Планирование закупок

11737
Сегодня руководителю бюджетного учреждения необходимо грамотно и максимально эффективно расходовать выделенные бюджетные средства. Тщательное планирование закупок товаров, работ и услуг бюджетным учреждением особенно актуально в условиях стремительного развития процедур размещения заказов для государственных и муниципальных нужд.

Для того чтобы все государственные учреждения работалибез сбоев, ежедневно выполняя возложенные на них функции, их руководителямнеобходимо постоянно оптимизировать все имеющиеся ресурсы:материально-технические, кадровые, финансовые, организационные и т. п., ведьвся ответственность за работу учреждения возлагается именно на руководителей.

В свою очередь, эффективная деятельность учреждения всоответствии с уставными целями и задачами напрямую зависит от степениинформированности руководителя об имеющихся ресурсах и резервах ихиспользования. А чтобы ресурсы и резервы не истощались внезапно, необходимосвоевременно планировать их пополнение.

В данной статье будут подробно рассмотрены вопросы,связанные с материально-техническим обеспечением* (далее - МТО) бюджетныхучреждений.

Прежде чем начинать распределять денежные ресурсы для"затыкания дыр", мы рекомендуем провести своеобразную"ревизию" состояния фондов, оборудования, запасов на складах и впроизводственных подразделениях учреждения. При этом следует получить ответы наследующие вопросы:

  • в каком состоянии находятся производственные здания,сооружения и все прилегающие к ним коммуникации;
  • насколько оборудование и техника изношены, что требуетремонта;
  • соответствуют ли оборудование, техника, приборы иразличные системы связи поставленным задачам;
  • существуют ли нормы расходования материальных запасов ит. п.

* Под материально-техническимобеспечением в контексте данной статьи понимаются закуп­ки, необходимыеучреждению для осуществления своих основных функций. Например: за­купка техникии оборудования, автотранспорта, канцелярских принадлежностей, выполне­ниеразличного рода ремонтных работ и т. п.

Информацией по перечисленным выше вопросам, какправило, владеют руководители структурных подразделений. В то же время специалистпланово-экономической службы должен провести анализ всех сопутствующихрасходов (за предшествующий период) и выявить динамику их изменения. Например,объем затрат на связь и информатизацию увеличивается, но вместе с этим расходына канцелярские принадлежности и горюче-смазочные материалы имеют тенденцию кснижению.

Далее, получив информацию о состоянии дел в учреждении,руководителю следует определить закупочную стратегию на текущий период. И ужеисходя из нее специалисту планово-экономической службы необходимо разработатьплан предстоящих закупок, то есть четко сформулированную потребность в товарах,работах и услугах, оформленную документально. В план закупок также включаютсяописание и детализация важнейших процедур приобретения товаров, работ и услуги порядка выполнения этих процедур.

Такая расстановка приоритетов аналогична с тем, какпланируются закупки в любой семье. С одной стороны, следует учесть желания ипросьбы детей, родителей, а с другой стороны - все желания ограничиваютсяналичием финансовых средств, то есть размером семейного бюджета.

Поэтому при планировании всегда приходится учитыватьдва условия: поддер­живающее и ограничительное. Другими словами, это желания ивозможности.

Подход к планированию МТО для нужд учреждения будет аналогичным:

  • поддерживающим условием (фактором) является определениепотребностей учреждения в конкретной закупке;
  • ограничивающим условием (фактором) - объем финансовыхсредств.

Заметим, что для бюджетных учреждений ограничительнымусловием является объем доведенных лимитов бюджетных обязательств.

В процессе принятия решения формируется документ,который будет базой для дальнейшей работы - план закупок, рекомендуемый длясоставления на год.

В плане закупок должна найтиотражение следующая информация:

  • номенклатура продукции, подлежащей приобретению;
  • объем закупки, как в стоимостном, так и в натуральномвыражении;
  • способ приобретения товаров, работ, услуг (в форметоргов или путем запроса котировок и т. п.);
  • ожидаемые сроки поставки и соответственно сроки началапроцедур закупки;
  • ответственные исполнители;
  • другие показатели.

Номенклатура продукции и объем закупки в целом поучреждению определяются на основании заявок от всех руководителей структурныхподразделений, которые, в свою очередь, обобщаются и оформляются в качествесводного плана закупок конкретного учреждения на текущий год.

Для того чтобы указанный документ являлся"рабочим", то есть имел юридическую силу локального акта дляконкретного учреждения, он должен быть утвержден руководителем либо в концепредшествующего года, либо в начале текущего. Соответственно план закупокдолжен быть доведен до всех ответственных исполнителей.

В контексте данной статьи под ответственными исполнителями понимаются руководителиструктурных подразделений, то есть те специалисты, которые непосредственнобудут заниматься организацией процедур конкретной закупки. Например,ответственный за закупку запчастей для автомобилей и горюче-смазочныематериалы - главный механик; за ремонт помещений и всех коммуникаций - главныйинженер.

При определении способа закупки необходиморуководствоваться положениями Федерального закона от 21.07.05 № 94-ФЗ "Оразмещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг длягосударственных и муниципальных нужд" (далее - Закон № 94-ФЗ), всоответствии с которым закупки могут осуществляться либо путем проведенияторгов (конкурс, аукцион), либо без проведения торгов (запрос котировок,закупка у единственного поставщика).

При выборе способа закупкиЗакон № 94-ФЗ устанавливает два критерия:

  • начальная (максимальная) цена контракта;
  • специальные ограничительные условия.

К специальным ограничительным условиям относятся:порядок определения победителя, наличие функционирующего рынка, перечень иограничения, установленные Правительством РФ, и т. п. То есть те условия,которые предусмотрены в отдельных нормативных документах.

При формировании плана закупок необходимо такжепринимать во внимание потребительские, технические и эксплуатационныехарактеристики предмета закупки, в т. ч. и особые специфические условияисполнения будущего контракта.

Учреждению необходимо приобрести офисную технику на сумму не более 550 тыс. руб. Закупку планируется провести в течение III квартала текущего года. Причем указанный предмет закупки есть в наличии на рынке (т. е. техника не под конкретный заказ), и он широко представлен там, поэтому закупку планируется осуществить через процедуру аукциона.

Определение способа закупки очень важно. Ведь от выбранного способа зависит и длительность проводимой процедуры размещения заказа, а следовательно, и срок поставки товаров, работ и услуг поставщиками и подрядчиками.

Однако цена контракта не всегда является определяющей при выборе способа закупки. И это также следует учитывать при составлении плана закупки на текущий год.

Учреждению необходимы коммунальные услуги водоснабжения, водоотведения и канализации. В этом случае размещение заказа будет проводиться у единственного поставщика вне зависимости от объема потребляемых ресурсов.

С учетом изложенного выше план закупок на уровне отдельного заказчика может быть представлен следующим образом (приложение).

В представленном плане в графе "Код способаразмещения заказа" приняты следующие сокращения: ОК - открытый конкурс,ОА - открытый аукцион, ЗК - запрос котировок, ЕП - единственный поставщик.

В строке 2 графы "Предмет контракта" планазакупок указана поставка горюче­смазочных материалов (ГСМ) на общую сумму 3,762млн руб. Поставку ГСМ планируется осуществить через процедуру открытогоаукциона, который будет проводиться ежеквартально, при этом начальная(максимальная) цена будет составлять по 980,5 тыс. руб. в I и IV кварталах ипо 900,5 тыс. руб. во II и III кварталах. Это обусловлено ценовой политикойпотенциальных участников, поскольку никто из поставщиков-претендентов нерискнет на год вперед спрогнозировать цены на отпускаемые ГСМ.

В свою очередь, ремонт помещений административногоздания (строка 3 Плана) на сумму 875 тыс. руб. выставляется на процедуруторгов единой суммой (без разбивки). Так как в данном случае речь идет уже онеделимости объекта и соответственно выполнении комплекса работ однимподрядчиком, что обусловлено также и технологическими требованиями по данномуобъекту.

В соответствии с Планом поставка канцелярских товаров(строка 4) будет осуществляться по итогам открытого аукциона на основанииконтракта, планируемый срок действия которого составляет почти пять месяцев (с23.02.07 по 10.07.07). В связи с ограниченными возможностями учреждения вхранении всего объема поставляемых по контракту товаров предусмотренапоэтапная поставка (25.02.07 и 25.06.07) в рамках данного контракта.

В случае необходимости оказания охранных услуг,например, таких объектов, как здания высших и местных органов государственнойвласти и управления республик в составе Российской Федерации, зданияКонституционного Суда РФ, Верховного Суда РФ, Высшего Арбитражного Суда РФ,Верховных судов и Высших арбитражных судов республик в составе РоссийскойФедерации, музеи, библиотеки, архивы, историко-культурные и природныезаповедники,архитектурно-мемориальные комплексы государственного иреспубликанского значения и т. д., контрактбудет заключен без процедур, то есть размещение заказа производится уединственного поставщика (исполнителя, подрядчика). При этом не требуетсяпубликация/размещение извещения, в связи с тем что закупка будет осуществлятьсяв соответствии с положениями п. 5 ч. 2 ст. 55 Закона № 94-ФЗ.

Для руководителя учреждения сформированный план закупокпозволит не только своевременно провести все закупочные мероприятия, но истанет инструментом контроля финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Следующим ключевым элементом процесса планирования вразвитие рассмотренного выше плана закупок является формирование планапроведения конкретной процедуры закупки. Этот документ должен быть разработанспециалистом, определенным как"ответственный исполнитель за закупку"в утвержденном плане закупок, и необходим он для текущего контроля за закупкойи для возможности оперативного вмешательства в случае необходимости.

Этот этап не менее важен, чем составление годовогоплана закупок, поскольку его отсутствие может привести к следующимпоследствиям:

  • несоблюдению процедурных сроков, регламентированныхзаконодательно;
  • отказам заказчиков от проведения процедур;
  • проведению внеконкурсных процедур размещения заказовметодом запроса котировок и у единственного поставщика.

Указанные последствия, в свою очередь, не дают экономиибюджетных средств, более того, будут свидетельствовать об их неэффективномиспользовании.

На данном этапе необходиморешить следующие вопросы:

  • определить круг потенциальных поставщиков;
  • сформулировать требования к поставщикам;
  • определить критерии выбора победителя;
  • определить количество и состав лотов;
  • разработать всю необходимую документацию.

При построении плана определяющим показателем являетсясрок, за который товары, работы или услуги должны быть получены заказчиком. Стоитучитывать, что заказ на поставку продукции для государственных нужд невозможноразместить за 1-5 дней. Общую длительность процедуры можно спланировать, однакопри этом следует учесть дополнительное время, которое уйдет на разрешениенепредвиденных вопросов, возникших в процессе размещения заказа, а также иметьв виду, что кто-то из участников процедуры (может быть, и сам заказчик)обязательно нарушит планируемые временные рамки.

Рассчитывая срок, предоставляемый заказчиком поставщикуна поставку продукции (он будет отражен в контракте), стоит учесть, что сувеличением срока поставки продукции может уменьшиться ее стоимость. В такомслучае можно запланировать начало работ по проведению конкурса на более раннююдату, чтобы получить результат в нужное время, но с меньшими затратами.

Особенно внимательно нужно отнестись к расчетудлительности процедур, результаты которых определяются в конце квартала.Предпочтительно назначить начало таких процедур заранее, с дополнительнымзапасом по времени, чтобы избежать ситуации, когда решение о победителе будетпринято в начале квартала, следующего за текущим.

План проведения открытогоконкурса на поставку офисной мебели, который предусмотрен указанным выше планомзакупок, может выглядеть следующим образом:

План проведения открытого аукциона по поставке офисной мебели
(ответственный – начальник службы обеспечения)

Неразвитость нормативно-методической основы планирования в условиях рынка определяла спонтанность закупок, которые инициировались преимущественно исходя из текущих, а не перспективных плановых потребностей бюджетной сферы.

В настоящее время, используя как свой, так и накопленный коллегами опыт, государственные заказчики имеют возможность грамотно организовать свои закупочные процессы. Но всегда следует помнить, что грамотное планирование закупочной деятельности приведет в результате к желаемому эффекту – оперативному и соответствующему обеспечению учреждения необходимыми ресурсами – только в том случае, если каждый участник этого процесса своевременно выполнит возложенные на него функции.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль