Путевой лист: снимаем вопросы

1779
 Буданова Л.В.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Любое учреждение, эксплуатирующее автомобили, сталкивается с необходимостью оформления путевых листов – именно эти документы подтверждают все расходы, связанные с использованием транспорта, в частности, на оплату труда водителей, горюче-смазочные материалы. Излишне говорить, насколько важно правильно заполнять путевые листы. Расскажем, на что нужно обратить особое внимание.

Реквизиты

Порядок заполнения путевых листов регламентируется сразу двумя документами:

  • приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” (далее – Приказ № 152);
  • постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте” (далее – Постановление № 78).

Постановлением № 78 утверждены формы путевых листов для различных видов транспорта:

  • для легкового автомобиля – форма 0345001;
  • специального автомобиля – форма 0345002;
  • грузового автомобиля – формы 0345004, 0345005. Первая применяется при оплате работы автомобиля по сдельным расценкам, вторая – по повременным;
  • автобуса необщего пользования – форма 0345007.

Возникает закономерный вопрос: если есть отдельный список обязательных реквизитов, вправе ли учреждение, взяв его за основу, составить документ не по унифицированной форме. Ответ можно найти в письме Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161.

По мнению специалистов министерства, путевой лист, разработанный организацией самостоятельно, но содержащий все обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе № 152, подтверждает понесенные расходы на ГСМ. Причем о формах, утвержденных Госкомстатом России, в письме не сказано ни слова.

На первый взгляд получается, что использовать унифицированные формы путевых листов совсем не обязательно. Однако такой вывод справедлив только для подтверждения налоговых расходов.

А вот применять “свои” формы в целях бухгалтерского учета учреждениям нельзя. В части 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402- ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) сказано, что для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Поскольку согласно Приказу № 173н учреждения обязаны составлять путевые листы по унифицированным формам, разрабатывать формы первичных документов самостоятельно нельзя.

Получается, что и для целей налогового учета изобретать велосипед нет смысла. Не будет же учреждение заполнять два разных путевых листа – один для целей бухгалтерского учета по утвержденной форме, другой – для целей налогового по своей. Но и применять унифицированные формы в том виде, в котором они утверждены, тоже не всегда возможно. Например, в путевом листе легкового автомобиля не предусмотрены отметки о прохождении водителем медосмотра.

Следовательно, учреждениям ничего не остается, кроме как брать формы из Постановления № 78 и при необходимости самостоятельно вносить в них недостающие реквизиты. Тем более что такая возможность предусмотрена п. 7 Инструкции № 157н.

Предрейсовый медосмотр

В соответствии с п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения” организации, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Причем делать это должны медицинские работники.

Они могут состоять в штате учреждения или привлекаться по договорам гражданско-правового характера.

Иногда организации, для которых перевозка не является основным видом деятельности и которые используют автотранспорт исключительно для передвижения своих сотрудников, пытаются доказать, что предрейсовые медосмотры они проводить не обязаны. Однако существующая судебная практика подтверждает необходимость таких осмотров для любых организаций, эксплуатирующих автотранспорт (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 28.12.2011 № Ф09-8630/11 по делу № А71-4117/2011, ФАС Поволжского округа от 15.01.2010 по делу № А72-4961/2009).

Строки для внесения информации о проведенном медосмотре предусмотрены в унифицированных формах путевых листов всех автомобилей, кроме легковых. Следовательно, путевой лист легкового автомобиля необходимо дополнить соответствующими реквизитами (пример заполнения формы приведен в конце статьи).

Срок действия

Отдельно следует сказать о периоде, на который может оформляться путевой лист.

В соответствии с п. 10 обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом № 152, путевой лист оформляется на один день или на срок, не превышающий одного месяца. Основываясь на этой норме, многие специалисты рекомендуют организациям не усложнять себе жизнь и выписывать путевой лист один раз в месяц.

Однако признать такую точку зрения абсолютно правильной нельзя, т. к. возникают вопросы чисто технического характера. Как, например, в этом случае ставить отметки о проведении предрейсовых медицинских осмотров? Куда вносить время ежедневного выезда и возвращения в гараж, а также вписывать ежедневные показания одометра (прибора, фиксирующего пробег автомобиля)?

Чтобы адекватно отразить все эти сведения, нужно как минимум изменить форму путевого листа, а таких прав учреждениям государственного сектора ни Закон № 402-ФЗ, ни Приказ № 173н не дают.

В то же время согласно Указаниям по применению и заполнению форм, утвержденным Постановлением № 78, путевой лист действителен только в течение одного дня или смены.

Таким образом, поскольку в настоящее время вопрос о сроке действия путевого листа в законодательстве до конца не урегулирован, а в Приказе № 152 и Постановлении № 78 имеются несоответствия, касающиеся порядка его заполнения, оптимальным для учреждения является составление путевого листа на один день (смену).

Это вовсе не означает, что выписать путевой лист на срок более одного дня нельзя в принципе. Заполнение путевых листов на несколько дней возможно в случае, когда автомобиль выезжает из учреждения в один день, а возвращается уже в другой (например, в случае поездки в командировку).

Пункты следования

На оборотной стороне путевого листа необходимо отразить все точки маршрута следования автомобиля. Когда их две-три, проблем обычно не возникает. Но если машина колесит по городу целый день и заезжает в десяток мест назначения, есть соблазн написать “Езда по городу”. Водители с юмором нередко вписывают даже “Стояние в пробке”. И их можно понять, ведь в дорожном заторе можно запросто провести несколько часов.

Вот только Минфин России подобных вольностей не одобряет.

В письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 отмечено, что отсутствие в путевом листе информации о конкретных местах следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Этот реквизит является обязательным и отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому путевой лист, в котором нет информации о пунктах отправления и назначения, не подтверждает понесенных расходов.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль