Ревизия расчетов с подотчетными лицами

4193
 Кошелева Ю.А.
Эксперт ЗАО "МЦФЭР"
Расчеты с подотчетными лицами бывают во всех без исключения учреждениях – при направлении сотрудников в командировки, выдаче денежных средств на хозяйственные нужды. При этом нередко возникают непредвиденные и нестандартные ситуации, когда нужно правильно применить нормы законодательства и принять верное решение. Вот почему избежать ошибок в расчетах довольно сложно. Расскажем, на что в первую очередь обратят внимание проверяющие.

Типичные нарушения

Можно выделить следующиехарактерные нарушения, выявляемые в ходе проверок ведения учреждениями расчетовс подотчетными лицами:

  • отсутствие приказа оназначении подотчетных лиц, суммах и сроках, в течение которых подотчетноелицо должно отчитаться по выданным на хозяйственные нужды суммам;
  • выдача наличных денег подотчет сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученному авансу;
  • нарушение подотчетным лицомсроков возврата ранее выданных подотчетных сумм;
  • нарушение требований коформлению авансовых отчетов, отсутствие оправдательных документов;
  • расходование денежных средствна цели, не предусмотренные при их выдаче;
  • расходование денежных средствсверх утвержденных законодательством норм;
  • расходование сотрудникамисвоих личных средств по причине того, что аванс своевременно не был выдан;
  • отсутствие своевременного уведомлениясотрудников о перечислении подотчетных сумм на их банковские карточки.

Проверяемые документы

Следует учесть!

Нарушения порядка расчетов с подотчетными лицами чаще всего возникают вследствие несоблю- дения требований следующих нормативных актов:

  • Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бух- галтерском учете”;
  • Инструкции по бюджетному учету, действующей в прове- ряемый период;
  • приказа Минфина России об утверждении форм первичных учетных документов и регист- ров бухгалтерского учета, действующего в проверяемый период;
  • Порядка ведения кассовых операций в Российской Феде- рации, утвержденного реше- нием Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;
  • Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государствен- ных гражданских служащих”;
  • постановления Правительст- ва РФ от 02.10.2002 № 729 “О размерах возмещения рас- ходов, связанных со служебны- ми командировками на терри- тории Российской Федерации, работникам организаций, фи- нансируемых за счет средств федерального бюджета”;
  • Трудового кодекса РФ.

При проверке расчетов сподотчетными лицами изучаются следующие основные документы:

  • приказ об учетной политике;
  • приказы (распоряжения) о направлении работника(ов) вкомандировку (ф. № Т-9 или № Т-9а);
  • служебные задания для направления в командировку иотчеты об их выполнении
  • список лиц, которым разрешено получение наличных денегв кассе;
  • сметы представительских расходов и приказы об ихутверждении;
  • заявления на выдачу денег из кассы;
  • авансовые отчеты (ф. 0504049), журналы регистрацииавансовых отчетов;
  • документы, подтверждающие произведенные расходы, —товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочныеудостоверения (ф. № Т-10), проездные документы, счета гостиниц;
  • журнал учета работников, выбывающих в служебныекомандировки из командирующей организации;
  • журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф.0504071) или карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051);
  • главная книга (ф. 0504072);
  • кассовая книга (ф. 0504514);
  • анализ счета 208 00 "Расчеты с подотчетнымилицами".

Важный нюанс

Заявления подотчетных лиц не уведомляют их о назначении фактически поступивших на банковскую карточку денежных средств, даже при совпадении суммы. Тем более что, как правило, денежные средства под отчет перечисляются на ту же карточку, что и зарплата, и подотчетное лицо, если оно не будет уведомлено под роспись, может израсходовать деньги на личные нужды. Впоследствии у учреждения не будет законных оснований для их истребования.

Пример акта ревизии

B соответствии с приказомМинфина России от 25.12.2008 № 146н "Об обеспечении деятельности поосуществлению государственного финансового контроля" (далее — Приказ №146н) при составлении акта контрольного мероприятия нужно выполнять следующиетребования:

  • в акте при описании каждогонарушения, выявленного в ходе контрольного мероприятия, должны быть указаны:положения законодательных и нормативных правовых актов, которые были нарушены;к какому периоду относится выявленное нарушение; в чем выразилось нарушение,документально подтвержденная сумма нарушения; должностное, материальноответственное или иное лицо объекта финансового контроля, допустившее нарушение(п. 75 Приказа № 146н);
  • в акте не допускаются выводы,предположения, факты, не подтвержденные доказательствами; морально-этическаяоценка действий должностных, материально ответственных и иных лиц объекта финансовогоконтроля; помарки, подчистки и иные неоговоренные исправления (п. 76 Приказа №146н).

Для каждого нарушения, отмеченного в акте, должны быть приведены:

  • ссылка на действующий на дату нарушения нормативный правовой документ с указанием конкретного пункта, статьи;
  • первичный документ (учетный регистр), в котором отражен факт, свидетельствующий о нарушении.

Недопустимо делать выводы о недостоверности первичного документа на основании сомнений ревизоров. Его фиктивность должна быть подтверждена документально: экспертизой, встречной проверкой и т. д.

Далее приведем образец заполнения акта ревизии в части результатов проверки расчетов с подотчетными лицами.




Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль