Как учреждению списать канцелярские принадлежности

31862
 Жуковский Д.В.
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"
Проблема учета канцелярских принадлежностей связана с их классификацией, а именно к какому виду активов такие объекты отнести – материальным запасам или основным средствам. Об этом, а также о порядке поступления и списания канцтоваров читайте далее.

Что относится к канцелярским принадлежностям

Согласно Инструкции № 157н канцелярские принадлежности входят в составматериальных запасов. Но не в исключительном плане, как, например, посуда.

Отнесение нефинансового актива к канцелярским принадлежностям не означает автоматического причисления его к категории материальных запасов. Критерием определения причастности к основным средствам или матзапасам является срок, в течение которого объект используется многократно или постоянно.

В соответствии с п. 118Инструкции № 157н к канцелярским принадлежностям, подлежащим учету в рамкахсчета 105 06 «Прочие материальные запасы» относятся: бумага, карандаши, ручки,стержни и др. Дополнительные разъяснения по вопросу учета этих объектов внормативных документах по бюджетному учету отсутствуют.

В первом приближении канцелярские принадлежности можно определить как изделия, используемые дляпереписки и оформления документации, но и эта формулировка недостаточно полная.Например, к канцтоварам согласно товароведной классификации относятся такжечертежные (готовальни) и школьные принадлежности (пеналы, портфели), средстваоргтехники (калькуляторы, пишущие машинки). Поскольку процессоформления документации включает в себя нанесение не только текста на бумагу,но и печатей (в установленных случаях), а также подготовку материалов к хранению, к канцелярским принадлежностям могут быть отнесены штемпельные товары,папки и иные приспособления для сшивки бумаг.

Наиболее полный переченьматериальных ценностей, которые можно отнести к канцелярским принадлежностям,содержит (ОКДП) ОК 004-93:

Какой вид активов выбрать?

Канцелярскиепринадлежности можно разделить на две категории:

  • расходные материалы, т. е. нефинансовые активы,расходуемые в процессе применения;
  • предметы разной продолжительности использования.

Со второй категорией как раз и возникают спорные вопросы. Многие извидов канцелярских принадлежностей могут использоваться в течение срока, значительно превышающего 12 месяцев: дыроколы,степлеры, настольные письменные приборы и т. д. Но в то же время они могут выйтииз строя очень быстро. Как же правильно классифицировать такие объекты?

Начнем с правильногоопределения срока полезного использования, который подробно описан в п. 44Инструкции № 157н. Из предложенных подходов можно сослаться на два критерия:практику использования аналогичных предметов в деятельности учреждения(критерий ожидаемого физического износа) и гарантийный срок использования, аточнее его отсутствие. Чтобы не собирать инвентарную комиссию перед каждойзакупкой канцтоваров, рекомендуется однократно на весь год зафиксировать соответствующееположение в учетной политике учреждения.

Пример

Согласно учетной политике учреждения к основным средствам не относятся и учитываются в составе материальных запасов канцелярские принадлежности без электрического привода, не являющиеся расходным материалом: степлеры, антистеплеры, дыроколы, настольные наборы, резаки и т. д. Основание:

  • п. 99 Инструкции № 157н – ввиду фактического срока использования исходя из имеющейся практики менее 12 месяцев;
  • п. 44 Инструкции № 157н – ввиду отсутствия гарантийного срока.

Отдельного разъяснения требуюттакие виды имущества, как калькуляторы и печати (штампы). С одной стороны, какупоминалось выше, эти объекты по товароведной классификации относятся кканцтоварам. С другой - согласно ОКИ и ОКДП они кканцелярским принадлежностям не отнесены. Чтобы калькуляторы и печати (штампы)не причислять к основным средствам, необходимо документально подтвердить, чтоони служат менее одного года. Это будет затруднительно. Как правило, накалькуляторы устанавливается гарантия не менее одного года, что в соответствиис п. 44 Инструкции № 157н должно учитываться при определении срока полезногоиспользования. Печати (штампы) также изготавливаются не на один год, т. е. ихожидаемый физический износ превышает 12 месяцев.

Рассмотрим, имеет ли значение с точки зрения удобства ведения учета классификация канцелярских принадлежностей длительного использования как основных средств или как материальных запасов.

Итак, учет основных средств стоимостью до 3000 руб. немногим проще, чем матзапасов: нет жесткой регламентации в рамках Инструкции № 157н, а сам порядок можно сформировать в учетной политике учреждения.

У материальных запасов есть два преимущества. Во-первых, они могут быть списаны при передаче в эксплуатацию (Инструкция № 157н допускает их списание на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)), в то время как основные средства списываются только при их физическом выбытии. Во-вторых, учреждения имеют большую свободу в закупках материальных запасов, чем в приобретении основных средств. Именно поэтому бухгалтеры стремятся классифицировать канцелярские принадлежности длительного использования как матзапасы.

Поступление канцтоваров

Соблюдение порядка учетапоступления канцелярских принадлежностей имеет важнейшее значение с ихдальнейшим списанием (при неправильном отражении списать объект будет трудно).Согласно п. 108 Инструкции № 157н выбытие (отпуск) матзапасов производится пофактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости.При этом способ определения цены:

  • должен быть выбран учреждением обязательно изафиксирован в учетной политике;
  • не должен меняться в течение года;
  • может быть разным для различных товарных групп.

Если методика определения цены списания матзапасов не регламентирована в учетной политике учреждения, то любой фактически применяемый способ при ревизионной проверке может быть квалифицирован как неправильный.

Если учетной политикойопределено списание по усредненной цене, то одинаковые канцелярскиепринадлежности, приобретенные по разным ценам, нужно приходовать на однуноменклатурную позицию. Например, если вчера папки были приобретены по цене 15руб., а сегодня за точно такой же товар пришлось заплатить 17 руб., новыйприход следует производить на ту же номенклатурную позицию.

Если учетной политикой определеносписание по фактической цене единицы, то под одинаковые товары, приобретенныепо разным ценам, нужно создавать отдельные номенклатурные позиции. Например,если вчера папки были приобретены по цене 15 руб., а сегодня аналогичные - по17 руб., под новый приход создается новая номенклатурная позиция.

У каждого способа есть своиплюсы и минусы. Способ списания по фактической цене не создает арифметическихпроблем. Но при этом номенклатурный список канцелярских принадлежностейстановится огромным. Потому что даже при закупках у одного постоянногопоставщика в каждой новой накладной может быть новая цена. При использованииэтого способа списания разумно установить некоторые рамки. Например, нетсмысла выделять в отдельные номенклатурные позиции одинаковые папки приотклонении цены от поставки к поставке в пределах копеек.

Способ списания по усредненнойцене хорош тем, что не ведет к раздуванию списка номенклатуры. Но, во-первых,надо помнить о том, что усреднять цену можно только по одинаковым товарам.Недопустимо, скажем, усреднять ручки по 10 руб. с ручками по 150 руб. Такоенеоправданное усреднение может привести к неправильным данным инвентаризации.

Во-вторых, при ведении учета сиспользованием компьютерных программ могут возникнуть проблемы в порядкеоформления документации. Не секрет, что бухгалтеры часто отражают в учетедокументы задним числом.

Пример

По состоянию на 1 марта 2016 г. в учреждении числился остаток бумаги в количестве 10 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 1500 руб. 2 марта было приобретено еще 10 пачек бумаги, но уже по 170 руб. за пачку на общую сумму 1700 руб. 10 марта в бухгалтерию были предоставлены документы о расходовании 15 пачек бумаги.

Бухгалтер отразил в учете списание бумаги по усредненной цене 160 руб. за пачку на общую сумму 2400 руб. Позднее в бухгалтерию поступил не проведенный ранее документ о расходовании 5 пачек бумаги, датированный 29 февраля. Бухгалтер отразил его в учете. Поскольку по состоянию на 29 февраля бумага числилась по цене 150 руб. за пачку, компьютерная программа произвела списание на сумму 750 руб. В итоге все количество бумаги списано, а сумма 50 руб. осталась на балансе: 1500 + 1700 = 3200; 3200 - (2400 + 750) = 50.

Для исправления ситуации необходимо переоформить документ списания на дату 10 марта. Иначе 50 руб. могут надолго «зависнуть» в учете.

Еще один важный вопрос - этовыработка разумных и удобных принципов наименования номенклатурных единиц. Впрактике встречаются две крайности. Первая - излишне подробное наименование,«как в документах поставщика», например: «AMPEX Ручка шариковая 0,2 ммгелевая синяя». Внесение в компьютерную программу такого длинного наименования,да еще и с переходом с русского на латинский шрифт займет много времени. Крометого, при подобном наименовании невозможно найти слово «ручка» в алфавитномсписке (объект внесен на латинскую букву «а», а не на русскую «р»).

Другая крайность - отражениеобъектов без детализации. В этом случае в перечне номенклатуры можно увидетьдесять безымянных «Папок», пятнадцать «Ручек», двадцать «Файлов» и т. д. Такая«каша» ведет к расходованию лишнего времени на поиск информации и устранениеошибок. Чтобы избежать проблем, следует в рамках учетной политики установитьвнутренний стандарт и неукоснительно требовать от сотрудников его исполнения.

Пример

Учетнойполитикой утвержден Порядок отражения в учете наименований канцелярскихпринадлежностей:

  • в первой позиции -обозначение вида канцелярской принадлежности (что?), например «Ручка»;
  • во второй позиции - указаниеспецифических характеристик (какое?), например «гелевая черная»;
  • втретьей позиции - в круглых скобках - цена приобретения, округленная до 1 руб.(сколько?), например «(35)».

Таким образом, полное наименование канцелярскихпринадлежностей должно выглядеть следующим образом: «Ручка гелевая черная(35)», «Степлер 10 мм (71)», «Подставка угловая AMPEX синяя (66)», «Папка для бумаг "Дело" картонная (7)».

Для установления соответствиянаименований в документах поставщика с наименованиями в учете учреждения ккаждому документу поступления канцелярских принадлежностей составляетсясоответствующий Приходный ордер (форма М-4).

Списание канцтоваров

Согласно п. 25 Инструкции №162н канцелярские принадлежности, отраженные в учете как материальные запасы,могут списываться не только на основании Акта списания материальных запасов (ф.0504230), но и на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нуждыучреждения (ф. 0504210). Это норма подтверждается в приказе Минфина России от России от 30.03.2015 N 52н, где отмечено, что Ведомость (ф. 0504210) служит основаниемдля отражения в бухгалтерском учете выбытия матзапасов. Следовательно,канцелярские принадлежности могут списываться не только по факту их расходования илифизического износа, но и при выдаче в пользование. Соответствующий способследует отразить в учетной политике.

Пример

Вариант 1. Канцелярские принадлежности списываются при выдаче материально ответственным лицам в подразделения с оформлением Ведомостей выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Ведомости (ф. 0504210) предоставляются в бухгалтерию не позднее (указать срок). На основании Ведомостей (ф. 0504210) составляются Акты списания материальных запасов (ф. 0504230) на общее количество канцелярских принадлежностей, выданных в подразделения.

Вариант 2. Канцелярские принадлежности списываются при фактическом расходовании. Выдаются в подразделения на основании накладных на внутреннее перемещение. В подразделениях расходование принадлежностей оформляется по Ведомостям выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), которые предоставляются в бухгалтерию не позднее(указать срок). На основании Ведомостей (ф. 0504210) составляются Акты списания материальных запасов (ф. 0504230) на общее количество принадлежностей, израсходованных в подразделении.

При варианте 1 (списание при выдаче) упрощается организация учета, но нет возможности детально проанализировать расход и остатки на текущий момент времени. Сотруднику может быть выдано десять пачек бумаги, но неизвестно, сколько бумаги у него фактически останется.

Пример

Сотруднику полгода назад был выдан степлер и дырокол, при этом нет информации, целы ли они или необходимо выдавать ему новые.

Вариант 2 (списания пофактическому износу (расходованию)) более точен. Но в отношении учетаканцелярских принадлежностей длительного использования может привести кпроблемам. Если при ревизионной проверке будет обнаружено, что настольныйканцелярский набор, находящийся в пользовании сотрудника, числится на остаткахболее 12 месяцев, возникнет закономерный вопрос: на каком основании такойпредмет был отнесен к материальным запасам?

Поскольку форма Ведомости (ф.0504210) сама по себе может служить основанием для списания канцелярских принадлежностей, составление сводных Актов списания (ф. 0504230) не является обязательным. Но такой подход будет удобным, учитывая, что Ведомости (ф.0504210) обычно составляются вручную материально ответственными лицами, а актысписания формируются в бухгалтерии на компьютере. Более того, ввиду сложнойструктуры Ведомости (ф. 0504210), которая представляет собой таблицу с большимколичеством колонок (что выдано) и строк (кому выдано), полноценноеформирование ее в компьютерной программе может быть затруднительно. Вчастности, в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» Ведомость(ф. 0504210) реализована таким образом, что не позволяет отразить выдачуматзапасов от одного сотрудника многим, а только от одного к одному.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль