Оформление командировок

3426
Если вы уверены, что знаете о командировках все, проверьте себя еще раз. В этом году Минфин России разослал несколько писем, разъясняющих изменения по учету расходов на служебные командировки.

Утверждение стандартов

В отсутствии официальных стандартов бюджетного учета(аналог положений по бухгалтерскому учету для негосударственной сферы) алгоритмлюбого учетного процесса желательно выстраивать при помощиорганизационно-распорядительных документов. Конечно, издавать отдельныйдокумент, регулирующий выдачу наличных денежных средств на командировочныерасходы, не имеет смысла, так как это лишь часть финансово-хозяйственныхопераций с подотчетными суммами.

В документе, который будет регламентировать учетподотчетных сумм, нужно указать нормативно-правовые акты, во исполнение которыхон принят. Обязательно должны быть упомянуты:

  • Указ Президента РФ от 18.07.05№ 813 "О порядке и условиях командиро­вания федеральных государственныхгражданских служащих" (для федеральных учреждений);
  • Инструкция по бюджетномуучету, утвержденная приказом Минфина России от 10.02.06 № 25н (далее -Инструкция № 25н);
  • Порядок ведения кассовыхопераций в Российской Федерации, утвержденный Советом директоров Центральногобанка РФ от 22.09.93 № 40 (далее -Порядок № 40);
  • Инструкция Минфина СССР,Госкомтруда СССР и ВЦСПС "О служебных командировках в пределах СССР"от 07.04.88 № 62 (далее - Инструкция № 62).

С образцом оформления - Порядком выдачи наличныхденежных средств под отчет (далее - Порядок), утвержденным приказомруководителя Управления Федерального казначейства по Московской области А.А.Дильмана от 09.06.07 № 12-10/134 можно ознакомиться на официальном сайте УФК поМосковской области. Точный электронный адрес приказа:
http://mo.roskazna.ru/file/fs/41.4125.Porjadok_vydachi_pod_otchet_denezhnyh_ sredstv.doc

Рассмотрим положения Порядка, касающиеся расходов по командировкам, с учетом последних писем Минфина России и документов других ведомств.

Основные правила

Введение к Порядку должно содержать как минимум триосновных правила, которые должен знать каждый сотрудник, причастный кподотчетным суммам.

Заявление

Для наглядности вместо сухого перечисления должностныхлиц, имеющих право ставить резолюции и основания для получения наличных накомандировоч­ные расходы, приведем образец заявления командированногосотрудника на выдачу ему подотчетных сумм:

В подтверждение суммы, запрашиваемой для оплатыпроживания, к заявлению прикладывается информационное письмо гостиницы,содержащее следующую информацию:

  • наименование гостиницы;
  • стоимость забронированного однокомнатного(одноместного) номера;
  • срок, на который забронирован номер.

Если командировка однодневная, то текст заявления может быть таким: “В связи с (цель командировки) прошу выдать под отчет для приобретения проездных билетов денежные средства в сумме __ руб. __ коп. на ___ дней”.

На заявлении о выдаче сумм под отчет ответственный работник бухгалтерии или планово-финансового отдела проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами” и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка № 40).

В расходно-кассовом ордере (РКО) на выдачу наличности под отчет необходимо указать:

  • в графе основание – заявление;
  • в графе приложение – заявление.

К РКО прилагается заявление подотчетного лица, на котором проставляется штамп "Оплачено".

Командировочные расходы

Аванс под отчет выдается только сотрудникам учреждения,в т. ч. работающим по совместительству. Передача выданных под отчет наличныхденежных средств одним лицом другому запрещается.

Это правило основано прежде всего на ст. 166 Трудовогокодекса РФ (далее -ТК РФ), в которой дано определение командировки.Командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы длявыполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы. Служебныепоездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеетразъездной характер, командировками не признаются. Как видите, ключевое словоздесь - работник, хотя аналогичные действия может выполнять и внештатный сотрудник,если с ним заключен гражданско-правовой договор.

В целях оптимизации налогообложения в тексте гражданско-правового договора с внештатным сотрудником необходимо указать, что компенсация расходов на проезд и проживание в другой местности выплачивается отдельно и в сумму вознаграждения не входит. При этом размер компенсации определяется по документам, подтверждающим характер и сумму расходов сотрудника.

В соответствии с п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ в цену договора с физическим лицом включается компенсация издержек исполнителя (в нашем случае - это аналог командировочных расходов) и собственно вознаграждение за исполнение работы. Плательщики налога на доходы физических лиц (НДФЛ) имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов (п. 2 ст. 221 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ)), представляющих собой фактически произведенные и документально подтвержденные расходы сотрудника, непосредственно связанные с проведением работы и предоставляемые только по заявлению налогоплательщика. В случае обращения налогоплательщика в налоговую инспекцию на величину этих расходов будет уменьшена база по налогу и, соответственно, сумма НДФЛ.

В то же время с единым социальным налогом (ЕСН) все не так однозначно (табл. 1).

Таблица 1

Содержание писем Минфина России (сравнение)

Отметим, что, есликомпенсационные выплаты по гражданско-правовому договору произведеныучреждением в соответствии со сметой по бюджетной деятельности, опасатьсянечего. В том случае, если компенсация производилась за счет средств отприносящей доход деятельности и уменьшила облагаемую базу по налогу на прибыль,можно надеяться на положительную судебную практику. Так, постановлением ФАСПоволжского округа от 03.10.06 по делу № А72-5629/05-6/435, №А72-5959/05-6/450 удовлетворено за явление о признании недействительнымрешения налогового органа в части начисления единого социального налога на компенсациюрасходов исполнителей услуг в интересах заказчика по гражданско-правовымдоговорам.

Целевое назначение расходов

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы,связанные со служебными командировками, производится в соответствии сутвержденной сметой и в пределах сумм, причитающихся командированным лицам наэти цели, установленных постановлением Правительства РФ от 02.10.02 № 729"О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировкамина территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых засчет средств федерального бюджета". Денежные средства, выданные подотчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при ихвыдаче.

Командированный Иванов И.Н., сотрудник научно-исследовательского учреждения, указал в заявлении на получение подотчетных сумм планируемые расходы: транспортные - 2000 руб., на проживание - 1000 руб., суточные - 200 руб. Фактически транспортные расходы составили 2100 руб., на проживание - 900 руб. По авансовому отчету Иванов И.Н. сдал 100 руб. (остаток подотчетной суммы на проживание) и написал заявление о возврате ему перерасхода в размере 100 руб. по транспортным расходам.

Документальное оформление командировки

Направление сотрудников учреждения в командировку оформляется следующими унифицированными документами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 “Об утверждении унифицированных форм и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (табл. 2).

Таблица 2

Служебное задание

Служебное задание для направления в командировку (ф.Т-10А, часть первая) составляется непосредственным руководителем командируемогосотрудника и утверждается руководителем учреждения либо другим уполномоченнымна это лицом. В служебном задании указывается:

  • содержание задания (цель) сотрудника;
  • место назначения командировки;
  • срок командировки.

Приказ о направлении сотрудника в командировку (ф. Т-9или ф. Т-9А) издается на основании утвержденного руководителем учрежденияслужебного задания. ф. Т-9 составляется, если в командировку направляется одинсотрудник, а ф. Т-9А - при направлении в командировку нескольких сотрудников.В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы,наименование подразделения, должность командируемого сотрудника, цель, срок,дата начала и дата окончания командировки, источник финансированиякомандировочных расходов.

Срок командировки должен быть определенным (ст. 166 ТКРФ).

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения гражданского служащего из места командирования к постоянному месту жительства в каждом конкретном случае решается представителем нанимателя или уполномоченным им лицом с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого служебного задания, а также необходимости создания гражданскому служащему условий для отдыха.

Сроки командировок по России установлены п. 4Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 "Ослужебных командировках в пределах СССР", применяемой в части, непротиворечащей ТК РФ (далее - Инструкция № 62):

  • не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути;
  • не более одного года для специальных командировокработников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительныхработ.

Оговорить уменьшение указанного максимального срока, атакже установить сроки загранкомандировок, можно трудовым договором,соглашением, коллективным договором, локальными актами организации (ст. 8 и 9ТК РФ).

На практике нормальный ход командировки могут нарушитьнепредвиденные обстоятельства: как внешние, так и связанные с самим работником.Это могут быть нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин идругие причины, по которым командировка затягивается. В этом случаецелесообразно издать приказ, изменяющий сроки командировки (образец 1).

Образец 1

Если работник фактически вернется из командировки позжедня, которым датировано ее окончание в командировочном удостоверении илиприказе, то во избежание неприятностей с проверяющими органами не стоитвыплачивать ему:

  • суточные и компенсацию расходов на проживание за"лишние" дни;
  • стоимость обратного проезда (он относится к болеепозднему периоду, чем период командировки).

Такое разъяснение специалисты Минфина России дали вписьме от 10.03.06 № 03-05-01-04/54.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение можно не выписывать, еслисрок командировки один день (п. 2 Инструкции № 62). О том, что сотрудник фирмыбыл направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников,выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутойИнструкцией.

Командировочное удостоверение выписывается в одномэкземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) наосновании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и являетсядокументом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяетсяпо времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работникв ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения,то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочномудостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписьюответственного лица принимающей стороны и печатью.

Личные данные сотрудника и пункт назначения, указанныев командировочном удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов.Наименование места назначения, указанное на лицевой стороне удостоверения,должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на оборотеудостоверения.

Перечень документов для оформления командировкиутверждается локальным актом организации и ранее мог не включать в себякомандировочное удостоверение. Об этом впервые было сказано в письме МинфинаРоссии от 06.12.02 № 16-00-16/158 "О порядке документального оформленияслужебных командировок". В прошлом году сотрудники Минфина еще продолжалисчитать, что командировочное удостоверение - документ необязательный, если естьприказ о направлении сотрудника в служебную командировку (письмо МинфинаРоссии от 24.10.06 № 03-03-04/2/226). Однако в этом году мнение кардинальноизменилось.

В письме Минфина России от 23.05.07 № 03-03-06/2/89 уженет рассуждений о том, что командировочное удостоверение и приказ(распоряжение) о направлении сотрудника в служебную командировку дублируютдруг друга, и поэтому один из них можно не оформлять. Наоборот, подчеркиваетсязначение командировочного удостоверения как "носителя" отметокпринимающей стороны. В свете этого при однодневных командировках, еслисотрудник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тотже день, в который он был командирован, желательно оформить маршрутный лист.

Бесспорное исключение из этого "нового"правила - заграничные командировки. Постановлением Правительства РФ от26.12.05 № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валютеи надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках натерритории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счетсредств федерального бюджета" установлено, что направление сотрудника вслужебную командировку за пределы РФ осуществляется без оформлениякомандировочного удостоверения, а даты пересечения государственной границы РФопределяются по отметкам пограничных органов в паспорте работника. Однакоданный порядок специально предусмотрен для сотрудников организаций,финансируемых за счет средств федерального бюджета.

В настоящее время порядок определения временифактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, нефинансируемой за счет средств федерального бюджета, закреплен:

  • пунктом 1 ст. 252 НК РФ (командировочное удостоверениене требуется);
  • письмом Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 №1037-ИХ (расчет суточных при командировках за границу РФ для любых организацийосуществляется по отметкам в загранпаспорте командированных сотрудников).

Таким образом, для подтверждения времени пребыванияработника в загранкомандировке достаточно к авансовому отчету приложитьксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Отчет о выполнении задания

Графу "Краткий отчет о выполнении задания"служебного задания сотрудник за­полняет после возвращения из командировки.Отчет согласовывается с непосредственным руководителем командированногосотрудника и представляется в бухгалтерию (отдел финансового обеспечения)вместе с командировочным удостоверением (ф. Т-10) или маршрутным листом.

Если необходим более объемный отчет, его форму можноутвердить, как это сделало УФК по Московской области. Как правило, специальныеформы отчетов разрабатываются для зарубежных командировок (образец 2).

Образец 2

Письмом ГТК России от 17.08.95 № 01-13/11745 утверждена следующая форма (образец 3).

Образец 3

Авансовый отчет

Об израсходовании авансовых сумм командированныесотрудники представля­ют в бухгалтерию (отдел финансового обеспечения)авансовый отчет (форма по ОКУД 0504049).

Командированные сотрудники, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны отчитаться перед в бухгалтерией не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 11 Порядка № 40).

Некоторые министерства незаконно устанавливают иной срок отчетности. Например, в п. 3.3 приложения № 3 "О документообороте" к приказу Мининформсвязи России от 30.12.05 № 154 сказано, что работники министерства представляют отчеты по полученным авансам на командировочные расходы за пределы Российской Федерации не позднее 10 дней после окончания командировки.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и можетбыть написан от руки или оформлен с использованием компьютера в соответствии спорядком, принятым в учреждении. К нему должны быть приложены следующиедокументы:

  • документы, подтверждающиеполучение материальных ценностей, факт выполнения работ, оказания услуг;
  • документы, подтверждающие фактоплаты материальных ценностей, работ, услуг.

На лицевой стороне авансового отчета подотчетное лицо вграфе "назначение аванса" проставляет "командировочныерасходы". На оборотной стороне - записывает перечень приложенныхдокументов и суммы расходов по ним. Докумен­ты, приложенные к авансовомуотчету, нумеруются подотчетным лицом в поряд­ке их записи в отчете.

В случае подтверждения использования авансовых сумм сразу несколькими документами(например, товарным и кассовым чеками) в авансовый отчет вписываются номера идаты обоих документов, но сумма указывается только один раз.

Документами, подтверждающими факт оплаты материальныхценностей (работ, услуг), являются чеки контрольно-кассовой техники (далее -ККТ), а также квитанции к приходным кассовым ордерам (далее - ПКО) и бланкистрогой отчетности, приравненные к кассовым чекам. В кассовом чеке должны бытьчетко пропечатаны:

  • наименование продавца;
  • ИНН продавца;
  • номер кассовой машины;
  • дата совершения операции;
  • сумма операции.

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Действие бланков строгой отчетности старого образца продлено до 1 июня 2008 г.

Все первичные учетные документы, удостоверяющие произведенные подотчетными лицами расходы, принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, унифицированная форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, отимени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственнойоперации;
  • измерители хозяйственнойоперации в натуральном и денежном выражении;
  • личные подписи указанных лиц.

Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты арифметически,на правильность оформления документов и расходования средств по назначению,указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов.

Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом наоборотной стороне формы. На лицевой стороне формы приводятся подписи главногобухгалтера и бухгалтера, производившего расчет. Расписка отрезается от бланкаавансового отчета и выдается на руки подотчетному лицу. Проверенные авансовыеотчеты утверждаются руководителем учреждения и принимаются к отчету. На основанииданных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списаниеподотчетных сумм.

Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу поприходно-кассовому ордеру в установленном порядке. В случаях непредставленияподотчетными лицами в установленный срок авансовых отчетов орасходовании подотчетных сумм и (или) невозврата в кассу остатковнеиспользованных авансов работодатель имеет право производить удержание этойзадолженности из заработной платы лиц, получивших авансы под отчет, ссоблюдением требований, установленных действующим законодательством.

Возмещение расходов

Право на возмещение расходов командированнымсотрудникам гарантирова­но ст. 167 ТК РФ. Перечень возмещаемых расходовопределен ст. 168 ТК РФ. К ним относятся:

  • расходы на проезд и наемжилого помещения;
  • дополнительные расходы,связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенныеработником с разрешения или с ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных сослужебными командировками, определяются коллективным договором или локальнымнормативным актом организации (ст. 8 ТК РФ). Однако размеры возмещения расходовне могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций,финансируемых из федерального бюджета. Нормы возмещения командировочныхрасходов, утвержденные постановлением Правительства РФ от 02.10.02 № 729"О размерах возмещения расходов, связанных со служебными команди­ровкамина территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых засчет средств федерального бюджета" (далее - Постановление № 729),действуют с 1 января 2003 г.

Суточные

Согласно изменениям в Налоговом кодексе с 1 января 2008г. предельный размер суточных увеличится в семь раз - с нынешних 100 до 700руб. за каждый день командировки. Так же изменится и расчет максимальногоразмера суточных для поездок за рубеж. Он ужесточится. Довольствие будетрассчитываться только в рублях и составит 2,5 тыс. руб., вне зависимости отстраны назначения. Напомним, что до сих пор для каждого государства денежнаяпланка устанавливалась отдельно и рассчитывалась в валюте.

Оплата проезда

Расходы по проезду возмещаются работнику в полномразмере, однако работодатель вправе определить вид транспорта и классобслуживания, которым может воспользоваться работник.

В состав расходов по проезду включаются не толькостоимость билетов, но и страховые платежи по государственному обязательномустрахованию пассажиров на транспорте, оплата услуг по предварительной продажепроездных документов, расходы за пользование в поездах постельнымипринадлежностями. Командированному работнику должны оплачиваться также расходыпо проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани,аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (п. 12 Инструкции №62).

В некоторых случаях расходы на такси все же можнопринять, указав, например, в приказе о направлении в командировку, чтосотрудник берет такси для сокращения потерь рабочего времени, если он выезжает вкомандировку в рабочий день, а до этого работает, или для своевременногоприбытия сотрудника на место выезда в командировку (в аэропорт, на вокзал и т.д.), если выезд ночью.

Кроме того, для отдельных категорий работников(директоров) в организации может быть установлен проезд на такси. Список такихработников следует закрепить во внутренних документах организации (например, вположении о командировках). Отметим, что такой подход отражает мнение,закрепленное в письме Минфина России от 13.04.07 № 03-03-06/4/48.

Найм жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения традиционноограничивались определенным размером, однако установление ограничения совсемне обязательно. Работодатель при направлении работника в командировку можетопределить, гостиницей и номером какой категории вправе воспользоваться работник.На практике размер возмещения расходов по найму жилого помещения зависит отзанимаемой должности (служебного положения) командированного работника.Например, при направлении в командировку федеральных государственных служащихим обеспечивается бронирование и наем номера в гостинице. При этом служащим,замещающим высшую или главную государственную должность федеральнойгосударственной службы, расходы по найму жилого помещения возмещаются пофактическим расходам, но не более стоимости двухкомнатного номера; служащим,замещающим ведущую, старшую или младшую государственную должность федеральнойгосударственной службы, - по фактическим расходам, но не более стоимостиоднокомнатного (одноместного) номера (п. 1 Указа Президента РФ от 24.11.95 №1177).

Если расходы по найму помещения не подтвержденыпервичными документами, от сотрудника может поступить заявление, примерноесодержание представлено в образце 4.

Образец 4

Положительная резолюция руководителя и отметка о наличии лимитов бюджетных обязательств по соответствующей статье бюджетной классификации расходов на таком заявлении - обязательны.

Оплата иных расходов

К иным расходам можно отнести расходы на деловыетелефонные переговоры, ремонт обуви и одежды в период командировки,представительские расходы и т. п. Перечень таких расходов и размеры ихвозмещения должны быть определены работодателем в локальном нормативном акте.Они могут быть установлены и в коллективном договоре.

Все расходы обычно возмещаются по представлениидокументов, их подтверждающих. Исключения из этого правила могут бытьустановлены коллективным договором или локальным нормативным актом.Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации обосуществления расходов на указанные цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, в т. ч. в случае использованияприобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплатыуслуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.);
  • акт об осуществлении представительских расходов,подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактическипроизведенных представительских расходов.

В отчете о представительских расходах, составленномконкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:

  • цель представительских мероприятий и результаты ихпроведения;
  • дата и место проведения;
  • программа мероприятий;
  • состав приглашенной делегации;
  • участники принимающей стороны;
  • величина расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должныбыть подтверждены соответствующими первичными документами. В случаеприобретения подотчетным лицом товаров (услуг) на представительские целиподтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные емусоответствующими организациями (например, кассовые и товарные чеки, актыприема-передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет обиспользовании подотчетных сумм).

При заключении договора со сторонней организацией(например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждениемосуществления представительских расходов будет служить договор с даннойорганизацией, акт выполненных работ (оказания услуг), счет-заказ,счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации,расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненныхработ и иными документами.

После осуществления представительских расходов такжесоставляется акт, утверждаемый руководителем организации, с указанием суммфактически произведенных расходов.

Для целей налогообложения прибыли в соответствии с гл.25 НК РФ к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака,обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а такжеофициальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к меступроведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящегооргана и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплатауслуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечениюперевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, расходы по проведению неофициальнойвстречи (в кафе) с потенциальными партнерами (поставщиками), организованнойсотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживанияуказанных партнеров, не учитываются для целей налогообложения прибыли, так какне признаются НК РФ представительскими расходами.

Инструкция № 62 (п. 17) предусматривает, что в техслучаях, когда размер расходов на служебные командировки известен заранее,руководитель организации вправе разрешать их оплату командированным работникамбез представления подтверждающих документов.

При направлении в командировку необходимо учитывать иустановленные для некоторых категорий работников специальные гарантии. Так,беременные женщины и работники, не достигшие восемнадцати лет, не направляютсяв служебные командировки (ст. 259, 268 ТК РФ). Исключение составляют лишьслучаи, когда несовершеннолетние являются творческими работниками средствмассовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных иконцертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или)исполнении произведений, или профессиональными спортсменами.

Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; родителидетей-инвалидов и инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;работники, осуществляющие уход за больными членами их семей; отцы и опекуны,воспитывающие детей до трех лет без матери, направляются в служебныекомандировки с их письменного согласия (ст. 259, 264 ТК РФ). Указанныекатегории работников должны быть в письменной форме ознакомлены со своимправом отказаться от направления в служебную командировку. Эти гарантиианалогичны тем, которые предоставляются работникам с семейными обязанностямипри их привлечении к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочиепраздничные дни.

Оплата рабочих дней, приходящихся на командировку

Оплачивать дни командировки нужно исходя из среднегозаработка работника (ст. 167 ТК РФ). При командировке лица, работающего посовместительству, средний заработок сохраняется на том объединении,предприятии, в учреждении, организации, которое его командировало. В случаенаправления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работесредний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировкираспределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

Средний заработок за дни служебной командировкиопределяется по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ и Положением обособенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденнымпостановлением Правительства РФ от 11.04.03 № 213 (далее - Положение).

Для всех случаев определения размера средней заработнойплаты, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, устанавливается единый порядок ееисчисления (ст. 139 ТК РФ). Для расчета средней заработной платы учитываютсявсе предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые ворганизации, за исключением сумм материальной помощи.

При любом режиме работы средняя заработная платаработника рассчитывается исходя из фактически начисленной ему зарплаты ифактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моментувыплаты. В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды длярасчета среднего заработка, если это не ухудшает положение работника (ст. 139ТК РФ).

Средний заработок сотрудника за дни служебнойкомандировки рассчитывается так:

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, а также начисленные за это время суммы.

Сотрудник направлен в служебную командировку в период с 17 по 26 июля 2007 г. На период командировки приходится 8 рабочих дней по графику работы этого сотрудника.

Для расчета среднего заработка за дни служебной командировки принимается расчетный период 12 календарных месяцев, предшествующих июлю 2007 г., т. е. период с 1 июля 2006 г. по 30 июня 2007 г.

Предположим, что в расчетном периоде работник отработал 200 дней, за которые начислено денежное содержание в общей сумме 400 000 руб. Среднедневной заработок составит 2000 руб. (400 000 руб. : 200 дней).

Сумма среднего заработка за дни служебной командировки составит – 16 000 руб. (2000 руб. × 8 дней).

Бюджетный учет

Выданные в подотчет на командировочные расходы суммыотражаются по дебету соответствующих аналитических счетов счета 020800000"Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции со счетом 020104610"Выбытия из кассы"

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицамиведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учетасредств и расчетов.

Принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенныхрасходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются покредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000"Расчеты с подотчетными лицами" и дебету соответствующих счетованалитического учета:

  • счета 040101200 "Расходы учреждения";
  • счета 010500000 "Материальные запасы";
  • счета 010600000 "Вложения в нефинансовыеактивы";
  • счетов 030201830 "Уменьшение кредиторскойзадолженности по заработной плате", 030202830 "Уменьшениекредиторской задолженности по прочим выплатам", 030203830"Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплатутруда", 030215830 "Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям,пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованиюнаселения", 030216830 "Уменьшение кредиторской задолженности по социальнойпомощи населению", 030217830 "Уменьшение прочей кредиторскойзадолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями секторагосударственного управления";
  • счетов 020402530 "Увеличение стоимости акций ииных форм участия в капитале" и 020403520 "Увеличение стоимостиценных бумаг, кроме акций";
  • счета 040101200 "Расходы учреждения"

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются покредиту соответствую­щих счетов аналитического учета счета 020800000"Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 020104510"Поступления в кассу"

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль