Расходы на переговоры: грани дозволенного

5040
 Слуцкер В.С.
консультант ООО «БЮРО ДИАЛ КОНСАЛТИНГ»
Проведение официальных встреч, приемов, переговоров с различными организациями для обсуждения вопросов сотрудничества, обмена опытом – важная составляющая деятельности многих бюджетных и автономных учреждений. О том, сколько можно потратить на представительские мероприятия, как запланировать и учесть данные расходы, читайте в статье.

Что можно отнести

Законодательствоо бухгалтерском учете не содержит понятия "представительскиерасходы". Оно дается только в п. 2 ст. 264 НК РФ и применяется в целяхналогообложения прибыли. Согласно данному пункту представительские расходы —это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживаниепредставителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установленияи (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших назаседания руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведенияуказанных мероприятий.

В этом жепункте приведен и перечень расходов, которые могут быть отнесены кпредставительским. Он включает:

  • расходы на проведениеофициального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) дляпредставителей других организаций и официальных лиц учреждения, участвующих впереговорах, участников, прибывших на заседания руководящего органаучреждения;
  • транспортное обеспечениедоставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
  • буфетное обслуживание вовремя переговоров;
  • оплату услуг переводчиков, несостоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во времяпроведения представительских мероприятий.

Для целей бухгалтерскогоучета законодательство позволяет принимать к учету любые расходы, связанные спроведением представительского мероприятия и подтвержденные первичнымиучетными документами.

Финансовое обеспечение

В первую очередь учреждениюважно определить, для какой деятельности осуществляются представительскиерасходы — для целей выполнения государственного (муниципального) задания или врамках деятельности, приносящей доход. В первом случае источником ихфинансового обеспечения будет субсидия на выполнение госзадания, во втором —собственные доходы учреждения. В любом случае стоит помнить о принципеэффективности: достигнутый результат должен быть соизмерим с понесеннымирасходами.

Вид финансового обеспеченияобусловливает порядок отражения данных расходов в бухгалтерском и налоговомучете.

Планирование

В настоящее время нормы поконкретным видам представительских расходов законодательно не установлены. Учреждениесамостоятельно планирует их осуществление в пределах выделенных субсидий, еслиданные расходы связаны с выполнением государственного (муниципального)задания, либо в пределах средств, получаемых учреждением от приносящей доходдеятельности.

Если представительскиемероприятия проводятся регулярно и суммы расходов на них являютсясущественными, в целях кон­троля целесообразно утвердить перечень, предельныеразмеры, порядок осуществления и источник финансового обеспеченияпредставительских расходов во внутреннем нормативном документе учреждения,например в положении о представительских расходах.

Документальное подтверждение

Организациямероприятия, для проведения которого потребуется осуществить представительскиерасходы, должна сопровождаться определенной подготовительной работой. Вчастности, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Издать приказ (распоряжение) руководителяучреждения с указанием целей и программы мероприятия, ответственных за его проведение, места и даты, а также состава участников — официальных лиц принимающей стороны и приглашенных организаций.
  2. Определить источникфинансового обеспечения мероприятия.
  3. Составить смету расходов наданное мероприятие для расчета потребности в его финансовом обеспечении ипоследующего контроля расходования средств.

Следует учесть!

Первичные документы должны подтверждать целесообразность расходов для целей налогообложения прибыли (письма Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807). Если расходы не могут быть приняты для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль (например, расходы на проживание в гостинице, сувениры участникам мероприятий), документальное обоснование необходимо для подтверждения расходования средств учреждения из чистой прибыли после налогообложения.

Порезультатам проведения мероприятия составляется отчет о представительскихрасходах с указанием целей и результатов мероприятия, даты и места егопроведения, программы, состава приглашенной делегации и участников принимающейстороны, а также потраченных сумм. В отчете приводится информация обо всех расходах,совершенных в связи с данным мероприятием, например стоимость доставкиучастников к месту его проведения, стоимость обеда, услуг переводчиков и др.

Всепроизведенные расходы вне зависимости от источника их оплаты должны бытьподтверждены соответствующими первичными документами, составленными поформам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетнойдокументации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должнысодержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федеральногозакона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичнымидокументами, подтверждающими представительские расходы, могут быть:

  • договоры, счета,счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) — если дляпроведения мероприятия были приобретены материальные ценности (работы, услуги)у поставщиков (исполнителей);
  • авансовые отчеты сприложением кассовых и товарных чеков — если для оплаты расходов средства быливыданы под отчет сотруднику учреждения.

Бухгалтерский учет

Всоответствии с Указаниями № 180н представительские расходы, расходы на приеми обслуживание делегаций подлежат отнесению на статью 290 "Прочиерасходы" КОСГУ.

В бухгалтерском учете взависимости от целей проведения мероприятия произведенные расходы могутотражаться либо в составе общехозяйственных расходов на счете 109 80, либо всоставе издержек обращения на счете 109 90:

Порядок отнесения таких затрат на себестоимость продукции (работ, услуг) целесообразно отразить в приказе об учетной политике учреждения.

В отличие от налогового учета в бухгалтерском учете представительские расходы отражаются по фактически потраченным суммам на основании подтверждающих документов. Например, если в сметах и отчетах по представительским мероприятиям фигурируют расходы на сувениры, для целей бухгалтерского учета эти расходы будут представительскими.

Налог на прибыль

Представительскиерасходы за счет субсидий. Если учреждение получает субсидии, данные суммы необлагаются налогом на прибыль на основании подп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ,поскольку являются средствами целевого финансирования.

Необходимымусловием освобождения от налогообложения является ведение раздельного учетапредставительских расходов, которые связаны с оказанием государственных(муниципальных) услуг и обеспечиваются за счет субсидии, и представительскихрасходов, которые обеспечиваются за счет приносящей доход деятельности. Приотсутствии раздельного учета суммы получаемых субсидий облагаются налогом на прибыль и включаются вналогооблагаемую базу на дату их получения.

Представительскиерасходы за счет приносящей доход деятельности. Согласно подп. 22 п. 1 ст.264 НК РФ представительские расходы включаются в прочие расходы, связанные спроизводством и реализацией. Необходимо проанализировать правомерность ихпринятия для целей расчета налогооблагаемой прибыли и возмещения входящего НДС(если данная деятельность облагается НДС). Если расходы не могут быть принятыдля целей налогообложения, они осуществляются за счет чистой прибыли послеуплаты налогов.

Одним изключевых вопросов является подтверждение представительских расходов вналоговом учете. Официальный характер представительских мероприятийподтверждается приказом, программой и отчетом, которые были описаны выше.Поскольку НК РФ содержит лишь общие формулировки, на практике часто возникаютспорные ситуации.

Пример 1

Расходы, связанные с приемом представителей филиалов учреждения и их работников, не являются представительскими и не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль, даже если проведение приема связано с обсуждением рабочих вопросов. Отстоять обоснованность таких расходов в суде, скорее всего, не получится (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1).

В соответствии с вышеприведенными нормами НК РФ к представительским расходам для целей налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. На практике данная формулировка также порождает множество спорных ситуаций. Споры могут возникнуть в связи с выбранным местом проведения официальных мероприятий, расходами на спиртные напитки.

Пример 2

1. Если мероприятия проводятся в течение нескольких дней и учреждение как принимающая сторона несет расходы, связанные с питанием гостей, помимо официального приема, возникает вопрос о принятии данных расходов для целей исчисления налога на прибыль. Разъяснения приведены в письме Минфина России от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157. В соответствии с данным письмом представительские расходы на официальный прием, принимаемые для целей налога на прибыль, не подразумевают оплату питания участников помимо официального приема. Свое питание гости должны оплачивать за счет суточных либо собственных средств.

В более позднем письме от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 Минфин России допускает принятие подобных расходов для расчета налога на прибыль. Однако для этого требуется подтвердить экономическую оправданность затрат, иначе говоря, достигнутая цель должна оправдывать размер потраченных средств. Данные обстоятельства должны быть подтверждены документально.

2. В арбитражном суде рассматривалась спорная ситуация в связи с проведением переговоров в туристском месте (постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.06.2004 № А05-14160/03-13). Налогоплательщик отстоял свою позицию, поскольку доставка участников до места проведения мероприятия подтверждена необходимыми документами, мероприятие проводилось в рабочие дни и поставленные задачи были достигнуты. Проведение мероприятий вне территории учреждения может быть обосновано отсутствием пригодных для этих целей помещений.

3. Если в рамках официальных мероприятий учреждение приобретает спиртные напитки, может возникнуть спорная ситуация с налоговыми органами. В письме от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 Минфин России допускает такие расходы, если они обоснованны, но при этом критерии обоснованности не конкретизированы. На практике возможны претензии из-за большого количества спиртных напитков, однако в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14.08.2007 по делу № А56-3739/2006 решение было принято в пользу налогоплательщика, поскольку п. 2 ст. 264 НК РФ не содержит конкретных норм в отношении расходов, которые могут относиться к представительским.

Налоговый кодекс РФ устанавливает для представительских расходов ограничения не только по составу (виду) расходов, но и по размеру. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов учреждения на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период. Согласно п. 42 ст. 270 НК РФ сумма превышения представительских расходов над установленным нормативом не включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Пример 3

Сумма представительских расходов учреждения в I квартале составила 150 000 руб. Расходы обоснованны и подтверждены документально. Предельный размер представительских расходов, который может быть включен в расходы для расчета налогооблагаемой прибыли, составляет 80 000 руб. (4% от суммы расходов на оплату труда в I квартале). Соответственно, для расчета налога на прибыль могут быть приняты представительские расходы в сумме 80 000 руб. Если учреждение предъявляет входящий НДС к вычету, данная сумма должна относиться к расходам в пределах лимита (80 000 руб.) на основании п. 7 ст. 171 НК РФ, исходя из величины расходов, учтенных для расчета налога на прибыль.

Во II квартале учреждение не совершало представительские расходы. Лимит представительских расходов по итогам II квартала составляет 170 000 руб. (4% от суммы расходов на оплату труда в I и II кварталах). По итогам II квартала для расчета налога на прибыль может быть принята оставшаяся сумма представительских расходов 70 000 руб., т. к. налогооблагаемая база определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 7 ст. 274 НК РФ). Суммы входящего НДС, относящиеся к данной сумме представительских расходов, также могут быть предъявлены к вычету во II квартале.

Данные расчеты целесообразно оформить бухгалтерскими справками по каждому кварталу. Если у учреждения получится остаток представительских расходов, превышающий норматив по результатам расчета за календарный год, данный остаток не может быть перенесен для целей налогообложения на следующий календарный год.

В заключение отметим следующее. Не во всех случаях можно продемонстрировать положительный результат мероприятия, например, в виде подписанного договора или соглашения. Если расходы принимаются для целей исчисления налога на прибыль, учреждение должно оценивать налоговые риски и возможные последствия.

Судебная практика по этому вопросу достаточно противоречива. С одной стороны, суды поддерживают налогоплательщиков (постановление ФАС Поволжского округа от 22–29.03.2005 № А12-18384/04-С36), указывая на то, что НК РФ не требует наличия положительного результата переговоров с представителями других организаций, программы мероприятия и отчета с описанием обсуждаемых условий для принятия представительских затрат для исчисления налога на прибыль. С другой стороны, аналогичные доводы, используемые налого плательщиком для обоснования своей позиции, судом отклоняются на следующем основании: налогоплательщик должен доку- ментально обосновать необходимость произведенных расходов для их учета в целях налогообложения (постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 № 65-1734/2007-СА2-11).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль