Чем подтвердить ремонт основного средства

2549
 Бахтина Т.Ю.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Восстановление объекта основных средств может осуществляться посредством модернизации и реконструкции, которые предполагают изменение его технических характеристик и, соответственно, увеличение первоначальной стоимости. Также имущество восстанавливают посредством ремонта. В отличие от модернизации и реконструкции основной целью ремонтных работ является устранение неисправностей, при наличии которых невозможно эксплуатировать основное средство. Поэтому чаще учреждения ремонтируют основные средства, нежели реконструируют их. В рамках данной статьи рассмотрим, какие документы должны быть представлены в бухгалтерию учреждения для подтверждения факта ремонта.

Думайте сами, решайте сами…

В зависимости от периодичности и сложности ремонт бывает текущим и капитальным. Под текущим ремонтом понимается техническое обслуживание объектов для поддержания их в рабочем состоянии. Капитальный ремонт предполагает замену основных элементов, деталей и конструкций.

Нормативного документа, регламентирующего виды ремонта, нет, поэтому учреждение самостоятельно определяет, какие ремонтные работы относятся к текущим, а какие – к капитальным (письмо Минфина России от 14.01.2004 № 16-00-14/10).

Подтверждение необходимости ремонта

Необходимость проведения ремонтных работ нужно подтвердить документально (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 7 Инструкции № 157н). Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость).

Для ряда отраслей предусмотрены унифицированные формы документов (например, в нефтеперерабатывающей отрасли, в морском транспорте и т. д.). Для имущества казенных учреждений унифицированных форм не установлено, поэтому бланк документа, подтверждающего необходимость ремонта можно разработать самостоятельно (см. акт о выявленных дефектах основного средства в Приложении № 1 к статье). В нем перечисляются неисправности основного средства и предлагаются варианты их устранения.

Главное

Документальное оформление ремонта проходит в несколько этапов:

1 оформление документа, фиксирующего необходимость ремонта объекта;

2 оформление распорядительного документа руководителя либо иного уполномоченного лица, в котором фиксируется решение о ремонте. Помимо ремонта может быть принято иное решение, например о ликвидации основного средства ввиду экономической нецелесообразности его восстановления. В этом же документе может быть указан и способ проведения ремонта (собственными силами либо с привлечением сторонней организации);

3 оформление документов, связанных непосредственно с затратами на ремонт, например, актов произведенных работ, заказов-нарядов, актов замены запчастей и т. п. В случае передачи объекта для ремонта сторонней организации этот факт обязательно нужно подтвердить соответствующим документом.

Самостоятельно разработанную форму документа, а также перечень лиц, имеющих право ее составлять и подписывать, нужно утвердить учетной политикой учреждения (п. 6 Инструкции № 157н).

На основании указанного акта руководитель учреждения принимает решение о необходимости ремонта основного средства. Однако полномочия в этом вопросе могут выполнять, например, и заместитель руководителя по административно-хозяйственной части (АХЧ), и комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

Как отмечалось выше, в решении учреждения должен быть указан способ проведения ремонта – собственными силами либо с привлечением сторонней организации. Если работы будет выполнять сторонний подрядчик, то ему необходимо передать один экземпляр акта о выявленных неисправностях (дефектной ведомости) или изготовить его копию.

Если ремонтируется новое оборудование, неисправность которого была выявлена при монтаже (т. е. до принятия на учет основного средства), используется акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

Передача основного средства в ремонт

При передаче основного средства в ремонт в специальное подразделение учреждения (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение по ф. № ОС-2. Если при ремонте местонахождение основного средства не меняется, накладную составлять не нужно.

Такой вывод следует из постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Если ремонтные работы проводит сторонняя организация, то с исполнителями должен быть заключен договор подряда (ст. 702 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ)).

При передаче основного средства подрядчику рекомендуется составить документ, подтверждающий прием-передачу объекта в ремонт. Его можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в документе были указаны характеристики объекта, перечень неисправностей и подписи как передающей, так и принимающей стороны. Как правило, ремонтные мастерские имеют свои формы таких документов (см. квитанцию о приеме в ремонт телефона в Приложении № 2 к данной статье). В случае утраты или порчи имущества этот документ позволит учреждению потребовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 15, 714 ГК РФ).

Окончание ремонтных работ

По окончании ремонтных работ составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств по ф. № ОС-3. Акт нужно заполнить независимо от того, хозяйственным или подрядным способом был выполнен ремонт. При хозяйственном способе учреждение оформляет бланк в одном экземпляре, а при подрядном – в двух, один из которых передается подрядчику. Акт подписывается:

  • комиссией учреждения, например комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов;
  • лицом, сдавшим объект (представитель подрядчика либо сотрудник учреждения, ответственный за ремонт);
  • лицом, принявшим объект, например, сотрудником, ответственным за его сохранность после ремонта;
  • главным бухгалтером учреждения.

Кроме того, акт должен быть утвержден руководителем учреждения. При получении акта бухгалтерия отражает сведения о проведенном ремонте в Инвентарной карточке учета основного средства (ф. 0504031 (0504032)).

Замену запчастей и деталей при ремонте тоже нужно подтвердить документально (ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции № 157н). Для этого следует составить акт о замене запчастей в основном средстве. Типового бланка такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.

При осуществлении ремонта подрядчиком, стоимость запчастей указывается в отдельном отчете об израсходованных материалах (ст. 713 ГК РФ).

Если подрядным способом были проведены строительно-монтажные работы по ремонту здания, сооружения или помещения, то дополнительно к акту по ф. № ОС-3 должны быть подписаны акт приемки по ф. № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по ф. № КС-3, утв. постановлением Госкомстата России от 01.11.1999 № 100.

Отраслевые особенности оформления документов

На практике имеются различия в оформлении подтверждающих документов от ремонтных организаций в зависимости от вида ремонтируемого объекта (мебель, автомобиль, телефон, оргтехника и т. д.). Как правило, такие организации разрабатывают их самостоятельно, взяв за основу унифицированные бланки заказов-нарядов на те или иные услуги (работы), оказываемые населению. Рассмотрим особенности этих документов.

Различные станции техобслуживания автомобилей прописывают правила составления документов, подтверждающих ремонт, в своих локальных актах. Например, в заказе-наряде на ремонт автомобиля могут быть предусмотрены следующие обязательные реквизиты:

  • номер и дата заказа-наряда;
  • юридический адрес и реквизиты СТО;
  • даты начала и окончания работ;
  • марка, модель, номер автомобиля и наименование его собственника;
  • пробег автомобиля до и после ремонта;
  • описание дефектов до и после ремонта;
  • поставщик (владелец) запчастей, масел, тосола и документы на них;
  • результаты контроля до и после ремонта;
  • замечания к качеству ремонта и деталям;
  • подпись заказчика в графе «проверено в моем присутствии»;
  • заполнение строк и граф в гарантийном талоне;
  • подпись приемщика в графе «стоимость услуги»;
  • подпись заказчика в графе «обязуюсь оплатить»;
  • подпись механика.

Аналогичные реквизиты могут содержать заказы-наряды, квитанции, акты выполненных работ ремонтных мастерских в других сферах.

Гарантийный талон может являться частью заказа-наряда, а может быть выписан как отдельный документ, который в полной мере подтверждает факт проведения ремонтных работ (см. Гарантийный талон на ремонт телефона в Приложении № 3).

В заключение напомним, что законодательством не во всех случаях определен перечень документов, подтверждающих те или иные ремонтные работы. Поэтому достаточно часто специализированные организации выдают заказы-наряды и иные документы, которые одновременно являются актом приемки-передачи выполненных работ. Такие варианты вполне допустимы, что подтверждается и арбитражной практикой (см., например, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.02.2011 № А69-564/2010).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×