Ведение операций на забалансовых счетах

10439
 Сергеева К.В.
Руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы "1С", лауреат премии Правительства РФ в области науки и техники
Последние изменения в Инструкцию по бюджетному учету коснулись в том числе забалансовых счетов - их список был расширен, характеристики некоторых счетов изменились. Соответственно, изменился и порядок работы бухгалтера с забалансовыми счетами. Рассмотрим, как следует вести учет на данных счетах в целом и как организована работа с ними в программе "1С: Бухгалтерия бюджетных учреждений 8".

Объекты забалансового учета

Согласно п. 263 Инструкции № 148н в редакции приказа Минфина России от 30.12.2009 № 152н, на забалансовых счетах учитываются ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления:

  • арендованные основные средства;
  • нефинансовые активы, полученные с правом безвозмездного пользования, поступившие на хранение и (или) переработку, а также по централизованным закупкам и т. п.;
  • материальные ценности, учет которых согласно Инструкции № 148н предусмотрен вне балансовых счетов: основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно, введенные в эксплуатацию; периодические издания для пользования в составе библиотечного фонда независимо от их стоимости; бланки строгой отчетности; имущество, приобретенное в целях награждения (дарения); переходящие награды, призы, кубки; материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению (централизованным поставкам); специальное оборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам или государственным (муниципальным) контрактам с заказчиками, экспериментальные устройства, иные активы); расчеты;
  • обязательства, ожидающие исполнения;
  • дополнительные аналитические данные о проведенных операциях, необходимые для раскрытия сведений об исполнении бюджета в бюджетной отчетности.

Перечень забалансовых счетов, применяемых в бюджетном учете, содержится в части III раздела 5 Инструкции № 148н:

  • 01 "Основные средства в пользовании";
  • 02 "Материальные ценности, принятые на ответственное хранение";
  • 03 "Бланки строгой отчетности";
  • 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов";
  • 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению";
  • 06 "Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности";
  • 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры";
  • 08 "Путевки неоплаченные";
  • 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных";
  • 10 "Обеспечение исполнения обязательств";
  • 11 "Государственные и муниципальные гарантии";
  • 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками";
  • 13 "Экспериментальные устройства";
  • 14 "Расчетные документы, ожидающие исполнения";
  • 15 "Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на счете по приносящей доход деятельности";
  • 16 "Переплаты пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок";
  • 17 "Поступления денежных средств на счета учреждения";
  • 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения";
  • 19 "Невыясненные поступления бюджетов прошлых лет";
  • 20 "Списанная задолженность, не востребованная кредиторами";
  • 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации";
  • 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению";
  • 23 "Периодические издания для пользования".

Кроме того, учреждениям разрешается вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета.

На забалансовых счетах учитываются разнородные объекты. Для каждого счета Инструкцией № 148н определены разрезы и регистры аналитического учета.

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрена автоматизация ведения бюджетного учета на забалансовых счетах. В зависимости от вида объектов их учет имеет особенности.

Учет нефинансовых активов на забалансовых счетах

Учет основных средств, не закрепленных за учреждением на праве оперативного управления

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" учет основных средств, принятых от сторонних организаций по договору в аренду, безвозмездное пользование и на ответственное хранение, полученных по централизованному снабжению, ведется на активных забалансовых счетах 01 "Основные средства в пользовании", 02.1 "Основные средства, принятые на ответственное хранение" и 22.1 "Основные средства, полученные по централизованному снабжению".

По этим счетам установлено ведение учета по видам деятельности, а также количественного и аналитического учета по основным средствам (субконто 1 "Основные средства"), владельцам/заказчикам (субконто 2 "Контрагенты"), местам хранения и материально ответственным лицам (субконто 3 "Центры материальной ответственности").

Для оформления и отражения движения основных средств и нематериальных активов на забалансовых счетах применяются специализированные документы группы "Основные средства на забалансовых счетах"

Операции по учету основных средств (далее - ОС) на забалансовых счетах оформляются следующими документами:

  • "Поступление ОС (забаланс)" - для оформления поступления ОС на забалансовый счет и ввода входящих остатков;v
  • "Внутреннее перемещение ОС (забаланс)" - для оформления смены материально ответственного лица (далее - МОЛ) и подразделения;
  • "Выбытие ОС (забаланс)" - для оформления выбытия ОС с забалансовых счетов.

Эти документы оформляются так же, как документы по учету ОС на балансовых счетах, за исключением одной особенности, - в документе следует выбрать вид учета нефинансовых активов, по которым оформляется операция:

  • "В пользовании";
  • "На ответственном хранении";
  • "Полученные по централизованному снабжению".

Учет материальных запасов

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" по забалансовым счетам 02.2, 07, 08, 09, 12, 13.2, 22.2, 23 ведется учет по видам деятельности, а также количественный и аналитический учет по номенклатуре товарно-материальных ценностей (субконто 1 "Номенклатура"), владельцам/заказчикам (субконто 2 "Контрагенты"), местам хранения и материально ответственным лицам (субконто 3 "Центры материальной ответственности"). Это позволяет оперативно получать информацию об имуществе, местах его хранения и лицах, ответственных за хранение данного имущества.

Для оформления и отражения движения товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ), учитываемых на забалансовых счетах 02.2, 07, 08, 09, 12, 13.2, 22.2, 23, применяются следующие документы:

  • "Поступление материалов (забалансовый учет)" - для оформления операций поступления материалов и оборудования, полученных безвозмездно путевок, учитываемых на забалансовых счетах. Поступление ТМЦ на счета 09, 12, 13.2 регистрируется автоматически при проведении документа "Списание материалов";
  • "Внутреннее перемещение материалов (забалансовый учет)";
  • "Списание материалов (забалансовый учет)".

Порядок заполнения документов аналогичен заполнению соответствующих документов по материалам, учитываемым на балансовых счетах.

В соответствии с Инструкцией № 148н все материальные ценности, учитываемые на забалансовых счетах, проходят инвентаризацию в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.

Для проведения инвентаризации таких активов в программе применяются документы "Инвентаризация основных средств (забалансовый учет)" и "Инвентаризация материалов (забалансовый учет)". В документах указываются дата проведения инвентаризации, состав инвентаризационнойкомиссии,инвентаризуемый счет. Спецификация документа заполняется автоматически учетными данными по состоянию на указанную дату. Из документа распечатывается Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). После сравнения фактического наличия объектов с учетными данными отклонения вносятся в соответствующий документ инвентаризации, и на его основании вводятся документы по списанию (в случае недостачи) или поступлению нефинансовых активов (в случае обнаружения излишков).

Согласно Инструкции № 148н аналитический учет по забалансовым счетам учета нефинансовых активов ведется по наименованиям, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в Карточке количественно-суммовогоучета материальных ценностей (ф. 0504041). В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено формирование данной формы. Также по забалансовым счетам можно формировать любые стандартные отчеты.

Ведение учета нефинансовых активов на забалансовых счетах будет рассмотрено далее на конкретных примерах.

Учет запасных частей, устанавливаемых на транспортные средства

Согласно Инструкции № 148н на забалансовом счете 09"Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" учитываются материальные ценности, выданные на транспортные средства взамен отслуживших (двигатели, аккумуляторы, шины и покрышки и т. п.) в целях контроля за их использованием.

Материальные ценности отражаются в забалансовом учете в момент их списания в целях ремонта транспортных средств и учитываются в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства. Списание материальных ценностей с забалансового учета осуществляется на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену.

Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041) в количественном выражении с указанием должности и фамилии получившего, даты получения, заводского номера.

Поступление запасных частей.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2009 № 150н (далее - Указания № 150н), расходы учреждения по оплате договоров на приобретение запасных частей относятся на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ. Следовательно, запасные части должны учитываться в составе материальных запасов на счете 0 105 06 XXX "Прочие материальные запасы"

Если покупка совершена в рамках одного договора (приобретение, доставка, погрузка-разгрузка и т. д.), то запасные части принимаются к учету сразу на счет 0 105 06 XXX "Прочие материальные запасы":

Дебет счета КРБ 0 105 06 340

Кредит счета КРБ 0 302 22 730.

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" оприходование запасных частей оформляется документом "Покупка материалов".

Установка запасных частей на транспортное средство. Замена запасной части, например мотора автомобиля, является ремонтом, поэтому списанные на ремонт материалы не увеличивают стоимость автомобиля, а относятся на расходы:

Дебет счета КРБ 0 401 01 272

Кредит счета КРБ 0 105 06 440,

Дебет счета КРБ 2 106 04 340

Кредит счета КРБ 2 105 06 440.

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" установка запасных частей на транспортное средство отражается документом "Списание материалов", в котором следует выбрать хозяйственную операцию "Запчасти к транспорту (401 01 272 - 105 ХХ, забалансовый счет 09)". В качестве счета дебета следует выбрать счет отнесения расходов согласно виду деятельности, а в качестве центра материальной ответственности - получателя следует указать лицо и подразделение, ответственные за транспортное средство, на которое установлены запасные части.

Ведение операций на забалансовых счетах

При выборе операции "Запчасти к транспорту (401 01 272 - 105 ХХ, забалансовый счет 09)" в качестве забалансового счета устанавливается счет 09.

В табличной части документа указываются запасные части, списываемые на ремонт.

Ведение операций на забалансовых счетах

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" аналитический учет по счету 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" ведется в разрезе номенклатуры запасных частей (субконто "Номенклатура"), центров материальной ответственности (материально ответственное лицо и подразделение) и транспортных средств (субконто "Основные средства"), на которые устанавливаются запасные части. При такой организации учета для каждой запасной части всегда известно, на какой автомобиль она установлена. Это позволяет отслеживать списание запасных частей и не допускает их перерасхода. Поэтому при выборе операции "Запчасти к транспорту (401.01.272 - 105.ХХ, забалансовый счет 09)" в спецификации документа "Списание материалов" появляется дополнительная графа "Основные средства". В строках табличной части следует указывать запасные части и соответствующие транспортные средства, на которые они установлены.

Впрочем, если не требуется отслеживать, на какие транспортные средства, в каком количестве и с какой периодичностью производится списание запасных частей, то в справочник "Основные средства" можно ввести служебную позицию "Все транспортные средства" и выбирать ее при оформлении операций по движению запасных частей.

При проведении документа формируются проводки по списанию запасных частей с баланса и постановке на забалансовый счет 09.

Ведение операций на забалансовых счетах

Следует отметить, что в "1С: Бухгалтерии бюджетного учреждения 8" запасные части, установленные на транспортные средства, учитываются на счете 09 по фактической стоимости, по которой они учитывались на балансе.

Списание вышедших из строя запасных частей. Списание установленных на транспортные средства и вышедших из строя запасных частей, которые учитываются на счете 09, оформляется документом "Списание материалов (забалансовый учет)".

В документе указываются: счет забалансового учета - 09, водитель транспортного средства (средств), вышедшие из строя запасные части и их количество, транспортное средство, на котором они были установлены, и причина списания.

Ведение операций на забалансовых счетах

Табличную часть документа удобно заполнять с помощью кнопки "Подбор". В обработке подбора будут указаны все запасные части, учитываемые на счете 09 по указанному центру материальной ответственности. В спецификации подбора следует выбрать списываемые запчасти и указать их количество.

При проведении документа формируются проводки по кредиту счета 09.

Согласно Инструкции № 148н списание материальных ценностей с забалансового счета 09 осуществляется на основании акта приемки-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену. Поэтому в качестве печатной формы к документу "Списание материалов (забалансовый учет)" можно сформировать Справку (ф. 0504833).

Ведение операций на забалансовых счетах

Смена материально ответственного лица (водителя). Как уже было отмечено выше, в программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" аналитический учет по счету 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" ведется в разрезе центров материальной ответственности (материально ответственное лицо и подразделение). При смене материально ответственного лица (далее - МОЛ), например, при увольнении водителя, следует ввести документ "Внутреннее перемещение материалов (забалансовый учет)", в котором указываются старый (в графе "Отправитель") и новый ("Получатель") водители.

Ведение операций на забалансовых счетах

Табличную часть документа также удобно заполнять с помощью кнопки "Подбор". В обработке подбора будут указаны все запасные части, учитываемые на счете 09 по выбранному МОЛ (центру материальной ответственности - отправителю). При нажатии кнопки "Выбрать все" в спецификацию документа будут введены все запасные части, учитываемые за МОЛ-отправителем.

Ведение операций на забалансовых счетах

Из документа можно распечатать Требование-накладную ф. М-11 (по ОКУД 0315006) или бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

При проведении документа формируются проводки по смене центра материальной ответственности.

Ведение операций на забалансовых счетах

Учет подписных периодических изданий

Согласно п. 263 Инструкции № 148н периодические издания - газеты, журналы и т. п., приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования".

В соответствии с Указаниями № 150н расходы на все периодические издания (газеты, журналы), включая периодические издания для библиотечных фондов, должны планироваться и производиться по ст. 226 "Прочие работы, услуги".

Следует отметить, что в соответствии с п. 8 постановления Правительства РФ от 31.12.2009 № 1181 «О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов"» получатели средств федерального бюджета при заключении договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг, включая договоры, подлежащие оплате за счет средств, полученных от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности, вправе предусматривать авансовые платежи в размере до 100% суммы договора (контракта), но не более лимитов бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году, по договорам (контрактам) о подписке на печатные издания и об их приобретении.

Расходы по подписке следует признавать в бюджетном учете по мере получения учреждением экземпляров периодических изданий в сумме подписки, приходящейся на один экземпляр.

Расходы отражаются в бюджетном учете на основании сопроводительных документов (например, счета-фактуры, который доставляется с каждым номером журнала) и Справки (ф. 0504833) или же только Справки (ф. 0504833), если сопроводительные документы отсутствуют.

Таким образом, расходы на оплату периодических изданий, произведенные в рамках бюджетной деятельности, отражаются в бюджетном учете следующими записями:

Ведение операций на забалансовых счетах

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" оплата авансовых платежей по подписке оформляется документами "Заявка на кассовый расход" (Платежное поручение, Кассовое выбытие).

Списание расходов по полученным изданиям регистрируется документом "Услуги сторонних организаций". Из документа по ссылке "Ввести счет-фактуру" можно ввести документ "Счет-фактура полученный". Зачет аванса производится автоматически при проведении документа.

В программе "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" по забалансовому счету 23 ведется учет по субконто "Номенклатура" (справочник "Номенклатура") и "Центры материальной ответственности" Для периодических изданий в справочник "Номенклатура" следует ввести соответствующую позицию (позиции) с типом номенклатуры "Прочие МЗ" Реквизит "Счет учета" заполнять не следует.

Ведение операций на забалансовых счетах

Согласно Инструкции № 148н для аналитического учета объектов библиотечных фондов, учитываемых на балансовом счете 010107000 "Библиотечный фонд" применяется Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032). Лица, ответственные за хранение основных средств, ведут Инвентарные списки нефинансовых активов (ф. 0504034), за исключением библиотечных фондов. Аналитический учет периодических изданий (журналов, газет), входящих в библиотечный фонд учреждения, ведется по объектам учета в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Таким образом, Инструкция № 148н не устанавливает порядка и глубины ведения аналитического учета библиотечного фонда, поскольку подробный аналитический учет фонда ведется в библиотеке.

Порядок учета библиотечного фонда в библиотеках определен в Федеральном законе от 29.12.1994 № 78-ФЗ (ред. от 22.08.2004) "О библиотечном деле", Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной приказом Минкультуры России от 02.12.1998 № 590 (далее - приказ № 590), и приказе Минобразования России от 24.08.2000 № 2488 "Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений"

Поскольку в библиотеке ведется детальный аналитический учет, в бухгалтерском учете могут отражаться укрупненные данные - в целом количество журналов и подписок газет. С другой стороны, подробный учет изданий, например, по их номенклатуре, служит инструментом дополнительного контроля. "Глубину" аналитического учета периодических изданий на счете 23 необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Оформить принятие периодических изданий на счет 23 следует документом "Поступление материалов (забалансовый учет)", в котором необходимо выбрать счет 23 "Периодические издания для пользования"

Ведение операций на забалансовых счетах

Согласно Инструкции № 148н периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учета - номер журнала, годовой комплект газеты. Из документа можно распечатать Приходный ордер М4 или бухгалтерскую справку (ф. 0504833). При проведении документа будут сформированы проводки по дебету счета 23.

В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов. Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (приложения 8-10 к приказу № 590) и отражается в "Книге суммарного учета" (приложение 1а к приказу № 590) и в формах индивидуального учета фонда.

В бюджетном учете основанием списания библиотечного фонда является Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы. На дату составления формы 0504144 в программу следует ввести документ "Списание материалов (забалансовыйучет)", в котором необходимо выбрать счет 23 "Периодические издания для пользования" и перечислить номенклатуру и количество списываемых периодических изданий. При проведении документа формируются проводки по кредиту счета 23. Из документа можно распечатать бухгалтерскую справку (ф. 0504833).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль