text
Учет в учреждении

Анализируем оборотную ведомость

  • 28 сентября 2012
  • 2928
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"

В настоящей статье будет показано, как при помощи простейшего анализа показателей Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) можно проконтролировать состояние учета в учреждении, в частности, в разрезе материальных запасов. В качестве примеров будут приведены реальные данные ряда учреждений за период с 1 января по 31 июля 2012 г.

В целях самоконтроля

Автор ставил перед собой цель наглядно продемонстрировать, каким образом проблемы в организации учетного процесса отражаются в учетных регистрах и насколько легко они могут быть выявлены грамотным проверяющим. Увидев это, бухгалтер сможет проконтролировать ведение учета и не доводить дело до штрафных санкций.

Итак, при анализе показателей контролирующими органами может быть обращено внимание на:

  • номенклатурные позиции, которые были на остатке на начало года, и в течение анализируемого периода не производилось их движения;
  • случаи приобретения материальных запасов, когда аналогичная номенклатура находилась на остатке;
  • правильность выбора счета учета материальных запасов;
  • отражение в составе материальных запасов предметов, которые следовало классифицировать как основные средства.

Ситуации, показанные далее, не обязательно являются ошибками, но могут свидетельствовать о тех или иных упущениях в учете.

В рамках статьи, чтобы не отвлекать внимание читателя лишними деталями, представлены выборочные позиции Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) (далее – Ведомость (ф. 0504035)).

Купил – расходуй – списывай

В первую очередь следует обращать внимание на матзапасы, которые числились на остатках на начало года и в течение анализируемого периода не были израсходованы. Например, возьмем запасные части к автотранспорту:

Запасные части, как правило, приобретаются под конкретный ремонт.

«Зависшие» на семь месяцев остатки могут свидетельствовать о том, что:

  • материально-ответственные лица своевременно не отчитались перед бухгалтерией об установке запасных частей;
  • инвентаризация по состоянию на 01.01.2012 произведена некачественно.

Обнаружив такие остатки в текущем учете при контрольно-ревизионной проверке, проверяющий вправе потребовать произвести инвентаризацию. Даже если материальные запасы на остатке действительно числятся по семь месяцев и более, это может привести к другим вопросам. Например, проверяющий видит в Ведомости (ф. 0504035) следующее:

Можно, конечно, представить, что пять комплектов автомобильной аудио аппаратуры были приобретены, но не установлены. Возможно, инвентаризация подтвердит, что они лежат на складе в коробках. Но тогда возникает вопрос об эффективности расходования бюджетных средств. Зачем было потрачено более 30 000 руб.?! Аналогично настораживает большое количество расходных материалов для принтерной и копировально-множительной техники, числящихся на остатках без движения:

Напрашивается вывод о том, что либо картриджи давно израсходованы, но в учете не было своевременно отражено списание, либо они были приобретены впрок и лежат на складе. Тогда можно говорить о неэффективно израсходованных денежных средствах в сумме более чем 100 000 руб. К тому же картриджи к струйным принтерам могут иметь ограниченный срок хранения.

Некоторые модели картриджей допускают перезаправку. В связи с этим встречаются случаи, когда учреждения списывают их не по факту вскрытия заводской упаковки, а после того, как картридж уже не может быть перезаправлен.

Такой подход нельзя считать правильным, если новые и эксплуатируемые в учете картриджи никак не различаются. При контрольно-ревизионной проверке ревизор может потребовать предъявить новые картриджи в количестве по данным учета.

При учете автомобильных запчастей следует обращать внимание на такие их виды, как автошины, диски, аккумуляторы:

С большой долей вероятности можно сказать, что и эти запчасти были установлены, но своевременно не списаны. Или же в учреждении установленные запчасти продолжают учитываться на балансе. Согласно нормам п. 349 Инструкции № 157н запчасти, которые приведены в таблице, должны списываться при установке и отражаться на забалансовом счете 09 с привязкой к автомобилю.

Материальные запасы или основные средства?

Следующая категория материальных запасов, которые нередко числятся в остатках без движения, – это предметы длительного использования: ручной инструмент, канцелярские принадлежности и т. д.

Из ведомости видно, что перечисленные предметы эксплуатируются как минимум семь месяцев. Если посмотреть данные за предшествующий год, наверняка окажется, что еще дольше. Следует вопрос, на каком основании эти объекты были отнесены к категории материальных запасов, если прак тика показывает, а учетные регистры подтверждают, что они могут использоваться более года? И почему штампы в 2012 г. продолжают приобретаться за счет кода 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ?

Что бы ни утверждал бухгалтер о сроках использования указанных предметов, что бы ни решала инвентарная комиссия учреждения (п. 44 Инструкции № 157н), что бы ни было записано в учетной политике, Ведомость (ф. 0504035) может наглядно показать, сколько фактически эксплуатируются объекты. И в таком случае избежать в акте ревизионной проверки записи о нарушениях не удастся.

Нередко можно увидеть такие остатки матзапасов без движения:

Согласно нормам Указаний № 180н к статье 340 КОСГУ относятся расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) объектов, относящихся к материальным запасам, в т. ч. запасных и (или) составных частей для вычислительной техники. Если перечисленные в ведомости предметы были приобретены по статье 340 КОСГУ, значит, учреждением они классифицированы либо как запасные, либо как составные части. А запасная или составная часть может существовать в учреждении только в трех формах:

  • в новой в коробке на складе, что легко проверяется посредством инвентаризации;
  • прикрепленная к соответствующему основному средству. В этом состоянии она не отражается на балансовом счете материальных запасов;
  • на складе б/у, оприходованная в результате демонтажа основного средства. В этом случае в учетных регистрах соответствующая запасная или составная часть должна быть обозначена как бывшая в употреблении.

Факт оприходования от демонтажа также легко проверяется. Чаще всего в учреждениях, где наблюдаются похожие остатки, все эти предметы на складе не лежат, а находятся в эксплуатации. Тогда при ревизионной проверке возможны следующие ситуации.

1. Если согласно учетной политике эти предметы действительно отнесены к запасным или составным частям к вычислительной технике, можно отметить как нарушение – несвоевременное отражение в учете их списания.

2. Если согласно учетной политике эти предметы классифицированы как объекты, которые могут самостоятельно эксплуатироваться, то можно отметить как нарушение то, что основные средства были приобретены по коду 340 КОСГУ.

3. Если порядок учета компонента вычислительной техники в учетной политике не определен, может быть сделано любое из первых двух заключений.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.