 – отчет о выполнении задания. Но не стоит забывать, что последнюю графу заполнять при направлении работника в командировку не нужно. Ведь в соответствии с пунктом 26Положения № 749 по возвращении из служебной поездки в течение трех дней сотрудник обязан представить работодателю письменный отчет о выполненной им в командировке работе. Такой отчет должен быть обязательно согласован с руководителем его структурного подразделения.
Отметим, что отчет о выполнении задания представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом ( Указания, утвержденные постановлением № 1).
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, и руководителем учреждения. Они указывают свои должности, ставят личные подписи и расшифровывают их. Также данный документ подписывает сам сотрудник. А ниже его подписи руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания, еще раз расписывается и ставит дату.

Приказ о направлении в командировку

На основании служебного задания отдел кадров учреждения составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Постановлением № 1 утверждена форма такого приказа:

  • № Т-9 – при командировании одного сотрудника;
  • № Т-9а – при командировании нескольких сотрудников.

В приказе указывают следующие данные о сотруднике (сотрудниках): фамилию, имя, отчество, структурное подразделению, где он (они) работает, должность (профессию, специальность).
Далее приказ содержит информацию о самой командировке. А именно:

  • место назначения – указывается страна и город, а также организация, в которую направляется сотрудник (сотрудники);
  • срок командировки (общая продолжительность);
  • дату начала и окончания командировки;
  • цель командировки;
  • средства, за счет которых будут оплачиваться командировочные расходы;
  • документ-основание, согласно которому работник (работники) направляется в командировку (как правило, здесь указывается служебное задание).

Приказ о направлении сотрудника (сотрудников) в командировку подписывается руководителем учреждения. Он должен быть доведен до сведения командируемых лиц под подпись.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение – это документ, который оформляется на основании решения работодателя и который определяет срок пребывания сотрудника (сотрудников) в командировке.
В частности, он устанавливает дату и время прибытия в пункт назначения и выбытия из него ( п. 7 Положения № 749 и Указания, утвержденные постановлением № 1).
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении сотрудника (одного или нескольких) в командировку.
Данное удостоверение подписывается у руководителя учреждения, после чего вручается работнику и сохраняется им в течение всего периода служебной командировки.
Бланк командировочного удостоверения содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации согласно учредительным документам, код ОКПО;
  • наименование документа;
  • номер и дату составления документа;
  • фамилию, имя и отчество командируемого, а также его табельный номер;
  • структурное подразделение, где работает сотрудник, и его должность;
  • место назначения – страну, город, организацию;
  • цель и период командировки, то есть дату начала и окончания командировки (продолжительность указывается в календарных днях за вычетом времени нахождения в пути);
  • данные паспорта или заменяющего его документа;
  • подпись и расшифровку подписи руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

На оборотной стороне командировочного удостоверения проставляется фактический срок его пребывания в месте командирования. Он определяется по отметкам о датах и времени приезда в место (места) назначения и выезда из него (из них) с указанием города и названия организации. Такие данные заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о датах приезда и выезда делаются в каждой из них ( п. 7 Положения № 749).

Отметим, что, согласно письму Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в пункт назначения и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, в которых есть даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Если в командировочном удостоверении будут отсутствовать соответствующие отметки, то порядок документального подтверждения нахождения работника в командировке рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте учреждения ( письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Согласно пункту 15 Положения № 749, направление работника в командировку за пределы территории России производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
Однако в данной норме есть исключение – случаи командирования в государства, которые являются участниками СНГ. С такими государствами заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для выезда и въезда отметки о пересечении госграницы пограничными органами не делаются.
Таким образом, при направлении работника за рубеж отметки пограничных служб в загранпаспорте подтвердят сроки его пребывания в командировке.
Согласно ранее применяемому абзацу 3 пункта 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62, командировочное удостоверение можно было не выписывать, если работник должен был вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.
В настоящее время законодательством не урегулирован порядок оформления однодневных командировок. Ни Трудовой кодекс РФ, ни Положение № 749 не разъясняют необходимость оформления командировочного удостоверения при однодневной командировке. Поэтому, по мнению чиновников, пункт 2 данной Инструкции все еще продолжает действовать ( письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). Минтруд России считает оформление командировочного удостоверения нецелесообразным. Ведь отсутствие работника на постоянном месте работы на время командировки будет подтверждаться проездными документами с соответствующей датой и отчетом по командировке.
Однако, согласно Положению № 749, командировочное удостоверение не оформляется только при направлении работника в командировку за пределы России (за некоторым исключением, указанным выше). Значит, при командировании сотрудника всего на один день следует руководствоваться общими правилами и соответственно оформлять такое удостоверение.

Применение унифицированных форм

Отметим, что приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173ноб утверждении форм первичных учетных документов не содержит форм: служебного задания, приказа о направлении сотрудника (сотрудников) в командировку, командировочного удостоверения.
Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов для госучреждений устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Получается, что учреждение должно взять за основу унифицированные формы, представленные в Постановлении № 1: формы № Т-10а, № Т-9, № Т-9а, № Т-10. Отметим, что по усмотрению работодателя они могут быть доработаны.

Журнал регистрации командировок

Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н (далее – Приказ № 739н) утвержден Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Согласно данному приказу, необходимо вести следующие журналы.
1. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия). Его форма представлена в приложении № 2 к Приказу № 739н.
В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую отправляется работник, и пункте назначения.
2. Журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия). Его форма представлена в приложении № 3 к Приказу № 739н.
В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.
Отметим, что ответственного за ведение журнала выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях должен назначать работодатель (уполномоченное им лицо). Для этого нужно издать соответствующий приказ (распоряжение). Таким ответственным может быть работник кадровой службы, бухгалтер или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением сотрудников в командировки (журналы выбытия и прибытия хранятся в течение пяти лет со дня их оформления).

Важно запомнить
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить служебное задание, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль