Деловое письмо: правила написания и способы доставки

1319
Бухгалтер бюджетного учреждения для выполнения своей работы должен знать не только план счетов бюджетного учета и то, какими проводками отражаются хозяйственные операции, но и быть специалистом самого широкого профиля. Важным навыком квалифицированного бухгалтера является умение подготовить и оформить деловые письма в вышестоящие организации или официальные обращения во властные органы. О том, как это сделать и что следует учесть бухгалтеру, мы расскажем в этой статье.

Я Вам пишу…

На первый взгляд кажется, что в написании деловогописьма нет ничего сложного. Но часто мы заходим в тупик уже после написанияпервых слов "Уважаемый Иван Иванович..." А потом еще долго пребываемв творческих муках, созерцая пустой экран монитора.

Тем не менее, существуют как гласные, т. е. официальнопринятые в обществе и на государственном уровне, так и негласные правиланаписания деловых писем.
Но прежде чем сесть за написание письма, следуетпровести некоторую подготовительную работу.

Во-первых, нужно точно представлять, кому будетадресовано письмо. Необходимо знать:

  • точное название организации;
  • должность адресата;
  • фамилию, имя и отчествоадресата.

Не полагайтесь на свою память или записи в старойтелефонной книге, ведь они могут оказать медвежью услугу. Так, например,секретарем одного крупного предприятия была допущена ошибка в написанииредкого и достаточно сложного отчества руководителя, вследствие чего оноприобрело иной, не совсем приличный смысл.

Кроме того, в наше время перемен и реформ многоеменяется не только в деятельности бюджетных учреждений, но и у ихконтрагентов, т. е. в коммерческих организациях. В качестве примера приведемреальный случай, произошедший с менеджером одной российской транспортнойкомпании. Ему было поручено подготовить письмо руководителю фирмы-партнера, ион, понадеявшись на свою память, в письме указал должность руководителяфирмы и ее название, не ведая, что в компании за сравнительно короткий срокпроизошли серьезные структурные изменения. В результате получилось, что авторписьма неумышленно "понизил" руководителя в должности.

Очевидно, что такие "ляпы" не приводят кустановлению надежных партнерских отношений между учреждением иорганизациями-контрагентами.

Поэтому обязательно позвоните в фирму и вежливоуточните всю необходимую информацию.

Доброе начало - половина успеха

В "науке" написания деловых писем ужесформировались определенные традиции того, какая фраза должна быть"стартовой"

В качестве начала делового письма принято использоватьследующие типовые фразы: настоящим подтверждаем получение Вашего письма №24/1 от 18.07.07...; с благодарностью подтверждаем получение каталоговпродукции Вашей уважаемой фирмы; мы ссылаемся на ранее проведенные переговоры по этомувопросу...; в подтверждение нашего запроса высылаем Вам... ;мы рады сообщитьВам, что... ; в дополнение к нашему письму № 12 от 12.12.05 сообщаемВам реквизиты Получателя платежа; согласно Вашей просьбе мы произведем поставку товарауже на следующей неделе.

При этом заключительнымифразами могут быть: В ожидании Вашего ответа; Остаемся с глубоким уважением; Мы надеемся, что удовлетворилиВашу претензию; Мы с интересом ожидаем Вашихпредложений; Мы благодарим Вас запроявленное внимание к нашей продукции; Просим Вас извинить нас запричиненные Вам хлопоты; Тем самым мы считаем данныйвопрос урегулированным; Надеемся, что смогли помочьВам в решении данной проблемы; В надежде на развитие с Вамихороших деловых отношений; В заключение хотели бы еще развыразить Вам искреннюю благодарность; С глубоким почтением; С глубоким уважением; С уважением.
В зависимости от того, кому адресовано письмо, каковоего содержание, и следует выбирать ту или иную фразу для начала письма и егозавершения.

О чиновниках и партнерах

Особое внимание при подготовке текста делового письмадолжно быть уделено тому, куда оно будет направлено: в органы государственнойвласти (налоговая инспекция, прокуратура, органы местного самоуправления,судебные инстанции и т. п.) или поставщикам, подрядчикам, с которымиустановлены или предполагается установить партнерские отношения.

Для чиновников

Письма в государственные и муниципальные органы властилюбого уровня требуют более тщательной подготовки.

Такие письма должны быть написаны строго поустановленной форме. Свободная форма и вольный стиль написания недопустимы,поскольку подобное письмо просто не будет принято к исполнению. Нередкоофициальные органы доводят до нижестоящих организаций форму писем, которуюследует выдерживать при письменном к ним обращении.

Стиль письма, адресованного представителям власти ииных официальных органов, должен быть исключительно официально-деловым. Приэтом недопустимы никакие "вольности" вроде "с приветом","с дружеским приветом", "ждем скорейшего решения данноговопроса", "в ожидании Вашего согласия" и проч. В официальныхгосударственных службах это будет воспринято как моветон.

Для такого стиля характерны ясность, лаконичность иточность изложения. По своей сути язык официальных документов - этосвоеобразный набор клише и штампов. Стандартизированные словосочетанияоблегчают восприятие текста, да и саму подготовку официального письма. Дляофициальной корреспонденции типичны следующие словосочетания: принять незамедлительные меры, поставить в известность,известить в кратчайшие сроки, обеспечить надлежащее исполнение; установить регулярный контрольза качеством продукции; возложить ответственность заисполнение на... ; согласно приказу..., наосновании устного распоряжения...; в связи с вводом вэксплуатацию нового комплекса; ввиду отсутствия...; по причине несвоевременнойотгрузки партии товара и т. п.

В официальном письме, прежде всего, следует стремитьсяк четкому и краткому изложению существа дела, соблюдая нейтральность тона. Нестремитесь проявить свою незаурядную творческую индивидуальность идемонстрировать высокий интеллектуальный уровень, используя одно придаточноепредложение за другим. Строя сложноподчиненные предложения, вы рискуетерастерять смысл письма.

Кроме того, если письмо предполагает наличиеприложений, то не стоит ограничиваться простым указанием на их количество,например "Приложения: на 18 листах". Все приложения к письму следуетперечислить, присвоив им соответствующий порядковый номер.

Не следует экономить свои силы и время, делая ссылку наприложения! Весьма важно писать полное наименование документа так, как онозвучит в прилагаемом оригинале. Сокращения здесь также не допускаются.Напротив наименования документа следует указать количество страниц. Затемпосле полного перечня документов в приложении указывается общее количествостраниц всех приложений.

Все эти мероприятия позволят при необходимостипроконтролировать чиновников, не дать им шанса отложить ваше письмо,сославшись на какую-то неточность или отсутствие необходимого документа.

В качестве примера письма в государственные органыможно привести следующий текст: Уважаемый Аркадий Семенович! Сообщаем, что на основании заявки в Московском комитетепо регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним произведенагосударственная регистрация договора аренды помещения по адресу: г. Москва,улица Красногвардейская, корп. 8 за № 77-01/00-02/29741 (договор арендыприлагается). Просим Вас внести соответствующие изменения в картупостановки на учет. Приложения: Договор аренды № 77-01/00-02/29741 на 12страницах.С уважением,
Директоргосударственного учреждения                     А.И.Зайцев

Партнерам

Деловые письма юридическим лицам (предприятиям, компаниями т. п.) принято писать либо от третьего лица единственного лица, например: организация сообщает,уведомляет, примет все необходимые меры...и т. д., либо от первого лицамножественного числа: уведомляем Вас, пересылаем в Ваш адрес партию каталогов,направляем по Вашей просьбе.

Многие организации, стремясь создать свой узнаваемыйфирменный стиль, в дополнение к государственным стандартам по оформлениюдокументов разрабатывают свои внутренние инструкции по делопроизводству. Так,например, многие увеличивают нижнее поле документов, где пропечатываетсяколонтитул, что, в свою очередь, позволяет быстро найти этот документ вэлектронном виде. Кроме того, в последнее время получила распространениепрактика, когда при подготовке договоров, контрактов и соглашений оставляютбольшее, чем обычно, нижнее поле документа. Такая практика связана с тем, чтопо правилам делопроизводства каждый отдельный лист документа должен быть завизировансторонами, подписывающий такой документ.

Деловое письмо должны сопровождать следующие реквизиты:

  1. Шапка письма (наименованиеорганизации-адресата, ИНН/КПП, почтовый адрес, номера телефонов, факса,банковские реквизиты (при необходимости)).
  2. Дата и номер документа.
  3. Указание адресата (названиефирмы, должность, Ф.И.О. должностного лица).
  4. Заголовок к тексту письма илиосновной мотив его содержания.
  5. Обращение.
  6. Текст письма.
  7. Заключительная формулавежливости.
  8. Подпись (перед подписьюуказывается название фирмы и должность уполномоченного лица, подписавшегописьмо. Если письмо было подготовлено другим сотрудником, то обязательноуказывается Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя). Приложение. Наличие приложения(приложений) указывается внизу письма слева. Далее сообщается о видеприложения, указывается названия приложений и количество страниц.

Одна цель – одно письмо

В случае направления одному адресату одновременнонескольких деловых писем целесообразно подготовить отдельные письма по каждомувопросу.

Например, учреждение получило заказ - офисную мебель.При разгрузке товара обнаружились некоторые дефекты качества товара.Учреждение намерено обратиться к поставщику с целью исправления дефектов(замены брака), а так­же хочет просить о том, чтобы следующая партия товарапришла на 10 дней раньше. В таком случае подготавливаются два отдельных письма.Первое письмо будет, соответственно, рекламацией, а второе - просьбой.Разделять подобные темы просто необходимо, поскольку это позволит не толькоотследить судьбу какого-либо вопроса, но и значительно облегчит его решение, т.к. просьба о досрочной поставке или, наоборот, претензия к качеству незатеряются в переписке, а будут увидены и, скорее всего, удовлетворены другойстороной.

Если в одном письме необходимо осветить несколькихсвязанных между собой вопросов, то изложение каждого вопроса лучше вести вотдельном абзаце.

От простого к сложному

Согласно ГОСТу различают простые и сложные деловыеписьма.

Простые письма, как правило, не требуют специальногоюридического или административного согласования. Объем такого письма не долженпревышать одного - максимум двух машинописных листов.

Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующимдетального изложе­ния ситуации, ее анализа, оценки, развернутой аргументации,формулировки выводов. Такое письмо может иметь объем в несколько страниц, но неболее четырех.

О сестре таланта и вежливости

Ко всему вышесказанному можно добавить, что идеальноеделовое письмо - это письмо, написанное на одной странице. К этому надостремиться.

Кроме того, если в письме есть ссылка на ранееприсланные/сделанные заказы, претензии, платежи, документы, спецификации ипр., то целесообразно приложить к письму копии этих документов. Тем самым выпроявите вежливость по отношению к вашему адресату, избавив его от лишнихусилий. Ведь ему не нужно будет после получения такого письма поднимать архивы,искать нужный документ в делах. Исключение составляют те случаи, когда документ, письмо и т. п., на которое делается ссылка,одинаково хорошо известен двум сторонам из предыдущей переписки, проведенныхтелефонных переговоров и т. д. В этом случае будет излишне прилагать еще разкопию данного документа.

А теперь - доставка...

Написав письмо, следует продумать способ его доставкиадресату. В настоящее время наиболее доступными способами отправкикорреспонденции являются: отправка письма по факсу (факсимильная связь), черезотделение почтовой связи, курьером и через специальные курьерские службы.

У каждого способа есть свои преимущества и недостатки.Рассмотрим их подробнее.

Отправка по факсу

Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами,поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Факсыявляются официальными документами, подлежащими регистрации и исполнению, какесли бы это было обычное деловое письмо.

В современном деловом мире около 80% объема всейкорреспонденции осуществляется с помощью факсимильной связи, котораяобеспечивает высокую оперативность.

На практике очень часто факсы подкрепляются отправкойоригинала письма. Это необходимо, например, при решении финансовых вопросов,запросах в банк, для предоставления документов строгой отчетности, т. е. вовсех тех случаях, когда требуется оригинал письма с печатью и подписямиуполномоченных лиц, который подшивается к делу.

Оригинал письма можно отправить по почте заказнымписьмом с уведомлением. Сроки доставки такого письма по России - одна-двенедели. Еще неделей позже к вам придет уведомление о вручении документаадресату. В данном случае столь большие сроки не имеют особого значения,поскольку работа над документом (исполнение документа) производится на основефакса. Оригинал документа является лишь необходимым "следом" вделах.

Отправка через отделение почтовой связи

Этот вид отправления удобен тем, что не надо стоять вочереди на почте. Достаточно наклеить марки и бросить письмо в почтовый ящик.И хотя в последнее время почтовая связь работает достаточно эффективно, но нерекомендуем важное деловое письмо отправлять без гарантии и без подтверждающейкви­танции об отправке и доставке.

Но в определенных случаях этот способ очень удобен.Например, для отправки поздравительных открыток, подписанных актов выполненныхработ (речь идет об услугах сторонних организаций: доставка воды, письменныйперевод, хранение архива, услуги телефонной связи), которые, в свою очередь,нам также приходят по почте.

Курьер

Использование курьера для деловой переписки - оченьудобный способ, который позволяет быстро и дешево доставлять письма и деловыепакеты.

Здесь главное - предоставить курьеру точные иисчерпывающие инструкции, поскольку курьерами работают, как правило, илисовсем молодые люди, мало заинтересованные в своем труде, или пенсионеры, трудящиеся длядополнительного заработка. Многие из них плохо знают город, другим не хватаеткоммуникативных навыков для того, чтобы самостоятельно разрешить какую-либопроблему, возникшую в связи с доставкой письма (контактного лица не оказалосьна месте, не может дозвониться по телефону, перепутал адрес или название фирмыи т. п.).

Поэтому подготовьте курьеру подробную пошаговуюинструкцию, начертите план местности, предоставьте максимальное количествоконтактных телефонов, обговорите с ним возможные варианты его действий вразных случаях: план А, план Б... Да, нудно. Но если не дать четких инструкций,курьер может потратить целый день, но так и не вручить письмо адресату.

Курьерская экспресс-служба (срочное отправление идоставка документов, грузов) (TNT, DHL,UPS)

Офисы этих крупныхмеждународных компаний экспресс-доставки располагаются в Москве и во многихдругих крупных российских городах.

Такая доставка незаменима и крайне необходима при отправке срочных документов за границу или в другие удаленные города. Экспресс-почте можно доверить и особо важные документы, например кредитные договора.

Записки и сообщения по электронной почте

Обязательно ли писать заголовок для электронной записки?

Краткий описательный заголовок поднимаемого в вашей записке вопроса позволяет получателю сразу понять, о чем идет речь. Ваш получатель, вероятно, просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличие заголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них.

Нужны ли в электронных записках приветствия?

Электронные записки должны быть деликатными, но краткими. Поэтому в них можно опускать официальные обращения - приветствия (например, "Уважаемый...", "Искренне Ваш...", "С почтением.." и др.), обязательные для деловых писем.

Как быть с подписью?

Некоторым людям нравится подписывать свои записки или ставить инициалы, чтобы подчеркнуть свое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что вы отправили окончательный вариант документа, а не более ранний черновик. Программные пакеты электронной почты позволяют добавлять адресные детали в качестве своего рода электронной подписи.

Как подтолкнуть получателя к своевременному ответу на электронное сообщение?

Если вы предполагаете получить ответ от своего адресата, то устанавливайте в своем сообщении реалистичный, но четко оговариваемый крайний срок. Это лучше сделать деликатно, а можно и подкрепить кратким пояснением или стимулом. Например: "В целях своевременного бронирования места, пожалуйста, подтвердите свое прибытие до вторника 18 июня" Избегайте неопределенных заявлений типа "...в нужное время..." Получатели будут интерпретировать это как свидетельство низкого приоритета сообщения и вряд ли станут отвечать на него.

Заголовок с пометкой "срочно" остается эффективным лишь до той поры, пока не начинает использоваться без надобности или слишком часто.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль