Оформляем представительские расходы

1618
Анисимова-Кравцова Е. В.
ведущий аудитор
Законодательство позволяет учреждениям направлять бюджетные средства на представительские расходы. Но только на прием иностранных делегаций или отдельных лиц. Причем перечень расходов и их размер ограничен.

Бюджетные ограничения представительских расходов

Как и в каком размере расходовать бюджетные средства на представительские нужды, определено постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 222 (далее — постановление № 222). Нормы, установленные этим постановлением, применяются с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 50н.
Из постановления № 222 следует, что расходовать бюджетные средства можно только на прием иностранных делегаций и отдельных представителей, а принимать представителей российских учреждений и организаций нельзя.
Расходование бюджетных средств на прием и обслуживание иностранных делегаций производится по смете. Она утверждается руководителем учреждения в пределах имеющихся в его распоряжении средств (п. 2 постановления № 222).
Поскольку средства из бюджета выделяются учреждению строго по смете, утвержденной вышестоящим распорядителем, то и расходовать их можно только в этих пределах. Получается, что израсходовать бюджетные средства на прием делегации можно только в том случае, если расходы на эти цели утверждены вышестоящим распорядителем на соответствующий год.
Если же представительские расходы в смете не утверждены, но по решению руководителя все-таки израсходованы, то это расценивается как нецелевое использование бюджетных средств. За это на должностных лиц учреждения налагается штраф от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Суммы на представительские расходы выделяются учреждениям по виду расходов 125 «Международные культурные, научные и информационные связи» и по коду экономической классификации 290 «Прочие расходы».
Так сказано в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных приказом Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 168н.

Оформляем представительские расходы

На каждое мероприятие оформляются следующие документы:
— приказ руководителя учреждения;
— программа мероприятия;
— смета представительских расходов;
— акт (отчет) о фактических расходах на прием делегации, утвержденный руководителем.
Оплата представительских расходов производится только на те цели и в тех размерах, которые определены постановлением № 222.

Максимальные размеры представительских расходов

Расходы могут составлять:
— оплата гостиницы для руководителя делегации кроме министров и лиц аналогичного ранга — по фактическим расходам, но не более стоимости двухместного номера I категории;
— для членов делегаций, переводчиков и сопровождающих оплачиваются фактические расходы по проживанию в одноместном номере I категории;
— бронирование мест в гостинице по заявке принимающей стороны оплачивается не более половины стоимости места за сутки;
— культурное обслуживание (до 125 руб. на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего);
— приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой (для руководителя делегации — до 440 руб., а для членов делегации — до 230 руб.);
— буфетное обслуживание во время переговоров и культурных мероприятий (до 25 руб. на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего);
— бытовое обслуживание и прочие расходы (до 23 руб. на одного члена делегации в день);
— питание одного человека в сутки — до 470 руб.;
— завтрак, обед, ужин одного участника или другое аналогичное мероприятие, связанное с официальным приемом (для делегаций, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, — до 630 руб., а для других делегаций — до 520 руб.);
— оплата одного часа работы переводчика — до 100 руб., причем оплата производится по счетам организаций, предоставляющих такие услуги. Один переводчик приглашается не менее чем на пятерых членов делегации.
 
ПРИМЕР
Составим приказ руководителя учреждения. Цифры примера условные.
 
ПРИКАЗ
по городской клинической больнице г. Волгограда
от 3 марта 2007 г.                                                                         № 15-пр

«О приеме представителей
ассоциации стоматологов (Германия)»

С 12 по 14 марта 2007 года в городе Волгограде будет находиться делегация представителей ассоциации стоматологов Германии во главе с Людвигом Вандерхузеном (всего пять человек).
Для обеспечения визита и переговоров между представителями ассоциации и руководством больницы о взаимном сотрудничестве по развитию стоматологии в городе и области:
1. Заместителю главного врача по организационно-методической работе Пономареву В.Г. подготовить программу приема делегации и обеспечить ее выполнение. Представительские расходы произвести за счет средств бюджета согласно прилагаемой смете.
2. Назначить сопровождающим от принимающей стороны заместителя главного врача Пономарева В.Г.
3. Заместителю главного врача по хозяйственной части Петренко Д.Н. организовать транспортное обеспечение и буфетное обслуживание делегации во время официальных мероприятий.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главного врача Игнатенко П.Б.

Главный врач:             Цветин                 А.Д. Цветин 

Программу мероприятий по приему делегации можно составить так.
Приложение к приказу главного врача от 3 марта 2007 г. № 15-пр Оформляем представительские расходы Скачать

В документах, составленных на прием делегации, необходимо отразить цель представительских мероприятий, дату и место их проведения, программу мероприятий, состав приглашенной делегации, участников принимающей стороны, расчет расходов на представительские цели.
При списании расходов, согласно смете, их необходимо подтвердить оправдательными документами (расчетно-платежными документами, актами, авансовыми отчетами, квитанциями, чеками и т. п.).

Представительские расходы за счет предпринимательской деятельности

Все нормативы, установленные постановлением № 222, распространяются только на представительские расходы за счет бюджетных источников. Если такие расходы оплачиваются за счет средств от предпринимательской деятельности, то действуют правила главы 25 Налогового кодекса РФ.
Бюджетным учреждениям нужно помнить о ведении раздельного учета доходов и расходов, полученных из разных источников — из бюджета и от предпринимательской деятельности. Это предусмотрено в статье 321.1 Налогового кодекса РФ.
При исчислении налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поскольку бюджетные учреждения руководствуются нормами Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», то требования к содержанию и оформлению первичных документов для бюджетного учета и предпринимательской деятельности одинаковы.
Обратите внимание: между затратами на представительские расходы за счет средств бюджета и за счет предпринимательской деятельности есть принципиальное отличие. За счет бюджета можно оплачивать только прием иностранных делегаций, а за счет внебюджетных источников можно принимать представителей и российских организаций (учреждений). Это следует из норм статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Согласно формулировкам пункта 2 этой статьи, при налогообложении прибыли к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (учреждений), участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества.
Перечень представительских расходов за счет бюджетных источников и коммерческой деятельности в основном совпадает. Но при налогообложении прибыли нельзя оплачивать проживание в гостинице, поскольку такого вида расходов нет в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такое мнение высказал и Минфин России в письме от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235. Также нельзя оплачивать и расходы на культурные мероприятия.
По общему правилу расчет налоговой базы налогоплательщик делает самостоятельно с учетом положений главы 25 Налогового кодекса РФ. Однако вышестоящая организация все равно может потребовать, чтобы бюджетное учреждение согласовывало с ней сам факт приема делегации и сумму расходов на такой прием. В этом случае придется согласовать «представительскую» смету и по внебюджетной деятельности.
Принцип нормирования данных расходов применяется и в налоговом учете. Но подход к нему другой. В течение отчетного (налогового) периода в состав прочих расходов можно включить сумму не более 4 процентов от расходов учреждения на оплату труда за этот же период (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Обратите внимание: в расчете норматива участвуют только расходы на оплату труда по коммерческой деятельности, а оплату труда за счет бюджетных источников не учитывают. Это связано с тем, что расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). А оплата труда за счет бюджетных источников никак не может быть связана с получением дохода от предпринимательской деятельности. Да и статья 321.1 Налогового кодекса РФ требует вести раздельный учет доходов и расходов, полученных из бюджета и от предпринимательской деятельности.
Суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, можно принять к вычету. Однако если по правилам главы 25 Налогового кодекса РФ расходы принимаются по нормативам, то суммы НДС по ним подлежат вычету только в размере, соответствующему нормам (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ).

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×