Оптимизация проведения проверок и внутреннего аудита

2555
Труд любого проверяющего сложен и зачастую неблагодарен. До недавнего времени ситуация усугублялась еще и различием в уровне автоматизации проверяемых учреждений и ревизоров: в то время как бухгалтеры и экономисты уже многие годы использовали в своей деятельности вычислительную технику, в основе работы проверяющих оставался "ручной" труд. В настоящее время в помощь контролирующим органам разработано программное обеспечение, благодаря которому эффективность проведения проверок существенно повысится, а компьютер станет неотъемлемым инструментом в работе ревизоров. Расскажем, какое программное обеспечение будут использовать в работе ревизоры Росфиннадзора и что о нем необходимо знать проверяемому учреждению.

История вопроса

Повышение эффективности работы путем применения современных методов компьютерной обработки аналитической информации было целью руководства Федеральной службы финансово-бюджетного надзора (Росфиннадзор) на протяжении последних нескольких лет. До недавнего времени ревизоры при проведении проверок использовали в своей работе электронные таблицы Excel, которые разрабатывались каждым из них самостоятельно.

Еще в 2008 г. руководителем Росфиннадзора была поставлена задача разработать программное обеспечение, позволяющее автоматизировать отдельные участки работы ревизора при проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. Реализация этой задачи была поручена Управлению бухгалтерского учета, финансирования и администрирования доходов федерального бюджета.

Отметим, что на тот момент не существовало каких-либо аналогов разработанного и внедренного программного обеспечения для контролирующих органов. При постановке задачи учитывалось, что далеко не на всех участках работы может использоваться вычислительная техника, ведь немалое количество времени ревизор уделяет проверке первичных документов.

Поэтому было принято решение о компьютеризации отдельных видов проверок, осуществляемых ревизором при проведении ревизий. При этом была проведена аналитическая работа по выявлению соответствующих видов проверок, которые удовлетворяли бы условиям:

  • наличие возможности компьютеризации;
  • наличие возможности в обозримые сроки по выявленным видам проверок пройти путь от разработки алгоритма компьютерной программы до внедрения ее на практике. Такой подход позволил сэкономить бюджетные средства на разработку на первом, самом тяжелом этапе.

В результате проведенных исследований был определен вид проверки, который соответствовал вышеназванным условиям, а именно — анализ показателей деятельности бюджетного учреждения путем сравнения данных о кассовых расходах и начисленных расходах в разрезе кодов КОСГУ.

Анализ отклонений показателей кассовых расходов, произведенных бюджетным учреждением, от начисленных расходов по соответствующим кодам КОСГУ позволяет обнаружить нарушения, связанные, в том числе, с нецелевым использованием бюджетных средств.

Разработка методики автоматизированной проверки и реализация программного продукта была поручена фирме ООО "Артифекс-2", выполняющей в центральном аппарате Росфиннадзора сопровождение программ автоматизации бюджетного учета.

Программное обеспечение

Следующий этап заключался в выработке требований к программному обеспечению, которые максимально соответствовали бы "боевым" условиям работы ревизора.

В итоге были сформулированы такие требования:
1) обеспечение единого подхода к проверке соответствующего участка финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения и, следовательно, улучшение качества проверки;

2) исключение субъективных факторов при проведении проверки и обеспечение возможности контроля за работой ревизора;
3) возможность облегчения ревизору проверки соответствующего участка финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, обеспечение экономии времени при проведении проверки.

При выработке требований мы учитывали, что программное обеспечение, используемое ревизором, должно быть независимо от того программного продукта, с помощью которого организован бюджетный учет в проверяемом учреждении.

В результате всех работ, которые проводились в последние два года, было разработано программное обеспечение, соответствующее поставленным целям и требованиям. Оно успешно прошло опытную эксплуатацию и внедрение в территориальных управлениях Росфиннадзора и получило рабочее название "Финконтроль версия 1.0".

Разработанная программа предоставляет средства для ввода данных (в том числе средства для их автоматизированной загрузки) и средства для расчета и визуализации результатов анализа, а также средства для хранения всех введенных данных и результатов анализа по каждому проверяемому учреждению в архиве.

В основе программного обеспечения "Финконтроль версия 1.0" были использованы программные средства семейства "1С". В качестве решения, обеспечивающего ввод, вывод и хранение информации, было использовано стандартное программное обеспечение "1С: Свод отчетов версии 2.0" в самой простой и дешевой базовой конфигурации. Отметим, что программное обеспечение "1С: Свод отчетов версия 2.0" с установленным комплектом табличных форм занимает объем около 40 Мбайт, что позволяет устанавливать его на любых существующих съемных носителях информации.

Объект анализа

Для проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения с помощью программного обеспечения "Финконтроль версия 1.0" используются объективные данные из форм годовой бюджетной отчетности проверяемого учреждения:

  • Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127);
  • Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);
  • Баланс главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130);
  • Главная книга (ф. 0504072); D журналы операций (ф. 0504071).

Анализ заключается в сравнении суммы отклонений кассовых расходов от начисленных с учетом общей суммы допустимых отклонений по каждому коду КОСГУ. В том случае, если эти суммы не равны между собой по одному или нескольким кодам КОСГУ, то это с высокой степенью вероятности говорит о допущенном нарушении в ведении учета (нецелевое использование бюджетных средств, неверное использование Плана счетов бюджетного учета) либо о неверном заполнении форм годовой бюджетной отчетности проверяемого учреждения.

Для того чтобы сделать окончательный вывод о допущенном нарушении, ревизору необходимо провести более глубокий анализ хозяйственных операций проверяемого учреждения. Такой анализ осуществляется на основании первичных документов, представленных проверяемым учреждением.

Причины отклонений

При анализе финансовых показателей деятельности учреждения программное обеспечение классифицирует допустимые причины отклонений кассовых расходов от начисленных. Такими причинами могут быть:

1) наличие в учете проверяемого учреждения дебиторской и кредиторской задолженности по счетам расчетов (в части расчетов по расходам), а также остатков материальных запасов, остатков денежных средств в кассе и денежных документов в фондовой кассе учреждения на начало и конец проверяемого периода в разрезе расходных статей КОСГУ;

2) включение расходов, отнесенных к группе 200 "Расходы" (например, расходов на доставку, монтаж и т. п.) КОСГУ в стоимость нефинансовых активов (далее — НФА), то есть формирование первоначальной стоимости объектов НФА с учетом соответствующих расходов;

3) перечисление возвращенной дебиторской задолженности прошлых лет в доход бюджета;

4) проведение операций по внутриведомственным перемещениям и централизованному снабжению;

5) списание в установленном порядке просроченной и нереальной ко взысканию задолженности, списание активов по чрезвычайным причинам;

6) безвозмездная передача НФА и других активов;

7) безвозмездное поступление НФА и других активов, оприходование активов по результатам инвентаризации в качестве выявленных излишков, оприходование материальных запасов при ликвидации основных средств и другие подобные операции.

Существует всего семь групп допустимых причин отклонений кассовых расходов от начисленных в течение проверяемого периода.

В данной версии программного обеспечения не анализируются отклонения, связанные с начисленными курсовыми разницами (код 171 КОСГУ), возникающими при осуществлении проверяемым учреждением операций в иностранной валюте. Это связано со значительной трудоемкостью выявления корректного соотнесения сумм начисленных курсовых разниц по коду 171 КОСГУ с суммами кассовых и начисленных расходов в разрезе статей (подстатей) КОСГУ.

Данные для анализа

Было учтено, что согласно действующей Инструкции № 148н начисленные расходы, связанные с использованием основных средств и нематериальных активов в процессе деятельности учреждения, отражаются в учете и в формах бюджетной отчетности в виде суммы начисленной амортизации (код 271 КОСГУ), а для непроизведенных активов сумма начисленных расходов отсутствует.

Очевидно, расходы в виде сумм начисленной амортизации основных средств и нематериальных активов несопоставимы с суммами произведенных кассовых расходов и не могут использоваться для проведения объективного анализа. Поэтому было принято решение для анализа расходов по ст. 310, 320 и 330 КОСГУ брать не сумму начисленных расходов, а сумму подтвержденных документами затрат по приобретению основных средств (нематериальных и непроизведен-ных активов), принятых к учету в течение проверяемого периода.

Данные о произведенных кассовых расходах берутся программным обеспечением "Финконтроль версия 1.0" из Отчета (ф. 0503127), о начисленных расходах (кроме ст. 310, 320, 330 КОСГУ) — из Отчета (ф. 0503121). Данные о начисленных расходах частично берутся из Баланса (ф. 0503130) (в части остатков НФА), частично — из анализа Главной книги (ф. 0504072), журналов операций (ф. 0504071) и аналитических отчетов по счетам бюджетного учета проверяемого учреждения.

Алгоритм работы с программным обеспечением

Порядок работы с программным обеспечением "Финконтроль версия 1.0" очень простой. Условно его можно разделить на пять последовательных действий.

Действие первое

Перед началом проведения проверки ревизор, используя программное обеспечение, заносит в компьютер соответствующие сведения о проверяемом учреждении, из которых обязательными для дальнейшей работы являются:

  • наименование учреждения;
  • коды ИНН и ОКПО;
  • трехзначный идентификационный код, который для каждого проверяемого учреждения ревизор присваивает самостоятельно.

Действие второе

Для проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения в части выявления недопустимых отклонений кассовых расходов от начисленных ревизору нужно получить данные о них, а также о суммах допустимых отклонений. Ревизор может получить их самостоятельно из соответствующих форм или выгрузить из программы "Финконтроль версия 1.0" шаблоны бланков всех форм в формате MS Excel и предложить их заполнить проверяемому учреждению.

Последний способ получения данных рекомендован для экономии времени при проведении ревизий. В этом случае проверяемому учреждению помимо бланков всех форм предоставляется подробная инструкция заполнения таблиц расшифровок допустимых причин отклонений.

Действие третье

Третьим действием является занесение в программу полученных на предыдущем этапе данных о кассовых и начисленных расходах и расшифровок допустимых причин отклонений (заполнение табличных форм программы).

Оптимизация проведения проверок и внутреннего аудита

При этом возможны два способа занесения данных:

  • вручную;
  • автоматическая загрузка из ранее заполненных таблиц Excel (в случае получения данных от проверяемого учреждения вторым способом).

В программе предусмотрена возможность загрузки данных форм Отчета (ф. 0503127), Отчета (ф. 0503121) и Баланса (ф. 0503130) из файлов в формате "1С Свод отчетов, версия формата 1.10" (такие файлы можно получить, если проверяемое учреждение ведет учет в программе "1С:Бухгалтерия" версии 7.7).

Действие четвертое

На четвертом этапе осуществляется проверка введенных данных.

В программе предусмотрена автоматическая проверка данных контрольной таблицы 1 "Расшифровка строк баланса" с данными Баланса (ф. 0503130).

Оптимизация проведения проверок и внутреннего аудита

Действие пятое

И, наконец, пятым действием является заполнение итоговой таблицы и получение результата — данных о наличии недопустимых отклонений кассовых расходов от начисленных. Заполнение итоговой таблицы осуществляется автоматически на основании данных всех табличных форм программы. Далее ревизор проводит анализ недопустимых отклонений и заносит результаты анализа в графу "Комментарий" итоговой контрольной таблицы. На этом работа с программным обеспечением "Финконтроль версия 1.0" при проведении проверок завершается.

Внедрение программного обеспечения "Финконтроль версия 1.0"

Программное обеспечение "Финконтроль версия 1.0" в настоящее время используется при проведении внутреннего аудита в системе Росфиннадзора и непосредственно самими ревизорами при проверке бюджетных учреждений.

Оптимизация проведения проверок и внутреннего аудита

Оно вполне может быть использовано и другими бюджетными учреждениями для проведения внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль