Формируем авансовый отчет

2691
 Багрин В.П.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
В настоящей статье рассмотрим принципы работы бухгалтера с документом «Авансовый отчет» в программе «1С:Бухгалтерия государственных учреждений».

Взаимные ссылки

Согласно приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н Авансовый отчет (ф. 0504049) отнесен к учетным регистрам. Соответственно бухгалтерские проводки формируются на основе входящих в него первичных учетных документов. Аналогично и в программе «1С:Бухгалтерия государственных учреждений» (далее – 1С:БГУ) документ «Авансовый отчет» является своего рода контейнером, где аккумулируются первичные документы, отражающие выдачу под отчет денежных средств или денежных документов, а также документы о расходах, произведенных подотчетным лицом и возвраты денежных средств и денежных документов. Таким образом, сам по себе документ «Авансовый отчет» не формирует проводок, а используется для создания печатных форм и контроля за расчетами с подотчетными лицами.

Особенностью документа «Авансовый отчет» в программе «1С:БГУ» является взаимная привязка: он содержит ссылки на все структурные первичные документы, которые, в свою очередь, ссылаются на «Авансовый отчет».

Всю работу со счетом 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в программе «1С:БГУ» рекомендуется производить из документа «Авансовый отчет». То есть не только вносить в него документы о произведенных расходах, но и о выдачах и возвратах денежных средств и денежных документов.

Это может показаться не логичным, поскольку при выдаче подотчет авансом еще никакого авансового отчета нет. Также эта технология работы с программой может оказаться неудобной в отношении разделения труда в бухгалтерии, когда, например, расчеты с органом Федерального казначейства ведет один сотрудник, кассу – другой, а расчеты с подотчетниками – третий.

Конечно, возможна иная технология. Например, когда документ «Авансовый отчет» создается из документов, отражающих выплаты подотчетному лицу (Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), Заявка на кассовый расход (ф. 0531801) и т. д.). Но такой подход более трудоемкий, потому что в последствие для формирования печатной формы Авансового отчета (ф. 0504049) все равно придется прописывать в программе ссылку на документы выплаты.

Раз закладка, два закладка

В программе «1С:БГУ» любую новую операцию с подотчетным лицом следует начинать с создания документа «Авансовый отчет».

Этот документ формируется при выдаче денежных средств (или в момент составления заявления на выдачу). Далее из документа создается Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) или Заявка на кассовый расход (ф. 0531801).

Через установленное время сотрудник отчитывается, бухгалтер опять открывает документ «Авансовый отчет» и из него заполняет информацию о произведенных расходах.

Следствием такого подхода является наличие в документе «Авансовый отчет» двух дат и номеров:
1) для идентификации документа в программе;
2) для печатной формы Авансового отчета (ф. 0504049).

Дата в программе присваивается автоматически при создании нового документа. Дату печатной формы бухгалтеру необходимо поставить самостоятельно, когда документ будет полностью готов. Это должна быть дата последнего документа, подтверждающего расходы подотчетного лица. Номер авансового отчета можно изменять, выбрав в левом верхнем углу документа в меню «Действия» команду «Редактировать номер авансового отчета».

Форма документа «Авансовый отчет» содержит три закладки: «Заявление», «Авансовый отчет» и «Сохраненные формы». Закладка «Заявление» предназначена для формирования печатной формы заявления на выдачу денежных средств подотчет.

Согласно п. 213 Инструкции № 157н, п. 4.4 Положения 373-П выдача под отчет производится при наличии заявления подотчетного лица. Ни должность сотрудника (подчиненный или руководитель), ни форма выдачи денежных средств (наличные денежные средства или безналичный перевод) не могут служить оправданием, чтобы не писать заявление.

Если в учреждении в рамках учетной политики определено, что сотрудники должны писать заявление на выдачу денег подотчет самостоятельно от руки, то заполнять данные на закладке «Заявление» не обязательно.

Форма заявления, создаваемая программой, кроме соответствующего текста и отметки руководителя, содержит поле, где бухгалтер может указать отсутствие/наличие задолженности подотчетного лица по предыдущим авансам.

Кнопка «Ввести РКО» позволяет автоматически заполнять расходный кассовый ордер на основании заявления по указанным КБК, КОСГУ и денежным суммам. Это второе важное использование закладки «Заявление».

Содержание формы

На закладке «Авансовый отчет» – две таблицы. Первая из них предназначена для регистрации документов по выдаче и возврату денежных средств и денежных документов. Вторая – для регистрации документов о произведенных подотчетным лицом расходах. Документы в списки можно добавить при помощи кнопок «Ввести новый документ» либо «Зеленый плюс».

С помощью кнопки «Ввести новый документ» создается и заполняется документ выбранного вида.

Кнопкой «Зеленый плюс» можно выбрать и зарегистрировать в «Авансовом отчете» ранее созданный документ. Это может быть только первичный документ, который относится к этому же «Авансовому отчету».

В документах кассового расхода (заявка на кассовый расход (заявка сокращенная), платежное поручение, кассовое выбытие) есть специальная хозяйственная операция «Перечисление подотчетным лицам (208.00)». Документы указанных видов, где выбрана другая хозяйственная операция (например, «Прочие перечисления»), не будут предложены к выбору.

При заполнении первой таблицы – документы о выплатах и возвратах – обязательно следует заполнять графу «Вид движения», выбирая «Выдача аванса» или «Выдача перерасхода». Это определит, в какой части печатной формы Авансового отчета (ф. 0504049) будет отражен указанный первичный документ. При выборе варианта «Выдача аванса» – в таблице выплат. При выборе «Выдача перерасхода» – в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».

Если графу «Вид движения» не заполнить, соответствующий первичный документ в печатной форме авансового отчета не отобразится.

При формиров ании второй таблицы следует заполнить графу «Кому…».

Указанные сведения будут отображены в печатной форме авансового отчета на оборотной стороне в графе 4 «Кому, за что и по какому документу уплачено». Данная графа автоматически из первичных документов не заполняется.

Расходы, произведенные подотчетным лицом, не связанные с приобретением материальных ценностей или платежами в бюджеты (например, уплата пеней), рекомендуется вносить документами «Услуги сторонних организаций», т. к. при таком способе гарантируется правильный выбор счета от статьи (подстатьи) КОСГУ и общее время заполнения документа получается меньше, чем через «Операцию вручную».

В печатной форме будет такой результат:

В реквизите «Кому…» следует указывать не фамилию подотчетного лица, а кому произвел оплату сотрудник, т. е. поставщика товаров, работ, услуг.

В составе видов документов, которые могут быть выбраны при заполнении второй таблицы, есть документ «Оплата через подотчетное лицо». Этот документ предназначен для отражения проводки:
Дебет счета 0 302 ХХ 830 – Кредит счета 0 208 ХХ 660.

Такая операция может быть полезна, когда в силу разделения обязанностей в бухгалтерии расчетами с подотчетными лицами занимается один сотрудник, а учетом материальных запасов другой. Тогда бухгалтер по материальной части независимо вносит в программу приходную накладную, предоставленную подотчетным лицом, с кредита счета 1 302 34 730, указывая поставщика как в накладной, а бухгалтер по работе с подотчетниками фиксирует с помощью документа «Оплата через подотчетное лицо» факт расчета с поставщиком и расходы подотчетного лица.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль