Организация документооборота в кассе

31450
Организация работы кассы - один из наиболее ответственных и трудоемкихучастков работы бухгалтерии. Рассмотрим нормативно-правовые аспекты регулирования данной деятельности и вопросы документооборота кассовых операций.

Операции с наличными денежными средствами, совершаемые бюджетными учреждениями при осуществлении расчетов по оплате труда со штатным персоналом, подотчетными лицами, прочими физическими и юридическими лицами за оказание услуг, выполнение работ, относятся к кассовым операциям.

Нормативное регулирование

При совершении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются следующими нормативными документами:

  • Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете);
  • Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
  • постановлением Правительства РФ от 6.05.2008 № 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (далее - Постановление № 359);
  • приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (далее - Инструкция № 148н);
  • приказом Минфина России от 03.09.2008 № 89н "Правила обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы" (далее - Правила обеспечения наличными деньгами);
  • Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Основой бюджетного учета кассовых операций являются первичные учетные документы - приходный и расходный ордера, квитанции, кассовая книга и др. Задача бухгалтерии - оформить их грамотно, тем самым обеспечив прозрачность учетной системы организации и, как следствие, - сохранность и целевое использование наличных денежных средств.

Требования к оформлению первичных учетных документов установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 19 Порядка ведения кассовых операций. В числе обязательных процедур - заполнение документов чернилами, шариковой ручкой четко, ясно, без помарок, погашение путем наложения штампов "Получено" или "Оплачено" с указанием даты и подписью кассира. Документы могут быть выписаны на пишущей машине или с применением средств вычислительной техники. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Кассовые документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения. Право подписи может быть передано другим должностным лицам, их список предварительно согласовывают с главным бухгалтером и руководителем организации.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов,передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а так-же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 3 ст. 9 гл. 2 Закона о бухгалтерском учете).

При операции с денежными документами (почтовыми марками, марками государственной пошлины, вексельными марками, оплаченными авиабилетами и др.) на приходных и расходных кассовых ордерах оформляется запись "Фондовый", после чего они регистрируются в журнале регистрации (ф. 0310003). Учет таких операций ведется на отдельных листах кассовой книги.

Согласно п. 5 ст. 9 гл. 2 Закона о бухгалтерском учете и п. 19 Порядка ведения кассовых операций внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов должна производиться бухгалтерией до передачи их в кассу (п. 21 Порядка ведения кассовых операций).

Исключения составляют расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ним платежи, которые регистрируются после выдачи денег.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Обязанности кассира

По каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу кассир обязан проверить:

  • наличие и подлинность на документах разрешительной подписи главного бухгалтера, руководителя или уполномоченных на это лиц;
  • правильность оформления документов;
  • наличие приложений, перечисленных в документах.

Если хоть одно из этих требований не соблюдено, кассир не принимает документы к исполнению. После совершения кассовой операции (приема и выдачи денег) кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера, документы, их заменяющие. Приложения к документам он погашает штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Далее кассир обязан сделать запись в кассовой книге (п. 22 Порядка ведения кассовых операций).

Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число. Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций, кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней обязательно заверяется подписями руководителя главного бухгалтера учреждения. При организации бюджетной и иной приносящей доход деятельности учреждения ведут одну кассовую книгу.

В целях применения унифицированных форм документов бюджетные учреждения руководствуются Инструкцией № 148н.

Согласно ст. 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Заявки на получение наличных денежных средств, денежный чек

Для получения наличных денежных средств бюджетному учреждению необходимо представить в орган Федерального казначейства (ОФК): ежеквартальную кассовую заявку (с целью информирования ОФК об общем объеме потребности в наличности получателей бюджетных средств), заявку на получение наличных денежных средств (в 2 экземплярах), денежный чек.

Заявка на получение наличных денежных средств (ф. 0531802) оформляется отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги (п. 2.7 Правил обеспечения наличными деньгами). Это средства:

  • бюджета;
  • от приносящей доход деятельности;
  • дополнительного бюджетного финансирования;
  • поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.

При этом в заявке указываются:

  • серия, номер и дата денежного чека;
  • номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств);
  • должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек;
  • данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек;
  • показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку;
  • суммы.

Согласно п. 2.7 Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденных приказом Минфина России от 03.09.2008 № 89н, в заявке с номером лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении показатели бюджетной классификации РФ не указываются.

При наличии электронного документооборота между получателем средств и ОФК заявка может быть представлена в электронном виде с применением цифровой подписи либо на бумажном носителе с одновременным представлением информации в электронном виде без цифровой подписи.

Если заявка представляется в ОФК на бумажном носителе, то в порядке исключения она может быть передана бюджетным учреждением по факсимильной связи накануне дня получения денег. А в день их получения - на бумажном носителе.

Одновременно с заявкой представляется денежный чек. На лицевой стороне чека записывается наименование ОФК, счет (№ 40116) и ставится его гербовая печать. На оборотной стороне указываются паспортные данные (данные иного документа, удостоверяющего личность) уполномоченного лица бюджетной организации, на которого выписан чек; наименование бюджетной организации; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций.

Чековые книжки выдаются ОФК бесплатно на основании представленного бюджетным учреждением Заявления (код формы по КФД 0531712).

Возврат чековых книжек в ОФК возможен в следующих случаях:

  • при закрытии лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;
  • в случае изменения наименования получателя средств;
  • при закрытии или изменении номера счета, открытого ОФК в банке.

Для возврата чековой книжки необходимо написать заявление в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков (п. 2.6 Правил обеспечения наличными деньгами).

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) оформляется при поступлении наличных денежных средств, как при ручном, так и при автоматизированном способе ведения учета. Он выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого ордера и отрывной квитанции. Ордер остается у учреждения, квитанция передается лицу, вносящему деньги.

В строку "Принято от" вносятся полностью Ф.И.О. лица, передающего деньги. В строке "Основание" указывается содержание операции:

  • "Возврат подотчетных сумм";
  • "Оплата за оказанные услуги (наименование услуг)";
  • "Плата по договору".

Сумма заносится прописью с большой буквы, а копейки - цифрами. Если оформляется поступление денег от покупателей, то в строке "В т. ч" цифрами указывается сумма НДС, уплаченная клиентом. Если продажа не облагается налогом, в строке делается запись: "Без налога (НДС)" В строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы: при возврате в кассу неиспользованных подотчетных сумм указываются номер и дата авансового отчета, при получении денег с ицевого счета - номер денежного чека.

При поступлении наличных денег с лицевого счета квитанция от приходного сового ордера прилагается к выписке со счета. Кассовые операции по при-дному ордеру производятся в день его выписки и регистрации. Выдача приходных ордеров на руки лицам, вносящим деньги в кассу, запрещается.

Расходный документ

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача из кассы наличных денежных средств учреждения производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002). В случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

В ордере указываются полностью Ф.И.О. лица, получающего деньги, основание их получения (номер и дата документа), сумма прописью (копейки - цифрами), прилагаемые документы. В строке "Получил" получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой указывает выданную ему сумму: рубли - прописью с заглавной буквы, копейки - цифрами, ставит дату и подпись.

В строке "По" пишутся наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, как правило паспорта.

В бланке расходного кассового ордера строка с указанием выданной суммы, данные документа, удостоверяющего личность получателя денег, всегда пишутся от руки.

Выдача наличных денег из кассы бюджетных учреждений производится также и по другим документам (платежным и расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Следует отметить, что в случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных ордерах не обязательна (п. 14. Порядка ведения кассовых операций).

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после Ф.И.О. получателя денег бухгалтерией указываются Ф.И.О. доверенного лица. При этом в случае выдачи денег по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости (п. 16 Порядка ведения кассовых операций).

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, в случае болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным ордерам (п. 17 Порядка ведения кассовых операций).

Если установленные сроки оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий истекли, а деньги выплачены не были, кассир должен:

  • в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
  • составить реестр депонированных сумм;
  • в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
  • записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № ".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на них составляется один общий расходный ордер (п. 18 Порядка ведения кассовых операций). Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается. В расходных ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача денег по ордерам может производиться только в день их составления и регистрации.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Ордера, а также заменяющие их документы регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3). Журнал представляет собой таблицу, в левой части которой отражаются приходные документы (дата, номер, сумма, а в примечании пишут основание), а в правой - данные расходных документов.

Ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке (п. 21 Порядка ведения кассовых операций).

Сначала оформляется кассовый ордер, затем он регистрируется, и только потом по нему выдаются или принимаются деньги. Приходные и расходные ордера нумеруются раздельно. С января нумерация начинается с первого номера.

В журнале также регистрируются платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда, на выдачу денег в подотчет. Реквизиты расходных кассовых ордеров, указанные в штампе, проставленном на ведомости, вносятся в журнал только после выдачи денег.

Применение бланков строгой отчетности

При оказании услуг населению бюджетные учреждения могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Это возможно при условии выдачи потребителям бланков строгой отчетности (Постановление № 359).

К бланкам строгой отчетности относится квитанция (форма по ОКУД 0504510), которую заполняют в 2 экземплярах (оригинал и копия).

Изготовление бланков строгой отчетности с использованием компьютерной техники не допускается (письмо Минфина России от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353). Они должны быть изготовлены типографским способом.

Объявление на взнос наличными

В соответствии с п. 9 Порядка ведения кассовых операций организации имеют право хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий. При этом срок хранения наличных денег не должен превышать 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - 5 дней), включая день получения денег в банке. Вся остальная наличность сверх установленного лимита подлежит сдаче в банк, обслуживающий лицевой счет учреждения.

Для этого оформляется объявление на взнос наличными (ф. 0402001), где в строке "Получатель" указывается полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета (№ 40116), в скобках проставляются наименование организации, внесшей наличные деньги, и номер ее лицевого счета.

В строке "Источник взноса" указываются символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций, а также показатели бюджетной классификации РФ, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств).

При взносе средств, полученных от приносящей доход деятельности, в строке "Источник взноса" указываются соответствующие показатели классификации доходов бюджетов РФ и наименование источника образования дохода. При взносе средств, поступивших во временное распоряжение, показатели бюджетной классификации не указываются.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет ОФК. Ордер к объявлению с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета ОФК № 40116. Получателю средств выдается квитанция.

Расчет на установление учреждению лимита остатка кассы

В соответствии с п. 2.5 положения ЦБ РФ от 05.01.1998 № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Положение № 14-П) лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств бюджета, открывших лицевые счета в органах ОФК, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями.

Для установления лимита в ОФК представляется Расчет по ф. 0408020 (в 2 экземплярах). После подписания документа представителем ОФК один экземпляр остается в казначействе, а второй возвращается учреждению. Если у бюджетного учреждения определен ежедневный срок сдачи выручки, то ему устанавливается лимит в размере среднедневного расхода.

В строке "Налично-денежная выручка за последние 3 месяца" ф. 0408020 указывают сумму наличных денег, которая поступила в кассу организации от продажи товаров (работ, услуг) за последние 3 месяца. Если организация только начала свою деятельность и не имела выручки за указанный срок, то указывают предполагаемую сумму. Исходя из суммы наличной выручки за последние 3 месяца, рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку. Среднедневная выручка рассчитывается делением суммы выручки за последние 3 месяца на число рабочих дней за последние 3 месяца. Среднечасовая выручка - путем деления суммы выручки за последние 3 месяца на число рабочих часов.

В строке "Выплачено наличными деньгами за последние три месяца (кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера)" указывают сумму наличных денег, которая снималась с лицевых казначейских счетов по чекам за указанный срок.

Кассовые расходы на заработную плату и выплаты социального характера не должны включаться в Расчет. По бюджетным и внебюджетным средствам устанавливается единый лимит остатка кассы. По учреждению, не представившему расчет, лимит считается нулевым, а не сданная в банк денежная наличность -сверхлимитной (п. 2.5 Положения № 14-П).

График документооборота

Движение первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения как приложение к учетной политике.

В графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача); проверка (обработка); хранение. График документооборота допускается составлять в виде схемы или таблицы (см. приложение), одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте, утвержденном Министерством финансов СССР от 29.06.1983 № 105.

Организация документооборота в кассе



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль