Электронный документооборот в новом формате

2228
 Козлов М.А.
Начальник юридического отдела, член Ассоциации юристов России, г.Москва
Электронный документооборот настойчиво входит в профессиональную среду финансистов. Работать в режиме онлайн удобно и быстро. Но в то же время рискованно. Ведь данные могут быть украдены «взломщиками» информационных систем или потеряны по неосторожности. Кроме того, электронные документы могут быть признаны юридически несостоятельными и не приняты сторонней организацией. Итак, что же такое электронные документы? В каких случаях и каким образом осуществляется обмен такими документами? Каково значение электронной подписи? Ответим на эти вопросы в деталях.

Что такое электронный документ?

Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Состав реквизитов документов устанавливается нормативными правовыми актами (например, п. 5 ст. 169 Налогового кодекса РФ перечисляет обязательные реквизиты счета-фактуры, п. 2 ст. 91 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» – реквизиты первичной учетной документации и т. д.). Также состав реквизитов может определяться типовыми формами документов (см., например, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) либо инструкциями по делопроизводству, принятыми в государственных и муниципальных органах и организациях всех форм собственности (см., например, Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденную приказом ФСИН РФ от 10.08.2011 № 464).

Запомнить

В ряде случаев электронный документ может иметь свойственные только ему реквизиты, например, электронную цифровую подпись (ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ1), код, пароль или иной аналог собственноручной подписи (п. 2 ст. 160, п. 3 ст. 847 ГК РФ). Однако наличие данного реквизита не является обязательным.

Электронная подпись (ЭП)

Как известно, с 1 июля 2012 г. утрачивает силу Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Основным нормативным правовым актом, регулирующим отношения в области использования электронной подписи (ЭП) при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, сегодня является Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ), существенно расширяющий возможности использования ЭП.

Пункт 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ определяет ЭП как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. ЭП может быть:

  • простой – с использованием кодов, паролей или иных средств, подтверждающих факт формирования ЭП определенным лицом. При этом невозможно установить факт аутентичности электронного документа;
  • усиленной – с возможностью определить лицо, подписавшее электронный документ, а также обнаружить факт внесения изменений в него после момента подписания.

Усиленная ЭП подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Первая создается с использованием средств электронной подписи путем криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Квалифицированная – соответствует таким признакам:

1 ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате – электронном документе или документе на бумажном носителе, выданном удостоверяющим центром (его доверенным лицом) либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования ЭП (таким органом является Министерство связи и массовых коммуникаций РФ (постановление Правительства РФ от 28.11.2011 № 976)) и подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата (п. 2–3 ст. 2 Закона № 63-ФЗ);

2 для создания и проверки ЭП используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Под криптографическим преобразованием следует понимать разновидность шифрования информации, обеспечивающую ее конфиденциальность, возможность однозначной идентификации лица – отправителя информации и исключающую возможность ее несанкционированного изменения.

Средства ЭП – это шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций – создание ЭП, ее проверка, создание ключа и ключа проверки ЭП.

Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания подписи.

Ключ проверки ЭП – уникальная последовательность символов, связанная с ключом ЭП, служащая для проверки подлинности подписи (ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

Запомнить

Информация, подписанная простой или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия – государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами (п. 11 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, процедура использования ЭП в упрощенном виде выглядит следующим образом. Передающая сторона изготавливает электронный документ и подписывает его посредством использования ключа ЭП. Адресат получает документ и с использованием ключа проверки ЭП проверяет его подлинность, устанавливает принадлежность ЭП подписанту, а также проверяет документ на отсутствие в нем несанкционированных модификаций.

Согласно ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Можно утверждать, что в дальнейшем при совершении юридически значимых действий предпочтение будет отдаваться именно квалифицированной ЭП.

Так, возможность использования гражданами и организациями простых ЭП предусматривается ст. 21.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – Закон № 210-ФЗ), а также принятым в развитие его норм постановлением Правительства РФ от 07.07.2011 № 553.

Итак, ЭП является основным реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу и подтверждающим его подлинность.

Проблемы и перспективы

Определение электронного документооборота можно найти в приказе ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@, где под ним понимается последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая регламентированный процесс.

Всплеск интереса к электронному документообороту обусловлен развитием законодательства об организации предоставления государственных и муниципальных услуг, реализацией положений Концепции формирования электронного правительства (одобрена распоряжением Правительства РФ от 06.05.2008 № 632-р), включая создание системы межведомственного информационного взаимодействия, внесением изменений в правовое регулирование порядка применения ЭП.

Запомнить

Основной проблемой является отсутствие единой (унифицированной) системы электронного документооборота, при том что большинство органов государственной власти и местного самоуправления, а также просто хозяйствующих субъектов в той или иной мере принимают участие в этом процессе (например, при предоставлении, приеме и обработке отчетности).

Осуществляется такой обмен, как правило, в рамках ведомственных либо корпоративных информационных систем. Каждый организатор информационного взаимодействия разрабатывает свои правила (регламенты), устанавливающие порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения соответствующей системы документо оборота, а также порядок отправки, получения и регистрации сообщений (см., например, приказ ФСФР РФ от 25.03.2010 № 10-21/пз-н «Об утверждении Порядка организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по финансовым рынкам»).

В настоящее время предпринимаются шаги, направленные на унификацию информационного обмена. В частности, постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭД), направленное на упорядочение взаимодействия информационных систем органов исполнительной власти РФ и субъектов РФ, а также иных госорганов. В соответствии с п. 6 Положения основными принципами МЭД являются:

  • обеспечение технологической возможности использования МЭД переменным числом его участников;
  • применение участниками МЭД совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;
  • обеспечение целостности передаваемой информации;
  • минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками МЭД;
  • обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

Еще одним важным шагом является создание единой системы межведомственного электронного взаимодействия (далее – Система) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме (см., например, Закон № 210-ФЗ).

Нормативный документ

Технические требования к организации взаимодействия системы МЭД с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти утверждены распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р.

Назначение и правила формирования и функционирования Системы определяет Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденное постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697. Пункт 2 Положения определяет Систему как федеральную государственную информационную сеть, включающую информационные базы данных, в том числе сведения об используемых органами и организациями программных и технических средствах, историю движения электронных сообщений при предоставлении госуслуг и пр.

Сегодня принят ряд нормативно правовых актов (либо внесены изменения в действующие документы), предусматривающих возможность информационного взаимодействия в электронной форме (например, Федеральный закон от 01.07.2011 № 170-ФЗ «О техническом осмотре транспортных средств и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (ч. 5 ст. 12), приказ ФСТ РФ от 21.02.2006 № 37 «Об утверждении Регламента Федеральной службы по тарифам» (п. 18.4), приказ Минэкономразвития РФ от 14.05.2010 № 180 «Об установлении порядка предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (п. 2) и т. д.).

Запомнить

Постановлением Правительства РФ от 28.12.2011 № 1184 утверждены Правила обеспечения перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде при предоставлении госуслуг. Все мероприятия по организации и осуществлению такого взаимодействия должны быть завершены до 1 июля 2012 г.

официальное мнение

Галина Сердюкова,
руководитель Управления Федерального казначейства
по Омской области, заслуженный экономист РФ

Подключение участников бюджетного процесса к системе электронного документооборота (СЭД) в Омской области осуществляется с 2005 г. Было разработано специальное программное обеспечение (ППО), произведена его установка нашим клиентам, с которыми проведено соответствующее обучение. Реализация такого масштабного проекта шла не гладко, но сегодня абоненты СЭД в полной мере ощутили преимущества безбумажного документооборота. По состоянию на 1 января 2012 г. охват участников бюджетного процесса электронным документооборотом в Омской области составил порядка 92%. Обслуживание и поддержка работы ППО СЭД осуществляется собственными силами ОФК, а также аутсорсерами. Это и сопровождение ППО, и администрирование, установка обновлений, реинсталяция при замене рабочих станций.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×