Бланки строгой отчетности и денежные документы: как правильно классифицировать и учесть

6006
 Жуковский Д.В.
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"
Несмотря на то, что бланки строгой отчетности и денежные документы различны по своей сути и назначению, а также по способам отражения в бухгалтерском учете, нередко не только бухгалтеры, но и работники контрольно-ревизионных служб путают эти понятия. Кроме того, на практике довольно часто встречаются ситуации, когда к бланкам строгой отчетности или денежным документам относят документы, которые на самом деле не являются ни теми, ни другими. Расскажем, как избежать подобных ошибок.

Бланки строгой отчетности

Что считать бланком строгой отчетности

Определение понятия"бланк" в законодательстве об учете в государственных(муниципальных) учреждениях не приведено (как, впрочем, и многих другихопределений важных понятий и терминов). В такой ситуации можно воспользоватьсяобщепринятым определением, приведенным в толковом словаре русского языка С.И.Ожегова и Н.Ю. Шведовой, согласно которому бланк представляет собой лист соспециально напечатанными графами, заполняемый какими-нибудь официальнымисведениями, официальным текстом.

Следует учесть!

Под степенью защиты понима- ются разного рода специальные технологии, предназначенные для затруднения копирования (в первую очередь, с помощью цветной копировальной техни- ки, струйных и цветных лазер- ных принтеров), например:

  • использование специальной бумаги (с водяными знаками, со светящимися в ультрафио- лете или металлизированны- ми волокнами и т. д.);
  • использование микротекста;
  • использование фонового ри- сунка;
  • использование скрытых изо- бражений.

Технические требования и усло- вия изготовления защищенной полиграфической продукции установлены приказом Минфи- на России от 07.02.2003 № 14н.

Приказ № 14н регламентирует три категории защиты бланков “А”, “Б” и “В”.

Из этого определения четко видна основная особенностьбланка — наличие пустых граф, которые следует заполнять соответствующимиданными. Именно в силу такого определения нельзя считать бланком:

  • визитнуюкарточку руководителя — в ней дополнительно ничего не заполняется;
  • фирменный бланк, т. е. чистый лист с заранеевпечатанными реквизитами организации в верхней части — в нем нет установленныхграф со строго регламентированным содержанием.

Соответственно бланки строгой отчетности (далее —БСО) — это такая разновидность бланков, к которым предъявляются специальныедополнительные требования. Согласно определению, приведенному вп. 118 Инструкции № 157н, БСО должныобладать следующими признаками:

  • быть изготовленными типографским способом по форме,утвержденной правовым актом органа власти;
  • содержать номер, серию;
  • иметь степень защиты;
  • храниться, выдаваться и уничтожаться в соответствии сустановленными специальными требованиями.

Можно привести аналогию с понятием "коммерческаятайна". Тайной считается только та информация, к охране которойпринимаются какие-либо меры. Иными словами, бессмысленно устанавливатьспециальные правила хранения, выдачи и уничтожения для бланков, которые несоставляет труда отсканировать и отпечатать на цветном принтере или размножитьиным общедоступным способом.

Виды бланков строгой отчетности

В п. 118 Инструкции № 157н приведен перечень видов бланков, ко торые ее разработчики решили отнести к категории БСО безусловно.Этот перечень сам по себе вызывает сомнения, поскольку из восьмиприведенных в нем позиций пять в общем случае не удовлетворяюттребованиям, приведенным в этом же пункте:

Некоторые из перечисленных проблемных позиций(аттестаты, дипломы, квитанционные книжки) числятся в составе БСО с 2005 г.Иными словами, информация была перенесена в Инструкцию № 157н из действующихранее инструкций без учета того, что старый перечень БСО не соответствует ихновому определению.

Несколько более подробноостановимся на квитанциях для приема наличных денег от населения. Порядокприменения таких квитанций регламентирован Положением об осуществлении наличныхденежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт безприменения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлениемПравительства РФ от 06.05.2008 № 359. В данном Положении содержатся требованияк изготовлению, хранению и выдаче БСО, применяемых для приема наличных денегпри отсутствии ККТ.

В соответствии с п. 48Инструкции № 162н, п. 84 Инструкции № 174н прием в кассу наличных денежныхсредств от физических лиц производится по БСО — квитанциям (ф. 0504510). Формаквитанции приведена в Приказе № 173н. Хотя в этих нормативных документахквитанция и названа БСО, ни в одном из них не предъявляется каких-либотребований к классу ее защиты. Единственным препятствием к подделке таких"БСО" может стать повсеместное использование типографиями приизготовлении квитанций "специальной" низкосортной темной бумаги.

Особенности бухгалтерского учета

Большинство видов БСО применяются(хранятся, учитываются) в рамках отдельных отраслей:

  • бланки больничных листов — вучреждениях здравоохранения;
  • бланки аттестатов и дипломовоб образовании — в образовательных учреждениях;
  • бланки лицензий — всоответствующих лицензирующих органах.

В соответствии с требованиямиУказаний № 190н в 2011 г. блан­ки, как и ранее, приобретаются по подстатье226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

При отражении БСО в бухгалтерском учете можно выделить следующие типичные ошибки:

  1. Неправильная классификация видов документов. Например, нередко трудовые книжки и вкладыши к ним ошибочно относят в разряд денежных документов, объясняя это тем, что учреждение за них получает деньги. Также зачастую к БСО относят документы, не удовлетворяющие указанному в Инструкции № 157н определению: не имеющие номеров, защиты, не являющиеся бланками вообще.
  2. Неправильная денежная оценка. В соответствии с положениями п. 337 Инструкции № 157н БСО учитываются по условной оценке 1 руб. за 1 бланк. Такой порядок действует еще с 2005 г. (п. 263 Инструкции № 148н, п. 236 Инструкции № 25н, п. 241 Инструкции № 70н). С 2011 г. законодатели решили его усовершенствовать: п. 337 Инструкции № 157н разрешает в рамках учетной политики установить учет БСО по цене приобретения. Ничего кроме хаоса такое “усовершенствование” не принесет, поскольку в соответствии с положениями Инструкции № 191н в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах в составе Баланса (ф. 0503130) не предусмотрено разделение показателей по счету 03 на данные в условной оценке и по себестоимости (как это сделано для счета 07).

Самыми распространенными БСО,которые могут быть в любом государственном (муниципальном) учреждении, являютсятрудовые книжки и вкладыши к ним. В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодательобязан предоставить работнику трудовую книжку, если ее у работника нет.Следовательно, разумно иметь некоторый запас трудовых книжек.

В соответствии с п. 47 Правил № 225 при выдачеработнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с негоплату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Именноэто требование придает некоторый смысл учету БСО (в части трудовых книжек ивкладышей) по себестоимости.

Нередко у бухгалтеров возникают вопросы о правильномотражении в учете операций возмещения работником стоимости трудовой книжки(вкладыша). Прямых указаний в инструкциях № 157н, № 162н и № 174н несодержится. Очевидно, что такое возмещение расходов должно отражаться в учетепо общим правилам для аналогичных операций:

  1. если трудовая книжка (вкладыш) приобреталась казеннымили бюджетным учреждением в текущем году, то восстанавливаются кассовыерасходы текущего года и уменьшаются суммы начисленных расходов и принятыхобязательств по подстатье 226 КОСГУ;
  2. если трудовая книжка (вкладыш) приобреталась казеннымучреждением в прошлые годы, то отражается перечисление средств в доходбюджета по коду 000 1 13 00000 00 0000 130 "Доходы от оказания платныхуслуг и компенсации затрат государства" классификации доходов бюджетов(КДБ);
  3. если трудовая книжка (вкладыш) приобреталась бюджетнымучреждением в прошлые годы, то суммы возмещения включаются в доходы текущегогода.

Таким образом, для отраженияв учете операций возмещения работником стоимости трудовой книжки (вкладыша)можно рекомендовать следующую корреспонденцию счетов:

Для учета БСОприменяется два метода:

  • по индивидуальным номерам;
  • по пачкам (в интерваленомеров).

Способ учета по пачкам(в интервале номеров) применяется в основном к БСО для приема наличныхденежных средств (квитанции, билеты), когда невозможно проследить направлениевыдачи каждого конкретного бланка. При таком способе учетной единицей являетсяне один бланк с указанием в учетных регистрах серии и номера (например,удостоверение "Ветеран труда" серия АС № 333222), а пачка бланков суказанием серии, начального и конечного номеров (например, билеты в музейсерия ЯЯ № 111100—111199).

Пачка бланков отражается вучете с количественным измерителем, показывающим текущее количество бланков впачке. При наличии в учреждении нескольких ответственных лиц, хранящих такиебланки, одна и та же пачка может оказаться частично в кассе, а частично усотрудника, отвечающего за прием выручки от населения. Пачка списывается,когда в ней не остается ни одного бланка.

Денежные документы

Понятие денежного документа

Порядку учета денежныхдокументов (счет 201 35) в Инструкции № 157н посвящены пп. 169—172. Однакочеткого разъяснения самого термина "денежные документы" эти пункты несодержат, в них перечислен только приблизительный перечень объектов.

Для начала постараемсясформулировать простое и понятное определение. Денежные документы — это своегорода специальные день­ги, которые можно обменять на услуги или товары,например:

  • почтовые марки имаркированные конверты — это специальные деньги для приобретения услуг почтовойсвязи;
  • проездные билеты — этоспециальные деньги для приобретения услуг общественного транспорта;
  • карточки сотовой связи — этоспециальные деньги для приобретения услуг сотовой связи;
  • талоны на топливо — этоспециальные деньги для приобретения бензина.

Из этого простого объяснения видно, почему в учетеденежные документы уподоблены наличным деньгам:

  1. Так же как и наличныеденьги, денежные документы в общем случае имеют обезличенный характер.Денежными документами, так же как и наличными деньгами, может воспользоваться любой человек и приобрести за них услуги (товары) в любоевремя у любого поставщика соответствующих услуг (товаров).

Следует учесть!

К денежным документам обычно относят авиационные и железно- дорожные билеты. На первый взгляд, исходя из приведенного параметра обезличенности, авиа и ж/д билеты не следовало бы считать денежными документа- ми, т. к. они именные и оформле- ны на конкретный рейс. В этом отношении такие билеты ближе по сути к доверенности, чем к на- личным деньгам. Но, с другой сто- роны, билет легко может быть пе- реоформлен и даже обращен в на- личные деньги. Так что отнесение авиа и ж/д билетов к денежным документам можно считать оправ- данным.

Так же как и наличные деньги, денежные документы расходуются при получении услуг (товаров). Это важное свойство позволяет легко понять, что пополняемые заправочные топливные пластиковые карты ни в коем случае нельзя считать денежными документами — при получении топлива сами карты не расходуются.Так же как и наличные деньги,денежные документы имеют номинал или фиксированное денежное выражение, например:
  • почтовые марки пятогостандартного выпуска (2010 г.) имеют номиналы 0,10 руб.; 0,15 руб.; 0,25 руб.; 0,30 руб.; 0,50 руб.; 1,00 руб.; 1,50 руб.; 2,00 руб.; 2,50 руб.; 3,00 руб.; 4,00 руб.; 5,00 руб.; 6,00 руб.; 10,00 руб.; 25,00 руб.;
  • карточки оплаты сотовой связи"Билайн" выпускались номиналами 100, 250, 500, 1000 и 3000 руб.;
  • месячный проездной билет наобщественный транспорт имеет фиксированную стоимость услуги;
  • оплаченная путевка всанаторий имеет фиксированную стоимость услуги.

Признак фиксированногоденежного выражения помогает понять, почему не являются денежными документами:

  • пополняемые заправочныетопливные пластиковые карты — у них нет фиксированного содержания, на такойкарте столько денег, сколько на текущий момент составляет дебиторскаязадолженность поставщика топлива;
  • талоны на топливо с номиналомне в рублях, а в литрах — поскольку согласно требованиям ведения бухгалтерскогоучета в государственных (муниципальных) учреждениях учетной единицей являетсярубль.

Документы, предназначенные для получения учреждением денег, ни в коем случае не следует трактовать как денежные документы. Не являются денежными документами ни квитанции (ф. 0504510), ни трудовые книжки. Это заблуждение так распространено, что проникло даже в текст Инструкции № 157н, где в числе денежных документов ошибочно указаны полученные извещения на почтовые переводы.

Повторимся, что денежныедокументы предназначены именно для приобретения учреждением услуг и товаров. Всоответствии с таким назначением и описана в инструкциях по применению плановсчетов корреспонденция с денежными документами.

Недопустимо относить кденежным документам и иные документы, не имеющие прямого отношения кприобретению услуг или товаров. Например, нередко к денежным документамошибочно относят немаркированные конверты. Такой конверт сам по себе, безмарок, не обеспечивает приобретения услуг связи, такие конверты должныприобретаться и учитываться как обычные канцтовары. К денежным документам неотносятся неоплаченные путевки, полученные безвозмездно от общественных,профсоюзных и других организаций, для учета которых предусмотрен отдельныйзабалансовый счет 08.

Отражение в учете

Сравнение порядка учетаналичных денежных средств и денежных документов. Порядок отражения в учетеденежных документов весьма сходен с порядком учета наличных денежных средств. С2009 г. в соответствии с требованиями Инструкции № 148н операции с денежнымидокументами следует отражать в Кассовой книге на отдельных листах. Вместе с темс 2009 г. в счет учета денежных документов включена классификация расходовбюджетов в соответствии с их экономическим содержанием. Сравнительнаяхарактеристика порядка учета наличных денежных средств и денежных документовприведена в табл. 1.

Таблица 1

Сравнительная характеристика порядка учета наличных денежных средств и денежных документов

Так же как и наличные деньги,денежные документы должны храниться в кассовом сейфе. Проведение инвентаризацииденежных документов в целом должно подчиняться тем же требованиям, что и инвентаризацияналичных денег: обязательный полистный пересчет по видам и номиналам. Как и дляналичных денег, отсутствие в документах инвентаризации сведений о количестве денежныхдокументов по видам и номиналам может свидетельствовать о формальном проведенииинвентаризации.

Особенности ведения фондовой кассовой книги. У бухгалтеров часто возникаютвопросы о порядке ведения Кассовой книги (ф. 0504514) в части отражения в нейопераций с денежными документами. С одной стороны, согласно требованиямИнструкции № 157н, Приказа № 173н листы кассовой книги с отметкой"Фондовый" должны идти вместе с листами, отражающими движениеналичных денежных средств, со сквозной нумерацией. С другой стороны, это неслишком удобно: если за один день есть операции и с наличными деньгами, и сденежными документами, то может не быть переходящего остатка с листа на лист.Также не будет соответствия номеров ордеров с листа на лист. Поэтому нередко бухгалтеры(с использованием возможностей компьютерных программ) ведут две различныекассовые книги — наличную и фондовую.

Важный нюанс

Следует вести раздельную нумерацию фондовых и наличных приходных и расходных кассовых ордеров, поскольку согласно п. 170 Инструкции № 157н приходные и расходные кассовые ордера с записью "Фондовый" регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Когда в такой ситуации сотрудники контролирующих органов на основании положений Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40, делают замечание о недопустимости наличия в организации двух кассовых книг, на него легко возразить. Та кассовая книга, о которой говорится в пп. 22, 23 Порядка ведения кассовых операций, предназначена для учета поступления и выдачи наличных денег.

Соответственно на фондовую кассовую книгу эти пункты не распространяются. Особенности расчетов с подотчетными лицами с применением денежных документов. Основным направлением расходования денежных документов является их выдача в подотчет. Требования к расчетам с подотчетными лицами, установленные пп. 213, 214, 216 Инструкции № 157н, несколько отличаются в зависимости от того, осуществляются расчеты наличными денежными средствами или с применением денежных документов. Сравнительный анализ требований представлен в табл. 2.

Таблица 2

Особенности расчетов с подотчетными лицами наличными денежными средствами и с применением денежных документов

Как видно из табл. 2, если в учреждении одним и тем жесотрудникам выдаются в подотчет как денежные средства, так и денежные документы,особенно если это происходит по одним и тем же статьям (подстатьям) КОСГУ,важно вести раздельный учет расчетов.

Например, один и тот же сотрудник использует марки иконверты, которые получает у кассира в фондовой кассе, и в то же время производитдругие расходы за наличные деньги по подстатье 221 "Услуги связи"КОСГУ (отправляет заказные письма). При этом наличие дебетового сальдо за счетнаходящихся под отчетом у сотрудника конвертов не должно препятствовать выдачеему наличных денег из кассы. Аналогичным образом расчеты производятся, есливодитель заправляет автомобиль по талонам, а масло и запчасти приобретает заналичные.

Действующая Инструкция № 157ни инструкции по применению планов счетов не содержат соответствующих учетныхмеханизмов разделения счета 208 00 на расчеты за счет денежных средств и засчет денежных документов. Такое разделение можно предусмотреть в рамках учетнойполитики, например, с помощью добавления к счету 208 00 дополнительныханалитических кодов.

Корреспонденция счетовдля отражения операций с денежными документами. Для денежных документов всоответствии с их спецификой предусмотрен менее широкий набор возможныххозяйственных операций, чем для наличных денег (бухгалтерские записи неотличаются для казенных и бюджетных учреждений и не зависят от источникафинансового обеспечения):

Типичной ошибкой вучете денежных документов является одномоментное списание всех приобретенныхденежных документов при их выдаче ответственному сотруднику (по аналогии сосписанием материальных запасов при выдаче в эксплуатацию, что допускается Инструкцией№ 157н).

В этом случае возникаетвопрос о том, как обосновать такое списание. Например, каким образом бухгалтерсможет оправдать разовое списание 1000 конвертов, когда согласно журналуисходящей корреспонденции за месяц отправлено только 100 писем.

К авансовому отчету о расходовании денежных документов необходимо приложить соответствующие подтверждающие документы, например:

  • при расходовании марок и конвертов - реестр корреспонденции, а в случае порчи - непосредственно испорченные конверты;
  • при расходовании путевок в санатории (дома отдыха) - отмеченные корешки путевок;
  • при пополнении счета сотовой связи (доступа к Интернету) с помощью карт оплаты - расшифровку операций по счету, подтвержденную поставщиком услуг.

Карты оплаты, например, засотовую связь, нередко продаются дороже номинала, т. е. за карту номиналом 150руб. приходится платить 160 руб. В этом случае следует правильно отразитьоперацию по статьям КОСГУ, ведь на самом деле услуги связи приобретаютсятолько на сумму 150 руб., а 10 руб. — это прочие услуги.

В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учетедолжны быть сделаны следующие записи:

  • в части номинала карты оплатыуслуг сотовой связи Дебет 0 20135 510
    Кредит 0 208 21 660
  • в части наценки к номиналу Дебет 0 40120 226
    Кредит 0 208 26 660

Всегда ли следует отражать денежные документы в учете.На первыйвзгляд, вопрос кажется несколько странным. Однако на практике нередковстречается ситуация, когда, получив в подотчет наличные деньги, сотрудникприобретает денежные документы и тут же их расходует, например, приобретает напочте марки и наклеивает их на бандероль или приобретает карту оплаты сотовойсвязи и сразу же ее активирует.

Формально здесь имеют место операции с денежнымидокументами, но оснований для отражения их оборотами по фондовой кассе нет, т.к. через кассира они не проходят.

Основания для отраженияденежных документов по фондовой кассе имеются в следующих случаях:

  • когда денежные документыприобретаются по безналичному расчету;
  • когда денежные документыприобретает за наличные деньги один сотрудник, а расходует другой;
  • когда приобретенные денежныедокументы выдаются сотрудникам по частям, а невыданный остаток хранится вкассе.

Если подотчетное лицоприобретает денежные документы и сразу же их расходует, то в общем случае кавансовому отчету должны быть приложены как документы, подтверждающиеприобретение денежных документов, так и документы, подтверждающие их расходование.Например, когда сотрудник приобретает на почте марки и сразу отправляет корреспонденцию,к авансовому отчету следует приложить и товарный чек на приобретенные марки, иреестр отправленной корреспонденции.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×