Особенности ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией

4250
 Коляда Т.А.
Заместитель директора – главный бухгалтер муниципального учреждения “Учетный центр Андроповского муниципального района Ставропольского края”
При централизации учета у бухгалтеров нередко возникают вопросы, касающиеся распределения обязанностей между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми учреждениями, ведения отдельных участков учета, в частности учета кассовых операций и операций с денежными средствами на лицевых счетах, санкционирования расходов бюджета, расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами. Расскажем, как наилучшим образом организовать эту работу.

Степень централизации учета

Для принятия решения опередаче ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии прежде всегонеобходимо определить, какие виды учетных работ передаются централизованнойбухгалтерии, а какие выполняются сотрудниками учреждения. От степени централизациибухгалтерского учета зависит организация взаимодействия обслуживаемогоучреждения и централизованной бухгалтерии.

Полная централизация учета

При полной централизации учета в штатном расписанииобслуживаемого учреждения не предусматриваются должности бухгалтеров, в т. ч.главного или старшего, и кассиров. Первичные учетные документы по движениюматериальных запасов и других нефинансовых активов оформляются материальноответственными работниками обслуживаемого учреждения.

В необходимых случаях вучреждении, обслуживаемом централизованной бухгалтерией, создаетсяучетно-контрольная группа из работников централизованной бухгалтерии. На этугруппу может быть возложено оформление всей первичной документации побухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностьюценностей, находящихся у материально ответственных лиц, выполнение другихработ, предусмотренных распределением обязанностей по договору.

Все наличные расчетыпроводятся через кассу централизованной бухгалтерии. Выплата заработной платы идругие выплаты работникам учреждения, как правило, осуществляются черездоверенных лиц (раздатчиков) из числа работников учреждения, с которыми учреждениемзаключается договор о полной материальной ответственности. Мероприятия в рамкахвнутреннего финансового контроля проводятся силами централизованнойбухгалтерии.

Право подписи хозяйственныхдоговоров, трудовых договоров, заявлений на выдачу авансов подотчетным лицам,право утверждения авансовых отчетов, подписи табелей учета рабочего времени,подписи назначения доплат, надбавок, премий, подписи расчетно-платежныхведомостей на выдачу заработной платы (денежного довольствия) сохраняется заруководителем обслуживаемого учреждения.

Частичная централизация учета

При частичной централизации бухгалтерского учетацентрализованная бухгалтерия берет на себя часть функций обслуживаемогоучреждения, например ведение бухгалтерского учета операций муниципальнойбольницы при ее переходе на одноканальное финансирование только в частисредств местного бюджета. Частичная централизация бухгалтерского (бюджетного)учета целесообразна при существенном территориальном удалении учреждения отцентрализованной бухгалтерии, а также в случае наличия специфических функций восновной деятельности обслуживаемых учреждений.

Регламентация ведения бухгалтерского учета

Работа централизованнойбухгалтерии (учетного центра) регламентируется Положением о реализации единойучетной политики в учетном центре и в обслуживаемых учреждениях. Положениеутверждается распоряжением главного распорядителя бюджетных средств (намуниципальном уровне — главой администрации муниципального образования).

Документооборот междуотделами учетного центра определен внутренним регламентом. Формированиекорреспонденций счетов осуществляется в соответствии с утвержденным рабочимпланом счетов бухгалтерского (бюджетного) учета.

В целях методологического обеспечения работы учетногоцентра и единообразия учета главным распорядителем бюджетных средств(финансовым органом муниципального образования) утверждается пакет нормативных документов,регламентирующих порядок проведения основных учетных процедур:

  • учет бюджетных обязательств исанкционирования оплаты денежных обязательств;
  • учет имущества казны;
  • учет арендной платы и доходовот приносящей доход деятельности;
  • учет дебиторскойзадолженности прошлых лет;
  • учет бюджетных обязательств ирасчетов по наличным денежным средствам.

Также должны быть утвержденыследующие организационные документы:

  • порядок оплаты труда вбюджетных, казенных, автономных учреждениях;
  • порядок контроля за состояниемкредиторской задолженности;
  • порядок согласования исписания безнадежной к взысканию дебиторской и невостребованной кредиторскойзадолженности учреждений;
  • порядок приобретения ирасходования продуктов питания в учреждениях образования;
  • порядок расходования средствна проведение социально-культурных мероприятий;
  • порядок предоставления мерсоциальной поддержки работникам учреждений;
  • порядок взимания платы засодержание детей в дошкольных образовательных учреждениях и др.

Все перечисленные документы способствуют повышениюэффективности организации учета, дисциплины и ответственности всех субъектовучета.

Первичные документы, документооборот

Оформление первичных документов

Хозяйственные операции,проводимые обслуживаемыми учреждениями, отражаются централизованнойбухгалтерией в бухгалтерском (бюджетном) учете на основании оправдательныхдокументов (первичных учетных документов). Первичная учетная документация формируетсяобслуживаемыми учреждениями самостоятельно.

В каждом обслуживаемом учрежденииприказом руководителя утверждается список сотрудников (уполномоченных лиц), накоторых возложена обязанность оформления первичной учетной документации.Первичные документы по списанию основных средств (акты списания, ведомостивыдачи на нужды учреждения и др.), требования-накладные на ввод в эксплуатациюосновных средств и передачу материальных ценностей от одного материальноответственного лица другому также оформляются уполномоченными лицамиобслуживаемых учреждений.

К учету и исполнению принимаются только первичные документы с разрешающей (утверждающей) резолюцией руководителя.

График документооборота

В рамках договора на бухгалтерское обслуживание междуучреждением и централизованной бухгалтерией важно оптимально организоватьдокументооборот, т. к. схема документооборота оказывает существенное влияниена правоспособность учреждений и может стать предметом судебных разбирательств.

Состав, объем и срокипередачи (предоставления) документов, материалов и данных определяютсяграфиком документооборота, утверждаемым руководителем обслуживаемогоучреждения и руководителем, главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.Он может меняться в зависимости от объема работ на том или ином учетномучастке.

Информация, содержащаяся впервичных учетных документах, формах бухгалтерской, налоговой, оперативнойотчетности, должна быть своевременно в строго оговоренные сроки доведена дозаинтересованных сторон.

Важный нюанс

Документы - основания для оплаты услуг тепло-, водо- и энергоснабжения, по вывозу мусора, дезинфекции и других услуг по содержанию помещения до подписания руководителем учреждения должны быть завизированы специалистами хозяйственных служб (контроль показаний счетчиков, количества вывезенных контейнеров, размера обработанных площадей).

Следует учесть!

Во избежание ошибок при оформле- нии сотрудниками обслуживаемого учреждения первичной документа- ции в договоре на бухгалтерское об- служивание следует предусмотреть обязанность централизованной бух- галтерии организовать и провести инструктаж соответствующих кате- горий работников учреждения по оформлению документов.

Прием первичных документов в учетный центр осуществляется по Реестру сдачи документов (ф. 0504053) от руководителей учреждений либо уполномоченных лиц. В нем указываются: ответственное лицо, передающее и получающее документ, наименование документа, дата приема-передачи и подписи ответственных лиц. Первичные документы, составленные неправильно, не подлежат исполнению и возвращаются учреждению с указанием причины возврата.

Учет денежных средств

Учет денежных средств на лицевых счетах

В соответствии с бюджетнымзаконодательством каждому обслуживаемому учреждению открывается лицевой счет воргане казначейства. Специалист централизованной бухгалтерии формирует и представляетв финансовый орган заявления на открытие (закрытие) ли­цевых счетовобслуживаемых учреждений, представляет сообщения об открытии (закрытии) лицевыхсчетов в налоговый орган за подписью руководителя обслуживаемого учреждения.Централизованная бухгалтерия наделяется правом формирования электронных платежныхдокументов, а также правом их подписи в лице руководителя.

При передаче функции безналичных расчетов наиболееэффективно использовать систему электронного документооборота с органомказначейства, интегрированную с программным продуктом по ведениюбухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии. Такое решение позволяетсущественно облегчить работу сотрудников бухгалтерии по проведению и отражениюрасходных операций. Например, платежные документы готовятся один раз в системебухгалтерского учета, затем выгружаются в систему казначейского исполнения бюджетаи после обработки и санкционирования отправляются в ОФК для последующейотправки в РКЦ Банка России.

Главным распорядителям,получателям бюджетных средств и централизованной бухгалтерии целесообразнотакже установить систему удаленного документооборота, которая используется дляавтоматизации финансовой деятельности распорядителей и получателей бюджетных средств и организации электронного взаимодействиямежду бюджето­получателями и финансовым органом. Это способствует полной автоматизацииучета исполнения бюджета и минимизации бумажного документооборота, снижениютрудоемкости операций, уменьшает долю ручного труда специалистов и учетныхработников, совершенствует методы учета и контроля средств от приносящей доходдеятельности.

Ведение кассовых операций

Учет кассовых операций вцентрализованной бухгалтерии ведется в соответствии с полномочиями,установленными договором на бухгалтерское обслуживание. В целях оптимизацииработы руководителями обслуживаемых учреждений могут передаваться права первойподписи (и электронной цифровой подписи) всех расчетных и платежных документов(заявок на получение наличных денег, платежных поручений и др.) на основаниинотариально заверенных доверенностей централизованной бухгалтерии(руководителю или иному уполномоченному им лицу).

Правом первой подписи первичных документов по кассовымоперациям (расходных кассовых ордеров, расчетно-платежных и платежныхведомостей по оплате труда и выплат социального и иного характера), заявленийна выдачу под отчет, а также финансовой отчетности наделяются руководителиобслуживаемых учреждений, а при наличии второй подписи — руководительцентрализованной бухгалтерии. Правом подписи приходных кассовых ордеровнаделяются бухгалтер-кассир и руководитель централизованной бухгалтерии. Правоподписи иных документов и отчетов имеют должностные лица, составившие их всоответствии с установленными должностными инструкциями.

Прием в кассу и выдачаналичных денежных средств, включая выручку от приносящей доход деятельности,осуществляются бухгалтерами-кассирами централизованной бухгалтерии. Приемналичных средств за оказанные платные услуги и пожертвования в обслуживаемыхучреждениях по квитанциям (ф. 0504510) производится уполномоченнымиматериально ответственными лицами. Уполномоченные лица в установленные графикомсроки вносят принятые денежные средства в кассу централизованной бухгалтерии пореестру с приложением квитанций об оплате с учетом лимита остатка средств вкассе.

Выплаты заработной платы сотрудникам обслуживаемыхучреждений осуществляются централизованной бухгалтерией путем перечислениясредств в кредитные организации через банкоматы, посредством банковских карт.Наличные денежные средства выдаются раздатчикам, назначенным приказамируководителей. С раздатчиками в обязательном порядке должны быть заключеныдоговоры о материальной ответственности.

Операции санкционирования расходов бюджет

В соответствии с нормами ст.161, 219, 219.2 БК РФ порядок учета бюджетных обязательств, санкционированияоплаты денежных обязательств получателей бюджетных средств устанавливаетсяМинфином России (финансовым органом субъекта РФ, муниципального образования).

Заключение и оплата казенным учреждениемгосударственных (муниципальных) контрактов, иных договоров, подлежащихисполнению за счет бюджетных средств, производятся от имени Российской Федерации,субъекта РФ, муниципального образования в пределах доведенных казенномуучреждению лимитов бюджетных обязательств и с учетом принятых и неисполненныхобязательств (п. 5 ст. 161 БК РФ).

Нарушение казеннымучреждением указанного требования при заключении государственных(муниципальных) контрактов, иных договоров является основанием для признанияих судом недействительными по иску органа государственной власти(государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющегобюджетные полномочия главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств,в ведении которого находится это казенное учреждение.

Заключение контрактов идоговоров, а также принятие других бюджетных обязательств находится вкомпетенции руководителей учреждений. Следовательно, они несут административнуюи дисциплинарную ответственность:

  • за соответствие объемапринимаемых обязательств установленным лимитам бюджетных обязательств;
  • за соблюдение процедуры размещения заказа длягосударственных (муниципальных) нужд в соответствии с требованиями Федеральногозакона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров,выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальныхнужд" и правильность заключенных по результатам данного размещенияконтрактов (договоров).

Следует учесть!

Юрист централизованной бухгалте- рии в рамках доведенных полномо- чий может оказывать помощь обслу- живаемым учреждениям, вести пре- тензионную работу с поставщика- ми, т. к. не все учреждения имеют в штате юриста. В этом случае регист- рация и постановка на учет контрак- тов и договоров в централизованной бухгалтерии осуществляется толь- ко при наличии ознакомительной подписи юриста учетного центра. При обнаружении нарушений в за- ключаемых контрактах и договорах юрист централизованной бухгалте- рии по реестру возвращает докумен- ты на доработку.

Централизованная бухгалтерия несет дисциплинарнуюответственность:

  • за принятие к учетуобязательств, превышающих установленные получателю бюджетных средств лимитыбюджетных обязательств,
  • за правильность учета обязательств, полноту идостоверность отчетности о бюджетных обязательствах учреждений.

Всеобслуживаемые учреждения, принимая бюджетные обязательства путем заключенияконтрактов, иных договоров, согласовывают их с соответствующими правовымислужбами. Процедура принятия бюджетного обязательства в обслуживаемыхучреждениях предусматривает предварительную проверку наличия доведенных поконкретному коду бюджетной классификации лимитов бюджетных обязательств для ихисполнения.

В централизованную бухгалтерию передаются счета (счета-фактуры)для оплаты обязательств и постановки на учет по реестру сдачи документов сразрешительной надписью руководителя учреждения. К счетам (счетам-фактурам)должны прилагаться документы, подтверждающие поставку товара, выполнениеработ, оказание услуг (накладные, акты приема-передачи, акты выполненныхработ).

Учет бюджетных обязательств учреждений осуществляетсяцентрализованной бухгалтерией и финансовым органом в разрезе кодов бюджетнойклассификации расходов бюджета и дополнительных кодов для аналитическогоучета, утвержденных нормативным актом финансового органа.

Расчеты с налоговым органом и внебюджетными фондами

Учреждения обязанысамостоятельно встать на налоговый учет в качестве налогоплательщиков иуплачивать установленные налоги и сборы. Обязанность по уплате налога считаетсяисполненной налогоплательщиком с момента отражения на лицевом счете организации,которой открыт лицевой счет, операции по перечислению соответствующих денежныхсредств в бюджетную систему Российской Федерации (подп. 2 п. 3 ст. 45 НК РФ).

Следует учесть!

В отношениях между учреждения- ми и государственными внебюджет- ными фондами применяются нор- мы, аналогичные тем, что применя- ются в отношениях с налоговыми органами. Согласно положениям федеральных законов, регулирую- щих отношения в сфере обязатель- ного социального, медицинского, пенсионного страхования, каждый страхователь обязан регистриро- ваться и сниматься с регистрацион- ного учета в соответствующем тер- риториальном отделении государ- ственного внебюджетного фонда.

Учреждение-налогоплательщик может участвовать вотношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законногои уполномоченного представителя (ст. 26, 27, 29 НК РФ), в частности, поручитьуплату налога за счет средств налогоплательщика другому лицу.

Таким образом, ведениецентрализованной бухгалтерией бухгалтерского (бюджетного) и налогового учетаучреждений в соответствии с заключенными договорами и выданнымидоверенностями соответствует нормам бухгалтерского и налогового законодательствапри наличии оформления представительства в установленном законом порядке.

Руководители обслуживаемых учреждений дляосуществления представления налоговой отчетности через централизованную бухгалтериюпредставляют в налоговый орган доверенности на уполномоченного представителя —централизованную бухгалтерию по представлению полного пакета деклараций вэлектронном формате. Платежные документы на перечисление налогов составляютсяцентрализованными бухгалтериями раздельно по каждому обслуживаемомуучреждению. Налоговые декларации, представляемые в на­логовые органыцентрализованной бухгалтерией, также составляются отдельно по каждомуплательщику. Ответственность за правильность начисления, полноту исвоевременность перечисления налогов и иных платежей несет централизованнаябухгалтерия.

Централизованная бухгалтерияна основании доверенности производит запросы на проведение сверки расчетов сбюджетом, получает акты сверок и справки о состоянии расчетов с бюджетом,выписки операций по лицевым счетам. При предоставлении налоговых деклараций вэлектронном виде копия доверенности, подтверждающая полномочия представителяна подписание налоговых деклараций, также предоставляется в электронном видепо телекоммуникационным каналам связи.

Обязанность налогоплательщика по представлению документов в ходе камеральных и выездных проверок налоговых органов возлагается на учреждение, а не на централизованную бухгалтерию. Непредставление документов учреждением приводит к штрафным санкциям.

Учитывая, что в соответствии с НК РФ на подготовкудокументов для передачи в инспекцию отводится пять дней, обратное поступлениедокументов из централизованной бухгалтерии можно построить по следующимправилам:

  • подбор сотрудникамицентрализованной бухгалтерии документов по представленному списку (в данномслучае в соответствии с требованием налоговой инспекции);
  • предоставление клиентамэлектронных копий (обычно в день заявки);
  • курьерская доставка копий вбумажном виде (в течение нескольких дней).

Проведение инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата ихпроведения, перечень имущества, финансовых активов и обязательств, проверяемыхпри каждой из них, устанавливаются приказом руководителя учреждения, кромеслучаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В приказе о проведенииинвентаризации также определяются цели и задачи ее проведения.

Для проведения инвентаризацийпри смене материально ответственных лиц, смене руководителей, а такжеежегодных годовых инвентаризаций и в других случаях, предусмотренныхзаконодательством Российской Федерации, в обслуживаемых учреждениях на основанииприказов руководителей создаются постоянно действующие инвентаризационныекомиссии, утверждается их состав.

В состав комиссии вобслуживаемом учреждении включается сотрудник централизованной бухгалтерии, атакже при необходимости по согласованию сотрудник главного распорядителябюджетных средств. На основании приказов обслуживаемых учреждений в централизованнойбухгалтерии издается приказ о командировании сотрудника — бухгалтера дляпроведения инвентаризации.

Периодичность проведенияревизии кассы и состав комиссии из числа сотрудников утверждается приказомруководителя централизованной бухгалтерии. Инвентаризация дубликата ключей всейфе руководителя учетного центра производится ежеквартально в составе той жекомиссии.

Инвентаризация бланков строгой отчетностиосуществляется учетным центром одновременно с инвентаризацией наличныхденежных средств по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех илииных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственнымлицам. Кроме обязательных инвентаризаций бланков строгой отчетности проводятсявнеплановые контрольные проверки в сроки, установленные руководителем учетногоцентра.

О выявленных расхождениях или недостачах документовстрогой отчетности главный бухгалтер должен сообщить в письменном виде руководителю учетного центра для принятия необходимыхмер. Графики проведения годовой инвентаризации обслуживаемых учрежденийутверждаются приказами их главных распорядителей и для контроля за еепроведением направляются учетному центру.

Формирование отчетности

По завершении финансовогогода централизованная бухгалтерия формирует годовую бухгалтерскую (бюджетную)отчетность в разрезе каждого обслуживаемого учреждения по главнымраспорядителям бюджетных средств и главным администраторам доходов, составляетсводную отчетность. Также централизованной бухгалтерией формируетсяконсолидированная отчетность, в которой произведены исключения взаимосвязанныхпоказателей по операциям безвозмездной, безвозвратной передачи финансовых,нефинансовых активов и обязательств между главными распорядителями иполучателями средств одного бюджета, а также исключены показатели внутриведомственныхрасчетов.

В соответствии с п. 6 Инструкции № 191н бюджетная отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем получателя бюджетных средств, администратора доходов бюджета, администратора источников финансирования дефицита бюджета, передавшего полномочия по ведению учета, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом) централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бюджетного учета. При этом бюджетная отчетность должна быть заверена печатью обслуживаемого учреждения.

Консолидированная отчетностьв электронном виде с подтверждением на бумажном носителе направляется вустановленные сроки в финансовый орган. Кроме того, всем главнымраспорядителям бюджетных средств и главным администраторам доходов централизованнаябухгалтерия представляет в установленные бюджетным законодательством срокигодовую бюджетную отчетность для ее представления уполномоченному контрольномуоргану представительной власти муниципального образования с цельюосуществления внешней проверки.

Большая часть форм статистической отчетностисоставляется и представляется главными распорядителями бюджетных средств ворганы статистики самостоятельно на основании отдельных данных,предоставленных учетным центром.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль