Оформляем регистры персонального учета

1390
Петрова О. А.
аудитор
Среди утвержденных регистров учета для бюджетной сферы не поименована такая форма, как личная карточка работника. Некоторые ведомства внутренними актами устанавливают, какие формы следует использовать для «индивидуального» учета. Так, для этих целей Государст-венная фельдъегерская служба РФ установила обязанность в этом ведомстве вести Личные карточки государственных (муниципальных) служащих. Должны ли другие учреждения использовать эти и другие формы персонального учета? Давайте разбираться…

 


Выбор регистров учета определяет нормативная база
По учету отработанного времени персонала и расчетов по оплате его труда в учреждениях используют формы регистров, утвержденных Инструкцией № 25н, а также приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н. Но ни в одном из указанных документов не названы регистры персонального учета, в которых должны фиксироваться основные данные о работнике.
Однако такие формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В этом нормативном акте сказано, что обязанность ведения унифицированных форм по учету труда и его оплаты распространяется на все организации, осуществляющие дея-тельность на территории РФ. Следовательно, эти регистры бюджетные учреждения должны вести в общем порядке.
Порядок заполнения указанных форм регламентируют положения постановления № 1.

Какие документы следует использовать

Итак, для персонального учета учреждения должны применять унифицированные формы: Личная карточка работника № Т-2 и Личная карточка государственного (муниципального) служащего № Т-2ГС (МС).

Заполняем личную карточку работника

Как правило, личную карточку работника оформляют на основании данных документов, предъявляемых человеком при трудоустройстве (ст. 65 Трудового кодекса РФ).
Какие документы понадобятся. В частности, чтобы заполнить карточку, потребуются данные:
— трудовой книжки;
— паспорта (иного документа, удостоверяющего личность);
— военного билета, других документов воинского учета;
— документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— других документов, предусмотренных законодательст-вом или предоставленных работником по просьбе работодателя или в инициативном порядке (например, о знании работником иностранного языка).
О чем следует помнить. Далее рассмотрим некоторые нюансы заполнения личной карточки.

 

 


 


Правильное документальное оформление правоотношений необходимо
И для работника, и для учреждения важно, чтобы трудовые отношения были правильно и полностью документально оформлены. Это позволит в дальнейшем избежать возможных споров не только по трудовым, но и, например, налоговым вопросам. Также это поможет исключить трудности, связанные с оформлением пенсий. При этом все документы должны быть составлены и заполнены в соответствии с действующим законодательством.
 

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в учреждении) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
В графе «Вид работы» указывают «основная» или «по совместительству».
Данные о составе семьи вписывают с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
При заполнении личной карточки используются различные классификаторы.
После заполнения разделов «Общие сведения», «Сведения о воинском учете» и «Дополнительные сведения» (в этом разделе, как правило, указываются адрес фактического проживания работника и его контактные телефоны) работник подписывает личную карточку. Затем кадровый работник ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им верно и на основании представленных документов.

Заполняем личную карточку государственного (муниципального) служащего

Форму «Личная карточка государственного (муниципального) служащего» № Т-2ГС (МС) ведут и заполняют по тем же правилам, которые действуют для формы № Т-2. Но обязанность заполнения этой формы лежит только на ведомствах и министерствах (и их подразделениях), в которых замещают определенные должности государственные (муниципальные) служащие. К примеру, приказом ГФС России от 9 апреля 2008 г. № 115 утверждено Положение об обработке персональных данных в системе Государственной фельдъегерской службы РФ. Данный акт предполагает использование именно формы № Т-2ГС (МС).

«Вспомогательные» формы

Определенные данные в рассматриваемые карточки вносят на основании сведений, содержащихся в приказах, оформ-ленных по учреждению.
Так, информацию о приеме человека на работу вписывают из соответствующего приказа (ф. № Т-1, № Т-1а).
Помните, что все приказы, на основании которых ведут персональный учет, должны быть подписаны руководителем учреждения или уполномоченным на это лицом. Работника под расписку знакомят с соответствующими приказами о приеме на работу, переводе, поощрении и др. При этом работник имеет право потребовать выдать ему заверенную копию такого документа. И ответственный работник кадровой службы должен предоставить человеку копию приказа.

Оформляйте документы правильно

Все унифицированные формы можно заполнять от руки или автоматизированно. При этом хранить в кадровой службе нужно именно бумажные документы, подписанные и заверенные согласно законодательству.
Нельзя забывать о том, что кадровая первичная документация, составленная на основе трудовых договоров — это основа для начисления выплат работнику, а следовательно, и для расчета налогов.
И если какой-либо приказ или карточка будут оформлены неверно, у проверяющих появится дополнительный повод для выставления претензий учреждению.

 

 

 


 


Учетный документ образовательных учреждений
Особый интерес для научных и образовательных учреждений представляет унифицированная форма № Т-4 — Учетная карточ-ка научного, научно-педагогического работника.
Заполняют этот регистр на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и других, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Обратите внимание: форма № Т-4 оформляется дополнительно к форме № Т-2. Но не заменяет ее.

 

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш сайт для тех, кто рассчитывает зарплату в учреждениях госсектора

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль