Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

1713
 Сергеева К.В.
Руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы "1С", лауреат премии Правительства РФ в области науки и техники
На сегодняшний день одна из самых актуальных тем в сфере государственных финансов - организация бюджетного процесса, который предполагает эффективное и рациональное использование бюджетных средств не только при разработке стратегических государственных (муниципальных) программ, но и при их реализации участниками бюджетного процесса. Одним из способов оптимизации управления и экономии бюджетных средств является создание централизованных бухгалтерий. В данной статье мы расскажем о ведении централизованного учета в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8".

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" руководители организаций в зависимости от объема учетной работы могут:

  • учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
  • ввести в штат должность бухгалтера;
  • передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
  • вести бухгалтерский учет лично.

Согласно ст. 162 "Бюджетные полномочия получателя бюджетных средств" Бюджетного кодекса РФ получатель бюджетных средств ведет бюджетный учет самостоятельно либо передает на основании соглашения это полномочие иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии).

Централизованные бухгалтерии могут быть созданы при органах государственной власти и местного самоуправления (администрациях, министерствах, департаментах и т. д.), а также при отдельных учреждениях. При этом централизованные бухгалтерии могут как входить в состав вышеуказанных органов управления в качестве структурных подразделений, так и являться их самостоятельными подразделениями с правами юридического лица.

Централизованные бухгалтерии создаются в целях эффективной организации бухгалтерского учета в обслуживаемых бюджетных учреждениях. В целях обеспечения достоверного учета хозяйственной деятельности учреждений и комплектации бухгалтерских служб квалифицированными кадрами, а также усиления контроля за использованием государственного имущества и средств бюджета органы государственной власти и местного самоуправления разрешают главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств (ГРБС) принимать решения о централизации бухгалтерского учета подведомственных учреждений и передаче полномочий по организации бухгалтерского учета специализированным учреждениям - централизованным бухгалтериям.

Как правило, централизованные бухгалтерии организовываются в установленном порядке в форме государственных учреждений с правом юридического лица, выполняют функции по ведению бухгалтерского учета на основании заключаемых договоров с бюджетными учреждениями соответствующей отрасли.

ГРБС утверждают положения о централизованной бухгалтерии. Как правило, взаимоотношения между централизованной бухгалтерией и ГРБС строятся на основе административного подчинения в соответствии с утвержденным положением. Акты органов управления ГРБС являются обязательными для руководства и работников централизованной бухгалтерии.

Централизованная бухгалтерия ведет оперативный бухгалтерский и налоговый учет, статистическую отчетность, делопроизводство и документооборот в порядке, предусмотренном действующим законодательством. При этом планирование и учет расходов бюджета и средств от приносящей доход деятельности должны осуществляться в разрезе бюджетных учреждений.

Автоматизация учета централизованной бухгалтерии

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено ведение учета как одного бюджетного учреждения, так и группы бюджетных учреждений или структурных подразделений учреждения, выделенных на самостоятельный баланс, в единой информационной базе.

При этом каждая операция оформляется от имени конкретного учреждения. Каждая бухгалтерская запись (проводка) содержит информацию об учреждении, к которому она относится. Это позволяет использовать Программу "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" для ведения централизованного учета за учреждения, передавшие соответствующие полномочия на основании соглашения.

Список учреждений (филиалов, структурных подразделений, выделенных на самостоятельный баланс), по которым в программе следует вести обособленный учет с получением отдельного баланса, ведется в справочнике "Учреждения" (рис. 1).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 1

Справочник "Учреждения" является разделителем учета. Любая операция или документ в программе вводятся от имени конкретного учреждения. Механизм разделения учета позволяет организовать учет всех операций по учреждениям (структурным подразделениям) с получением любых отчетов (в т. ч. регламентированных) как отдельно по каждому объекту учета, по списку объектов, так и по всем объектам в целом.

Для каждого учреждения в программе хранится:

  • информация о юридическом лице;
  • информация о бюджетополучателе;
  • информация о лицевых счетах, открытых в органах казначейства или кредитных организациях;
  • перечень ответственных лиц, уполномоченных подписывать регистры учета и регламентированную отчетность;
  • информация, необходимая для налоговых и статистических органов;
  • элементы учетной политики.

Доступ к этим данным организован непосредственно в карточке учреждения -в справочнике "Учреждения" (рис. 2).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 2

Кроме того, для каждого учреждения ведутся:

  • рабочие счета, используемые учреждением;
  • перечень подразделений учреждения, в разрезе которых следует вести учет нефинансовых активов;
  • список работников учреждения;
  • перечень и состав постоянно действующих комиссий учреждения;
  • перечень договоров, заключаемых учреждением;
  • перечень уплачиваемых налогов и других обязательных платежей в бюджет и др.

Эта информация хранится в справочниках, доступ к которым осуществляется в справочнике "Учреждения" с помощью кнопки "Перейти" или из меню "Справочники" (рис. 3).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 3

В программе предусмотрена возможность защиты данных, введенных ранее определенной даты - "Датызапрета изменения данных. При этом для каждого учреждения указанная дата может быть своя.

Она устанавливается в настройках программы на закладке "Запрет изменения данных" (рис. 4).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 4

Схемы организации централизованного учета

При организации централизованных бухгалтерий может быть предусмотрено открытие лицевых счетов в казначейских подразделениях для учета расходов бюджета и доходов от приносящей доход деятельности как обслуживаемым бюджетным учреждениям, так и централизованной бухгалтерии для проведения операций с единых лицевых счетов по сводным сметам централизованной бухгалтерии. При этом планирование и учет расходов бюджета и средств от приносящей доход деятельности осуществляются в разрезе бюджетных учреждений. Например, распоряжением правительства Москвы от 09.06.2003 № 978-РП "Об организации бухгалтерского учета учреждений социальной сферы города Москвы" разрешено создавать централизованные бухгалтерии департаментам и комитетам Комплекса социальной сферы правительства Москвы с открытием лицевых счетов только централизованным бухгалтериям.

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" централизация учета может быть организована также по разным схемам.

Расчеты производятся через лицевые счета учреждений

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) выступает в качестве специализированной организации, которая ведет бюджетный учет за учреждения, передавшие соответствующие полномочия на основании соглашения, являющиеся полностью самостоятельными юридическими лицами и имеющие собственные бюджетную смету, смету по приносящей доход деятельности и лицевые счета в органах казначейства или учреждениях банка.

В этом случае о каждом учреждении, по которому ведется централизованный учет, в справочник "Учреждения" программы "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" и связанные справочники вводится вся необходимая информация.

Кроме того, для учреждений следует указать префикс номеров документов. Это позволит по каждому учреждению вести свою нумерацию документов с использованием префикса (рис. 5).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 5

Префикс номеров документов указывается на закладке "Прочее"карточки учреждения (рис. 6).

Префикс номеров документов - строка, состоящая из двух символов, которые будут включаться в номера документов. При этом нумерация документов в печатных формах (за исключением некоторых) осуществляется обычным образом -без префиксов.

Если учет ведется по нескольким учреждениям, префиксы должны быть различными.

В качестве префикса следует использовать буквы. Буквы (русские и латинские, заглавные и строчные) обеспечивают около 14 000 вариантов префиксов.

Не следует использовать числовой префикс. Это может привести к некорректной нумерации или ошибкам при обмене данными.

Каждый документ в программе оформляется от лица определенного учреждения.

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 6

При вводе нового документа реквизит "Учреждение" (рис. 7) автоматически заполняется значением, заданным для конкретного пользователя в меню "Сервис -Настройки пользователя" .

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 7

Для конкретного сеанса работы можно установить текущее учреждение (рис. 8), которое будет указано во всех документах (кнопка "Установить текущее учреждение" в главной панели инструментов или клавиша F11).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 8

При необходимости автоматически заполненное значение можно изменить, выбрав другое учреждение.

Возможность автоматической подстановки учреждения позволяет ускорить работу сотрудников централизованной бухгалтерии.

Каждая бухгалтерская запись (проводка) содержит информацию об учреждении, к которому она относится (рис. 9).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 9

При заполнении реквизитов документа, таких как рабочий счет, лицевой (расчетный) счет, подразделение, сотрудник, договор, налог и т. п., выбор значений осуществляется из списков, в которых отражаются данные только по учреждению, заданному в документе (рис. 10).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 10

Расчеты производятся через лицевые счета ЦБ

Бюджетные учреждения, находящиеся на обслуживании в централизованной бухгалтерии, хотя и являются юридическими лицами, но не имеют отдельных лицевых счетов в органах казначейства или учреждениях банка. Все расчеты проводятся через лицевые счета централизованной бухгалтерии (головного учреждения).

В этом случае, кроме справочников, указанных выше, необходимо заполнить константу “Централизованная бухгалтерия”, в которой следует указать учреждение, уполномоченное на ведение централизованного учета.

Установка константы производится в форме “Настройка параметров учета” на закладке “Централизованная бухгалтерия” (рис. 11).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 11

Заполнение константы "Централизованная бухгалтерия" необходимо для использования всеми обслуживаемыми учреждениями лицевых счетов, открытых централизованной бухгалтерии в органе казначейства или учреждении банка. В то же время у учреждений могут быть и собственные лицевые (расчетные) счета.

Если данная константа заполнена, то при создании документов "Заявка на кассовый расход", "Платежное поручение" и других документов, оформляемых по лицевым (банковским) счетам, для любого учреждения, от имени которого проводится оплата, можно указать как собственный лицевой счет, так и лицевой счет учреждения, указанного в константе “Централизованная бухгалтерия” (рис. 12).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 12

Оформление заявок на кассовый расход

Порядком открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами (утв. приказом Федерального казначейства от 07.10.2008 № 7н) для учета операций, осуществляемых участниками бюджетного процесса в рамках их бюджетных полномочий, каждому бюджетополучателю предусмотрено открытие лицевых счетов органами Федерального казначейства.

Вместе с тем на местах еще сохранилась практика организации расчетов учреждений через лицевые счета централизованной бухгалтерии.

Следует отметить, что Указания по заполнению форм документов, представленных в приложениях к Порядку кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядку осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов (утв. приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н), не содержат требований по оформлению Заявки на кассовый расход (ф. 0531801) и других платежных документов для осуществления кассовых выплат в случае, когда платежи учреждения проводятся через лицевой счет централизованной бухгалтерии. Вместе с тем на основании представленной получателем бюджетных средств (централизованной бухгалтерией) Заявки на кассовый расход орган Федерального казначейства должен сформировать Платежное поручение (ф. 0401060).

Порядок заполнения заявок на кассовый расход отличается от порядка заполнения платежных поручений. Например, при уплате налогов и других платежей в бюджет в реквизитах платежного поручения "ИНН, КПП плательщика" следует указывать ИНН и КПП учреждения, обслуживаемого в ЦБ, за которое производится уплата налога, поскольку согласно п. 1 ст. 45 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан самостоятельно исполнить обязанность по уплате налога. Однако форма заявки на кассовый расход не содержит граф для указания ИНН и КПП учреждения.

В ответ на запрос "1С" о порядке заполнения Заявки на кассовый расход в условиях открытия в органах Федерального казначейства лицевого счета централизованной бухгалтерии в письме Федерального казначейства от 17.03.2009 № 425.3-09/12 говорится, что в этом случае следует руководствоваться положениями письма Федерального казначейства от 16.02.2009 № 42-7.4-05/5.3-79.

Согласно указанному письму в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае необходимости указания в платежном поручении, формируемом органом Федерального казначейства на основании представленной получателем бюджетных средств Заявки на кассовый расход, ИНН и (или) КПП, отличных от ИНН и (или) КПП получателя бюджетных средств, указанных в Заявлении на открытие (переоформление) лицевого счета, ИНН и КПП плательщика указываются получателем бюджетных средств в скобках перед текстовым назначением платежа в графе 8 раздела 1 "Реквизиты документа" Заявки на кассовый расход.

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" реализованы особенности заполнения расчетных документов централизованной бухгалтерией в случае открытия в органах казначейства единого лицевого счета для всех обслуживаемых централизованной бухгалтерией учреждений в соответствии с требованиями письма Федерального казначейства от 16.02.2009 № 42-7.4-05/5.3-79. При формировании печатной формы Заявки на кассовый расход ИНН и КПП обслуживаемого учреждения автоматически подставляются в поле "Назначение платежа" (графа 8 раздела 1 "Реквизиты документа" Заявки на кассовый расход) (рис. 13).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 13

При отсутствии ИНН, КПП у обслуживаемого учреждения (обособленного подразделения) перед текстовым назначением платежа указывается "(ИНН 0 КПП 0)".

Нумерация документов

Если в ЦБ применяется единая сквозная нумерация первичных документов на уровне ЦБ, то в карточках обслуживаемых учреждений не следует задавать префиксы для нумерации документов и кодов элементов справочников.

Если нумерация документов должна быть своя по каждому учреждению, то для каждого учреждения следует установить префикс.

Решение об изменении порядка нумерации документов следует принимать до введения первого документа (операции) за год.

Ведение кассовой книги

Если учет ведется централизованно за несколько учреждений (самостоятельных структурных подразделений) и получение наличных денежных средств учреждениями производится из кассы ЦБ, то можно формировать одну общую кассовую книгу и вести сквозную нумерацию кассовых ордеров по всем учреждениям.

Порядок формирования кассовой книги и ведения нумерации кассовых ордеров задается в константе "Одна кассовая книга".

Установка данной константы производится в форме "Настройка параметров учета", на закладке "Централизованная бухгалтерия" (рис. 14).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 14

Следует отметить, что для правильной нумерации листов кассовой книги значение константы "Одна кассовая книга" устанавливается один раз в начале ведения учета и затем не должно изменяться.

Как было отмечено выше, в программе предусмотрено проведение расчетов через лицевые счета как централизованной бухгалтерии, так и обслуживаемых учреждений. При этом следует учитывать, что автоматизированное ведение кассовой книги предполагает только два варианта: формирование единой кассовой книги по ЦБ или формирование кассовых книг по каждому учреждению.

Формирование отчетов

В программе "ЮБухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено формирование всех регистров учета и регламентированной отчетности как по всем учреждениям (структурным подразделениям) в целом, так и по конкретному учреждению, а также - списку учреждений.

Список учреждений, по которым надо отразить данные в отчете, задается в настройке параметров формирования отчета (кнопка “Настройка”) на закладке "Отбор" (рис. 15).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 15

Учреждение, наименование которого должно выдаваться в заголовке отчета, задается в настройке параметров формирования отчета (кнопка “Настройка”) на закладке “Общие” (рис. 16).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 16

При настройке, показанной на рис. 15, 16, в заголовке отчета выдается наименование централизованной бухгалтерии, а в строке “Отбор” – наименования учреждений, по которым сформирована консолидированная отчетность (рис. 17).

Автоматизация учета в централизованных бухгалтериях

Рис 17

Таким образом программа “1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8” является хорошей поддержкой в работе бухгалтеров бюджетных учреждений, т. к. позволяет организовать в единой информационной базе ведение бюджетного учета по каждому учреждению обособленно с формированием всех регистров бюджетного учета и регламентированной отчетности как по каждому учреждению (группе, списку учреждений), так и по централизованной бухгалтерии в целом.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль