Правила эффективного общения

992
 Иголкина И.Н.
Психолог, бизнес-тренер, г.Москва
Предлагаем вашему вниманию несколько советов по усовершенствованию своих коммуникативных способностей, позволяющих более эффективно общаться с людьми.

Эффективность обычно понимают как результат общения, деленный назатраты (временные, моральные и т. д.), т.е. чем быстрее достигнут положительный результат и чем меньше усилий пришлосьдля этого приложить - тем выше эффективность коммуникации.

Что такое неэффективное общение и когда оно возникает?Разберем несколько основных моментов.

Общение не по существу. Существуют правила этикета,которые предусматривают вступительную беседу как начало разговора. Обычные еетемы - о природе, погоде, т. е. оразных пустяках. С одной стороны, это хорошо - помогает наладить контакт междулюдьми, настроиться на разговор. С другой стороны, представим, что у бухгалтерааврал - надо сдавать квартальный отчет, работы невпроворот, а тут приходиткто-то из сотрудников и начинает разговор... Что можно сделать? Вежливо испокойно предложить перейти к делу. Если же человеку не терпится рассказать,как он провел отпуск или что-то тому подобное, предложите ему возможностьсделать это в другое время (если вы готовы его выслушать) или объясните, что выне можете его выслушать (обратите его внимание на ограниченность вашеговремени). Очень важно не переусердствовать - с одной стороны, посторонниеразговоры отвлекают, с другой стороны, налаживание контакта с нужными людьмиможет отнять впоследствии значительно больше времени, чем вы первоначальноможете сэкономить.

Попытка решить свои проблемы за ваш счет. Очень часто сотрудники нехотят что-то делать сами и ищут, на кого бы переложить ответственность. Этоможет выражаться в просьбах: "Объясните мне, пожалуйста..."Безусловно, люди все разные. Кто-то понимает все с первого раза и принеобходимости записывает, сам находит необходимую информацию, анализирует ее ит. д. А кто-то ищет человека,который бы за него все сделал. Если то, о чем вас просят, входит в зону вашейответственности - лучше это просто быстро и качественно сделать. Если же невходит - тогда желательно вернуть сотруднику его дело, при необходимости датькомментарии, разъяснить, помочь, обучить - но не брать на себя выполнение не своей работы и особенноответственность за нее. Например, кто-то из сотрудников пытается черезбухгалтера решить свои вопросы с директором. Если лично вам это не надо -лучше отказаться. Человек, берущийся за все дела подряд, производит впечатлениеменее профессионального сотрудника. Безусловно, в организации, особенно вмаленькой, существует взаимовыручка, однако за вашу работу будете отвечатьименно вы, а не тот человек, которому вы сейчас стремитесь помочь. Неумениеотказывать часто приводит к переработкам, авралам, иногда, в результате переутомления,даже к ошибкам. Лучше сразу пресечь нежелательное поведение других сотрудников,чем потом пытаться переделать уже сложившуюся привычку прибегать к вам, как кпалочке-выручалочке.

Излишне эмоциональное общение. У любого человека иногдабывают моменты, когда он теряет над собой контроль. С кем-то этого практическиникогда не происходит, для кого-то это - норма. Умение правильно поставить себяможет оградить бухгалтера от множества неприятностей. Иногда, находясь подвлиянием сильных эмоций, люди способны наговорить много такого, за что имвпоследствии становится стыдно. Лучше просто не допускать появления привычки"выходить из себя" в вашем присутствии, чем затем бороться с еепоследствиями. Что можно сделать? Обычно у бухгалтера или финансиста есть свойкабинет, куда не заходят посторонние просто так. Можно попросить человека(естественно, если он не директор) покинуть ваш кабинет, успокоиться, а затемвернуться и спокойно вам обо всем рассказать. Если же подобной возможностинет, тогда нужно как-то отвлечь человека, переключить его внимание. Например,предложить выпить чашечку чаю или кофе. Вспомнить, что надо просмотретькакую-то бумагу. Сделать так, чтобы вам позвонили (для этого написать сообщениечерез компьютер), и, сославшись на необходимость ответить на звонок, датьчеловеку возможность немного остыть. Еще один простой, но весьма эффективныйсовет - начните наблюдать за собеседником. Иногда проблемы в общении возникаютлишь оттого, что один не замечает реакции другого на то или иное слово. Человекбагровеет, у него сжимаются скулы и кулаки, а в это время второй участникбеседы как ни в чем не бывало продолжает говорить то, что раздражает другого.Для многих людей существуют такие темы, которые их раздражают, вводят в негативноесостояние. Если обсуждение этих тем не является необходимостью (например, вамнужно объяснить человеку, что он совершил ошибку), лучше подобные темы простоне затрагивать. Если же обсуждение негативной темы неизбежно, постарайтесьначать с того, что было сделано хорошо, а затем не акцентировать внимание насамой ошибке, а сосредоточиться на способах ее исправления и избежанияповторения подобных ошибок в будущем.

Испорченный телефон. При устном общении оченьчасто, как в детской игре, информация, проходя от одного человека к другому,искажается, появляются какие-то новые детали, которых не было изначально, и т. д. Именно так рождаются офисныесплетни, которые плохо сказываются на работе. Чтобы этого не происходило,достаточно соблюдать несколько простых правил:

  • По возможности давайте все указания и поручения тольков письменном виде. Тогда в случае необходимости у вас всегда будет на чтоопереться, чтобы восстановить изначальную информацию.
  • Контролируйте, как человек понял то, что вы емусказали. Бесполезно спрашивать: "Вы все поняли?" Лучше попроситечеловека объяснить, что именно он понял, и что он будет делать. Тогда в случаенепонимания вы сможете сразу исправить возникшую неточность.
  • Если возможности спросить нет (например, при общении сруководителем), подготовьте письменно все возникшие вопросы и в случае необходимостинайдите способ обсудить их до выполнения дела. Это позволит заблаговременноизбежать возникновения ошибок, и к тому же вы разделите свою ответственность сруководителем.
  • Создавайте инструкции для часто повторяющихся вопросов.И вам, и сотруднику будет проще, если есть образец, по которому пишетсязаявление, составляется отчет и т.д.
  • Заведите специальную тетрадь, куда будете вноситьзаписи о совершенных ошибках и методах их исправления. Это не только позволитизбежать их повторения, но и сэкономит вам время - вам не придется каждый разизобретать заново то, что вы уже когда-то разработали.

Недостаток общения. В этом случае человекоказывается в изоляции. Он отре­зан от необходимой информации - последнимузнает новости и т. д. Недостатокобщения так же вреден, как и избыток. Можно быть очень хорошим и грамотнымспециалистом и при этом не сделать успешную карьеру только потому, что неналадил отношения в коллективе и, когда возникла возможность повышения, его неполучил. Подумайте, как те люди, с которыми вы ежедневно общаетесь, влияют наработу фирмы. Доброе слово, улыбка, комплимент приятны всем без исключения.Потратив всего несколько минут в день на создание хороших отношений на работе,вы создадите вокруг себя такую атмосферу, в которой приятно работать не тольковам, но и окружающим.

С неэффективным общением мы разобрались. Очень важнопри освоении любого навыка помнить о том, что крайности вредны, и уметьнаходить идеальный баланс между ними. Например, если до мелочей каждый разобъяснять опытному сотруднику то дело, с которым он много раз до этого успешносправлялся, это может вызвать закономерное раздражение, а если дать неопытномусотруднику неконкретное задание, это может вызвать у него проблемы и ошибки.Понимание, где находится граница, обычно приходит с опытом работы. Задаваялюдям вопросы и наблюдая за их реакцией, можно очень многое понять и улучшить.

Правила эффективного общения. Такое общение - как воздух.Его вроде и не видно, и не слышно, а оно есть. Его ровно столько, скольконеобходимо. Разговоры идут по существу. Проблемы быстро и эффективно решаются,а то и вовсе не возникают, так как те, кто отвечает за то или иное дело,заранее продумали все возможные нюансы и приняли все необходимые меры.Общаться с эффективным человеком не только приятно, но и интересно,познавательно, полезно.

  • Давайте поручения четко, с тем количеством деталей,которые необходимы для данного человека. Наблюдая за реакцией на ваши слова идействия, делайте выводы и улучшайте свои навыки общения.
  • Если нужно кого-то покритиковать, лучше делать это безсвидетелей, чтобы не вызывать у человека дополнительных негативных эмоций.Хвалить, наоборот, лучше при свидетелях (если это будет воспринято ими положительно).
  • Обращайте внимание не только на то, что вы говорите, нои на то, как вы это делаете. Одну и ту же фразу за счет интонации и выражениялица можно сделать как крайне позитивной, так и наоборот - крайне негативной. Убедитесь, что человек понял именно то, что выхотели до него донести. Если его понимание вашего намерения неправильное,лучше разъяс­нить вашу позицию сразу, пока одна ошибка не обросла целым ворохом других.
  • О людях лучше говорить либо позитивно, либо вообще неговорить. Негативная информация имеет свойство, как бумеранг, через некотороевремя возвращаться обратно к тому, кто ее запустил. При этом невинная фразаможет обрасти такими подробностями, что ее будет сложно узнать. Поэтому всегдаучитывайте возможную двусмысленность и старайтесь ее избегать.
  • Положение бухгалтера или финансиста обычно нескольковыше, чем положение многих других сотрудников, однако не стоит смотреть налюдей свысока. Искусство позиционирования себя состоит в том, чтобы не устанавливатьизлишне "панибратских" отношений с другими сотрудниками и в то жевремя не стать "звездой", оторванной от жизни всего остальногоколлектива.

Мастерство коммуникации - это искусство, которому можноучиться всю жизнь. В нем все имеет значение - и взгляд, и голос, и интонация, ипауза. Совершенствуя свои навыки коммуникации, вы не только увеличиваете своепрофессиональное мастерство, но и создаете себе возможность дальнейшего роста.Завоевать почет и уважение можно в любом коллективе, если есть желание этомунаучиться.

Это интересно

В беседе начинайте с того, что интересует собеседника.

Всякое проявление интереса к собеседнику является скрытым комплиментом: каждому приятно сознавать, что он интересен.

Улыбнитесь человеку.

Чаще произносите имя собеседника.

Поддерживайте визуальный контакт: смотрите на собеседника во время разговора.

Кивайте головой: этим Вы подтверждаете, что слышите собеседника.

Используйте паузы: каждому надо время подумать, собраться с мыслями.

«Отзеркаливайте»: когда беседующие симпатизируют друг другу, то они невольно повторяют позы и жесты друг друга.

Располагайтесь сбоку от собеседника: сотрудничающие или хорошо знающие друг друга люди предпочитают именно такое взаимное расположение.

Но: не советуйте, пока об этом не попросят! Не перебивайте собеседника: он сам остановится!



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль