Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в учреждениях госсектора

79823
Перед сдачей годовой отчетности многие бюджетные учреждения проводят инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Сегодня мы расскажем, как провести инвентаризацию, на что обратить внимание и как избежать типичных ошибок при проведении этого мероприятия.

Инвентаризация - способ бухгалтерского учета, представляющий собой определенную процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Все об инвентаризация имущества и финансовых обязательств в учреждениях госсектора T1M16S Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в учреждениях госсектора

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в учреждениях госсектора

Когда проводить обязательную инвентаризацию

Обязательную инвентаризацию проводите перед отчетностью и когда наступает определенное событие.

Перед годовой бухгалтерской отчетностью инвентаризируйте имущество и обязательства ежегодно. Делайте это с 1 октября по 31 декабря. Причем инвентаризацию основных средств проводите не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Конкретные сроки и периодичность закрепите в учетной политике.

Еще обязательную инвентаризацию проводите:

  • когда учреждение передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование;
  • учреждение продает имущество – комплекс объектов учета;
  • при смене материально ответственных сотрудников. Например, кассира или кладовщика.

А при коллективной (бригадной) ответственности инвентаризацию проводите, когда меняется руководитель коллектива (бригадир) или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;

  • когда выявлена кража, злоупотребление или порча имущества;
  • после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
  • если реорганизуют или ликвидируют учреждение, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.

Такие случаи установлены в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Обязательно проводить инвентаризацию нужно и в других случаях, которые предусмотрены законодательством. Рассмотрим два случая.

1. Ежеквартальная инвентаризация дебиторской задолженности.

Главные распорядители средств федерального бюджета и подведомственные им ПБС (в т. ч. казенные учреждения) ежеквартально инвентаризируют дебиторку по расходам. Как проводить такую инвентаризацию, разъяснили в Методических рекомендациях (доведены письмом от 10 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848).

О результатах инвентаризации дебиторской задолженности нужно отчитаться по формам, которые утверждены приказом Минфина России от 1 марта 2016 г. № 15н:

Расшифровка дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам (ф. 0503191).

Отчеты сдайте вместе с ежеквартальной и годовой бюджетной отчетностью. ПБС отчитываются своему ГРБС (РБС), а ГРБС (РБС) – передают сводную отчетность по подведомственным учреждениям в Федеральное казначейство или вышестоящей организации.

Бюджетные и автономные учреждения отчитываются ежегодно по форме «Расшифровка дебиторской задолженности по предоставленным субсидиям (грантам)» (ф. 0503793). Смотрите порядок, как заполнить, и пример.

2. Инвентаризация незавершенного строительства и капвложений.

Федеральные органы власти и учреждения (всех типов) инвентаризируют объекты незавершенного строительства и капвложений в недвижимость. Информацию о результатах отразите в Сведениях об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимого имущества (ф. 0503190). Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина России от 1 марта 2016 г. № 15н.

Сведения (ф. 0503190) представьте вместе с годовой отчетностью вышестоящему ГРБС. ГРБС в свою очередь отразит данные в сводной бюджетной отчетности за этот год. Методические рекомендации по инвентаризации даны в письме от 22 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/75364 и Казначейства России № 07-04-05/02-874.

Бюджетные и автономные учреждения отчитываются по форме «Сведения об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимого имущества» (ф. 0503790).

Когда проводить добровольную инвентаризацию

В каких случаях проводить инвентаризации, помимо обязательной, закрепите в учетной политике (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Как утвердить Порядок

Порядок обязательной и добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике (п. 6, 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, письмо Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 02-07-10/25594). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике.

В Порядке пропишите:

  • график инвентаризаций в отчетном году. В частности, установите даты для ежегодной инвентаризации перед годовой отчетностью;
  • сроки инвентаризаций;
  • перечень имущества и обязательств для проверки.

В Порядке учтите специфику деятельности учреждения. Федеральные ГРБС и подведомственные им ПБС дополнительно прописывают особенности инвентаризации дебиторской задолженности, которую проводят ежеквартально. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 02-07-10/25594, письме от 10 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848.

Если в учреждении есть имущество казны, то в учетной политике пропишите, как его инвентаризировать. Инвентаризацию имущества казны проводят путем выверки данных бюджетного учета с данными из реестра имущества публично-правового образования, а по недвижимому имуществу – с данными государственных реестров. Об этом сказано в письме Минфина России от 24 марта 2016 г. № 02-07-10/17037.

Кто участвует в инвентаризации

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия. Если объем работ большой, дополнительно создайте и рабочую комиссию. А когда работы не много, инвентаризационную комиссию можно не создавать. Проверить имущество может ревизионная комиссия, если она есть в учреждении. Это установлено пунктом 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В состав инвентаризационной комиссии включите минимум двух человек. Состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию можно включить:

  • представителей администрации;
  • сотрудников бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
  • независимого консультанта. Например, заключите договор с аудитором;
  • специалистов других служб и отделов учреждения: инженера, экономиста, техника.

Когда инвентаризируете финансовые активы и обязательства, обязательно включите бухгалтера в состав комиссии. А участвовать в инвентаризации нефинансовых активов бухгалтеру не обязательно. В этом случае он должен предоставить информацию для инвентаризации и составить инвентаризационные описи.

Одни и те же сотрудники могут одновременно входить в несколько комиссий учреждения. К примеру, быть членом инвентаризационной комиссии и комиссии по поступлению и выбытию активов.

Материально ответственных сотрудников в инвентаризационную комиссию не включайте.

Такие правила установлены в пунктах 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и разъяснены письмом Минфина России от 27 ноября 2014 г. № 02-06-10/60461.

Если инвентаризацию проводят в связи с реорганизацией в форме присоединения, в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).

Материально ответственные сотрудники участвуют в инвентаризации вверенного им имущества (п. 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Обязанность присутствовать при инвентаризации включите в условия договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Что подготовить к инвентаризации

До начала инвентаризации руководитель издает приказ. После этого комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег, а бухгалтер формирует инвентаризационные описи.

Непосредственно перед проверкой у сотрудника, он дает расписку, что сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, все ценности оприходованы или списаны. Расписку делают на бланке инвентаризационной описи в части «РАСПИСКА».

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации издайте в произвольной форме или используйте типовую форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Образец приказа 

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»

полное наименование учреждения

ПРИКАЗ № 144
о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии

г. Москва                                                                                                                               29.12.2014

В соответствии с пунктом 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, для проведения инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств в 2015году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию в следующем составе:

председатель комиссии

директор

А.В. Львов

члены комиссии:

главный бухгалтер

А.С. Глебова

начальник отдела

В.К. Волков

экономист

А.С. Кондратьев

2. Возложить на постоянно действующую инвентаризационную комиссию следующие обязанности:
– проводить инвентаризацию (в т. ч. обязательную) в соответствии с графиком проведения инвентаризаций на 2015год;
– обеспечивать полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и обязательств;
– правильно и своевременно оформлять материалы инвентаризации.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Директор

А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер

 

 

 

А.С. Глебова

29.12.2014

 

 

 

 

начальник отдела

 

 

 

В.К. Волков

29.12.2014

 

 

 

 

экономист

 

 

 

А.С. Кондратьев

29.12.2014

 

 

 

 

В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, какое имущество и обязательства проверяете, даты начала и конца инвентаризации. Утверждает приказ руководитель.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок установлен в абзаце 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Инвентаризационные описи составляйте по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните свою форму:

  • инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
  • инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
  • инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
  • инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
  • инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Описи заполните вручную или на компьютере. На бумажном бланке в пустых строках поставьте прочерки.

Инвентаризационную опись по имуществу, в том числе БСО и денежным документам, составляйте по каждому материально ответственному лицу. Делайте два экземпляра описи – для бухгалтерии и для ответственного сотрудника. В описи укажите место, где проводите инвентаризацию. Наименование и количество объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.

Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Материально ответственный сотрудник на первой странице описи дает расписку. В ней он подтверждает, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и приказе Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Как оформить результаты

Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в инвентаризационных описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в инвентаризации.

После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). А если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Такой порядок установлен в пункте 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если во время инвентаризации в учреждение поступят товары, оформите их отдельной описью. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи. Оприходуйте товары после инвентаризации. Такие правила установлены в пункте 3.18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В учете

Результаты инвентаризации отразите:

  • в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
  • в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
  • в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

Где отразить излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных. Указывайте только расхождения по излишкам или недостачам, которые выявлены при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль