Правила проверки первичной документации

250
Благодаря поправкам, подготовленным в Инструкцию по применению Единого плана счетов, бухгалтер будет освобожден от ответственности за неправильные первичные документы, составленные другими лицами*. Но это не снимает с него обязанности по проверке «первички». Ведь своевременный контроль позволит избежать ошибок в учете, а значит, и штрафных санкций.

* Такое же положение содержится в Законе о бухучете. О других изменениях в Инструкции по применению Единого плана счетов читайте на стр. 8 в рубрике «Проекты».

Г.Э. Каспаров, эксперт по учету в бюджетных учреждениях

Система контроля «первички» в учреждении

Бюджетное учреждение должно организовать и вести внутренний контроль фактов хозяйственной жизни. Это определено статьей 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Система контроля оформления первичных учетных документов включает предварительный и последующий контроль (то есть как до совершения хозяйственной операции, так и после).
Предварительный контроль проводят:

  • исполнитель документа – на стадии его подготовки;
  • руководитель и главный бухгалтер, уполномоченные должностные лица – на стадии согласования, подписания и утверждения документа;
  • исполнитель хозяйственной операции – непосредственно перед ее выполнением (например, кассир проверяет оформление расходного кассового ордера перед выплатой наличных денежных средств из кассы).

Последующий контроль в большинстве случаев совершается уже после подшивки документов следующими лицами:

  • главным бухгалтером;
  • должностными лицами при отражении хозяйственных операций в регистрах учета и подшивке документов;
  • внутренними проверочными и инвентаризационными комиссиями;
  • штатными контрольными органами (при их наличии).

Такая непростая система контроля обусловлена прежде всего часто встречающимися на практике нарушениями и ошибками в оформлении документов. Вот только некоторые из них:

  • отсутствие обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи «первички»;
  • подчистки и помарки, нарушение правил исправления ошибок, коррективы в кассовых документах;
  • записи, сделанные карандашом, а не ручкой;
  • использование форм, разработанных в учреждении, но не закрепленных в учетной политике. › |

Многие обязательные формы «первички» и правила их заполнения для госучреждений утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Если у документа нет унифицированной формы, учреждение может разработать ее самостоятельно в соответствии со статьей 9 Закона о бухучете и закрепить в учетной политике.

Порядок проверки документов

Проверка первичных документов происходит по следующим направлениям:

  • форма (полнота и правильность оформления, заполнение необходимых реквизитов);
  • содержание (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
  • правильность произведенных вычислений.

По итогам каждого месяца работники бухгалтерии должны представлять главному бухгалтеру на подпись журналы операций с подшитыми к ним первичными учетными документами.
Перед подписью журналов необходимо проверить первичные документы, приложенные к ним.
Целесообразно также проводить выборочную проверку:

  • просмотреть корреспонденцию счетов и содержание операции;
  • проверить, подобрана ли «первичка» в хронологическом порядке;
  • выяснить соответствие форм первичных документов;
  • проверить правильность заполнения первичных документов, наличие всех необходимых подписей.

Учтите, что в случае отсутствия хотя бы одного обязательного реквизита документ не признается первичным.
Распределение документов по журналам операций бюджетных учреждений целесообразно закрепить в учетной политике учреждения. Примерный вариант приведен в таблице:

Правила проверки первичной документации

Как исправить ошибки в «первичке»

Исправления в первичные учетные документы вносятся по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы. Это должно быть подтверждено их подписями с указанием надписи «Исправлено» и даты внесения исправлений. Напомним, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны содержать подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.
Также подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица должны быть в расчетных документах, документах, оформляющих финансовые вложения, договорах займа, кредитных договорах. «Первичка», подтверждающая командировочные расходы работника за пределами РФ, составленная на иностранных языках, должна иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции № 157н).
Обратите внимание: не допускается корректировка документов, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции № 157н).

Ответственность за нарушения

Налоговым кодексом РФ установлена ответственность за грубое нарушение бюджетным учреждением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения:

Напомним, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

  • отсутствие первичных документов;
  • отсутствие счетов-фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозопераций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

А за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности предусмотрена ответственность для должностных лиц бюджетного учреждения в виде штрафа в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

​Также читайте другие статьи по этой теме: «Когда первичные документы подшиваются к журналам» (№ 4, 2014), «Предложен альтернативный документ для счета-фактуры» (№ 12, 2013), «Оформление путевого листа при использовании разных видов топлива» (№ 12, 2013).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×