Электронный билет в практике учета расходов на командировки

2025
Большинство крупнейших авиакомпаний России с 1 июня 2008 г. перешли на использование электронных билетов. Несмотря на неоспоримое удобство такой формы подтверждения права на получение услуг авиаперевозчиков, у бухгалтеров вызывает много вопросов использование электронного билета как основания для произведенных расходов.

Что такое электронный билет?

Электронный билет (e-ticket) - это информация, которая хранится в защищенной базе данных авиакомпании и формируется в сети Интернет или с помощью специальных терминалов в момент оплаты приобретателем электронного билета.

Электронный билет может быть приобретен как за наличный расчет, так и путем перечисления безналичных средств.

Имея "виртуальную форму", для пользователей электронный билет представляет собой маршрут-квитанцию, которая выдается или высылается на электронную почту после оплаты бронирования билета.

При этом практически вся информация, которая прежде была размещена на традиционном "бумажном" билете, являвшемся бланком строгой отчетности, теперь печатается на обычном листе бумаги.

Тем не менее электронный билет служит подтверждением договора воздушной перевозки с соответствующей авиакомпанией и имеет уникальный номер. При регистрации на рейс достаточно предъявить документ, удостоверяющий личность, по которому был оформлен электронный билет, а предъявление маршрут-квитанции, полученной при оплате услуги авиакомпании, не является обязательным.

Подтверждение расходов

Электронный билет удобен при оплате услуг авиакомпаний для личных целей. Документ, подтверждающий оплату, можно получить быстро, не требуется стоять в очередях и т. п.

Кроме того, в случае утери распечатки электронного билета (маршрут-квитанции) пассажир все равно сможет занять место в самолете, предъявив при регистрации только свой паспорт и, если потребуется, подтверждение факта оплаты. Утерянная маршрут-квитанция может быть распечатана и выдана пассажиру по его просьбе.

Однако если гражданин пользуется услугами авиаперевозчиков для служебных целей, то ему необходимо представлять в бухгалтерию документы, которые подтверждают произведенные им расходы. Но после оплаты электронного билета у командированного работника могут возникнуть трудности с подтверждением произведенных расходов.

Мнение Минфина России о порядке подтверждения расходов на приобретение электронных билетов выражено в письмах:

  • от 27.12.2007 № 03-03-06/1/893;
  • от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717;
  • от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649;
  • от 27.08.2007 № 03-03-06/1/596;
  • от 17.07.2007 № 03-03-06/4/99.

Отметим, что в вышеперечисленных письмах Минфина России говорится о подтверждении фактически произведенных расходов для целей расчета налога на прибыль. Но за неимением других разъяснений, на мой взгляд, можно основываться на изложенной в них позиции и в отношении подтверждения расходов в бюджетных учреждениях.

Так, по мнению Минфина России, для подтверждения произведенных расходов при поездке сотрудника учреждения в командировку, в случае если был приобретен электронный билет, необходимо представить к отчету: кассовый чек, который выдается при приобретении электронного билета за наличный расчет; маршрут-квитанцию (распечатку электронного билета); оригиналы посадочных талонов.

Косвенным подтверждением произведенных расходов, помимо посадочных талонов, могут служить: документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку; проживание в гостинице; отметки в паспорте о пересечении границы и другие оправдательные документы.

Вышеназванные документы должны соответствовать требованиям, предъявляемым к формам первичной учетной документации.

Маршрут-квитанция

Маршрут-квитанция пассажирского билета и багажная квитанция могут быть . , оформлены как в качестве традиционного бланка строгой отчетности, так и без использования бланка строгой отчетности - в электронном виде.

Формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации утверждены приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (далее - Приказ № 134).

Приказом № 134 установлено, что в случае когда маршрут-квитанция оформлена не на бланке строгой отчетности, то дополнительно приобретателю должен быть выдан:

  • или документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, но оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
  • или чек, оформленный посредством контрольно-кассовой техники.

При этом в случае приобретения электронного билета выдаваемая маршрут-квитанция должна включать следующую информацию о перевозке пассажира и багажа:

  • сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия и имя, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);
  • наименование или код перевозчика;
  • номер рейса;
  • дата отправления рейса;
  • время отправления рейса;
  • наименование или коды аэропортов (населенных пунктов) отправления и назначения для каждого рейса;
  • тариф;
  • сборы;
  • итоговая стоимость перевозки;
  • форма оплаты;
  • наименование или код класса бронирования;
  • код статуса бронирования;
  • дата оформления;
  • наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
  • норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению).

Безналичная оплата

При безналичной оплате электронного билета подтверждением приобретения билетов могут являться:

  • платежное поручение (заявка на кассовый расход);
  • накладная на получение бланков строгой отчетности.

На практике, как правило, авиабилет приобретается в электронной форме через сеть Интернет на официальных сайтах авиакомпаний. А оплата производится безналичным путем с банковского счета посредством пластиковой карты через терминал самообслуживания или путем использования системы|"\Л/еЬМопеу" В таких случаях кассовый чек на оплаченный билет не выдается.

Для подтверждения факта оплаты в таких случаях можно предъявить:

  • чек банкомата, подтверждающий безналичную оплату через банкомат;
  • выписку движения по банковскому счету, с которого была произведена безналичная оплата электронного билета, заверенную банком, в котором открыт счет.

На сегодняшний момент нормативно-правовыми актами не предусмотрен какой-либо перечень оправдательных документов, которые должны быть представлены для подтверждения фактически произведенных расходов для целей бюджетного учета. Поэтому для упорядочения расчетов с подотчетными лицами бюджетное учреждение должно самостоятельно утвердить перечень таких оправдательных документов.

Учетная политика и электронный билет

Принятый в бюджетном учреждении порядок представления документов, подтверждающих произведенные сотрудниками расходы по приобретению электронных билетов, должен быть закреплен в учетной политике учреждения либо иным приказом руководителя учреждения (см. пример 2).

На мой взгляд, маршрут-квитанции и посадочного талона вполне достаточно для подтверждения командировочных расходов.

Однако на практике самое сложное - это перестроить работу с сотрудниками учреждения и наладить соответствующий документооборот. Например, командируемых работников необходимо предупредить, чтобы они обязательно сохраняли посадочный талон.

Кроме того, всем заинтересованным сотрудникам учреждения следует напомнить, что в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного 22.09.1993 № 40, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Поэтому оплата электронного билета банковской картой другого физического лица не допускается, т. к. на чеке проставляется номер счета и фамилия владельца банковской карты, через которую произведена оплата.

Во избежание спорных ситуаций с работниками учреждения рекомендуется сделать памятку для командируемых сотрудников. В памятке следует дать указания по подготовке оправдательных документов.

Несмотря на то что работа с электронными билетами в настоящий момент вызывает трудности, надо отметить, что в ней есть и положительные стороны.

Например, существует довольно распространенная проблема с пересылкой билетов приглашенным специалистам: если мы приглашаем специалиста для участия в работе учреждения из другого города или страны с обязательством оплатить проезд, то нередко вынуждены отправлять билеты экспресс-почтой, а по возвращении из поездки просить выслать использованный проездной документ.

Электронные билеты упрощают расчет с приезжающими специалистами. К примеру, можно предусмотреть, что в случае если приглашенный специалист оплачивает проезд самостоятельно, то для оплаты понесенных им расходов он прилагает маршрут-квитанцию (при необходимости распечатывает второй экземпляр), посадочный талон и кассовый чек, подтверждающий оплату проезда, избежав тем самым возможной утери документов.

Бюджетный учет оплаты электронного билета безналичным путем

В настоящий момент многие бюджетные учреждения совершают немало хозяйственных операций с традиционными проездными документами:

  • бронируют билеты;
  • оплачивают приобретение билетов с лицевого счета в Федеральном казначействе;
  • получают через уполномоченное лицо в централизованном порядке;
  • приходуют проездные документы в кассу учреждения как денежный документ;
  • выдают по расходному ордеру денежные средства под отчет сотруднику, направляемому в командировку.

Все эти операции отражаются в бюджетном учете соответствующими записями. Бухгалтерские записи, предлагаемые Инструкцией по бюджетному учету, идеально подходят для традиционных билетов, распечатанных на бланках строгой отчетности, являющихся денежными документами.

В свою очередь, по моему мнению, электронный билет, оплаченный безналичным путем и выданный командированному сотруднику в виде маршрут-квитанции, денежным документом не является и в кассу учреждения приходоваться не может. При этом бюджетный учет электронных билетов можно вести на специально введенном для этого забалансовом счете 24 "Авиабилеты электронные" Использование этого забалансового счета в бюджетном учете также должно быть закреплено учетной политикой учреждения в составе рабочего Плана счетов.

Рассмотрим применение забалансового счета 24 "Авиабилеты электронные" более подробно на примере 1.

Пример 1

По заданию руководителя учреждения сотрудник Карпов Л.А. направлен в командировку в город N с 1 июня 2009 г. по 6 июля 2009 г.

Для перелета в город N учреждением 20 мая 2009 г. произведена оплата (аванс) электронного билета в сумме 14 200 руб. Спустя два дня, 22 мая 2009 г., авиакомпанией сотруднику учреждения Карпову Л.А. на руки выдана маршрут-квитанция, которая представлена в бухгалтерию учреждения.

По возвращении из командировки Карпов Л.А. представил авансовый отчет о произведенных расходах, отчет о командировке с приложением оправдательных документов (маршрут-квитанция, посадочный талон).

В бюджетном учете учреждения были произведены следующие записи:

- произведена оплата аванса авиаперевозчику за электронный билет в размере 14 200 руб.:

Дебет 120605 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за транспортные услуги"

Кредит 130405 222 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг"

- маршрут-квитанция электронного билета представлена сотрудником в бухгалтерию учреждения на сумму 14 200 руб.

Дебет забалансового счета 24 "Авиабилеты электронные"

- сотрудником представлен в бухгалтерию авансовый отчет с приложением маршрут-квитанции и посадочного талона на сумму 14 200 руб.

Дебет 1 40101 222 "Расходы на транспортные услуги"

Кредит 1 30205 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

- учреждением зачтен аванс в счет услуг, оказанных авиакомпанией на сумму 14 200 руб.

Дебет 1 30205 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

Кредит 1 20605 660"Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за транспортные услуги"

- с забалансового учета снята маршрут-квитанция электронного билета на сумму 14 200 руб.

Кредит забалансового счета 24 "Авиабилеты электронные"

Пример 2

Проект приказа

В дополнение к приказу об учетной политике.

В связи с введением новой бездокументарной формы пассажирских билетов на авиаперевозки приказываю внести дополнение в п. приказа об учетной политике:

Учреждение возмещает командированному сотруднику расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, в пределах стоимости проезда, подтвержденные проездными документами.

Проездные документы, оформленные в виде электронных пассажирских билетов, должны соответствовать требованиям, установленным приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134.

Итоговая стоимость перевозки и форма оплаты в обязательном порядке должны быть указаны в маршрут-квитанции.

В случае наличной оплаты проезда по электронному билету в офисе представительства авиакомпании в бухгалтерию представляется документ, подтверждающий оплату проезда (оформленный бланк строгой отчетности или чек контрольно-кассовой техники).

При оплате билета с использованием платежной (банковской) карты в бухгалтерию представляется чек контрольно-кассовой техники.

При оплате билета через веб-сайты авиакомпаний с использованием платежной (банковской) карты предоставляется распечатка (выписка) лицевого счета в банке, подтверждающая списание денежных средств со счета для оплаты авиаперелета.

К первичным учетным документам, подтверждающим расходы на проезд, отнести посадочные талоны, на которых должны быть указаны дата поездки, номер рейса. В случае утери посадочного талона оплата проезда производится исходя из стоимости проезда железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне.

Оплата электронного билета посредством платежной (банковской) карты, владельцем которой сотрудник не является, не допускается.

Бухгалтеру на заметку

Расходы на такси необходимо обосновать

Чтобы уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму оплаты проезда командированного работника на такси, необходимо подтвердить эти расходы документально и доказать их экономическую обоснованность.

При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.

Такие пояснения предоставил Минфин России в своем письме от 22.05.2009 №03-03-06/1/339.

Источник: ИА "Клерк.Ру"

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×