На прохождение документа – одна минута!

1103
Каждому знакома ситуация, когда на получение элементарной справки в государственных учреждениях уходят часы, дни, недели. В Департаменте города Москвы по конкурентной политике поэтапно внедряется электронный документооборот. Презентация “пилотного” проекта прошла в Тендерном комитете.

Рассмотрим для начала несколько терминов.

Документооборот - это постоянный процесс поступления,регистрации, прохождения, рассмотрения и подготовки ответов (принеобходимости) по поступающей в департамент корреспонденции и документов. Егопорядок определен Регламентом правительства Москвы и Регламентом департамента.

Электронный документооборот - это процесс регистрации,безбумажного прохождения, рассмотрения документов в электронном виде вАвтоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства"Гран-Док" Для его осуществления созданы необходимые техническиеусловия, проведены различные технические и организационные мероприятия.Электронный документооборот сегодня - это безбумажная технология регистрации,подготовки поручений, поступления документов на исполнение, подготовка ответов,справок, служебных записок по итогам рассмотрения, обмен необходимой информациейв ходе рассмотрения документов исключительно в электронном виде с использованиемэлектронных образов документов, минуя бумажные экземпляры.

Схема здесь следующая.

Поступающие документы и корреспонденция на бумажныхносителях регистрируются группой регистрации Общего отдела в системе"Гран-Док", им присваи­вается электронный регистрационный номер и штрихкод.Затем методом поточного сканирования они фиксируются в карточке данногодокумента, и таким образом электронный образ документа создается и сохраняетсяв базе данных. Далее в зарегистрированной карточке сотрудникамиОрганизационного управления готовится проект резолюции, документ с которымпоступает руководителю департамента на подпись. Подпись руководителязакрепляется в карточке с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) иавтоматически трансформируется в зону "Исполнители поручения" Оттудапоручение сразу же поступает в структурное подразделение департамента на имяего руководителя. О том, что оно достигло адресата, сообщает текстовоеоповещение и мигающий цветовой сигнал на экране монитора. По сути дела этосигнал к тому, что с документом можно начать работу.

Заметим, что сортировка зарегистрированных документовпо номенклатуре дел, настройка атрибутов зарегистрированных документов,распознавание пользователей электронной базой данных, оповещение о поступившихпоручениях руководителей и сотрудников департамента происходят автоматически.

У руководителей и исполнителей структурныхподразделений департамента настроены соответствующие электронные папки:входящая предназначена для поступивших поручений и документов, а в исходящейсодержатся проекты ответов и служебных записок.

Подготовленные исполнителями проекты ответов (служебныезаписки) подписываются ими с помощью ЭЦП, и их электронный образ прикрепляетсяк соответствующей регистрационной карточке данного документа, затем направляетсяруководителю структурного подразделения на рассмотрение и визу, о чем тотполучает соответствующий сигнал. При необходимости возврата подготовленногопроекта ответа на доработку он с замечаниями отправляется исполнителю, которыйтакже получает соответствующее оповещение.

По аналогичной схеме построена работа с документами ипоручениями внутри структурных подразделений департамента.

Сотрудники Организационного управления департаментаследят за выполнением поручений, у них есть возможность в электронном видеконтролировать сроки начала работы исполнителей с документами и поручениями(дата, время), порядок и время прохождения документа в структурныхподразделениях.

У всех работников департамента в кабинетах установленаАвтоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства"Гран-Док", выданы индивидуальные ключи электронной цифровой подписи(ЭЦП). В системе "Гран-Док" есть индивидуальные папки порученийкаждому исполнителю и исходящие папки подготовленных ими документов.

Что дает электронный документооборот? Это возможностьоперативного рассмотрения документов и поручений сразу же после их регистрациии внесения в электронную базу данных; оперативный электронный обмен данными иинформацией между исполнителями в ходе рассмотрения документа и исполненияпоручения; надежное сохранение в электронном виде всей необходимой информации,всех электронных образов документов по конкретному обращению, поручению, корреспонденции.Документы и информация по конкретному вопросу (проблеме) сохраняются вэлектронном виде в определенной номенклатуре дел и могут быть быстро найдены вэлектронной базе по регистрационному номеру.

Иными словами, если раньше на все перечисленное, какправило, уходил день, то теперь на эти операции затрачивается чуть больше минуты.И второе: произошла значительная экономия бумаги.

Разумеется, для того чтобы участвовать в процессеэлектронного документооборота, необходимо владеть определенными знаниями инавыками пользователя электронной базы, пройти инструктаж по прохождению документовв электронном виде. Как свидетельствуют пользователи, процесс этот прост впонимании и использовании в работе.

Выступая в конце июня этого года на заседанииправительства Москвы, посвященном развитию Единой торговой площадки,руководитель Департамента города Москвы по конкурентной политике Г. Дегтев навопрос, насколько технически департамент готов в широком масштабе внедритьэлектронный документооборот, включая электронную цифровую подпись, ответил, чтотехнологических препятствий для этого нет никаких. Цифровойэлектронной подписью уже пользуются свыше трех тысяч госзаказчиков. Круг можнорасширять, никаких ограничений нет Необходимо только прописать несколькорегламентных вопросов, и с октября можно начинать.

На упомянутой выше презентации было решено запустить с1 августа этого года "пилотный" проект электронного прохождения,рассмотрения и согласования распорядительных документов правительства Москвы поинвестиционным проектам между Департаментом города Москвы по конкурентнойполитике, аппаратом мэра и правительства Москвы, Контрольным управлением мэраи правительства Москвы, Комплексом экономической политики и развития городаМосквы.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×