Авансовый отчет: заполняем правильно

6413
 Жуковский Д.В.
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"
Многие бухгалтеры скажут, что заполнить авансовый отчет проще простого. Ведь он составляется регулярно, порядок отработан и никаких затруднений не вызывает. Однако наш эксперт не разделяет подобную точку зрения. Опыт показывает, что ошибки в оформлении авансового отчета – явление нередкое. О них и пойдет речь.

Чем руководствоваться?

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и указания по его заполнению приведены в Приказе № 173н*. Обратим внимание на два предписания (приложение № 5 к Приказу № 173н):

  • суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета;
  • в бухгалтерии заполняются графы 7–10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых к учету.

Так, в авансовом отчете указываются коды счетов аналитического учета счета 208 00 “Расчеты с подотчетными лицами” в зависимости от целей, на которые выданы деньги. Корреспонденция счетов по учету расходов отражается на оборотной стороне (графы 9, 10).

В действующем порядке заполнения авансового отчета не содержится ничего принципиально нового по сравнению с указаниями, существовавшими ранее. Сравнительный анализ положений Приказа № 173н и п. 17 Приложения № 3 к Инструкции № 148н, п. 17 Приложения № 3 к Инструкции № 25н, Приказа № 123н, Инструкции № 107н показывает:

1. С 2000 г. состав показателей лицевой стороны авансового отчета существенно не изменялся. Она содержит графы для указания кодов бюджетной классификации (до 2005 г. – кодов ЭКР, с 2005 г. – номеров счетов, включающих КБК).

2. Форма авансового отчета (ф. 0504049) не изменялась с 2005 г.

3. Официальные указания о порядке заполнения авансового отчета появились в 2005 г. С этого времени прямо предписано указывать не только даты и суммы, выданные под отчет, но и коды аналитических счетов и определено, что для данных о произведенных подотчетным лицом расходах предназначен оборот авансового отчета.

Ошибка 1

Исторический экскурс был проведен для того, чтобы понять, какие данные следует указывать в графах 1–3 лицевой стороны авансового отчета (ф. 0504049).

Многие бухгалтеры и ревизоры полагают, что в этих графах должны ставиться итоговые бухгалтерские записи по произведенным расходам. Возникает резонный вопрос: зачем два раза писать одно и то же на лицевой и оборотной сторонах? Можно услышать такой ответ: “На оборотной стороне указываются записи по каждому первичному документу, а на лицевой – итоговые по отчету в целом”. Его нельзя считать верным, поскольку Приказ № 173н, как ранее Приказ № 123н, предписывает, что данные о произведенных расходах отражаются на оборотной стороне в графах 7–10.

Где же тогда указывать коды аналитических счетов бухгалтерского учета по выданным авансам, как этого требует Приказ № 173н?

Логика самой формы авансового отчета говорит о том, что он состоит из трех блоков:

  • информации о выдаче под отчет (с общим итогом расчетов до возврата денег / выдачи перерасхода);
  • информации о возврате денег / выдаче перерасхода (с аналитикой по номерам счетов);
  • информации о произведенных расходах (с аналитикой по номерам счетов и с общим итогом расчетов до возврата денег/выдачи перерасхода).

Таким образом, в первом блоке должны быть данные не о расходах, а о выдачах. И это не новшество. Так было как минимум с 2005 г. При этом любой бухгалтер согласится, что информация о том, по каким кодам аналитических счетов был выдан аванс, очень важна.

Если подотчетному лицу выдали 1000 руб. и он на 1000 руб. отчитался, это одна ситуация. А если выдали 1000 руб. по статье 340, а он отчитался на 1000 руб. по статье 310 КОСГУ, это совершенно другое дело. Без указания в авансовом отчете кодов, по которым была выдача, этого не будет видно.

Что же получается? Любому бухгалтеру, ревизору понятно: информация о кодах, по которым выдавался аванс, нужна. Но никто не обращает внимания, что ее в авансовом отчете нет.

Нередко бухгалтеры говорят: “Мы всегда так делали. У ревизоров замечаний не было”. Это свидетельствует лишь о распространенности ошибки. Еще один из типичных аргументов бухгалтеров: “Мы не виноваты, у нас программа так делает”. Подобное оправдание говорит о том, что не только бухгалтеры, но и разработчики компьютерных программ недостаточно внимательно читают нормативные документы, а также о слабой обратной связи бухгалтеров и разработчиков.

Лицевая сторона авансового отчета, заполненная так, как этого требует законодательство, будет выглядеть следующим образом.

Правильность именно такого способа заполнения лицевой стороны авансового отчета становится очевидной, если посмотреть на его оборотную сторону.

Откуда взялся перерасход, если потрачено меньше, чем выдано? Если не указать, по каким КБК была выдача, из авансового отчета этого не понять. Приведенный пример показывает, каким образом отражаются расходы, остаток и перерасход. Все видно и прозрачно. И нет вопросов к блоку данных о выдаче перерасхода и возврату остатка.

Ошибка 2

Другая распространенная ошибка при заполнении авансового отчета выглядит следующим образом. Допустим, водитель Воротников В.В. приобрел запчасти на 500 руб. и заплатил за ремонт 1700 руб. Нередко можно увидеть такой авансовый отчет.

Основная ошибка не в том, что не проставлены номера и даты первичных документов. В оправдание бухгалтеры нередко говорят: “Зачем их писать, если они все равно приложены?” Ответ один: раз это предусмотрено порядком заполнения авансового отчета, значит, так и нужно делать. Кстати, если бы было несколько документов на приобретение запчастей, недопустимо их объединять в одну строку авансового отчета.

Главная ошибка: вместо того чтобы указать, кому заплатил Воротников В.В., написано, кому выданы деньги. Зачем, если Воротников В.В. и так фигурирует в заголовке авансового отчета? Нужно также обратить внимание, что указывается не только кому, но и за что уплачено, т. е. краткое содержание приложенного документа.

Правильное заполнение в этом случае следующее.

Ошибка 3

Другая распространенная ошибка выглядит так.

Проблема в том, как указано назначение аванса. Как и в предыдущем случае, графа первичного документа заполнена формально. Сам собой напрашивается вывод, что и выдача аванса под отчет была оформлена так же. Ведь в понятие “хозрасходы” могут быть включены затраты по разным статьям (подстатьям) КОСГУ: 225, 226, 290, 310, 340. Или бухгалтер знал, на что на самом деле сотрудник просил аванс, но не заполнил правильно документы (расходный кассовый ордер, авансовый отчет), или же деньги выдаются под отчет бесконтрольно.

Текст назначения аванса должен однозначно показывать, на какие расходы в интересах учреждения сотрудник был уполномочен.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×