Считаем стаж для оплаты больничного листа
Что такое страховой стаж
Страховой стаж для расчета больничного - это периоды, в течение которых работник был застрахован на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ; далее – Закон № 255-ФЗ). Но если нетрудоспособность сотрудника вызвана несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, то страховой стаж не имеет значения. Так как такое пособие исчисляют исходя из 100 процентов среднего заработка с учетом установленных ограничений. Об этом сказано в статье 9 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Отмечу, что также страховой стаж имеет значение для назначения пособия в связи с уходом за больным членом семьи (ч. 3 и ч. 4 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). А вот размер пособия по беременности родам не зависит от стажа сотрудницы. Поскольку в соответствии с частью 1 статьи 11 Закона № 255-ФЗ выплачивается такое пособие в размере 100 процентов ее заработка.
Страховой стаж для определения размера пособия по временной нетрудоспособности складывается из периодов:
- работы по трудовому договору;
- государственной гражданской (муниципальной) службы;
- военной службы и службы, предусмотренной Законом РФ от 12 февраля 1993 г. № 4468-1 (в Вооруженных Силах РФ, Объединенных Вооруженных Силах СНГ, федеральных органах правительственной связи и информации, войсках гражданской обороны и др.), если в учреждении трудится бывший военнослужащий.
- иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности.
Основание – части 1 и 1.1 статьи 16 Закона № 255-ФЗ.
Какими документами подтвердить страховой стаж
При подсчете и подтверждении страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности нужно руководствоваться Правилами, утвержденными приказом Минзравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 (далее – Правила № 91).
Так основным документом, подтверждающим работу по трудовому договору, а также периоды государственной гражданской (муниципальной) службы является трудовая книжка (п. 8 Правил № 91). Напомню, что ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Иные же документы принимаются:
- при отсутствии трудовой книжки;
- в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы.
Такими документами могут быть:
- письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений;
- справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
- выписки из приказов;
- лицевые счета;
- ведомости на выдачу заработной платы.
Письменный трудовой договор – документ - основание для подтверждения страхового стажа и в том случае, когда трудовая книжка не ведется (п. 9 Правил № 91)
Что касается периодов военной службы, то их сотрудник может подтвердить:
- военным билетом;
- справкой военных комиссариатов, воинских подразделений, архивных учреждений;
- записями в трудовой книжке, внесенными на основании документов;
- другими документами, содержащими сведения о периоде прохождения службы.
Об этом сказано в пункте 19.1 Правил № 91.
Приведу пример из арбитражной практики относительно спора между ФСС России и организацией, мнения, которых по поводу перечня документов, необходимых для подтверждения страхового стажа разошлись.
Так региональное отделение фонда при проведении камеральной проверки правильности исчисления страхового стажа потребовало представить, в частности:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказ и заявление о приеме на работу, о переводе сотрудницы с должности главного бухгалтера на должность юриста;
- документы об образовании работницы;
- должностную инструкцию;
- штатные расписания (за определенный период);
- табели учета рабочего времени (за определенный период);
- ведомости по начислению заработной платы (за определенный период);
- документы, подтверждающие получение сотрудниками начисленных выплат - платежные ведомости, расходные кассовые ордера (за определенный период);
- листки нетрудоспособности и расчеты к ним по сотрудникам организации;
- карточку счета 50 (за определенный период);
- кассовую книгу, кассовые документы (за определенный период);
- карточку счета 51 (за определенный период);
- индивидуальные сведения персонифицированного учета, передаваемые страхователем в ПФР (за определенный период);
- документы, подтверждающие выполнение сотрудницей своих должностных обязанностей.
Однако организация представила только:
- заявление страхователя о выделении денежных средств;
- расчет по форме 4-ФСС;
- листок нетрудоспособности;
- справку о сумме заработной платы за два календарных года;
- копию трудовой книжки.
В суде представитель ФСС России заявили, что право требовать от страхователя дополнительные сведения и документы предусмотрено статьей 4.2 Закона № 255-ФЗ, а также частью 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования». А этими нормативными актами не установлен конкретный перечень допдокументов.
Арбитражный суд Тульской области указал, что в соответствии с пунктом 8 Правил № 91 основной документ, подтверждающий периоды работы по трудовому договору, - трудовая книжка. А необходимыми документами, подтверждающими обоснованность произведенных расходов на цели обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством являются те, что и предоставила организация.
Таким образом, с учетом норм статьи 56 Трудового кодекса РФ арбитры посчитали, что обоснованным является требование фонда лишь в части запроса трудового договора , дополнительных соглашений к договору и справки по форме 4Н или 182 Н по сотрудникам, получающим пособия. Остальные же запрошенные документы не относятся к предмету проверки (решение от 16 марта 2015 г. № А68-8580/2014).
• Как облегчить себе работу над 6-НДФЛ
• Справка для центра занятости: считаем средний заработок
• Исправляем ошибки в расчете пособий по больничным
Советуем оформить подписку на журнал "Зарплата в учреждении" до конца месяца на выгодных условиях.
Каковы правила подсчета страхового стажа
Страховой стаж надо определять на день наступления временной нетрудоспособности сотрудника (п. 7 Правил № 91). А исчислять в календарном порядке (ч. 2 ст. 16 Закона № 255-ФЗ).
Такой стаж определяют в полных:
- годах (каждый год принимают равным 12 месяцам);
- месяцах (каждый месяц принимают равным 30 дням).
Таково требование пункта 21 Правил № 91
Отмечу, что необходимость перевода каждых 30 дней (12 месяцев) в полные месяцы (годы) возникает только для не полностью отработанных сотрудником месяцев (лет). С таким подходом согласен и ФСС России в письме от 30 октября 2012 г. № 15-03-09/12-3065П. Значит, если календарный месяц или год отработан человеком полностью, то делить количество отработанных дней на 30 дней и соответственно на 12 месяцев не нужно.
Конкретный порядок подсчета страхового стажа покажу на примере.
Пример. Сотрудник работает в учреждении по трудовому договору с 1 июня 2015 года. До этого он трудился в другом учреждении. Туда он был принят 5 февраля 2013 года. Перерыва в трудовой деятельности у человека не было.
4 августа 2015 года он заболел и был нетрудоспособен восемь календарных дней. Определим продолжительность его страхового стажа для расчета больничного пособия.
Во-первых, определим страховой стаж за время трудовой деятельности человека на дату его временной нетрудоспособности (с 5 февраля 2013 года по 3 августа 2015 года).
Для этого подсчитаем количество полных календарных лет (с 1 января по 31 декабря), включаемых в стаж. Полный отработанный год – это 2014.
Во-вторых, определим количество полных календарных месяцев (с 1 по последнее число), не входящих в полные календарные годы. Их 17 (март - декабрь 2013 г., январь - июль 2015 г.).
В-третьих, подсчитаем оставшееся количество дней, не входящих в полные годы или месяцы. Получится 24 календарных дня в феврале 2013 года (с 5 по 28 февраля) и 3 дня в августе 2015 года (с 1 по 3 августа). Общее количество таких дней – 27.
В данном случае переводить дни в месяцы из расчета 30 дней в 1 месяце не надо. Но если при исчислении бы получилось, например, 35 календарных дней, то их нужно было бы перевести в один месяц. А вот оставшееся количество дней (пять) отбросить.
В-четвертых, переведем месяцы в год, исходя из расчета 12 месяцев в году. Получится 1 год 5 месяцев (17 – 12).
В-пятых, посчитаем общее количество лет (с учетом тех, что переведены из месяцев) и оставшееся количество дней. Так страховой стаж работника – 2 года 5 месяцев 27 дней.
Обратите внимание вот еще, на что.
1. Если периоды работы (службы), включаемые в страховой стаж, совпадают по времени, то учитывать надо только один из таких периодов. Причем, какой именно определяет сам сотрудник. Для этого он пишет соответствующее заявление (п. 22 Правил № 91).
2. Если в представленном документе о периодах работы (службы) обозначены только годы и нет точных дат, за дату принимают 1 июля соответствующего года. Если же не указано только число месяца, то таковым считается 15-е число соответствующего месяца (п. 27 Правил № 91).
Какими нормами руководствоваться при подсчете страхового стажа для иностранных граждан
В связи с работой на территории России большого количества иностранных граждан возникают вопросы по поводу включения в стаж для начисления больничного листа периодов работы в других государствах.
На этот счет в пункте 6 Правил № 91 сказано: если международным договором РФ установлены иные правила подсчета и подтверждения страхового стажа, применяются правила такого договора.
Так со странами СНГ заключено соглашение от 15 апреля 1994 г. «О сотрудничестве в области трудовой миграции и социальной защиты трудящихся-мигрантов» (далее – Соглашение), ратифицированное Федеральным законом от 24 апреля 1995 г. № 47-ФЗ.
Так трудовой стаж, включая стаж на льготных основаниях и по специальности, взаимно признается всеми странами, которые подписали этот документ (ст. 4 Соглашения). И хотя речь идет о признании трудового стажа иностранного работника, в рассматриваемом случае это понятие тождественно страховому.
Приведу еще один документ. Это Договор между РФ и Республикой Беларусь, подписанный в городе Санкт-Петербурге 24 января 2006 г о сотрудничестве в области социального обеспечения (далее – Договор). Он ратифицирован Федеральным законом от 7 декабря 2006 г. № 227-ФЗ. В статье 7 Договора сказано, что при определении размера пособия, в частности, по временной нетрудоспособности полностью учитывается страховой (трудовой) стаж, приобретенный в обеих странах.
