Как оформить движение и списание материалов в учреждениях госсектора

17373
 Буданова Л.В.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Учет материалов в государственных и муниципальных – процесс достаточно трудоемкий. Сложность его заключается в том, что материальные запасы, которые учреждение использует в своей деятельности, могут иметь абсолютно разное назначение, сроки службы и ценность. Соответственно, порядок хранения, учета и списания для различных категорий материалов не может быть единым.

Перечень учетных документов

Перечень документов, которыми казенное учреждение может пользоваться при отражении операций по движению материальных запасов,  ранее был приведен в пп. 24 и 25 Инструкции № 162н. Приказом  Минфина России от 30.11.2015 N 184н данные пункты исключены.

С 2015 г. государственные (муниципальные) учреждения применяют формы первичных учетных документов и регистров учета, утвержденные Приказом  Минфина России № 52н.

Скачать бланк (ф. 0504230)

 

Поступление материальных запасов оформляется:

  • Приходным ордером на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).  
  • Актом о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). Он применяется в случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика при поступлении материальных ценностей.

Принятие к учету безвозмездно полученных материальных  запасов по сформированной стоимости оформляется:

  • Приходным  ордером (ф. 0504207),
  • Извещением ( ф. 0504805).

В каких случаях и как составлять приходный ордер (ф. 0504207) читайте в журнале →

Передача материальных запасов в эксплуатацию, перемещение их внутри учреждения между материально ответственными лицами оформляется следующими первичными документами:

  • Требования-накладной (ф. 0504204),
  • Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202),  
  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Бланк нового отчета 4-ФСС

Начиная с отчетности за I квартал 2017 года составляйте и представляйте в ФСС расчет по новой форме 4-ФСС. Теперь этот отчет посвящен только взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Скачать бланк

При списании материальных запасов оформляются следующие первичные документы:

  • Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202),
  • Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203),
  • Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения  (ф. 0504210),
  • Акт о списании материальных запасов (0504230).
  • Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).  Применяется для списания мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 3000 руб. до 40 000 руб. включительно за единицу.
  • Книга регистрации боя посуды (ф. 0504044)-  при списание посуды.

Приказом  Минфина России № 52н не утверждены формы первичных учетных документов для списания в расход всех видов топлива - Путевых листов.

Для списания в расход топлива казенное учреждение  может использовать Путевые листы утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

При продаже материальных запасов оформляются следующие первичные учетные документы:

  • Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230),
  •  Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря  (Ф. 0504143).

Учреждение вправе разработать свои формы первичных документов и детальный порядок их применения, учитывая особенности своей структуры и отраслевые особенности. Принятое решение следует закрепить в приказе об учетной политике.

Пример заполнения акта о списании материальных запасов (ф. 0504230)

Как оформить движение и списание материалов в учреждениях госсектора

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)

Как оформить движение и списание материалов в учреждениях госсектора

Единственное условие, предъявляемое к неунифицированным документам это то, что утвержденные формы документов должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9  Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 7  Инструкции № 157н:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование субъекта учета, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Обратите внимание, что для принятия решения о списании федерального имущества в учреждении создается постоянно действующая комиссия по списанию. Более подробно о действиях комиссии по списанию, в статье "Списание имущества в государственном (муниципальном) учреждении".

Мягкий инвентарь

Основаниями для списания мягкого инвентаря являются  первичные документы:  ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) и акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).

Выданные учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими должностных обязанностей специальная одежда и обувь в целях обеспечения контроля за их сохранностью, целевым использованием и движением учитываются на забалансовом счете 27 ( п. 385 Инструкции № 157н).

Пришедшие в негодность в связи с истечением срока носки специальная одежда и обувь списываются с забалансового счета 27 на основании Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря  (ф. 0504143), который составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов.

В акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) должны быть указаны:

  • причины, послужившие основанием для принятия решения о списании имущества;
  • перечень мероприятий по исполнению решения о списании (ликвидация, утилизация, передача и т. п.);
  • отметка о результатах проведенных мероприятий, в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по указанным результатам с целью дальнейшего его использования.

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения. Первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Хозяйственные принадлежности. Особенности учета читайте в журнале →

Строительные материалы

При осуществлении учреждением строительства или ремонта хозяйственным способом списание строительных материалов может быть оформлено документами, утвержденными руководителем учреждения. Эти документы следует приложить к Акту о списании материальных запасов (ф. 0504230).

В случае, когда объем и сложность выполняемых работ достаточно велики, учреждение может использовать в работе техническую документацию и сметы. Для их оформления целесообразно воспользоваться Методикой определения стоимости строительной продукции на территории РФ, принятой и введенной в действие постановлением Госстроя России от 05.03.2004 № 15/1. Строительные нормы, применяемые при проведении ремонта, реконструкции и техобслуживания зданий, утверждены приказом Госкомархитектуры от 23.11.1988 № 312.

Объем фактически выполненных работ можно подтвердить актами, утвержденными в составе учетной политики учреждения, например, Актом о приемке выполненных работ (ф. КС-2). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100. Как списать таблички на дверях читайте в журнале →

Продукты питания

При отпуске продуктов питания заполняется Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202) в соответствии с нормами раскладки и данными о численности довольствующихся лиц.

 Меню-требование, заверенное подписями ответственных лиц и утвержденное руководителем, передается в бухгалтерию. Сведения из этого документа заносятся бухгалтерией в Накопительную ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038). По окончании месяца стоимость списанных продуктов питания на основании Накопительной ведомости (ф. 0504038) переносится в Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Аналитический учет продуктов питания нужно вести в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035), записи в которую производятся на основании данных из:

  • Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037);
  • Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038).

Ежемесячно в Оборотной ведомости (ф. 0504035) подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца, которые контролируются с данными Главной книги (ф. 0504072).

Такие требования установлены п. 119 Инструкции № 157н.

Зачастую нормами раскладки продуктов питания предусмотрены дробные количественные показатели продуктов, подлежащих выдаче. Поэтому у учреждения появляется необходимость округлять эти значения для тех продуктов, которые учитываются в целых единицах. Применяемые правила округления также следует прописать в учетной политике.

Запасные части для автомобиля

В настоящее время законодательством не установлен определенный порядок эксплуатации и норм списания автомобильных запчастей, например, таких как шины и аккумуляторы. Тем не менее такие материалы требуют особого контроля за их использованием.

Как правило, списание и замена шин и аккумуляторов производится в зависимости от их технического состояния, рекомендаций производителей и сезона (зима – лето). Учреждение вправе установить свой порядок их эксплуатации и норм списания.

Проводки для списания материальных запасов в казенных бюджетных учреждениях приведены в статье "Списание материальных запасов в учреждениях госсектора"

При выдаче запасных частей в эксплуатацию оформляется Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или Требования-накладной (ф. 0504204).  При этом в момент списания запасные части отражаются на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных» и учитываются на нем в течение периода их эксплуатации (использования) в составе транспортного средства. Для контроля за наличием запасных частей, выданных материально ответственным лицам, заполняются Карточки количественно-суммового учета (ф. 0504041) с указанием должности ответственных сотрудников, фамилии, имени, отчества (табельного номера), транспортных средств, видов запчастей и их количества.

Выбытие запчастей с забалансового учета осуществляется на основании Акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену. Унифицированная форма такого акта нормативно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Такие правила установлены в пп. 349, 350 Инструкции № 157н.

В ходе ремонта происходит замена не только неисправных запчастей, но и тех, которые пригодны для дальнейшего использования (например, сезонная замена шин). В этом случае списывать с учета снятые с автомобиля, но пригодные запчасти не нужно, т. к. по сути происходит перемещение запчастей (либо на склад, либо на другой автомобиль). Это перемещение целесообразно оформить Требования-накладной (ф. 0504204) и отразить соответствующие записи в Карточках (ф. 0504041). Что вы знаете об учете канцелярии и о расходах на служебный автомобиль? читайте в журнале →

Вместо заключения

Вопрос организации документооборота по первичному учету материальных запасов имеет большое значение для деятельности учреждения. Рационально выстроенный документооборот позволяет эффективно контролировать наличие ценностей, упрощает работу бухгалтерии и дисциплинирует материально ответственных лиц. Именно поэтому целесообразно как можно подробнее отразить в учетной политике все нюансы, касающиеся учета материалов. Кроме того, учетная политика учреждения, являясь локальным нормативным актом, помогает избежать возможных разногласий с контролирующими органами по поводу организации учета материальных запасов.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль