Инвентаризация - на откуп централизованной бухгалтерии

1991
 Смирнова М.В.
Заместитель главного бухгалтера Централизованной бухгалтерии Юго-Западного округа города Москвы
Инвентаризация имущества и обязательств при условии, что учреждением заключен договор на ведение бухгалтерского учета с централизованной бухгалтерией, имеет свои особенности. В свете принятия нового закона о бухгалтерском учете эта тема пополняется новыми нюансами. Обо всем подробно читайте далее.

Новое и старое

Как известно, с 1 января 2013 г. утрачивает силу Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ). И вступает в действие Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). В связи с этим отметим нормы законодательства, действующие и в настоящее время, и те, что будут реализовываться в будущем.

Итак, в соответствии с Законом № 129-ФЗ (п. 2 ст. 7) обязанность по подготовке (формированию) актов учреждения по организации учета находится в компетенции главного бухгалтера (лица, уполномоченного по ведению учета, руководителя централизованной бухгалтерии (далее – ЦБ)).

Согласно Закону № 129-ФЗ, ответственность за формирование, организацию и ведение бухгалтерского учета несет руководитель учреждения, вне зависимости от того, осуществляется учет в учреждении или передается централизованной бухгалтерии.

Законом № 402-ФЗ введено определение учетной политики и одновременно исключены положения, устанавливающие состав ее обязательных разделов (рабочий план счетов, правила документооборота, правила инвентаризации и т. д.). Нормы нового закона позволяют сделать вывод, что повышается роль федеральных и отраслевых стандартов. Таким образом, состав и структура учетной политики государственных (муниципальных) учреждений, скорее всего, по-прежнему будут регулироваться положениями Инструкции № 157н и иных аналогичных нормативных актов.

Законом № 402-ФЗ внесены коррективы в процесс инвентаризации имущества и обязательств. В частности, исключен перечень условий, при которых проведение инвентаризации является обязательным.

Обратимся к Инструкции № 157н. Согласно этому документу, государственные (муниципальные) учреждения, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете и аналогичными нормативными актами, формируют свою учетную политику исходя из специфики своей структуры, отраслевых и иных особенностей и выполняемых ими полномочий. Актами учреждения, устанавливающими учетную политику, согласно п. 6 Инструкции № 157н, утверждаются:

  • рабочий план счетов;
  • методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;
  • порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
  • правила документооборота и технологии обработки учетной информации, в т. ч. порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота;
  • формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их оформления формы документов.

При этом формы документов должны содержать обязательные реквизиты:

  • порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего финансового контроля;
  • иные решения, необходимые для организации и ведения учета.

Как и когда проводить

В обязанность ЦБ входит подготовка проектов актов по ведению и организации бухгалтерского учета в рамках своей компетенции (переданных полномочий), которые затем представляются на утверждение руководителю обслуживаемого учреждения. В соответствии с нормами ст. 12 Закона № 129-ФЗ и п. 1.5. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49) государственные (муниципальные) учреждения могут начинать проводить обязательные ежегодную инвентаризацию не ранее 1 октября текущего года. Результаты инвентаризации считаются достаточными при подготовке годовой бюджетной отчетности.

Поскольку с 1 октября начинается отчетный период за 9 месяцев, дату проведения годовой инвентаризации в ЦБ обычно назначают с 1 ноября, после отчетной кампании.

Руководителю и главному бухгалтеру ЦБ целесообразно составить график проведения инвентаризации по обслуживаемым учреждениям, чтобы в IV квартале без спешки ее провести и подойти к годовому отчету. Соответствующий приказ (распоряжение) утверждается руководителем ЦБ и должен быть доведен до руководителей учреждений, которые на его основании издают свой локальный акт об инвентаризации.

В приказе (распоряжении) указываются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты учета, утверждается персональный список инвентаризационной комиссии. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Автор рекомендует создать отдельный локальный акт (например, положение) о комиссии по проведению инвентаризаций в учреждении, который будет являться приложением к учетной политике.

Обычно учреждения при подготовке своего положения руководствуются положением ЦБ. При разработке локального акта об инвентаризации следует иметь в виду, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который может включать следующие элементы:

  • выявление фактического наличия имущества организации;
  • проверка документального подтверждения размеров и сроков обязательств организации;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;
  • документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;
  • определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;
  • определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;
  • установление сумм стоимости излишков имущества и размера недостач;
  • выявление неиспользуемого оборудования и материалов. В пояснительной записке к годовому отчету необходимо сообщить причины наличия неиспользованного оборудования;
  • ответственность за несвоевременную сдачу инвентаризационных описей в ЦБ при проведении инвентаризаций и проверок;
  • подготовка распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или организации либо о списании сумм недостач;
  • разработка мероприятий, предупреждающих возникновение расхождений между данными учета и фактическим наличием имущества.

В состав инвентаризационной комиссии в обязательном порядке должны быть включены работники ЦБ. Обычно это тот бухгалтер, который непосредственно ведет бухгалтерский учет в учреждении.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Руководитель учреждения заранее должен подготовить сотрудников к проведению инвентаризации, чтобы не сорвать утвержденных графиков. Инвентаризационные описи могут заполнятся как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. Учитывая объем подготавливаемых описей, обычно в ЦБ используется только вычислительная техника – описи распечатываются из бухгалтерской программы.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок оформляются соответствующим актом. Как правило, в контрольных проверках дополнительно участвуют работники ЦБ.

Обязанности централизованных бухгалтерий

Основными обязанностями централизованных бухгалтерий при проведении инвентаризаций, проверок и обработке их результатов являются:
1) осуществление контроля своевременности и полноты проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается включением соответствующих мероприятий в планы работы ЦБ на очередной период;
2) требование сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты должны быть представлены в бухгалтерию, а также возможные меры ответственности за нарушение сроков;
3) отслеживание своевременности завершения инвентаризаций и документального оформления их результатов;
4) отражение на счетах бухгалтерского учета выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Необходимо своевременно и точно формировать налоговую базу согласно нормам Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ).

В результате инвентаризации руководством ЦБ и учреждения принимаются совместные решения по устранению недостатков в хранении и учете имущества и активов, возмещению материального ущерба, организации учета и должного документооборота.

Излишки и недостача

По факту инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостачи. Излишки имущества приходуются по рыночным ценам, одновременно их стоимость относится на увеличение доходов. Учитывая особенности работы ЦБ, на практике в них созданы специальные комиссии для определения рыночной цены выявленного имущества. К работе в этих комиссиях приглашаются специалисты из различных структурных подразделений учреждения (например, дирекции по использованию и эксплуатации фондов), которые имеют достаточные знания и опыт для этой работы.

Исходя из п.п. 8 и 20 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав, за исключением случаев, указанных в ст. 251 НК РФ. А также доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации. Таким образом, работа членов комиссии ЦБ по определению рыночной стоимости нефинансовых активов может иметь в отдаленном будущем финансовые последствия.

Пример

В результате проведенной инвентаризации в бюджетном дошкольном учреждении выявлена недостача жидкого мыла балансовой стоимостью 730 руб., учитываемого на счете иной приносящей доход деятельности (средства родителей на содержание ребенка). По решению комиссии рыночная стоимость недостающего мыла составила 950 руб. Сумма материального ущерба (950 руб.) отнесена на счет виновного лица – кладовщика, и возмещена им путем внесения денежных средств в кассу ЦБ. В бюджетном учете работники ЦБ сделают записи:

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×