Даешь подотчетнику банковскую карту!

1830
 Пименов В.В.
Руководитель аналитического отдела ООО "Лаборатория информационных исследований"
Практически повсеместно зарплата перечисляется на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт. Минфин России рекомендует более широко использовать возможности электронных платежных систем и применять банковские карты не только в рамках зарплатных проектов, но и при расчетах с подотчетными лицами. Расскажем, что для этого нужно сделать и как данное новшество повлияет на работу бухгалтера.

Преимущества безналичных расчетов

Расчеты с использованием банковских карт по сравнению с расчетами наличными имеют следующие неоспоримые преимущества:
1. Сводятся к минимуму затраты учреждения, связанные с получением, доставкой и хранением наличных денежных средств.
2. Сотрудникам бухгалтерии не нужно оформлять выдачу наличных денег под отчет, формировать кассовые документы, принимать остатки подотчетных сумм и выдавать перерасходы.
3. Карта может использоваться работниками учреждения как для получения наличных денег, так и для осуществления безналичных расчетов (если иное не предусмотрено условиями ее предоставления).
4. Сотрудник получает больше возможностей для решения поставленных перед ним задач. Он не привязан к кассе учреждения и может получить наличные денежные средства как с использованием сети банкоматов, так и в операционной кассе банка – эмитента карты, а в установленных случаях может произвести оплату товаров (работ, услуг) в безналичном порядке.

Важный нюанс

Ежедневный расход денежных средств по банковской карте (в т. ч. в целях получения наличности) ограничивается ежедневным лимитом расходования денежных средств, устанавливаемым банком – эмитентом карты. Кроме того, существует практика ограничения суммы расчетов по картам, предоставляемым органами казначейства, – не более 100 000 руб. в рамках одной транзакции.

5. Предельный размер расчетов наличными деньгами (100 000 руб.), установленный Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У, не распространяется на безналичные расчеты с использованием банковских карт.

Использование зарплатных карт – это риск

Во многих учреждениях оплата хозяйственных расходов производится с применением банковских карт работников, оформленных в рамках зарплатных проектов. Однако такая практика сопряжена с определенными рисками. Как правило, использование зарплатных карт подобным образом рассматривается уполномоченными органами власти как нарушение требований действующих нормативных правовых актов, ведь они предназначены для осуществления операций, не связанных с предпринимательской деятельностью.

Основанием для такого вывода служат:

  • пункт 1.12 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П);
  • пункт 4.42 части II “Характеристика счетов” Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, установленных положением Банка России от 16.07.2012 № 385-П (далее – Характеристика счетов).

Суммы, перечисленные на зарплатную карту подотчетного лица для осуществления расчетов в интересах учреждения, могут быть квалифицированы налоговым органом как доходы физического лица, поскольку подобные карты “привязаны” к личным банковским счетам сотрудников (на них хранятся личные денежные средства).

Впрочем, уполномоченные органы власти, руководствуясь положениями трудового законодательства, допускают использование зарплатных банковских карт для осуществления расчетов с сотрудниками по командировочным расходам (письма Казначейства России от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500, Банка России от 23.07.2009 № 29-1-1-7/4625).

Во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов учреждению целесообразно оформить специальные расчетные (дебетовые) карты, предназначенные для расчетов с подотчетными лицами.

Организация расчетов

Правильно организовать бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками, которым выданы специальные расчетные (дебетовые) карты, поможет внимательное изучение нормативного правового акта, определяющего порядок действий органа казначейства и кредитной организации (банка) при осуществлении данных операций. Он утверждается на уровне публично-правового образования. Для организаций, лицевые счета которым открыты в органах Федерального казначейства, подобный порядок приведен в Правилах обеспечения наличными деньгами, утвержденных приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н (далее – Правила № 199н).

Обычно такие правовые акты предусматривают следующую технологию расчетов:
1. Открытие органом казначейства специального счета в банке. Именно к этому банковскому счету будут “привязаны” банковские карты, используемые сотрудниками учреждения.
2. Выпуск карт банком на основании заявления учреждения, завизированного органом казначейства. Получить банковские карты уполномоченные сотрудники могут или непосредственно в банке, или в органе казначейства в соответствии с установленным порядком.
3. Перечисление денежных средств с лицевого счета учреждения на специальный банковский счет казначейства на основании заявок, оформляемых учреждением. В этих заявках указываются, в частности, данные подотчетных лиц (должности, Ф. И. О.), номера банковских карт и перечисляемые на эти карты суммы (с расшифровкой по кодам КОСГУ).
4. Зачисление денежных средств, списанных с лицевого счета учреждения, на специальный банковский счет казначейства по истечении установленного промежутка времени. Деньги становятся доступными для сотрудников учреждения – держателей карт. Так как карты “привязаны” к банковскому счету казначейства, то и информацию о “распределении” перечисленных средств по конкретным картам в банк представляет именно казначейство.
5. Получение учреждением информации о движении средств на картах сотрудников из выписок с расчетных (дебетовых) карт.

Речь идет об операциях по первоначальному зачислению подотчетных сумм на карты, списанию средств с карт в связи со снятием наличных или безналичными операциями, возврату остатков подотчетных сумм на карты. В соответствии с заключенными соглашениями подобные выписки могут предоставляться учреждению самим банком – эмитентом карт или посредством органа казначейства.

6. Представление учреждением в орган казначейства расшифровки с разбивкой по определенным кодам КОСГУ. Возврат подот четным лицом денежных средств на карту вовсе не означает, что они автоматически будут перечислены на лицевой счет учреждения. В результате такой операции просто увеличивается сумма на специальном банковском счете казначейства. Для зачисления средств на лицевой счет учреждения по определенным кодам КОСГУ и нужна данная расшифровка.

Особенности совершения операций

Взаимодействие бухгалтерии с подотчетными лицами. Денежные средства не могут числиться на карте и, соответственно, на специальном банковском счете казначейства неограниченное время. Например, согласно Правилам № 199н (пп. 43–45) расшифровка сумм неиспользованных средств (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) должна представляться в орган казначейства:

  • не позднее следующего рабочего дня после внесения средств;
  • не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года;
  • в первой половине последнего рабочего дня финансового года (если средства вносятся на карту в этот день);
  • в течение 20 календарных дней со дня перечисления средств на карту (в случае полного или частичного неиспользования перечисленных на карты средств).

Очевидно, что для выполнения подобных требований необходимо тесное взаимодействие бухгалтерии и подотчетных лиц. По различным причинам выписки с расчетных (дебетовых) карт могут поступать в учреждение с задержкой. При таких обстоятельствах своевременно представлять расшифровки можно только на основании информации о внесении денежных средств, оперативно полученной от подотчетных лиц. Такое взаимодействие желательно наладить путем включения соответствующих требований в локальные нормативные акты учреждения и ознакомления с ними сотрудников перед перечислением им подотчетных сумм.

Оплата расходов держателем карты. В соответствии с п. 1.5 Положения № 266-П банковская карта предназначена для совершения операций ее держателем. Держателями признаются физические лица, в т. ч. уполномоченные юридическими лицами (п. 1.4 Положения № 266-П).

Согласно п. 3.3 Положения № 266-П документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе в некоторых случаях должен содержать подпись держателя данной карты. Таким образом, единственным лицом, которое вправе совершать операции с использованием банковской карты, является ее держатель.

Пунктом 2.5 Положения № 266-П установлено, что клиент – юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, в частности, оплату расходов, связанных с хозяйственной деятельностью. Требования о том, чтобы с использованием банковской карты оплачивались расходы исключительно ее держателя, Положением № 266-П не установлено. Например, с помощью расчетной (дебетовой) карты уполномоченным работником в командировке могут быть оплачены расходы нескольких сотрудников учреждения. Такой порядок осуществления расходов не может рассматриваться в качестве передачи выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Документальное подтверждение. При совершении операций с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п. 3.1 Положения № 266-П). Документы по операциям с использованием платежной карты являются основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служат подтверждением их совершения.

Такие документы обязательно должны приобщаться к авансовому отчету сотрудника – держателя банковской карты. Речь идет не только о документах, оформляемых при безналичной оплате товаров (работ, услуг). Необходимо требовать представление подотчетными лицами чеков, подтверждающих совершение операций по получению наличных с помощью карты и внесению соответствующих сумм на счет карты.

Обязательные реквизиты документа по операциям с использованием платежной карты перечислены в п. 3.3 Положения № 266-П.

Бухгалтерский учет

Очевидно, что с момента списания денежных средств с лицевого счета учреждения до их получения подотчетным лицом – держателем карты или осуществления им расходов в безналичном порядке проходит определенное время. В течение этого времени соответствующая сумма должна числиться в учете учреждения обособленно.

Расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, вполне обоснованно могут отражаться в порядке, применяемом для учета расчетов с органами казначейства по обеспечению наличными денежными средствами, т. е. на счете 210 03 “Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам” (п. 230 Инструкции № 157н). Подобное учетное решение предлагается использовать и в проектах приказов о внесении изменений в инструкции № 174н, 183н.

Таким образом, при осуществлении расчетов с подотчетными лицами с использованием расчетных (дебетовых) карт, предоставляемых органами казначейства, могут применяться следующие корреспонденции счетов бухгалтерского учета:

Поступления и выплаты денежных средств, учитываемые на лицевом счете учреждения, подлежат отражению на забалансовых счетах 17, 18 в общеустановленном порядке.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль