Как провести эффективное совещание в своем коллективе

2647
 Поволоцкая В.Н.
Психолог управления по работе с персоналом Юго-Западного банка Сбербанка России, г.Ростов-на-Дону
Залогом успеха любого совещания является компетентность руководителя. Именно от последнего зависит, будут ли выработаны на совещании действительно эффективные решения.

Прежде чем принять решение о проведении совещания, помните, что это дорогостоящее мероприятие. Во-первых, потому что оно отрывает людей от работы, а рабочее время имеет эквивалент в денежном выражении. Во-вторых, требует затрат на аренду помещения, аппаратуру, канцелярские принадлежности, распечатку и тиражирование материалов и других накладных расходов. Прибавьте туда еще командировочные расходы его участников и зарплату обслуживающих его работников. Поэтому совещание имеет смысл проводить только тогда, когда существует реальная необходимость: в обмене информацией по важным вопросам, привлечении ресурсов группы для анализа трудных ситуаций и поиска оптимального решения. Как известно, одна голова хорошо, а десять лучше.

Занимаясь подготовкой совещания, проясните для себя его назначение. Ведь разные типы совещаний отличаются процедурами и методами их проведения и требуют разной подготовки. Выделяют следующие типы совещаний.

Совещание по решению проблемы

Его лучше всего проводить по методу мозгового штурма. Когда все участники в произвольном порядке предлагают свои решения озвученной проблемы. При этом необходимо генерировать как можно больше идей, поэтому предложения записываются без критики, анализа и оценки. Руководитель управляет мозговым штурмом, следит за четким соблюдением его правил, вовлекает всех участников в процесс обсуждения. Впоследствии из всего многообразия идей выбирают те решения, которые больше всего подходят в данной ситуации. Потом составляется план действий, с указанием ответственных и сроков реализации.

Если проблема уже обсуждалась, и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные вопросы и моменты, то можно вести совещание в форме свободной дискуссии, когда желающим дают возможность изложить свое мнение или прокомментировать различные точки зрения и идеи. Но высказываться в обязательном порядке должны не все.

Совещание с целью отчета или презентации

На нем с докладом по определенной теме выступают один или несколько участников. Порядок и продолжительность докладов лучше обдумать заранее. Желательно, чтобы по времени выступления занимали не более 7-10 минут, т. к. именно в течение этого времени слушатели способны удерживать свое внимание. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных.

Совещание - "обратная связь"

Оно предполагает оценку действий или результатов работы отдельных должностных лиц или подразделений, например, "обсуждение возможных рисков в ситуации финансового кризиса", "организация взаимодействия структурных подразделений при решении нового проекта" или "оценка финансовых показателей за последний месяц" и включает обязательный обмен мнениями. На таком совещании каждый участник должен высказаться или ответить на конкретный вопрос, что позволяет рассмотреть проблему в комплексе, с разных сторон.

Совещания могут быть и комбинированного типа, тогда для их проведения могут использоваться разные методы.

Определение времени начала и продолжительности совещания

Оптимальная продолжительность совещания один-два часа. Более длительное совещание менее результативно, так как его участники устают, концентрация их внимания и продуктивность умственной деятельности ослабевают. В этом случае они легко принимают непродуманные решения, голосуют списком. Поэтому в рамках длительных заседаний для обсуждения серьезных вопросов можно рекомендовать "модульную" структуру совещания, включающую в себя ряд краткосрочных сессий по конкретной теме. Между ними лучше сделать 5-10-минутный перерыв. Для контроля времени на стене в помещении, где проводится совещание, можно повесить большие часы или таймер. Отсчитывая время до окончания совещания, они будут "подстегивать" его участников, создавая психологическое давление на них.

Лучшим для проведения совещаний временем считается начало или конец рабочего дня. Днем заседаний лучше не устраивать, с 14 до 16.30 у большинства людей наблюдается физиологический спад активности, да и рабочий день нерационально разбивается. Если совещание заканчивается незадолго до обеда или до окончания рабочего времени, то оставшееся время вообще расходуется непродуктивно. Совещания по решению проблем лучше созывать в середине недели, а инструктивные и оперативные - в понедельник или пятницу.

Определение круга участников

Руководителю совещания очень важно правильно определить круг его участников. Совершенно недопустимо и экономически нецелесообразно приглашать на совещание случайных людей, которые будут играть там роль статистов, отсиживающих свое время. Критерием отбора участника может служить его компетентность и заинтересованность в обсуждаемом вопросе. Старайтесь, чтобы совещание не было многочисленным, потому что в обсуждении вопросов обычно активно участвуют не более семи человек.

Если на совещании запланировано рассмотрение нескольких вопросов, организуйте совещание так, чтобы, обсудив свой вопрос, часть сотрудников могла его покинуть, уступив свое место тем, чей вопрос будет следующим в повестке. То есть на совещании часть сотрудников будет присутствовать все время его проведения, а часть только при обсуждении определенного вопроса.

Подготовка повестки дня

До начала совещания заранее руководителю необходимо подготовить и разослать участникам повестку дня, с указанием даты, времени, места проведения, списка намеченных для обсуждения вопросов и регламента выступлений (например, не более пяти минут). Это дает возможность участникам лучше подготовиться и эффективнее работать на совещании. Первым в повестку дня следует поставить вопрос интересный и недискуссионный, это будет способствовать созданию благоприятного психологического настроя на дальнейшую работу.

В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Стандартная форма повестки совещания может выглядеть, например, так:

Как провести эффективное совещание в своем коллективе

Подготовка помещения

Организуя совещание, необходимо продумать место его проведения и расположение участников. Помещение, где будет проходить это мероприятие, должно быть просторным и комфортным для его участников. Ведь, если в помещении тесно, накурено или душно, эффективность обсуждения резко снижается. Стулья рекомендуется поставить так, чтобы было видно всех выступающих. Рассаживая участников, нужно учесть характеры и интересы приглашенных. Установлено, что люди, сидящие друг против друга, чаще начинают выяснять отношения, чем те, которые сидят рядом. Учитывая это, можно посадить участников так, чтобы не оказались друг против друга те, кто часто конфликтует и выясняет отношения.

Если сотрудник сам выбирает себе место, то по его месторасположению на совещании можно определить настрой присутствующего и отношение к проблеме обсуждения. Если работник садится напротив руководителя, как правило, он находится в оппозиции, а тот, кто занял место справа, часто принимает позицию руководства и вряд ли будет предлагать что-то, что расходится с мнением шефа. Тот, кто сел слева, имеет свою точку зрения на рассматриваемый вопрос и может озвучить свои идеи. Если сотрудник при наличии свободных мест садится "на галерке", он, как правило, мало заинтересован в обсуждаемой теме.

Процедура проведения совещания

Ведущему необходимо постоянно отслеживать три аспекта совещания: содержательный, организационный и коммуникативный, следить за процедурой и реакцией участников. Поэтому вы должны всех видеть: в поле вашего зрения не должно быть мертвых зон, уметь "читать" настроение сидящих, стараясь определить их отношение к тому, что происходит. Вы должны, как радар, улавливать любые изменения интереса и внимания участников, гибко вмешиваться в ситуацию, следить за соблюдением регламента и повестки дня.

Начинать и заканчивать совещание нужно точно в назначенный срок, без ожидания опаздывающих. Это дисциплинирует участников и работает на вашу репутацию. При проведении последующих заседаний вам будет гораздо проще собрать и организовать людей, никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника. Начав совещание, изложите повестку дня и цель предстоящей работы. Затем на суд присутствующих либо выносятся заранее подготовленные предложения, либо предлагается их вносить, после чего начинается обсуждение. Можно заранее подготовить информацию по вопросам повестки дня и раздать ее участникам заседания. Порядок выступлений должен быть таким, при котором их очередность будет обратной служебному положению выступающего. В этом случае мнение руководителя не будет давить на подчиненных.

Следите за тем, чтобы выступающие не отклонялись в своей речи от темы совещания. Вернуть их к изложению сути вопроса можно, например, так: "Мне кажется, что мы несколько отклонились от темы нашего совещания. Поэтому я предлагаю вернуться к обсуждаемому вопросу". Если участник путано излагает свои мысли, приводит гораздо больше фактов, чем это необходимо, вы можете деликатно его остановить, сжато и коротко обобщив услышанное, примерно так: "Итак, Иван Иванович, Вы предлагаете следующее... ". Если выяснится, что вопрос не подготовлен, снимайте его с повестки дня.

Пресекайте личные нападки участников друг на друга, замаскированные под деловые выступления. Для этого попросите выступающих строго придерживаться следующих правил:

  • не произносить страстных речей о важности того, что надлежит сделать, а сразу переходить к сути вопроса;
  • излагая свою позицию, опираться на цифры и факты;
  • пояснения формулировать четкими и простыми предложениями;
  • внося предложение, аргументировать его.

Особенно внимательно следите, чтобы деловой спор между участниками был конструктивным, корректным и имел временные границы. Во время совещания огромное количество времени тратится на пустые споры и пререкания. Более того, переход на личности может привести к эмоциональному напряжению и конфликту. В этой ситуации уводящего в сторону можно остановить вопросом: "Предлагаю обсуждать вопросы последовательно" или "Этот вопрос очень интересен, но он не входит в нашу повестку дня". Критика полезно попросить уточнить, что он хочет сказать, или спросить, как бы он поступил в этой ситуации, например: "А что Вы предлагаете?" или "Что конкретно Вы советуете сделать?". Враждебно настроенного, позволяющего себе резко и даже грубо отзываться о докладе выступающего: "Я читал ваши материалы, и, по-моему, это все чушь собачья", сохраняя самообладание, попросить сосредоточиться на сути дела: "Предлагаю избегать личных комментариев в нашем обсуждении".

Если участник совещания давит на присутствующих, пытаясь их склонить к своей точке зрения, спокойно и уверенно остановите его: "Ваше предложение интересно, и все же это лишь один из вариантов. Давайте выслушаем и другие мнения" или "Вы, наверное, со мной согласитесь, что возможны и другие точки зрения... ". Оказывайте поддержку авторам новых идей. Поощряйте каждого высказать свое мнение.

Необходимо умело регулировать обсуждение проблемы, наблюдая за участниками совещания. Так, если выступающий чувствует себя неуверенно, дайте ему понять, что его слова производят на вас впечатление. Слушайте его внимательно. Ведите себя так, словно его доклад - самая увлекательная вещь, о которой вы слышали.

Если сотрудник потерял интерес к предмету обсуждения, разговаривает на личные темы, отвлекает других, активизируя его, можно задать ему вопрос: "А что вы думаете по поводу...? ", попросить его высказаться: "Какие предложения есть у вас? " или обратиться к нему с простой просьбой: "Пожалуйста, помогите мне расставить кресла, раздать материалы, выключить свет, закрыть форточку и т. д. ".

Бывают ситуации, когда один из участников совещания задает каверзные, провокационные вопросы, заведомо ведущие в тупик. В таком случае пользуйтесь приемом "согласись и опровергни" Сначала выразите согласие с частью высказывания: "Мне тоже сначала так казалось... ", что повысит уровень доверия к вам. А затем приведите доводы, опровергающие мнение задающего вопрос: "Мне тоже сначала так казалось, что эта программа не сможет долго работать, и все же через некоторое время я поняла, что мое первое впечатление было обманчиво... ". Можно также переадресовать его вопрос ему же для ответа: "А как Вы сами ответите на этот вопрос? "

Если кто-то выражает несогласие с вами, выслушайте его внимательно, сохраняя с ним зрительный контакт, показывая мимикой и кивком головы важность его точки зрения. Затем начните ответ с фразы: "Спасибо за острый вопрос" или "Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует", а дальше можете перейти к обсуждению заявленной в повестке дня темы: "Но чтобы разобраться в Вашем вопросе, нужно рассказать вот о чем... "

Решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя:

  • содержание решения;
  • сроки его выполнения;
  • ответственного за выполнение решения.

Завершение совещания. Подведение итогов

В конце совещания нужно подвести итоги, озвучить решения, что были приняты, назвать ответственных, сроки реализации решения, промежуточные точки контроля. Например, "Итак, мы с вами договорились... ", "Мы решили вопросы но нам нужно подумать над...". Хорошее владение техникой резюмирования, т. е. умение в емких и лаконичных фразах зафиксировать найденные и принятые решения, здесь незаменимо. Принятые решения должны быть зафиксированы в протоколе, который после совещания рассылается участникам для исполнения.

Протокол - это официальный документ с записью всего происходящего на совещании. В нем фиксируется следующая информация: дата совещания, повестка дня, состав участников, темы докладов, Ф. И. О. докладчиков и продолжительность доклада, решения с указанием количества голосов за и против, итоги и выводы. Здесь же определяется время и место последующей встречи, когда в ней есть необходимость.

Обобщая сказанное, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что важнейшими предпосылками успешного проведения совещаний является хорошая подготовка, концентрация на предмете, стремление выработать общую позицию, учет личностных качеств участников, гибкость и соблюдение процедуры и регламента.

Это интересно

Единая структура, управляющая всеми госактивами, появится в России

В России будет сформирована еще одна госкорпорация, которая возьмет на себя управление всеми финансовыми активами государства почти на 7 трлн руб.

Правительство РФ планирует 2 марта обсудить законопроект о создании госкорпорации "Российское финансовое агентство" (РФА). Эта информация содержится в плане работы правительства на полгода.

Документ уже разработан и отправлен на согласование в министерства и ведомства, рассказал замдиректора долгового департамента Минфина России Петр Казакевич.

Функции РФА пока окончательно не определены: предполагается, что оно будет управлять средствами фонда национального благосостояния, которым сейчас управляет Центробанк, и другими финансовыми активами на усмотрение правительства, передает газета "Ведомости".

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль