text
Учет в учреждении

Выдача наличных под отчет: решаем оргвопросы

  • 9 января 2013
  • 1569
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития

Ведение бухгалтерского учета не ограничивается корреспонденцией счетов. Это скорее заключительная стадия учетного процесса. Прежде всего, бухгалтер должен хорошо ориентироваться в нормативной базе по вверенному ему участку, уметь правильно оформить или проверить документы, касающиеся конкретной операции. Покажем, какими знаниями нужно обладать специалисту, чтобы выдать наличные деньги под отчет на нужды учреждения.

Последовательно рассмотрим те вопросы, с которыми столкнется бухгалтер при выдаче наличных денег под отчет. Кому можно выдать наличные деньги. Деньги под отчет можно выдавать:

  • работникам учреждения, т. е. лицам, с которыми учреждениемработодателем заключен трудовой договор в соответствии с гл. 2 ТК РФ (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение № 373-П);
  • внештатным сотрудникам, т. е. лицам, работающим в учреждении по договорам гражданско-правового характера (ст. 11 ТК РФ, ст. 420 ГК РФ), на предусмотренных законодательством основаниях.

Из буквального толкования п. 4.4 Положения № 373-П следует, что выдача денежных средств под отчет производится только работникам учреждения. Вместе с тем, оно не содержит запрета на выдачу наличных денежных средств под отчет внештатным сотрудникам.

Поэтому Минфин России в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 сообщил, что порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам учреждение вправе предусмотреть в рамках своей учетной политики.

Пример

Вопрос о выдаче наличных денег под отчет внештатным сотрудникам часто возникает в сферах культуры, молодежной политики и спорта. Например, когда учреждение уполномочено организовать массовое мероприятие (соревнование, фестиваль, слет). Для участия в нем приглашаются сборные команды из разных учреждений. Иногда команду детей из разных школ везет один тренер, которому выдаются деньги на проживание, питание и проезд. Тренер не всегда является работником учреждения, которое выдает денежные средства под отчет. Чтобы такая выдача имела законные основания, этому учреждению целесо образно заключить с тренером гражданско-правовой договор.

Договоры с такими лицами могут иметь безвозмездный характер, например, до говор безвозмездного поручения, безвозмездного оказания услуг, в рамках которого человек получает деньги, а затем отчитывается в их расходовании, не являясь работником учреждения. Этот договор является основанием, предусмотренным законом.

Сумма. Сумма, которую можно выдать под отчет, законодательно не ограничена. Размеры командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, это установлено п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Срок выдачи. Срок, на который выдаются деньги под отчет, законодательством не ограничен и устанавливается учреждением самостоятельно (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П, п. 213 Инструкции № 157н, п. 105 Инструкции № 174н, п. 108 Инструкции № 183н).

Основание для выдачи. Деньги выдаются на основании письменного заявления подотчетного лица, в котором указываются (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П, п. 213 Инструкции № 157н, п. 105 Инструкции № 174н, п. 108 Инструкции № 183н):

  • назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс;
  • собственноручная надпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются деньги;
  • собственноручная подпись руководителя;
  • дата.

Следует учесть!

Учетной политикой, иным локальным актом или отдельным приказом руководителя учреждения целесообразно установить:

  • максимальный размер суммы, которую можно выдать под отчет;
  • срок выдачи денег под отчет;
  • срок проверки, утверждения и окончательного расчета по авансовому отчету.

Первичный документ. Выдачу наличных денежных средств под отчет можно оформить (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П, Приложение № 5 к Приказу № 173н):

  • индивидуальным Расходным кассовым ордером (ф. 0310002);
  • Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Срок отчета. Подотчетное лицо обязано отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П, п. 26 Положения № 749):

  • истечения срока, на который были выданы деньги под отчет;
  • выхода на работу;
  • возвращения из командировки.

Подтверждение расходов. Подотчетное лицо обязано представить Авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением подтверждающих документов (п. 216 Инструкции № 157н, п. 106 Инструкции № 174н, п. 109 Инструкции № 183н, п. 26 Положения № 749):

  • кассового и товарного чеков – при приобретении товаров (работ, услуг);
  • Служебное задание (ф. 0301025), Командировочное удостоверение (ф. 0301024), документы о найме жилого помещения, о расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), об иных расходах – при направлении работника учреждения в командировку.

Срок утверждения авансового отчета. Срок, в течение которого осуществляется проверка, утверждение и окончательный расчет по авансовому отчету, законодательством не ограничен. Он устанавливается руководителем учреждения (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П).

Возврат неиспользованных денег. Возврат неиспользованного аванса оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001) (п. 106 Инструкции № 174н, п. 109 Инструкции № 183н).

Повторная выдача денег. Нельзя выдавать деньги подотчетному лицу, если он не отчитался по предыдущему авансу (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П, п. 214 Инструкции № 157н, п. 105 Инструкции № 174н, п. 108 Инструкции № 183н).

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.