С какими рисками связаны зарплатные карты?

2084
 Мороз Т.А.
Руководитель отдела учета и отчетности, главный бухгалтер администрации г. Ставрополя
Выдача зарплаты через кассу постепенно становится явлением раритетным. Более того, все расчеты с сотрудниками – оплата труда, ГСМ, хозтоваров, выплаты командировочных – переходят на электронный уровень. В том, что пластиковые карты – это удобный финансовый инструмент, все уже убедились. Но насколько безопасно с ними работать? И могут ли у учреждений, использующих безналичный расчет с сотрудниками, возникнуть проблемы при налоговой отчетности?

Безналичная форма расчетов позволяет максимально упростить процедуру выдачи заработной платы, сократить объем кассовых операций и расходы по доставке наличности, снять проблемы, связанные с хранением денежных средств (избежать затрат на оборудование помещения под кассу), а также:

  • не депонировать неполученную зарплату и не сдавать остатки на лицевой счет в орган казначейства;
  • создать условия полной конфиденциальности информации о зарплате;
  • дополнительно гарантировать безопасность денежных средств (в случае утери или кражи карточки ее можно заблокировать);
  • оперативно получать зарплату в любое удобное время и в необходимой сумме (в пределах суммы на счете);
  • начислять проценты на остаток денежных средств (при условии, что это прописано в договоре между учреждением и банком) и т. д.

Нормативное регулирование

Для справки

При использовании карт международных платежных систем Visa International (Visa Classic, Visa Electron) или MasterCard International (MasterCard Standard, Maestro), пользователям становятся доступны:

  • слуга «Мобильный банк», когда движение денежных средств по карте отражается SМS-сообщениями;
  • возможность перевода денежных средства с одного счета международной карты на другой посредством банкоматов или Интернета;
  • получение наличных и оплата товаров и услуг по всему миру без комиссии;
  • оплата мобильной связи;
  • погашение банковских кредитов, прием коммунальных платежей и пр.

Механизм перечисления зарплаты на специальный карточный счет регулируют нормы Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ) (главы 45 «Банковский счет» и 46 «Расчеты»), Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), положения Банка России от 01.04.2003 № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации» и другие документы.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику в месте выполнения им работы (наличными) либо перечисляется на указанный работником счет в банке.

Условия выплаты зарплаты определяются коллективным или трудовым договором. Поэтому безналичный способ расчетов обязательно нужно отразить в указанных документах. В трудовом договоре можно оговорить и условия перечисления заработной платы.

Если к моменту принятия решения о безналичном перечислении заработной платы трудовые договоры уже заключены, их можно дополнить соглашением. Оно должно быть подписано обеими сторонами, т. е. работодателем и сотрудником, поскольку согласно ст. 57 ТК РФ изменения в трудовой договор можно внести только в том случае, если работник не возражает.

Безналичный способ выплаты заработной платы с использованием банковских карт может применяться организацией только с согласия работников. Для этого от него должно поступить заявление с просьбой перечислять заработную плату на определенный банковский счет (аб. 3 ст. 136 ТК РФ).

Иногда отдельные работники отказываются получать заработную плату по пластиковым картам, т. к. считают, что для них удобнее, чтобы деньги были выплачены в кассе учреждения. Администрация, в свою очередь, отказывается выдавать им заработную плату наличными денежными средствами. В этом случае следует учитывать, что в соответствии с п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договоров. Следовательно, их заключение в принудительном порядке не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена ГК РФ, законом или добровольно принятым обязательством.

Работодатели ошибочно расценивают отказ работника от получения банковской карты (если безналичная форма выплаты заработной платы предусмотрена локальным нормативным актом) как нарушение трудовой дисциплины, сопровождающееся предупреждением, выговором или увольнением.

Однако в соответствии с нормами ст. 192 ТК РФ дисциплинарным проступком является нарушение работником трудовых обязанностей. Но поскольку заключение договора банковского счета к трудовым обязанностям не относится, привлечение к дисциплинарной ответственности на этом основании незаконно. Если работник все же будет уволен, то при обращении в суд его могут восстановить на работе, а работодатель должен будет оплатить вынужденный прогул и компенсировать причиненный моральный ущерб.

Заключение договора с кредитной организацией

После решения внутренних организационных вопросов учреждение должно выбрать банк-эмитент, определенный тип и вид пластиковой карты (расчетную или кредитную), определить целесообразность установки банкомата на территории организации.

При выборе банка учитывается величина комиссии за перечисления, расположение сети банкоматов, сроки зачисления денег.

Приказом Минфина России от 28.12.2010 № 190н «Обутверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» оплата услуг кредитных организаций по перечислению заработной платы сотрудникам на пластиковые карты по подстатье 226 «Прочие услуги» КОСГУ не предусмотрена.

Оплата таких услуг может осуществляться за счет средств работников. В соответствии с условиями договора с банком это могут быть 2 варианта:

  • списание стоимости обслуживания пластиковой карты с периодичностью, определенной условиями договора, непосредственно банком с лицевых счетов сотрудников учреждения;
  • удержание работодателем суммы, необходимой для оплаты услуги банка по обслуживанию пластиковых карт, из заработной платы работников на основании их заявлений.

Главное

Для выдачи работнику заработной платы в безналичной форме учреждению нужно:

1 включить в коллективный или трудовой договор положения о возможности получения работниками заработной платы в безналичной форме и условиях перечисления заработной платы на банковский счет;

2 заключить договор с банком;

3 получить от работника заявление о перечислении зарплаты на открытый лицевой счет в банке или согласие на получение зарплаты в безналичном порядке.

Выбрав банк, учреждение оформляет с ним договор и готовит необходимый пакет документов. Поскольку единого перечня документов, представляемых в банк для оказания услуг по безналичному перечислению заработной платы, не существует, каждый банк определяет его самостоятельно.

Согласно договору банк обязуется осуществлять эмиссию, персонализа-цию, выдачу и обслуживание банковских карт, открытие карт-счетов со специальным режимом, зачисление по поручению юридического лица денежных средств на карт-счета его работников, а юридическое лицо, в свою очередь, - обеспечивать надлежащее оформление расчетных документов и оплату услуг банка.

На основании договора на имя каждого сотрудника учреждения банк открывает лицевой (карточный) счет, на который в дальнейшем и будут зачисляться деньги, изготавливает пластиковые карты.

Расчетная пластиковая карта - это банковская карта, выданная владельцу средств на банковском счете, использование которой, согласно условиям договора между банком-эмитентом и клиентом, позволяет ее держателю распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита для оплаты товаров и услуг и (или) получения наличных денежных средств (п. 1.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт от 24.12.2004 № 266-П).

На лицевой стороне карты указываются фамилия, имя владельца, а на магнитной ленте записывается его личный идентификационный номер (ПИН-код). Пластиковая карта выдается на определенный срок. Нужно проинформировать сотрудников о том, какие операции они могут проводить с ее помощью. Также важно объяснить им, как действовать в случае утери или кражи карты.

При увольнении работника учреждение должно письменно уведомить о дате его увольнения банк-эмитент.

Главное

С банком может быть заключен договор:

1 о порядке выпуска и обслуживания международных карт для сотрудников организации;

2 о порядке предоставления банковских услуг юридическому лицу с использованием расчетных банковских карт;

3 на выдачу зарплатной карты ее держателю - работнику юридического лица и ее использование;

4 о предоставлении услуг по выдаче зарплаты и других выплат с использованием пластиковых карт;

5 о сотрудничестве.

Перечисление зарплаты на пластиковые карты

Посредством платежного поручения учреждение перечисляет денежные средства в банк в сумме, равной заработной плате, предназначенной к выплате. Эта сумма соответствует итоговой, отраженной в реестре, в котором также указываются реквизиты банка, фамилии, имена, отчества работников, номера счетов и суммы зарплаты, подлежащие выдаче конкретно по каждому сотруднику.

Поскольку унифицированной формы реестра не предусмотрено, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно и образец этой формы прилагает к договору. Реестры могут предоставляться в банк либо в бумажном виде, либо в виде электронного документа с применением электронной подписи в формате, согласованном с банком. Информация, направляемая в банк в электронном виде, может быть представлена на дискете или передана по электронным каналам связи.

Согласно ст. 31 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» денежные средства работника банки обязаны перечислить не позднее следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа, если иное не предусмотрено законодательством или платежным документом.

Для своевременного зачисления заработной платы на лицевые счета работников работодателю необходимо заранее, минимум за 2 дня до ее выдачи, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором, отправить платежное поручение на соответствующее перечисление в банк.

Перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет пластиковой карты работника имеет определенные преимущества по сравнению с традиционным способом - выдачей через кассу. В этом случае нет необходимости оформлять кассовые документы. А также у учреждения появляется возможность выдать деньги под отчет даже тому сотруднику, который находится в другом городе.

Однако на практике нередко возникают налоговые риски. При проверках денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты, признавались заработной платой. Соответственно, на эти суммы налоговые органы обязывали доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Также возникают ситуации, когда некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа указаны подотчетные суммы на хозяйственные, командировочные или представительские расходы.

По этому поводу в письме Центробанка России от 24.12.2008 № 14-27/513 были даны разъяснения, что вопрос о допустимости возмещения расходов, в частности связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников находится в плоскости применения трудового законодательства.

Главное

Для того чтобы избежать проблем с налоговиками, необходимо:

1 предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в коллективном договоре или учетной политике учреждения) возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления на счет банковской карты сотрудника;

2 указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;

3 иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

Бухгалтерский учет безналичных расчетов

В бюджетном учете операции по безналичному перечислению подотчетных сумм и заработной платы будут отражены следующим образом:

С какими рисками связаны зарплатные карты?

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать



    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль