Осваиваем "универсальный отчет"

1514
 Багрин В.П.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
В конфигурацию программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ) включен мощный инструмент, позволяющий анализировать данные и выполнять поиск различных ошибок. Это «Универсальный отчет», который находится в разделе «Стандартные отчеты» пункта главного меню «Бухгалтерский учет».

Общие сведения

При контрольно-ревизионных проверках у учреждений часто запрашивается таблица, где сравниваются кассовые и начисленные расходы за период. Одной из причин отклонения этих показателей могут быть ошибки, при которых в бухгалтерских проводках не совпадают коды КБК по дебету и кредиту. Выявить ошибки можно с помощью «Универсального отчета».

Для работы с ним следует открыть окно документа на весь экран монитора, иначе будут не доступны кнопки сохранения и загрузки настроек.

Параметр «Тип данных» позволяет выбрать объект программы, по которому будет строиться отчет. Например, выбрав «Документ» можно построить реестр документов с произвольными условиями отбора и сортировками.

А для получения сведений об остатках и оборотах по счетам учета используется «Регистр бухгалтерии», где хранятся данные во всех аналитических разрезах, предусмотренных настройками «Плана счетов».

При построении отчетов используется пять таблиц: 1) «Остатки и обороты» – может быть использована для построения отчета по типу оборотно-сальдовой ведомости за выбранный период;
2) «Остатки» – содержит только данные об остатках на любую дату;
3) «Обороты» – содержит данные об оборотах за выбранный период;
4) «Обороты Дт/Кт» – разновидность таблицы «Обороты»;
5) «Движения с субконто» – сходна по принципу устройства со стандартным отчетом «Анализ субконто».

Проверяем КБК

Настроим «Универсальный отчет» для поиска бухгалтерских проводок, в которых не совпадает КБК по дебету и кредиту. Для этого обратимся к таблице «Обороты». Выбрав эту таблицу, откроем панель «Настройки».

Окно «Настройки» содержит две области: список «Доступные поля», где перечислены все поля, которые могут быть включены в отчет и, собственно, панель настроек, содержащую три страницы: 1) Структура отчета – осуществляется выбор, какие поля войдут в отчет и как они будут расположены;

2) Отбор и сортировка – настраиваются условия включения данных в отчет, а также порядок их следования;
3) Оформление – настраивается цветовое оформление, в т. ч. выделение цветом показателей по каким-либо установленным признакам.

Структура отчета

В списке доступных полей нет признаков «дебет» и «кредит». Есть «Счет» и «Счет Кор.» (корреспондирующий); «КБК» и «КБК Кор.» и т. д. Признаки «дебет» и «кредит» имеются у числовых показателей оборота. Если в состав показателей отчета включить «оборот Дт» (см. пример ниже), то «Счет» и «КБК» будут означать «Счет дебета» и «КБК дебета», а «Счет Кор.» и «КБК Кор.» – «Счет кредита» и «КБК кредита» соответственно.

Проанализируем отклонения по КБК (см. пример ниже). В списке «Группировка строк» включены коды счетов по дебету и кредиту проводки. Это позволит при анализе отчета путем сворачивания строк убирать с экрана группы однородных проводок. Для построения списка можно воспользоваться командой переброски поля «Доступные поля» с помощью кнопки «>».

В список «Колонки отчета» включены: КБК; «Регистратор» (ссылка на документ, который выполнил проводку); сумма проводки. При первоначальном открытии панели «Настройки» список «Колонки отчета» содержит много числовых показателей, которые следует удалить, оставив только «Сумма оборот Дт». Потом добавить недостающие поля кнопкой «>». Добавляемые поля ставим в конец списка, используя кнопки перемещения (стрелки вверх и вниз).

Отбор и сортировка

Далее на закладке «Отбор и сортировка» настраиваем необходимое условие проверки ошибки: «КБК» не равно «КБК Кор.».

При ряде хозяйственных операций отклонения в КБК неизбежны. Например, со счетом 0 201 34 000 «Касса» используется КБК типа КИВФ, поэтому во всех бухгалтерских проводках по кассе КБК дебета и кредита не совпадут. Такие проводки из отчета следует исключить, равно как и проводки, где КБК нет вообще (например, запись по забалансовым счетам).

Также не будет совпадать КБК при перечислении в доход бюджета дебиторской задолженности прошлых лет. В таких проводках по кредиту будет КБК типа КРБ, а по дебету – КДБ. Данные проводки в отчет включаются, т. к. на них необходимо обращать внимание при сравнении кассовых и начисленных расходов с учетом начального и конечного сальдо.

Таким образом, добавляем второе условие, чтобы ни в дебете, ни в кредите не было счета кассы. Условие отбора добавляется путем: выбора поля, условия и значения. В итоге «Отбор и сортировка» будет выглядеть так:

С настройкой условия несовпадающих КБК могут возникнуть сложности.

При выборе значения для сравнения программа откроет справочник КБК.

Однако сравнивать КБК надо не с фиксированным значением, а с другим полем отчета. Для данной настройки очищаем поле «Значение» кнопкой «Х». После этого вместо кнопки выбора «…» будет отображаться кнопка типа «Т».

Нажав на кнопку «Т», в открывшемся окне «Выбор типа данных» выбираем «Поле компоновки данных». В графе «Значение» кнопка «Т» сменится обратно на кнопку «…». При нажатии на нее откроется уже не «Справочник КПС», а перечень доступных полей, из которого выбираем «КБК Кор.».

Далее нажимаем кнопку «ОК» в правом нижнем углу панели настроек и приступаем к формированию самого отчета. В правом верхнем углу окна выбирается период.

Анализ отчета

При анализе отчета могут выявиться ситуации, когда один и тот же КБК ошибочно внесен в справочник несколько раз. Поскольку программа оперирует не внешним представлением КБК в виде 17 цифр, а внутренним кодом элемента справочника, в отчете такая ошибка будет выглядеть, как два совпадающих кода. Следует открыть документ, содержащий ошибочную проводку, и проверить, какие КБК выбраны.

Несовпадение КБК по дебету и кредиту не обязательно является ошибкой: 1. Перенос с одного КБК на другой возможен при покупке (изготовлении) нефинансовых активов за счет нескольких источников.
2. При движении имущества, денежных средств и обязательств между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств, получатель указывает со счетом 0 304 04 000 КБК передающей стороны, а с корреспондирующим счетом – свой КБК из состава предусмотренных бюджетной сметой на текущий год.
3. Администраторы доходов бюджета при возврате неиспользованных по назначению средств предыдущего года в рамках межбюджетных трансфертов переносят остатки по счету 1 205 51 000 с кода вида доходов 202 на 219.

Существуют операции, в которых по дебету и кредиту фигурируют КБК разного типа. Это, в частности: списание не полностью самортизированных основных средств (корреспондируют КРБ и КДБ), поступление имущества в казну и выбытие имущества из казны (корреспондируют гКБК и КРБ/ КДБ), безвозмездное поступление имущества с кредита счета 1 401 10 ХХХ.

Во многих документах программы «1С:БГУ» есть механизмы, синхронизирующие КБК по дебету и кредиту автоматически. Не имеют такого контроля, например: «Списание материальных запасов», «Операция вручную».

Готовый отчет выглядит следующим образом:

Здесь видно три группы однотипных операций, в которых не совпадают КБК по дебету и кредиту: принятие к учету основных средств; списание материальных запасов на модернизацию, дооборудование или изготовление основных средств; перенос остатков расчетов по межбюджетным трансфертам прошлого года для возврата. Эти корреспонденции можно скрыть путем сворачивания строк, чтобы увидеть только ошибочные проводки:

В данном случае имеют место три ошибочных списания материальных запасов и одно начисление задолженности по обязательствам.

Сохранение настроек

Созданные настройки отчета можно сохранить для дальнейшего использования. Для этого в верхней части окна отчета есть соответствующие кнопки «Загрузить настройки отчета» и «Сохранить настройки отчета». При первом сохранении настроек следует дать им название, например, «Анализ по КБК». В дальнейшем по этому имени можно будет открывать настройки или изменять их.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль