Путевой лист без нарушений

2050
 Бахтина Т.Ю.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Подтверждением расходов по ГСМ в учреждении являются данные путевых листов, которые выписываются уполномоченным лицом перед началом рабочего дня. Неправильно заполненный путевой лист может стать причиной конфликта с контролирующими структурами. Ревизоры могут заподозрить учреждение в превышении расхода топлива и других нарушениях. Как правильно заполнить путевой лист, рассмотрим далее.

Основные показатели

Обязательные реквизиты ипорядок заполнения путевых листов определены приказом Минтранса России от18.09.2008 № 152.

В заголовочной части путевоголиста указывается его номер в хроноло­гическом порядке согласно принятой вучреждении системе нумерации, а также проставляются печать или штампучреждения.

Сведения о сроке действияпутевого листа, в течение которого он может быть использован, должны включатьдату (число, месяц, год), а в случае, если лист оформляется более чем на одиндень, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока использованиятранспортного средства (ТС).

Сведения о собственнике(владельце) ТС включают наименование, организационно-правовую форму,местонахождение, номер телефона.

В реквизите «Сведения отранспортном средстве» должны указываться:

  • тип (легковой, грузовойавтомобиль, автобус и пр.) и модель ТС;

Необходимо также указывать модель автомобильного прицепа или полуприцепа, если они используются с грузовым автомобилем.

государственный регистрационный знак легкового, грузового автомобиля, грузового прицепа, полуприцепа, автобуса и пр.; показания одометра (полные километры пробега) привыезде ТС из гаража (депо) и заезде обратно; дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты)выезда ТС с места его постояннойстоянки и заезда на нее.

Сведения оводителе включают:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты)проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности того или иного ТС.

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца, на каждое ТС, используемое для перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Ответственность сторон

Даты, время и показанияодометра при выезде ТС с постоянной стоянки и заезде на нее проставляютсяуполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, изаверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. В случаевыхода из строя одометра водителю следует немедленно проинформироватьруководителя и принять скорейшие меры к устранению неисправности. В противномслучае неисправность одометра и отсутствие данных о его показаниях в путевомлисте при контрольной проверке могут быть расценены как умысел.

Работники контрольно-ревизионных органов наделены правом назначать техническую экспертизу, которая в случае неисправности одометра может подтвердить естественные причины поломки или обнаружить факт умышленного повреждения.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медработником, заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Если в течение срока действия путевого листа ТС используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя. При этом дата, время и показания одометра проставляются в путевых листах тех водителей, которые первыми выезжают с постоянной стоянки и последними возвращаются на нее.

Учреждения обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации. Путевые листы должны храниться в учреждении не менее 5 лет.

Расход топлива

Фактическийрасход топлива определяется по данным приборов. Во многих моделях автомобилейустанавливаются маршрутные компьютеры, позволяющие определять такой расход свысокой точностью, до десятых долей литра. При отсутствии компьютерафактический расход определяется с помощью стрелочных индикаторов уровнятоплива расчетным путем, исходя из остатков на выезде и заезде, а также объемапроизведенной дозаправки.

Пример

Паспортная емкость бака автомобиля составляет 40 л. На индикаторе уровня топлива девять делений, включая крайние деления «пустой» и «полный». Цена деления составляет: 40 : (9 - 1) = 5 л.

Цена деления индикатора уровня топлива является очень важным показателем. Согласно общим принципам использования измерительных приборов точность прибора составляет +/- 0,5 цены деления шкалы (в приведенном выше примере +/- 2,5 л).

Разовое отклонение фактического расхода от нормативного в пределах точности прибора не должно считаться нарушением. Достоверными показателями фактического расхода топлива следует считать только данные, кратные половине цены деления шкалы (в приведенном выше примере – 2,5; 5; 7,5 и т. д.).

Остаток неизрасходованного ГСМ, залитого в баки автомобилей, должен в конце месяца подтверждаться актом снятия остатков. Остаток может быть проконтролирован либо путем слива топлива, либо путем заправки полного бака.

Детектор лжи

В числе формальных признаков,на основании которых можно поставить под сомнение достоверность путевых листов,можно отметить:

1. Остаток топлива,превышающий паспортную емкость бензобака автомобиля более чем на 2-3 л.Превышение остатка в пределах2-3 литров следует считать допустимым: за счет неточности данных о емкостигорловины бака и т. д. Иногда бухгалтеры, принимающие путевые листы с остатком,превышающим объем бензобака, пытаются оправдаться тем, что водитель используетдополнительные емкости (канистры и пр.). Это возможно как исключительныйслучай, при фактическом наличии в учреждении таких емкостей (что несложнопроверить). Но практически трудно представить себе, чтобы водитель, имеющий утромполный бензобак и еще запас в канистре, стал бы дополнительно заправляться.

2. Нулевой остаток топлива по данным путевого листа(особенно если это происходит постоянно) свидетельствует о подгонке пробегадаже не под расход топлива, а под его закупку. Это вызывает сомнение также и вдостоверности документов на приобретение топлива.

3. Одинаковый остаток топливаизо дня в день. Нередко встречаются ситуации, когда ежедневно, независимо от дневногопробега, на конец смены в бензобаке остаются ровно 5 л бензина. То есть пробеги расход соответствуют закупке топлива. В отличие от нулевого остатканарушение не так очевидно, но эта ситуация также вызывает подозрения в недостоверностиучета расхода топлива.

Путевые листы могут бытьсопоставлены с другими первичными документами на предмет согласованностиуказанных в них сведений. Например, для выявления нарушений могут быть свереныпутевые листы с табелями учета рабочего времени и кадровыми приказами.

Если представлен путевой листза выходной (праздничный) день, то данный факт должен найти отражение в табелеводителя, а также сотрудника, которого возили в этот день. При отсутствииподтверждения в табеле учета рабочего времени достоверность путевого листаможет быть поставлена под сомнение. Если к тому же для водителя или сотрудника,которого он возил в выходной день, не установлен ненормированный рабочий день,могут возникнуть претензии к исполнению требований ТК РФ. Также следуетсопоставлять даты путевых листов с датами, когда водитель или лица, подтверждавшиепробег в путевых листах, находились на больничном, в отпуске, в командировке.

Данные путевых листов также могут быть сверены:

  • с актами выполненных работ по ремонту автомобиля – в листе должен быть показан проезд к месту ремонта и обратно, а вот пробег автомобиля непосредственно во время ремонта, особенно если он занял более одного рабочего дня, должен отсутствовать;
  • с авансовыми отчетами водителя – в листах отражаются поездки за покупками.

Транспортный взаимозачет

Нередковстречаются ситуации, когда в рамках одного ведомства казенные учреждения«обмениваются» ТС с последующей компенсацией расходов на топливо.

Пример

Вчисло подведомственных учреждений районного отдела культуры входят библиотекаи дом культуры, получающие финансовое обеспечение в форме бюджетных ассигнований по разнымкодам бюджетной классификации. В библиотеке есть автобус, а в доме культуры -автомобиль «Волга». Периодически библиотека предоставляет свой автобус домукультуры либо использует принадлежащий ему легковой автомобиль.

Правильноедокументальное оформление и отражение в учете таких операций вызывает убухгалтеров проблемы. Общий принцип здесь такой:

  1. учреждение,которому требуется воспользоваться автомобилем другого учреждения, составляетзаявку в письменном виде;
  2. учреждение,предоставляющее автомобиль, оформляет отдельный путевой лист;
  3. послепоездки учреждение, предоставлявшее транспорт, передает копию путевого листаучреждению, использовавшему автомобиль;
  4. учреждение,использовавшее автомобиль, производит его заправку за счет своих средств вобъеме в соответствии с путевым листом;
  5. вучете операция отражается как внутриведомственная передача топлива через счет 1304 04 340 с использованием кода КБК учреждения, которое эксплуатировалоавтомобиль и произвело дозаправку за счет своих средств. При этом произойдетнекоторое рассогласование по времени операций - по датам документов списаниетоплива на основании путевого листа пройдет раньше, чем его поступление наосновании Извещения (ф. 0504805). В учете оформляются записи:

Обоим учреждениям впоследствии необходимо предоставить главному распорядителю бюджетных средств соответствующие Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) по счету 0 304 04 000.

Типичной ошибкой при осуществлении таких операций является списание топлива непосредственно в учете учреждения, использовавшего автотранспорт. В этом случае возникает две проблемы:

  • в учете учреждения, использовавшего автомобиль, будет отражено списание материальных запасов на основании первичного документа, оформленного другим учреждением;
  • в учете учреждения, предоставлявшего автомобиль, один путевой лист выпадет из общей последовательности.
Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль