Решения ЗАО “МЦФЭР-консалтинг” по управлению электронными документами

1551
Сегодня выигрывает тот, кто умело сочетает управленческие и информационные технологии. При этом достижение целей миссии организации – это разработка ее стратегии и тактики, а также управление деятельностью при активном использовании информационных технологий в виде вполне доступного и удобного инструментария…

Одним из путей повышения эффективности деятельностибюджетной организации является внедрение комплексных информационныхтехнологий, охватывающих основные процессы предприятия. Работа с бумажными иэлектронными документами, а также процесс ее организации стали неотъемлемойчастью, которая практически охватывает все области деятельности предприятия,будь это бюджетная организация или коммерческая компания. И от того, насколькокачественно происходит такая работа, зависит работоспособность и эффективностьдеятельности всей организации.

Внедрение решений по управлению электроннымидокументами - это механизм, который способствует улучшению управляемостиорганизацией. В качестве базового инструментального решения можно использоватьспециализированное программное обеспечение - системы по управлению контентом -Enterprise Content Management (далее - ECM-системы).

ECM-системасегодня - это класс программного обеспечения, которое помогает управлятьнеструктурированной (текстовой) и частично структурированной (числовой)электронной информацией на предприятии, например:

  • текстовые и табличные документы;
  • документы в формате XML;
  • статические изображения;
  • фото-, аудио- и видеофайлы;
  • инженерные чертежи;
  • другие типы и форматы файлов.

ECM-системапозволяет как создавать, направлять, редактировать, согласовывать, хранить иконтролировать документы с помощью привычных нам программ, так и работать сготовыми документами из различных источников и формировать электронныехранилища документов в так называемые базы знаний или электронные депозитарии.

Рассмотрим основные составляющие ЕСМ-системы.

Основные блоки работы с документами и их назначение

Специалисты ЗАО "МЦФЭР-консалтинг" выделяютчетыре основных блока работы с документами:

  • автоматизация канцелярии и делопроизводства;
  • автоматизация повседневной работы сотрудников;
  • согласование и контроль исполнительской дисциплины;
  • создание электронного депозитария (электронныехранилища и совмещенные архивы), базы знаний.

Каждый блок решает свои задачи и может работать какавтономно и устанавливаться независимо от другого, так и в "связке"с другими блоками в любом наборе.

Следует отметить, что максимальное увеличениеэффективности производительности деятельности предприятия может бытьдостигнуто только при последовательном внедрении всех четырех блоков.Рассмотрим краткую характеристику каждого из них.

Автоматизация канцелярии и делопроизводства

Автоматизация канцелярии и делопроизводства илидокументационное обеспечение управления - это именно тот вид деятельности,который лучше всего автоматизируется с помощью систем управления документами.Сотрудники управления делами, секретариата четко понимают потребности и знают,что должно быть в результате. Поэтому несомненными преимуществами автоматизацииэтого вида деятельности являются постановка четких требований к системе, еефункционал и, как результат, быстрое внедрение.

Для персонала формируются электронные персональныерабочие места с подготовленными блоками учета входящей, исходящей, внутреннейкорреспонденции и возможностями донастройки вплоть до узкоспецифическогопотока документов (например, выделение регистрации писем ЦБ РФ для банков вотдельный модуль). Определяется уровень доступа к документам, производитсянастройка системы под конкретные требования клиента. Внедрение электронногодокументооборота несколько меняет внутреннюю практику хождения документов, чтотребует регламентации работы с новой системой, подготовки специальных правил,регулирующих хождение бумажных и электронных документов, регламентов,инструкций по эксплуатации.

Автоматизация повседневной работы сотрудников

С помощью системы управления документами пользователиполучают доступ к документам независимо от того, где они находятся - вцентральном офисе, филиале или командировке. Пользователи могут создаватьдокументы (по готовому шаблону и без него), автоматически сохранять их вцентрализованную базу знаний.

В качестве ключевых особенностей здесь можно выделить:

  • возможность ролевой настройки рабочего места взависимости от должности, выполняемых функций и расположения офиса;
  • привычное представление структуры хранения документов(привычные пользователям вложенные папки);
  • удобный и быстрый поиск документов (полнотекстовый и порегистрационным данным) с возможностью сохранения поискового запроса;
  • гибкую систему прав доступа к папкам и документам,функции делегирования прав доступа на время или постоянно;
  • интеграцию с операционной системой (Windows Explorer), офисными приложениями (Microsoft Word, Excelи др.), электронной почтой (Outlook, Lotus),бизнес-системами класса ERP, CRM.

Согласование и контроль исполнительской дисциплины

Над документами часто трудится несколько человек. Послеподготовки их требуется согласовать, утвердить и поставить на контроль ихисполнение. ЕСМ-система помогает организовать и контролировать этот процесс.Система управления документами позволяет контролировать сроки исполнения,помогает при необходимости определить конкретного исполнителя или группу лиц.Поддерживается закрепление задания не за конкретным пользователем, а заопределенной должностью (ролевой механизм).

Если задания носят регулярный характер, то для них можносоставить маршруты, сохранив которые, можно запускать по требованию иливременному расписанию. В маршруты может быть вставлена бизнес-логика (условияперехода от одного шага к другому), а также автоматически выполняемые шаги.

Система не требует, чтобы сотрудник постоянно находилсяв системе контроля исполнения поручений. При поступлении задания ему будетпередано сообщение на электронную почту с конкретным указанием, какое заданиек нему пришло, что надо сделать, а также ссылка на систему управленияпоручениями, зайдя в которую сотрудник выполнит свое задание.

Создание электронного депозитария (электронных хранилищ и совмещенных архивов), базы знаний

Любая организация заинтересована в том, чтобы сохранитьотчетные документы, накопленные знания. Формирование электронного архива, базызнаний экономит время и средства для выполнения последующей работы. Сохранениевновь создаваемых документов в едином электронном хранилище происходит согласновнутренним стандартам безопасности компании, надежно защищая документы отслучайного доступа.

Для большинства организаций хранение ряда документовявляется обязательным условием. Хранение бумажных документов на территорииофиса - дорогое удовольствие. Кроме этого, если документ уже кем-то взят, тонет возможностей другому специалисту получить к нему доступ. Система управленияэлектронными документами позволяет как организовать надежное хранениевнушительного количества электронных документов, так и обеспечить к нимдоступ.

В электронном архиве может храниться любая информация,будь то проектно-конструкторская документация, приказы дирекции или аудиозаписицентра приема звонков. Для работы специализированных архивовпредоставляется возможность единовременной оцифровки большого количествадокументов в кратчайшие сроки.

Для компаний, которые следуют в своей деятельностизакону Sarbanes-Oxleyв США и документам Базельского комитета в Европе, ведение электронных архивовявляется одним из необходимых элементов.

Кроме того, следует отметить так называемые сервисныеблоки - управление доступом, системным администрированием и управлениеммаршрутизацией, служебной информацией, созданием и управлением учетнойинформационной системы, управление ролями и т. п.

Решения ЗАО "МЦФЭР-консалтинг" по управлению электронными документами в бюджетных организациях

Государственные учреждения являются достаточно сложными трудоемким объектом для автоматизации управления документационногообеспечения, что обуславливается рядом факторов, а именно:

  • большим количеством как входящих, исходящих,нормативно-методологических документов, так и промежуточных рабочих,обеспечивающих основную деятельность, и, как следствие, требующих длительноговремени на их обработку;
  • слабым развитием нормативной базы электронногодокументационного обеспечения и практики в области ее применения;
  • медленным формированием административных регламентов вбюджетных организациях, учитывающих обмен как бумажных, так и электронных документов;
  • наличием частичной автоматизации канцелярии иделопроизводства.

Однако развитие общества и государственного управлениятребует новых подходов для повышения уровня управляемости и прозрачностигосударственных учреждений. И на первый план постепенно выходят методы,обеспечивающие эффективность управления их деятельностью.

Как только возникает потребность в этом процессе,достаточно быстро становится понятно, что имеющейся уровень информационногообеспечения таких процессов, как автоматизация деятельности канцелярии,автоматизация обработки входящих, исходящих документов, и даже редкие задачиформирования электронных каталогов бумажных архивов, еще реже - созданиеэлектронных архивов, не отвечает новым потребностям деятельностигосударственных учреждений и предприятий.

Сегодня повышение эффективности деятельности бюджетнойорганизации воз­можно при выполнении следующих условий:

  • формирование и стандартизация административныхрегламентов как са­мостоятельных, так и взаимосвязанных при работе сдокументами;
  • разработка перечня административных регламентов для ихоптимизации с учетом применения электронных форм маршрутизации (хождения), создания,согласования и хранения документов;
  • обеспечение высокого уровня прозрачности при работе сбюджетными средствами (данным из системы финансового планирования требуется полная информация о том, наосновании какого документа были получены или перечислены те или иные суммы);
  • интеграция систем финансового планирования,распределения и исполнения (структурированных данных) и данных из системуправления электронными документами (неструктурированных данных);
  • мониторинг основных показателей и индикаторов,характеризующих эффективность и результативность основных видов деятельности;
  • создание системы гибкой аналитической отчетности длясобственных целей, формирование сводной отчетности для вышестоящих организаций,а также их отображение в удобном для анализа и управления виде;
  • формирование спроса на качественно новые методы иуровни решений, обеспечивающих эффективность управления деятельностью бюджетныхорганизаций, связанных с их потребностью в повышении уровня управляемости ипрозрачности их основных видов деятельности.

Перечисленные факторы сложности и сформированныетребования к проектируемым информационным системам требуют разработкикомплексных интегрированных решений с использованием учета методологиитехнологических процессов, где в качестве базовой платформы может бытьиспользована ECM-система.

ЗАО "МЦФЭР-консалтинг" - компания, котораячутко реагирует на потребности клиентов, имеет широкий спектр консультантов иможет оказывать в одном лице комплексную услугу по различным компетенциям.Проектные подходы позволяют нашим специалистам предлагать адаптированныерешения по построению комплексной интегрированной ECM-системы(системы управления документооборотом) для бюджетных организаций, которые построенына апробированной и хорошо зарекомендовавшей себя базовой платформе компании Open Text. Состав модулей системы и ихназначение можно посмотреть у нас на сайте. Разработки этой компании внедреныво многих государственных учреждениях как в России, так и за рубежом.Особенностью применения данной платформы является насыщенная функциональность,наращиваемость, модульность, скорость внедрения - 4-6 месяцев, гибкиевозможности ее интеграции с систе­мами финансового планирования, распределенияи исполнения бюджетных обязательств и ассигнований, 1C, BPM,ERP-системами, с системами бизнес-анализа (BI),использованием web-технологий.

Предприятие не всегда может выделить всю сумму навнедрение ECM-системы. При этом апробациявсех перечисленных возможностей системы может происходить не только длякаждого блока в отдельности, но и в последовательном наращивании их составакак на пилотном участке, так и в целом по системе, что позволяет планироватьрасходы бюджетной организации на среднесрочный период.

Специалисты ЗАО "МЦФЭР-консалтинг" готовыоказать квалифицированные консультации в выборе и внедрении ECM-системы.Наша цель - оказать содействие в повышении эффективности работы организации иупростить повседневную работу с документами ее сотрудникам.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль