День сурка. Несколько советов для победы над рутиной

3402
 Иголкина И.Н.
Психолог, бизнес-тренер, г.Москва
"День сурка" - это популярный фильм, в котором герой снова и снова просыпается под звон будильника, и оказывается, что это один день из его жизни, в котором он "застрял" События повторяются до тех пор, пока герой не находит ту единственно правильную форму поведения, которая позволит ему выйти победителем из ситуации. Многим бухгалтерам и финансистам знакомы подобные ощущения. Эффект дежавю, когда кажется, что вы совсем недавно были в той же самой ситуации, говорили те же самые слова, видели перед собой те же самые цифры, может возникать у бухгалтера с завидным постоянством. Рутина становится главным врагом продуктивной работы. Подобно герою фильма попробуем найти способы разнообразить свою повседневную жизнь и раскрасить ее новыми красками.

Самоорганизуйтесь

Одна из основных причин стресса — перегрузка, необходимость сделать в короткое время больше работы, чем это реально возможно. У большинства бухгалтеров перегрузки возникают регулярно и, как правило, в одни и те же периоды — перед сдачей отчетности.

Прекрасный способ успокоиться, снизить вероятность возникновения ошибок и сделать работу более планомерной — отметить на специальной схеме, в календаре, ежедневнике, в компьютере и т. д. все ключевые даты и описать те действия, которые должны быть выполнены до их наступления. Такое описание называется планограммой.

Работу можно условно разделить на планируемую и внеплановую. Однако если проанализировать, что вы делаете в течение рабочего дня, месяца и года, то даже внеплановая работа в 80% случаев окажется вполне предсказуемой: общение с другими людьми, телефонные переговоры, решение срочных вопросов, исправление ошибок, поездки в налоговую инспекцию и т. д.

Одна из теорий тайм-менеджмента рекомендует планировать только 60% времени, 20% времени резервировать на коллективные дела (например, совещания, общение с людьми), а 20% — на непредвиденные. Возможно, лично ваше соотношение того, как наиболее правильно распределять время, будет несколько иным.

Самое главное - приучить себя планировать не только "здесь и сейчас" (как делают некоторые люди), но и заглядывать за горизонт, предвидя заранее то, что готовит вам следующий рабочий день и период.

Вот несколько простых рекомендаций:

1. Создавайте себе заделы на будущее. Когда у вас возникает затишье, посмотрите, можете ли вы сделать какие-то дела, которые отложили на потом.

2. Осваивайте по мере необходимости новые бухгалтерские и прочие программы. Это даст вам новую информацию и, возможно, позволит автоматизировать действия, которые до этого вы делали вручную. Даже если вас пока полностью устраивает та программа, в которой вы сейчас работаете, будет полезным поинтересоваться, не появилась ли новая, более совершенная версия. Экономия в 1—2 секунды на одной часто повторяющейся операции в течение года может обернуться выигрышем недели рабочего времени!

3. Обучайте сотрудников доводить свою работу до четко определенных стандартов. Тогда вам не придется переделывать ее за них. Стандартизируйте порядок представления специалистами необходимых документов. Чтобы обучить их, составляйте детальные и понятные каждому образцы и инструкции. Требуйте четкого соблюдения установленных вами правил. При необходимости — помогайте, но только один раз. Во второй раз сотрудники должны делать то, чему их научили, самостоятельно.

Не берите на себя выполнение работы других людей. Лучше найдите время, чтобы помочь им сделать ее самостоятельно, как бы велико ни было искушение ускорить процесс и все сделать самому.

4. Наведите порядок. Пусть у каждой бумаги будет только одно место, которое легко найти, исходя из общей логики и поясняющих надписей. Не держите информацию в голове, фиксируйте ее на материальных носителях — если что-то забудете, информацию можно будет легко восстановить. Обеспечьте своевременное резервное копирование. Создайте такой распорядок дня, который позволяет вам выполнять самые главные дела в периоды максимальной работоспособности, а все второстепенные дела — в другое время.

5. Установите "приемные часы". Всех, кто приходит к вам с второстепенными вопросами, не требующими срочного реагирования, приучите делать это в определенное время. Еще лучше — перевести часть вопросов в электронный вид, т. е. отвечать на них по электронной почте. Вы можете делать это тогда, когда вам удобно, а не тогда, когда это удобно другим людям.

Внесите разнообразие в свою профессиональную жизнь

Не рекомендуется переходить к этому шагу, пока не будет полностью отработан предыдущий (самоорганизация). Работа бухгалтера отличается от многих других профессий тем, что малейшая ошибка может повлечь различные санкции как для самого бухгалтера, так и для организации. Сначала научитесь работать, как швейцарские часы. Когда это будет достигнуто хотя бы на 80%, можно переходить к следующим действиям.

Придумайте себе развлечения

Может показаться, что желание получать удовольствие несовместимо с понятием "хорошая работа". Однако те люди, которые получают наслаждение от своего труда, обычно выполняют даже простые действия с большим качеством, чем те, кто страдает в ожидании конца рабочего дня. Какие развлечения может позволить себе бухгалтер или финансист? Самые безобидные.

Недолгая беседа о жизни. Обычно ее ведут либо с сотрудниками, либо по телефону, если есть свободная минутка.

Важно, чтобы эта беседа была действительно кратковременной (от 3 до 7 минут), т. к. длительные разговоры скорее утомляют, чем дают эмоциональную разрядку. Можно совмещать общение с чаепитием, но не с перекуром. Хотя курение и снимает стресс, вред здоровью от него намного больше, чем польза.

Производственная гимнастика на рабочем месте. Это старая, но вполне заслуживающая возрождения традиция. Работа бухгалтера в основном сидячая, что грозит возникновением ряда профессиональных заболеваний. Прекрасно помогает изометрическая гимнастика: вы можете напрягать и расслаблять те группы мышц, в которых склонно накапливаться напряжение, обычно это мышцы плеч, спины, рук. Чтобы сохранить свое зрение и слегка отдохнуть, полезно делать гимнастику для глаз (раз в час рекомендуется на минуту-другую отрываться от бумаг или компьютера и водить глазами в разные стороны).

Прогулка. Если у вас есть вопрос, который вы предпочитаете решить с человеком лично, а не по телефону или по электронной почте, то вы можете одновременно отвлечься от рутины и сделать полезное дело. Если речь идет об общении с коллегой, то иногда выгоднее подзывать к себе другого сотрудника, а иногда, наоборот, лучше идти к его рабочему месту. Что выбрать в каждом конкретном случае — решайте сами.

Комплимент. Умение говорить что-то приятное собеседнику — очень полезный навык, который нужно отрабатывать. Он редко у кого встречается от рождения. Комплименты надо не только уметь говорить, но также и принимать, и отвечать на них.

Превратите работу в соревнование

Что делать, если рутина не вызывает у вас никаких приятных эмоций? Вспомните историю про то, как Том Сойер красил забор. Понятно, что вам все равно придется самостоятельно выполнять много монотонной и скучной работы, но даже в этом случае можно изменить свое отношение к ней.

Поставьте себе реально обозримую цель. Если у вас на столе стопка документов в полметра высотой, возьмите ее часть, например, 1/10, засеките время, которое ушло на их обработку. На основании этого можно приблизительно спрогнозировать, сколько времени уйдет на выполнение всей работы. Поставьте себе задачу — каждую следующую порцию обрабатывать чуть быстрее, при этом обеспечивая надлежащее качество. Включитесь в эту игру — возможно, вам понравится.

Мудрый совет

Создайте свой внутренний норматив для каждого вида рутинной работы, четко измерьте его и зафиксируйте в ежедневнике. Это позволит не только более реалистично рассчитать сроки выполнения работы, но и оценить совершенствование навыков. Когда человек только начинает осваивать, например, новую бухгалтерскую программу, то на одну определенную операцию тратится намного больше времени, чем когда вы работаете в этой программе уже долгие годы. Знание нормативов позволяет более адекватно оценивать себя на рынке труда по сравнению с другими людьми.

Совершенствуйте методику работы. Например, если вы очень часто сталкиваетесь с одними и теми же документами, подумайте, как можно было бы сократить время на их обработку (разумеется, не в ущерб качеству). У хорошего бухгалтера папки всегда аккуратно подписаны, любой документ мгновенно находится. Смотреть на его рабочее место приятно.

Бывают и другие бухгалтеры, которые любят, чтобы вокруг был творческий беспорядок. Если вы заметили в себе склонность к хаосу, попробуйте найти новые подходы к организации работы. Возможно, вам просто не хватает каких-либо офисных принадлежностей: папок, скоросшивателей, органайзера на столе, специального вкладыша для визиток и т. д.

Если есть какие-либо специальные приспособления, облегчающие вам жизнь, — подумайте, может ли ваша организация позволить себе их приобрести, целесообразно ли это. Посмотрите, нет ли необходимости заменить сломавшийся дырокол, всегда ли в наличии есть файлы для бумаг, удобно ли устроено хранение документов и т. д.

Оцените карьерные перспективы

Существуют такие "непроходные" должности, заняв которые работник начинает думать, что дальше двигаться уже совсем некуда. На самом деле это не всегда так. Важно помнить, что карьерное движение может быть не только по вертикали — повышение в должности, рост заработной платы, но и по горизонтали — рост профессионализма, расширение уровня компетенций.

Бухгалтер всегда имеет возможность повысить свой профессиональный уровень. Даже если он полностью уверен в своей работе, ему все равно не до спокойной жизни: каждый день что-то меняется, надо быть постоянно в курсе событий, чтобы все сделать правильно. Затраченные усилия не могут не принести свои плоды и позволят развиваться дальше в этой организации либо перейти в другую на более выгодных условиях.

Если же вы рассчитываете на повышение, необходимо ставить себе цели, разбивать их на промежуточные этапы и постепенно двигаться в нужном направлении. Бухгалтер может стать главным бухгалтером. Оцените, чего вам не хватает, чтобы стать лучшим специалистом, чем вы сейчас являетесь. Почитайте резюме на сайтах по трудоустройству, а также требования работодателей. Там обычно отражаются современные тенденции: какими программами и на каком уровне необходимо владеть, какие сертификаты иметь, какие личные навыки проявлять и т. д. Даже если вы человек абсолютно неамбициозный, быть в курсе современных требований к профессии все равно полезно.

Одна из самых главных ловушек, которые таит в себе рутина, - неумение заниматься стратегическими делами. Человек, который "зашивается" в мелочах, просто не способен на что-то большее.

Внимательно анализируйте все пожелания вашего руководителя. Были ли какие-либо дела, выполнения которых от вас ожидали, но вы их не сделали, т. к. у вас не хватило на это времени? К какому приоритету эти дела преимущественно относились? Если это мелочи, то обычно это не очень страшно. Гораздо хуже, если это дела, относящиеся к области развития организации, стратегическому планированию.

Например, необходимо внедрить новую программу бухгалтерского учета, но не хватает денег на ее покупку, установку и наладку или времени на обучение работе в ней. Возможно, именно эта бухгалтерская система могла бы сэкономить ваше время, облегчить труд, уменьшить количество ошибок. Пока вы не найдете возможность ее использовать, вы об этом, увы, не узнаете.

Персонифицируйте свое рабочее место

Обычно бухгалтер имеет возможность внести небольшие штрихи, которые покажут его индивидуальность. Вам нравится какой-то определенный цвет, например красный? Купите себе (если есть возможность) канцтовары именно этого цвета. Постепенно по мере выхода из строя заменяйте старые папки на новые именно такого цвета и формы, которые вас радуют. Почитайте книгу по фэн-шуй и попробуйте применить некоторые из его принципов на своем рабочем месте. Возможно, время от времени можно что-то слегка менять в обстановке (например, настенные календари, небольшие сувениры, стоящие на столе, и т. д.).

Вы любите какой-то особый сорт чая или кофе? Побалуйте себя им. Заведите что-то, что отличает вас от других, например собственный цветок.

Вам удобно сидеть в кресле? Подгоните высоту и угол наклона монитора компьютера, чтобы он был максимально удобным лично для вас. Если есть возможность, периодически делайте небольшую перестановку в кабинете, возможно, вы найдете оптимальное положение рабочего стола. Перестановка мебели обычно приводит к повышению настроения и эффективности труда.

Все эти мелкие детали сделают ваше настроение чуть-чуть лучше.

Работайте с эмоциями

Рутина — это отсутствие удовольствия от работы. Обычно те, кто жалуются на рутину, проявляют признаки депрессии. Если это справедливо для вас, можно посоветоваться с врачом. Больше гуляйте на свежем воздухе, принимайте витамины, организуйте рабочий день так, чтобы вовремя уходить с работы, высыпайтесь. И вы заметите, как жизнь заиграет красками. Не расстраивайтесь по пустякам. Если вас что-то огорчает, подумайте, будете ли вы об этом вообще вспоминать, например, через год. Если нет, значит, нет и повода для беспокойства.

Мудрый совет

Проявите больше внимания и заботы к окружающим. Узнайте, когда у них дни рождения, занесите эти данные в органайзер. Просто поздравляйте сотрудников в эти дни. Можно дарить небольшие подарки, хотя бы поздравительные открытки. Мелочь - а приятно! Часто люди сами, по своей инициативе готовы отплатить добром за добро. Только не пытайтесь быть хорошим для всех. Это невозможно! Работа есть работа, иногда требуется проявлять больше жесткости, иногда -больше мягкости. Перенося фокус внимания с рутины на то, что изменяется вокруг, вы играете сами с собой во внутреннюю игру. Замечайте изменения в природе, как одно время года сменяет другое. Точно так же полезно замечать настроение окружающих. Если вы выработаете в себе привычку быть внимательными не только к цифрам, но и к людям, событиям, то рутина исчезнет, жизнь станет каждый день новой и неповторимой.

Человек во многом сам определяет, какие эмоции он испытывает в течение дня. Во многих организациях есть несколько сотрудников, выполняющих одинаковую работу, при этом один из них может быть счастлив, а другой — несчастлив.

Причина не во внешних обстоятельствах, а в том, как лично вы относитесь к тому, что происходит вокруг вас. Считаете ли вы это злым роком, происками недоброжелателей, или, наоборот, верите в то, что вам фантастически везет и вас окружают замечательные люди.

Отдыхайте после работы

Когда у человека счастливая семья, это обычно позитивно сказывается и на работе. Постарайтесь создать себе такую семью, которая вас устраивает. Очень часто люди считают, что некоторые вещи невозможно изменить.

Однако всегда можно поменять свое отношение к тому, что происходит. Или ситуацию. Не бойтесь принимать решения и действовать. Само по себе редко что случается.

Одно из заблуждений, встречающихся у бухгалтеров, — что работа может заменить собой все. В любом возрасте можно значительно улучшить отношения, даже если кажется, что это невозможно.

В случае необходимости пользуйтесь услугами профессиональных консультантов по вопросам семьи и брака. Иногда люди не замечают того, что годами раздражают партнера чем-то незначительным, что легко можно было бы исправить.

Найдите хобби. Даже если вы никогда не увлекались коллекционированием, спортом и т. д., никогда не поздно начать.

Вам хочется полежать на диване? Сделайте это! Вместо того чтобы мучить себя угрызениями совести, выделите определенное время, когда вы будете отдыхать тем способом, который нравится вам больше всего. Желательно, чтобы таких способов было не менее десятка.

Бухгалтеры — это особенные люди, которым необходимо проявлять усердие и тщательность в своей ежедневной работе. Находить удовольствие в простых, ежедневно повторяющихся операциях можно, нужно только захотеть!

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×