Если сотрудник купил имущество на личные деньги у физлица

3309
 Кошелева Ю.А.
Эксперт ЗАО "МЦФЭР"
Практика нередко расходится с порядком, предусмотренным нормативным актом. Одной из таких ситуаций является приобретение сотрудником имущества у физического лица за счет собственных средств, но в интересах учреждения с последующей компенсацией расходов. О том, как правильно документально оформить такую операцию, чтобы избежать претензий контролирующих органов, читайте далее.

Методология и практика

Применяемая в настоящее времяметодология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетнымилицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции№ 157н). Инымисловами, положения Инструкции № 157н предполагают, что перед осуществлениемсотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявленияо выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежныесредства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленномпорядке.

Однакопрактика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества винтересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсациейрасходов, как правило, не расценивается органами финансового контроля вкачестве нарушения.

Главное, чтобы при осуществлении закупки былисоблюдены все нормы действующего законодательства, а сама хозяйственная операцияотвечала принципу результативности и эффективности использования материальныхресурсов и денежных средств. Кстати, во избежание отказа в возмещениипроизведенных расходов сотрудникам желательно заранее согласовывать суммывозможных затрат и направления использования личных денежных средств.

О допустимости описанноговыше варианта расчетов свидетельствует и отсутствие судебной практики порассматриваемому вопросу. Специалисты Минфина России в устных разъясненияхговорили о возможности учета на счете 208 00 "Расчеты с подотчетнымилицами" расчетов с сотрудниками, которые произвели расходы в интересахучреждения за счет собственных средств, но только в исключительных случаях.

Документальное оформление

Решениеоб утверждении Авансового отчета (ф. 0504049) принимается руководителемучреждения (или уполномоченным им лицом) на основании прилагаемых к немудокументов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н,приложение 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н). Разберемся,какие документы нужно приложить к авансовому отчету при покупке сотрудникомимущества у физлица за свой счет.

Согласно п. 1 ст. 161 ГК РФ впростой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариальногоудостоверения, должны совершаться сделки граждан между собой на сумму,превышающую не менее чем в 10 раз установленный законом минимальный размероплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммысделки.

Следовательно,в зависимости от стоимости приобретаемого имущества сделка может бытьсовершена устно. В то же время во избежание разногласий с органами финансовогоконтроля представляется целесообразным составление договора купли-продажи впростой письменной форме.

Договоркупли-продажи составляется согласно положениям гл. 30 ГК РФ. В нем обязательнодолжны быть указаны наименование, количество, ассортимент и стоимость товара,а также права, обязанности и ответственность сторон, срок передачи товара,порядок оплаты и другие условия, предусмотренные гл. 30 ГК РФ.

Следует учесть!

Любой договор содержит реквизи- ты сторон. Физические лица обыч- но приводят фамилию, имя, отче- ство, наименование и данные доку- мента, удостоверяющего лич- ность, место жительства и ИНН (если имеется), а индивидуальные предприниматели, кроме того, ука- зывают данные, содержащиеся в свидетельстве о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального пред- принимателя, номер расчетного счета, наименование банка, его корреспондентский счет и БИК.

Исполнениеобязательств по договору (передача товара продавцом и его оплата покупателем)подтверждается актом. Он должен быть оформлен в письменной форме и подписан сторонамидоговора. Акт приема-сдачи товара (оборудования) может быть составлен впроизвольной форме, однако в целях бухгалтерского и налогового учетаобязательно должен содержать реквизиты, перечисленные вп.2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "Обухгалтерском учете" и п. 7 Инструкции № 157н:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование участникахозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также егоидентификационные коды (в рассматриваемой ситуации — данные продавца ипокупателя);
  • содержание хозяйственнойоперации;
  • измерители хозяйственнойоперации в натуральном и денежном выражении;
  • личные подписи сторондоговора купли-продажи и их расшифровку.

Фактоплаты товара покупателем дополнительно может подтверждаться распиской,составленной в произвольной форме.

Такимобразом, на основании договора купли-продажи, акта и расписки о передачепокупателем денежных средств, приложенных к авансовому отчету, в учрежденииможет быть принято решение об утверждении перерасхода в сумме фактическипроизведенных расходов, отражении его на соответствующих счетах и признаниипринятого перед сотрудником денежного обязательства (п. 216 Инструкции № 157н).

Постановка приобретенного имущества на учет должна быть подтверждена в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения. В частности, на авансовом отчете (прилагаемых к нему документах) соответствующим материально ответственным лицом могут быть сделаны отметки об оприходовании объекта в установленном порядке (поступлении имущества на склад). Вместе с основным средством сотрудник должен передать уполномоченным должностным лицам учреждения также техническую (иную) документацию на приобретенный объект (при ее наличии).

Важный нюанс

Физическое лицо - продавец в данном случае обязано самостоятельно исчислить сумму НДФЛ, подлежащую уплате в соответствующий бюджет, а также представить в налоговый орган по месту своего учета налоговую декларацию (подп. 2 п. 1, пп. 2, 3 ст. 228 НК РФ).

И самое главное: еслипоступающее имущество может быть при­знано основным средством, то его получениеу сотрудника должно быть дополнительно подтверждено Актом о приеме-передачеобъекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), оформленныморганизацией. Реквизиты организации-сдатчика (продавца), т. е. левый блок сгрифом "Утверждаю" (в т. ч. "Подпись руководителя","М.П." и "Дата"), в данном случае не заполняются. Соответствующиеразъяснения даны в письме Росстата от 31.03.2005 № 01-02-09/205.

Такимобразом, в рассматриваемой ситуации во избежание разногласий с органамифинансового контроля целесообразно приложить к авансовому отчету следующиедокументы, подтверждающие произведенные расходы:

  • договор купли-продажи,оформленный в простой письменной форме в соответствии с действующим гражданскимзаконодательством;
  • акт приема-передачиимущества;
  • расписку о передаче денежныхсредств продавцу.


Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль