Особенности учета затрат на топливо

167
Насиров Наиль Суфиянович
методолог ЦБУ Интеркомп
Если учреждение оплачивает работнику-северянину проезд в отпуск личным транспортом, то компенсируются только фактические расходы на топливо, подтвержденные чеками АЗС*. Расскажем все об учете топлива в учреждении, а также о возможных способах сэкономить на его цене.

* Обзор Верховного суда РФ практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержден Президиумом ВС РФ 26 февраля 2014 года.

Н.С. Насиров, руководитель группы контроля качества услуг и методологии Интеркомп ЦБУ

Покупка горючего подотчетным лицом

Денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника, где указаны назначение, размер и срок, на который они выдаются ( п. 213 Инструкции № 157н).
Наличные денежные средства на горючее (бензин, дизельное топливо) выдаются, как правило, водителю.
В свою очередь водитель обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию бюджетного учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Авансовый отчет ( ф. 0504049) представляется с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Это установлено пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 12 октября 2011 г. № 373-П.
Бензин приходуется по стоимости и количеству литров, которые указаны в чеках, полученных водителем на автозаправочной станции (АЗС) и приложенных к авансовому отчету.
Расходы на приобретение бензина относятся на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н. Бензин учитывается на счете 105 03 «Горюче-смазочные материалы» ( п. 118 Инструкции № 157н).
Если бюджетное учреждение выдало подотчетному лицу (водителю) денежные средства на покупку топлива, то бухгалтер сделает следующие записи на счетах:

Особенности учета затрат на топливо

Использование талонов на бензин

Оплаченные талоны на топливо являются денежными документами и учитываются на одноименном счете 201 35. Они хранятся в кассе учреждения.
Прием в кассу и выдача из кассы талонов оформляются приходными кассовыми ордерами ( ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами ( ф. 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый». Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» учитываются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» в соответствии с пунктами 169, 170 Инструкции № 157н. Рассмотрим это на примере.


ПРИМЕР

За счет субсидии на выполнение госзадания для ведения деятельности, не облагаемой НДС, учреждение приобрело 20 топливных денежных талонов стоимостью 1200 руб. каждый. Право собственности на бензин переходит в день его выборки.

В течение месяца водителю было выдано 10 талонов. При этом два из них им использованы не были. Бухгалтер делает такие проводки в учете:

Особенности учета затрат на топливо

* Одновременно сумма отражается на забалансовом счете 18 «Выбытие денежных средств со счетов учреждения».


Покупка ГСМ по топливным картам

В последнее время большое распространение получили и топливные карты. По сравнению с талонами у них есть заметные преимущества. Это, например, более низкие цены на топливо за счет предоставляемых на АЗС скидок, возможность дистанционного изменения лимита топлива по карте, а также уменьшение вероятности махинаций с топливом со стороны работников.
Таким образом, если принято решение об использовании топливных карт, то можно достичь экономии выделенных на ГСМ средств. Однако понадобится заключить договор о приобретении топлива с поставщиком. Условия оплаты (предоплаты) и получения топлива оговариваются в договоре.
Топливная компания передает учреждению карту, по которой водитель получает топливо на заправке. По итогам обозначенного договором времени (как правило, месяца) поставщик направляет в учреждение необходимые документы и дополнительные сведения о потребленном бензине – накладную, счет-фактуру, детализированный отчет и пр.
Оплата и оприходование бензина происходят в соответствии с инструкциями № 157н и № 174н. В общем случае оплата и оприходование бензина отражаются следующими записями:

Особенности учета затрат на топливо

* Одновременно сумма отражается на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Однако есть важный нюанс в учете самих карт. Так, топливные карты ГСМ являются бланками строгой отчетности и учитываются на одноименном забалансовом счете 03 ( письмо Минфина России от 3 июня 2008 г. № 02-14-10а/1611).
В соответствии с пунктом 337 Инструкции № 157н топливные карты учитываются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль, а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики, – по стоимости приобретения бланков.
Внутренние перемещения карт в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.
Выбытие карт при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости ранее принятых на учет бланков строгой отчетности.

Списание бензина – по нормам

Списание бензина осуществляется на основании путевых листов в общем порядке, как для материальных запасов. Однако при этом нужно учитывать нормы расхода топлива, закрепляемые в учетной политике учреждения или ином локальном акте.
При установлении этих норм необходимо использовать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Если в приведенных Методических рекомендациях нет норм расхода на конкретную марку или модель, нужно обратиться к технической документации транспортного средства или направить запрос заводу-производителю.
Дополнительно в учетной политике бюджетных учреждений, по мнению автора, имеет смысл также установить случаи, когда возможен перерасход топлива, например дорожно-транспортное происшествие, поломка и пр.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×