Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в учреждениях

96796
Перед годовой отчетностью с октября по декабрь и новыми федеральными стандартами 2018 года учреждению нужно инвентаризировать имущество, все виды финансовых обязательств и имущественные права. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты, расскажем в статье.

Сохраните себе готовую памятку по инвентаризации нефинансовых активов. Ее можно распечатать и раздать членам комиссии. В памятке найдете сроки, порядок, как заполнить опись, и что сделать до инвентаризации по каждому виду имущества.

Готовая памятка в статье

Особенности инвентаризации НФАОсобенности инвентаризации НФА

Скачать

Скоро завершится финансовый год, а значит, подошло время инвентаризации в бюджетных, автономных и казенных учреждениях перед отчетностью.  Начать такую проверку стоит с отделов, которые займут больше времени. В этом году инвентаризация также необходима, чтобы признать объекты учета по новым стандартам «Основные средства» и «Аренда». Читать подробнее>>.

Когда проводить обязательную инвентаризацию

Обязательную инвентаризацию проводите перед отчетностью и когда наступает определенное событие.

Перед годовой бухгалтерской отчетностью проверяйте имущество и обязательства ежегодно. Делайте это с 1 октября по 31 декабря. Причем инвентаризацию основных средств проводите не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Конкретные сроки и периодичность закрепите в учетной политике.

Если провели инвентаризацию в текущем году после 1 октября, перед годовой отчетностью повторно ее не проводите. Результаты, которые отразили в протоколах и актах в период после 1 января до сдачи отчетности, отразите оборотами 2017 года как событие после отчетной даты и включите в годовую отчетность. Например, излишки, недостачи, ошибки, задолженности.

Обязательную инвентаризацию также проводите, когда учреждение:

  • передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование;
  • продает имущество – комплекс объектов учета;
  • меняет материально ответственного сотрудника. Например, кассира или кладовщика; 
  • выявило кражу, злоупотребление или порчу имущества;
  • после стихийного бедствия, пожара, другой чрезвычайной ситуации;
  • реорганизуют или ликвидируют, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.

Такие случаи установлены в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – приказ № 49).

Рассмотрим еще два случая.

1. Ежеквартальная инвентаризация дебиторской задолженности.

Главные распорядители средств федерального бюджета и подведомственные казенные учреждения ежеквартально инвентаризируют дебиторку по расходам. Разъяснили это в Методических рекомендациях от 10.122015 Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848.

О результатах инвентаризации дебиторки нужно отчитаться по формам, которые утверждены приказом Минфина России от 01.03.2016 № 15н:

  • расшифровка дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам (ф. 0503191);
  • расшифровка дебиторской задолженности по контрактным обязательствам (ф. 0503192).

Бюджетные и автономные учреждения отчитываются ежегодно по форме Расшифровка дебиторской задолженности по предоставленным субсидиям (грантам) (ф. 0503793).

2. Инвентаризация незавершенного строительства и капвложений.

Федеральные органы власти и учреждения всех типов контролируют объекты незавершенного строительства и капвложений в недвижимость. Информацию о результатах отразите в Сведениях об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимости (ф. 0503190). Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина России от 01.03.2016 № 15н.

Когда проводить добровольную инвентаризацию

В каких случаях добровольно инвентаризировать активы, закрепите в учетной политике (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 2.1 приказа № 49). Например, театр может делать это после закрытия очередного театрального сезона.

Как утвердить Порядок

Порядок обязательной и добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике.

В Порядке пропишите:

  • график для отчетном году;
  • сроки проверок;
  • перечень имущества и обязательств для проверки.

В Порядке учтите специфику деятельности учреждения.

Образец 1. Порядок проведения инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств

Как инвентаризировать имущество казны

Если у вас есть имущество казны, то в учетной политике пропишите, как его инвентаризировать. Имущество казны выверяют с данными бюджетного учета из реестра публично-правового образования, а по недвижимости – с данными государственных реестров. Об этом сказано в письме Минфина России от 24.03.2016 № 02-07-10/17037.

Кто участвует в инвентаризации

Специальная комиссия и материально ответственные сотрудники. Порядок работы комиссии пропишите в положении о комиссии по инвентаризации.

Образец 2. Положение о комиссии по инвентаризации

В состав комиссии включите минимум двух человек. Состав утверждает руководитель приказом. В комиссию можно включить:

  • представителей администрации;
  • сотрудников бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
  • независимого консультанта. Например, заключите договор с аудитором;
  • специалистов других служб и отделов: инженера, экономиста, техника.

Когда инвентаризируете финансовые активы и обязательства, обязательно включите бухгалтера в состав комиссии. А участвовать в инвентаризации нефинансовых активов бухгалтеру не обязательно. В этом случае он должен предоставить информацию для инвентаризации и составить описи.

Материально ответственных сотрудников в комиссию не включайте. МОЛ участвуют в инвентаризации вверенного им имущества. Обязанность присутствовать при проверках включите в условия договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Такие правила установлены в пунктах 2.2, 2.3 2.8 приказа № 49.

Что подготовить к инвентаризации

До начала проверки руководитель издает приказ. После этого комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег, а бухгалтер формирует инвентаризационные описи.

Перед проверкой у сотрудника возьмите расписку, что он сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, все ценности оприходованы или списаны. Расписку делают на бланке описи в части «РАСПИСКА». Такие требования есть в пункте 2.4 приказа № 49.

Чтобы подготовиться к инвентаризации:

1. Сделайте описи имущества по каждому кабинету в учреждении.
2. Проверьте, оформили ли внутреннее перемещение объектов.
3. Купите сканер штрихкодов.

Подробнее об этом в статье Что сделать в октябре, чтобы провести годовую инвентаризацию быстрее.

Как составить приказ о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации издайте в произвольной форме или используйте типовую форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В приказе укажите причину, состав комиссии, какое имущество и обязательства проверяете, даты начала и конца. Утверждает приказ руководитель.

Образец 3. Приказ о проведении инвентаризации

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (абз. 1 п. 2.3 приказа № 49).

Скачать образец журнала

Как составить инвентаризационную опись

Инвентаризационные описи составляйте по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните отдельную инвентаризационную опись:

  • ценных бумаг (ф. 0504081);
  • остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
  • задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
  • состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
  • состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
  • бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
  • по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
  • наличных денежных средств (ф. 0504088);
  • расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
  • расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Смотрите памятку, как заполнить формы регистров для оформления результатов инвентаризации.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в учреждениях госсектора

Скачать таблицу

Описи заполните вручную или на компьютере. На бумажном бланке в пустых строках поставьте прочерки.

Опись по имуществу, в том числе БСО и денежным документам, составляйте по каждому материально ответственному лицу. Делайте два экземпляра описи – для бухгалтерии и для ответственного сотрудника. В описи укажите место, где проводите инвентаризацию. Наименование и количество объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.

Подробные правила описаны в пункте 2.9 приказа № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Как оформить результаты

Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в проверке.

После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Образец 4. Акт результатов инвентаризации

Где отразить излишки и недостачи

Если в результате проверки выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных. Указывайте только расхождения по излишкам или недостачам, которые выявлены при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности учреждения:

  • бюджетные и автономные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760);
  • казенные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).

Кого накажут за несвоевременную инвентаризацию

Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют. Обнаружить нарушения могут в ходе сторонней проверки.

ИФНС России не может оштрафовать за то, что не провели обязательную инвентаризацию. Проводить такие проверки в интересах самого учреждения. Так проверяют достоверность данных об имуществе и обязательствах. Без регулярных проверок отчетность может оказаться неправильной. А это уже чревато штрафами и дисквалификацией.

Читайте в Системе Госфинансы: Как провести инвентаризацию
Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать



    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Профессиональный сайт для бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Портал содержит эксклюзивные авторские статьи, образцы отчетных форм, разъяснения Минфина России, комментарии экспертов.

      Поэтому многие материалы доступны только зарегистрированным пользователям.

      Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль