Нарушения при ведении кассовых операций

2042
 Никишина Н.В.
Бухгалтер ГОУ СОШ № 213
Казалось бы, что может быть сложного в учете кассовых операций. Однако практика показывает, и в этом разделе бюджетного учета далеко не все так очевидно, как кажется на первый взгляд.

Недостача в кассе

СИТУАЦИЯ. При проведении внезапной ревизии наличных денежных средств в кассе была выявлена недостача.

ОШИБКА БУХГАЛТЕРА КАК ПРАВИЛЬНО
Недостача была в тот же день списана из кассы на основании расходного кассового ордера (ф. № КО-2) на кассира в дебет счета расчетов по недостачам. Недостачу наличных денег в кассе следует документально оформлять иначе согласно требованиям Инструкции № 157н.

КОММЕНТАРИЙ. В описанной ситуации следует обратить внимание на два обстоятельства.

1. Насколько оправдано оформление недостачи на кассира?

Согласно п. 222 Инструкции № 157н аналитический учет по счету 209 00 «Расчеты по ущербу имуществу» ведется в разрезе лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба (виновных лиц). Таким образом, оформив недостачу расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) на кассира в дебет счета расчетов по недостачам учреждение «назначило» кассира виновным. Это противоречит принципу презумпции невиновности, закрепленному в ст. 49 Конституции РФ. Согласно указанной статье каждый обвиняемый в совершении преступления считается невиновным, пока его виновность не будет доказана в предусмотренном федеральным законом порядке и установлена вступившим в законную силу приговором суда. Это же утверждают ст. 14 УПК РФ, ст. 1.5 КоАП РФ, ст. 5 УК РФ.

Полная материальная ответственность кассира еще не означает, что он автоматически должен нести ответственность за возмещение ущерба по недостаче. Даже если кассир признает свою вину, возможны разные ситуации. Например, в рамках той же ревизии может быть выявлено наличие неучтенных дубликатов ключей от сейфа. Следовательно, иметь доступ к сейфу мог любой сотрудник. В такой ситуации для определения виновного в недостаче должно быть проведено служебное расследование. Или же дубликаты ключей учтены, хранятся у руководителя, но требования, установленные п. 30 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (учтенные дубликаты ключей хранятся у руководителей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др.), не выполнены. Следовательно, руководитель имел неконтролируемый доступ к содержимому сейфа.

Отразить недостачу наличных денежных средств на счете 0 209 81 000 на кассира учреждения допустимо только после того как его вина будет установлена.

2. Насколько оправдано списание недостачи наличных средств из кассы расходным кассовым ордером (ф. КО-2)?

Согласно пп. 14 и 27 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, постановлению Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций» расходный кассовый ордер (КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы.

Само понятие выдачи предполагает, что есть конкретное лицо, которое берет в руки деньги (о чем расписывается и пишет в документе сумму прописью). Но при недостаче никакой «выдачи» не происходит. Если на недостачу оформить Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), то согласно составу его показателей окажется, что кассир получил (графа называется так) деньги из кассы с разрешения руководителя и главного бухгалтера. Если же не заполнить в расходном кассовом ордере (ф. № КО-2) хотя бы одну обязательную графу, то в соответствии с положениями п. 8 Инструкции № 157н такой первичный документ не может быть принят к учету.

Очевидно, что законодательство по учету операций с наличными денежными средствами не учитывает никаких иных вариантов уменьшения остатка наличных денежных средств в кассе, кроме выдачи кому-либо (физическому или юридическому лицу (его уполномоченному представителю)). Как и во всех прочих случаях, когда законодательство не устанавливает соответствующей унифицированной формы первичного документа для какой-либо хозяйственной ситуации, возможны два варианта:

1) разработать форму первичного документа (с учетом требований п. 7 Инструкции № 157н);

2) использовать первичный документ - Справку (ф. 0504833).

Запись о выявленной недостаче также должна быть отражена и в кассовой книге. Пункты 23-24 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации не содержат запрета отражать в кассовой книге иные первичные документы, кроме кассовых ордеров.

Таким образом, для отражения недостачи наличных денежных средств в кассе следовало:

  • использовать Справку (ф. 0504833). В соответствии с требованиями п. 8 Инструкции № 157н Справка (ф. 0504833), отражающая движение денежных средств, должна быть подписана руководителем;
  • отразить недостачу проводкой: Дебет счета 0 209 81 560 - Кредит счета 0 210 34 610, не указывая в составе аналитических признаков виновное лицо;
  • апись об уменьшении остатка наличных денежных средств в кассе в результате недостачи отразить в кассовой книге на основании Справки (ф. 0504833).

Таким же образом следует оформлять документально и иные операции уменьшения остатка наличных денежных средств, не связанные с выдачей:

  • уничтожение в результате стихийных бедствий;
  • уничтожение в результате террористических актов, иных действий, произведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя;
  • отрицательной курсовой разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте.

Выдать все и сразу

СИТУАЦИЯ. Отправляя сотрудника в командировку, кассир выдал подотчет денежные средства, отразив их по кодам 212, 222, 226 КОСГУ

ОШИБКА БУХГАЛТЕРА КАК ПРАВИЛЬНО
Выдача денежных средств подотчет по трем разным кодам КОСГУ (в дебет трех разных счетов) оформлена одним Расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) на общую сумму без какой-либо разбивки. В кассовой книге операция также отражена одной записью на общую сумму. В итоге контролирующими органами отмечено нарушение в том, что первичные документы (расходный кассовый ордер и кассовая книга) не соответствуют учетным регистрам (журнал операций по счету «Касса» и журнал операций по расчетам с подотчетными лицами). Следовало добавить в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, требуемые для обеспечения полноты учета.

КОММЕНТАРИЙ. При ревизионной проверке главный бухгалтер объяснил порядок оформления первичных документов тем, что «компьютерная программа так работает». Такое объяснение несостоятельно.

Разработчик компьютерной программы для автоматизации учета объяснил: «Расходный кассовый ордер - это унифицированная форма, и я не имею права в ней что-то менять». Такое оправдание также несостоятельно. Согласно положениям п. 8 Инструкции № 157н в целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях субъект учета вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные).

Таким образом, учреждение не только имеет право, но и обязано добавлять в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, требуемые для обеспечения полноты учета.

Если же доработка унифицированной формы расходного кассового ордера (ф. № КО-2) дополнительными реквизитами окажется затруднительной, требование о соответствии первичных документов учетным регистрам в указанной ситуации можно выполнить:

  • оформляя отдельный расходный кассовый ордер на каждый код КОСГУ (каждый счет учета расчетов с подотчетными лицами);
  • оформляя в дополнение к расходному кассовому ордеру Справку (ф. 0504833), где все проводки будут указаны отдельно.

Кроме этого, оформляя общий расходный кассовый ордер на выдачу подотчет сразу на несколько кодов КОСГУ общей суммой без какой-либо расшифровки, бухгалтер не обеспечивает информирование подотчетного лица, на какие цели могут быть израсходованы денежные средства.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×